公司各级会议管理制度

1、公司各级会议管理制度1目的为了使公司会议结构更加明确，规范会议管理过程，加强会议督办力度，确保会议决策得到有效落实，特制定本制度。2适用范围本制度适用于公司/部门级会议管理。3管理职责3.1 发起部门负责拟定通知，召集参会人员、组织落实会议决策；3.2 行政部门负责公司通知类文件的统一发放管理和会议服务工作；3.3 文控部门负责对发起部门执行过程中形成的文件资料进行备份管理;3.4 总经办负责各项会议执行情况的检查、考核和文件修订。4管理要求4.1会议分类4.1.1. 按会议层级进行分类：分为公司级会议和部门级会议4.1.2. 按会议时间进行分类：分为定期例会和临时会议。a）定期例会包括：年度

2、例会、季度例会、月度例会和周例会;b）临时会议包括：内部沟通会议和外部沟通会议4.1.3. 会议结构图邺门4.1.4.公司年度例会军良例e郎口隼反可台耳度例合gobnet2018-9-19a）每年进行两次，第一次定于每年7月底开展上半年度工作总结会，1.1.1. 年1月底开展年度工作总结会（包括下半年工作总结）；b）参加对象：公司高层、各部门总监/总经理/负责人；c）会议议题：第一部分，年度各目标完成情况总结分析；第二部分，下一阶段工作发展规划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须提前一周提交年度工作报告。4.1.5. 公司季度例会a）每年进行四次，每年4月底开展第一季度工作总结会，每年

3、7月底开展第二季度工作总结会（包含在半年度工作总结会中），每年10月底开展第三季度工作总结会，每年1月底开展第四季度工作总结会（包含在年度工作总结会中）；b）参加对象：公司高层、各部门总监/总经理/负责人；c）会议议题：第一部分，本季度各目标完成情况总结分析；第二部分，下一阶段工作发展规划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须提前3天提交一季度工作报告一一第二、四季度工作报告可体现在年度工作报告中。4.1.6. 公司月度例会a）每月进行一次，每月（公历）第一周周一上午9:00-11:30时；b）参加对象：公司高层、各部门总监/总经理/负责人；c）会议议题：第一部分，本月工作计划完成情况总

4、结分析；第二部分，下月工作计划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须提前1天提交一月度工作报告。4.1.7. 公司周例会gobnet2018-9-19a）每周进行一次，每周周五下午16:00-20:00时；b）参加对象：公司高层、各部门总监/总经理/负责人；c）会议议题：第一部分，本周工作计划完成情况总结分析；第二部分，下周工作计划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须在开会前提交周工作报告。4.1.8. 公司内部沟通会议a）由高层根据公司的实际情况确定会议主题、时间和地点等；b）参加对象：由公司高层临时确定；c）会议包括：年度规划讨论会议、年度薪酬方案讨论会议、年度预算方案讨论会

5、议和重大项目讨论会议等重要会议。4.1.9. 公司外部沟通会议a）由最高层管理者根据会议的实际情况进行安排；b）参加对象：由公司最高管理者临时确定；c）会议包括：股东会议、行业发展论坛、学习与交流和政企交流会议等政策和方向引导型会议。4.1.10. 部门年度例会a）每年进行两次，部门年度例会须在公司年度例会前完成，并提前一周向总经办提交年度工作报告；b）参加对象：由各部门负责人自行确定；c）会议议题：第一部分，年度各目标完成情况总结分析；第二部分，下一阶段工作发展规划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须要求直接下属提前5天提交«年度个人工作报告。4.1.11. 部门季度例会a

6、）每年进行四次，部门季度例会须在公司季度例会前完成，并提前5gobnet2018-9-19天向总经办提交季度工作报告；每年4月底开展第一季度工作总结会，每年7月底开展第二季度工作总结会（包含在半年度工作总结会中），每年10月底开展第三季度工作总结会，每年1月底开展第四季度工作总结会（包含在年度工作总结会中）；b）参加对象：由各部门负责人自行确定；c）会议议题：第一部分，本季度各目标完成情况总结分析；第二部分，下一阶段工作发展规划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须要求直接下属提前3天提交«季度个人工作报告。4.1.12. 部门月度例会a）每月进行一次，部门月度例会须在公司月度

7、例会前完成，并提前3天向总经办提交月度工作报告；b）参加对象：由各部门负责人自行确定；c）会议议题：第一部分，本月工作计划完成情况总结分析；第二部分，下月工作计划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须要求直接下属提前1天提交«M度个人工作报告。4.1.13. 部门周例会a）每周进行一次，部门周例会须在公司周例会前完成；并提前1天向总经办提交周工作报告；b）参加对象：由各部门负责人自行确定；c）会议议题：第一部分，本周工作计划完成情况总结分析；第二部分，下周工作计划；d）重要提示，各部门总监/总经理/负责人须要求直接下属在开会前提交«周个人工作计划。4.1.14. 部门

