财务共享中心票据传递规范

1、财务共享中心票据传递规范1 .总则根据集团财务共享中心建设指导意见，按照 业务模块划分，为确保项目经营活动及时、高效的进行， 对所属公司的财务票据传递及相关审核进行规范。2 .适用（以下简称“中心”）票据传递及相关 审核业务。3 .注释“票据收集人”是指由项目公司选定、经财务部门 培训，承担项目公司“付款、报销单据及相关财务资料” 统一收集传递，并能完成少量与财务相关工作的财务对 接人。华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A0实施 日期2015年 月 日第 2页共11页票据传递流程及相关审核规范版A/实施本 0日期第3页共12页兀o

2、能力与票据收集人的财务专业知识掌握程£或有关人增加票据收集人的预官工作要求，是为了降彳无后期做退票的概"）4f内容4Hll据沙加传:i及审核立程图及流程说明4.1.1“琳触词则k雄蠹财务共享体系下，各项目公司4邰.1蹄雷财网耐人，对票:据收集人的单据进行审核，手续不完善、资料不齐全或者有误的予以退回的人员。“财务资金岗”是指分管项目公司资金收付的资金专员口“财务核算岗”是指票据的最终接收人，负责接收票据进行账务处理口“预审”由票据收集人（亦是财务工作对接人）完成，审核内容包底辘翦由报销人交由收集人内容填写是否完整、果独臂套额是否一.空取J通过_ _审核不致、发患是久，予报销

3、款支付单据报销人喜章A发票金额是否与入库单等附件金额T、佥子华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A0实施 日期2015年 月 日第 4页共11页财务负责人审核通过款项结算核查资料有误,退回财务负责人。财务资金岗资料不齐全、有误。退回至财务负责人，由其联系收集人卜齐。通过予以退回。予以退回结算成功账务处理财务核算岗4.1.1.1 审核传递流程说明：报销人按照相关要求，认真填写报销单据，规范贴票, 经部门领导、公司领导审核无误，及时交由票据收集人。 项目公司票据传递采用两种方式：人工或邮寄。邮寄 方式选择顺丰快递以保证财务资料的安全及快

4、捷。采用 人工传递方式若传递人非单据收集人，单据收集人和传 递人、财务负责人应分别在财务凭证签收单（模板详华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A0实施 日期2015年 月 日第 5页共11页见附件）上签字确认，以便分清责任。不论哪种方式传 递，第一接收人均为项目公司分管财务负责人（预算岗）， 财务负责人收到票据封包后应清点数量，并在财务凭 证传递单上登记及签收，如果票据数量与财务凭证 传递单不符，财务负责人按实际签收，差异在签收当 日或次日反馈给项目公司票据收集人。（关于“传递频率”：通过财务集中后实施后的经 验数据说明，最佳传递频

5、率是每月两次，时间分别为月 初和月中。）项目财务负责人对票据进行审核及整理，并将审核结 果及整理情况在财务凭证传递单上注明。凡审核通 过的票据，项目财务负责人根据项目公司资金及预算控 制情况，确定是否即时付款亦或暂缓付款；凡审核未通 过的票据，项目财务负责人可根据业务情况确定是否办 理票据退回；凡有异议未通过审核、亦未办理退回的票 据，由项目财务负责人与项目公司联系进行补救，使其 满足审核要求。需要办理退回的票据，由项目财务负责人清点封包。华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A0实施 日期2015年 月 日第 6页共11页以邮寄方式

6、退票的，由财务负责人或指定人员办理邮寄； 以非邮寄方式退票的， 由项目财务负责人自行办理。退 回时候应填写财务凭证退回单，退票收件人必须为对 应项目公司票据收集人。财务资金岗发现单据有误或者资料不齐的，财务资金 岗将凭证退回项目公司财务对接人，由项目公司财务对 接人联系票据收据人补齐资料或者重新填写报销单。对于已经付款，财务核算岗发现单据有误或者资料不齐 的，财务核算岗应及时告知项目公司财务对接人，由项 目公司财务对接人联系票据收据人补齐资料或者重新填 写报销单。对于不予配合的票据收集人，财务负责人有 权从下次报销款中予以扣除。（关于“票据收集人的职责及工作内容 ”的解释：票 据收集人是项目公

7、司根据财务管理模式变更而选定的财 务工作对接人，该对接人主要对项目公司负责，但涉及 财务相关业务需要财务部门负责培训。对于北控水务集 团下属的项目公司来说，财务共享还是个新事物，由财 务共享派生出来的业务还需要一个磨合过程。）华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A0实施 日期2015年 月 日第 7页共11页4.1.1.2 付款流程说明：财务资金岗按财务凭证传递单标注的内容核实应 付款票据数量及总额，并按付款审核要求进行付款前最 后的票据核查，确认无误后及时办理付款。该流程必须 在接单后当日或次日完成，若遇节假日或结算日，应与 项目