8、内部沟通会议gobnet2018-9-19a）由部门总监/总经理/负责人根据部门实际情况确定会议主题、时间和地点等；b）参加对象：由部门总监/总经理/负责人临时确定；c）会议包括：岗位职责培训、管理制度培训和临时性工作安排等。4.1.15. 部门外部沟通会议a）由部门总监/总经理/负责人根据会议的实际情况进行安排；b）参加对象：由部门总监/总经理/负责人临时确定；c）会议包括：项目方案沟通会议、部门之间评审会议和教育培训会议等交流型会议。4、2会议召开原则a）公司级会议由总经办发起；b）部门级会议由部门总监/总经理/负责人发起；c）部门会议让公司会议，临时会议让定期例会，小会让大会。4.1.1

9、6. 3会议通知拟定、更改和传达4.3.1. 会议发起部门负责拟订会议通知，通知应明确会议主题、讨论事项、具体时间、地点、参会人员和记录人员等要素。4.3.2. 发起部门将所拟定的通知发到行政部门，经行政部门登记确认后，由行政部门通过OA平台统一发布公司各类通知文件。4.3.3. 发起部门在确定通知已发布在OA平台时，及时以电话的形式提醒参会人员查看通知，并提示其准时参加会议。4.3.4. 会议发生更改时，发起部门需要及时以电话的形式告之行政部门和参会人员会议更改事项，行政部门做好会议更改登记。4.3.5. 4会议前期准备4.4.1. 会议开始前，发起部门要确保与各相关部门/人员就相关事项进行

10、了有效的沟通，以便缩短会议时间，进一步体现会议的决策性。4.4.2. 发起部门负责指定会议主持，会议记录人员，准备会议签到表、gobnet2018-9-19会议参考资料（如：工作计划、行动方案和证实性材料等）和其它硬件设备等4.4.3. 行政部门需要在会议开始前半个小时布置会场，并设专人做好会议现场服务工作。4.4.4. 参会人员根据会议要求准备会议相关的文件和资料，准时参加会议，并做好会议相关纪要，以便更清晰准确地向下属部门/人员传达会议精神，确保会议决策事项得到有效落实。4.4.5. 5会议过程控制4.5.1. 发起部门须确保参会人员能够获得相关的资料信息（文本或电子版本），如：事先准备好

11、的参考资料等。4.5.2. 发起部门根据会议议程讨论各项事宜，会议主持人须在整个会议过程中，时时引导大家针对议题进行讨论，避免讨论主题发生偏离，同时需要掌控每个议题的讨论时间，提升会议的时效性。4.5.3. 发起部门须指定会议记录人员记录现场会议信息，会后24小时之内整理形成会议记录，经发起部门领导审核后，发给相关部门/人员C4.5.4. 会后发起部门须将会议各类相关文件予以分类归档，并在会议结束后24小时之内，拷贝一份给文控部门备案。注：特殊情况下，由董事长和总经理指定部门或人员进行备案。4.5.5. 6会议决策落实与调整4.6.1. 会议结束前，由发起部门领导作重要指示，明确会议决策事项、

12、责任部门或责任人、落实完成时间等信息，如不能在会上确定完成时间，可由发起部门负责会后与责任部门或人员确认落实完成时间。4.6.2. 各责任部门或责任人须按照会议决策内容拟定各事项的实施计划和措施，并提交发起部门审核通过后，予以实施，同时做好进度控制。4.6.3. 发起部门在落实执行会议决策各事项实施计划时，须做好必要的记录和数据分析工作，并在各事项总结报告中予以体现，以便于公司gobnet2018-9-19高层或部门负责人作决策之用。4.6.4. 发起部门须指定跟踪协调人员，负责按照“实施计划”对各个事项进展情况进行跟踪和协调，并定期和不定期以报告形式向会议相关部门/人员反馈信息。4.6.5. 当责任部门或责任人对会议决策事项提出调整时，责任部门须向发起部门及时报备调整内容。除落实时间外，其它事项调整须向发起部门提交书面申请。4. 7检查、考核与改进4.1.1. 总经办通过检查各部门月度、季度和年度例会开展情况，督促各部门按照会议管理制度开展各项活动，确保会议管理制度得到有效的执行。4.1.2. 总经办通过组织召开月度、季度和年度例会，以部门绩效评定表的形式对各部门工作开展情况进行评价，评价结果将作为部门绩效考核的依据。4.1.3. 总经办根据公司发展的实际情况和需求，以及各部门提出的改进建议，及时更新本制度，