8、财务负责人共同协商解决（原则上不得推后），不得 影响项目公司资金使用，避免造成业务矛盾。如果票据 核查有问题，可将问题票据退回项目财务负责人。单据收集人与报销经办人进行款项结算。对于日常报销的费用，经票据收集人“预审”无误后, 按一般付款及报销业务流程办理，从项目公司备用金中 支出。在实际操作中遇到特殊业务需要紧急付款的，如： 电费、工程款不能用现金垫付必须银行转账的紧急付款 业务等，需由票据传递人直接与财务负责人联系，通过 扫描、拍照等方式，传递付款单据，之后将原始票据以 邮寄或者人工等传递方式补充完整。4.1.2流程二：收款业务票据传递流程华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核

9、规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A/0实施 日期2015年 月 日第 8页共11页(1)凡是由项目公司经办的收费业务，收费附件由项 目公司相关经办人提供给票据收集人，票据收集人邮寄 或人工传递给项目财务负责人，亦可随付款票据交给票 据收集人邮寄(参照流程一) 。(2)如果是财务人员经办的收费业务，收费附件(收 费说明文件、发票、银行退票等)由项目财务负责人安 排提供。(3)财务资金岗应在每个工作日定期查看银行入账信 息，凡是开通网银的银行账户应在每天 12点及16点 30分两次查看银行信息，未开通网银的账户应在每天 10点之前到银行柜台或电话查询。(4)财务资金岗一经查到入账信

10、息，应第一时间将入 账详情报给项目财务负责人，资料收集人负责催收相关 附件(如发票、收费说明文件等)。4.2票据交接管理4.2.1 项目公司与“中心”的票据交接管理4.2.1.1 编制与票据传递流程对应的财务凭证传递 单用于票据传递。华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A/0实施 日期2015年 月 日第 9页共11页4.2.2.2 该财务凭证传递单中的原始票据如果没有退回，财务负责人、资金出纳岗、财务核算岗均需签 字确认；该财务凭证传递单中的原始票据如果有退 回，需由财务负责人签写退回，并注明退回原因。4.2.2.3 财务凭证传递

11、单最后交由财务核算岗，由 财务核算岗保存，装订成册。4.3 付款及报销票据粘贴4.3.1 粘贴顺序4.3.1.1 凡是原始票据是小发票或票据纸张为薄型（小 于60克）的，采用粘贴联粘贴，粘贴联可外购亦可自 制。4.3.1.2 顺序自下而上，粘贴联-小票据-大票据-付款 审批单（或报销单）-银行回单（若现金则无此单） 。4.3.2 粘贴方式4.3.2.1 大票据采用左上角粘贴，小票采用平铺粘贴， 粘贴后的付款或报销单中间高度应略低于或等于粘贴角 的高度。4.3.2.2 票据背面有复写层的，应将复写层去除后，再华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 20

12、15版 本A/0实施 日期2015年 月 日第10页共11页粘贴。4.3.2.3 有撕扯边的票据，必须将撕扯边去除后粘贴。4.3.3 粘贴材料水性胶水、固体胶水、浆糊均可。4.3.4 固定工具夹子、回形针、大头针、订书针等，装订前必须将 金属固定工具去除。4.4 票据传递相关工作4.4.1 项目公司票据收集汇总封装的时候应认真核对 数量，避免财务凭证传递单数量与实际报送到“中 心”的数量不一致。4.4.2 重要原始票据扫描备查，自制原始票据根据获得 的难易程度确定是否扫描；外来票据中，票面金额较大 的原材料采购、工程款、设备款等，机打发票、手填发 票、原始签收票据等必须扫描，手撕定额发票可以不用 扫描，其他票据可以视情况而定。4.4.3 考虑税收稽查的因素，有些票据即使扫描，一旦 丢失最好补开发票，确实不能补开发票的，应提前与税华中区域事业 部财务共享中心票据传递流程及相关审核规范HZ-QECX/CW002- 2015版 本A/0实施 日期2015年 月 日第ii页 共ii页务部门沟通协调，做好补救措施。4.4.4 票据保管4.4.4.1 票据未传递时，票据由票据收集人负责保管； 票据一经传递，则由各环节票据接收人负责保管。4.4.4.2 项目公司向“中心”传递票据采用人工方式的， 财务负责人承担票据