采购物流手册

1、编 写 人：××指导老师：提交时间：编制说明【编制目的】采购物流手册为辽宁善道堂健康有限公司（以下简称善道堂）的采购物流管理提供方案、方法和流程。【使用范围】本手册仅供善道堂采购物流人员及相关人员作为工作手册阅读、参考。【手册制度】1. 采购物流手册由集团统一制定和修改，其版权、解释权和维护权归公司总部所有；各相关人员仅有使用权及修改建议权。 为避免资料外泄， 各使用者不得带出公司，不得翻印、不得外借他人，不得向外泄密透露。2. 本手册升级时，由采购物流部或相关部门提出调整修改意见，由采购物流部组织讨论修改，经集团总部审批后正式生效，由采购物流部存档。3. 采购物流手册由善

2、道堂实行编码管理， 相关部门一部一册，并统一记录在案，故请各部门妥善保管，不得遗失。4. 采购物流手册的第一保管责任人为相关部门负责人；各岗位人员对手册的培训学习，应由善道堂相关部门负责人统一安排、集中学习。【使用说明】采购物流手册内容包括采购流程、采购预算管理、物流管理规范及工具表单等内容。采购物流手册是善道堂人成功的操作经验，也是善道堂人智慧的结晶。正是这些工作流程和操作规范的长期坚持和积累，才铸就了善道堂强大的经营竞争力，希望各位同事及员工能够在实际工作中贯彻执行和坚持不懈，并为采购物流手册的不断升级而积累更多的经验与智慧，善道堂连锁辉煌的发展期待您宝贵的建议！目录1 组织职能1.1 部

3、门架构1.2 采购物流职能部门名称采购物流部工作以正确的价格在正确的时间， 从正确的供应商处买到正确数量的和质量的商品及服概要务。采购计划管理：在调查和分析采购需求的基础上进行采购决策，制订采购计划及资金计划，指导采购作业；供应商管理：根据采购计划进行市场调研、选择、评审及考核供应商等工作，建立完善供应商档案采购价格管理：建立并更新重要物资的价格档案，指导采购作业与价格谈判，提高采购效率。采购招标管理：规范招标工作标准，确保按照公平、公正和公开的原则执行。采购合同管理：建立采购合同台帐，并进行分类管理，监督合同的执行。工采购进度控制：监督采购合同签订与执行，开展采购跟单与催货工作并进行交期管作

4、理，监督合同执行。职能采购质量控制：建立采购认证体系，对供应商及采购物资的质量进行检验和认证，确保采购物资符合要求。采购结算管理：规范采购付款结算的支付流程，加强对个支付环节的审核与控制，保证采购资金运用合理。采购成本控制：严格执行采购预算，监督采购询价，议价及订购过程中费用的使用情况，加强成本分析以控制采购成本。采购外包管理： 规范采购外包业务的决策执行过程， 提高采购外包业务的实施效果，规范承包商的选择实施过程及要求，提高采购外包决策的正确性。采购绩效管理：定期对采购作业及各采购人员进行绩效考核，并根据采购结果实施奖惩，分析采购过程中的薄弱环节与问题，制订改进计划，提高采购效率。，采购风险

5、管理：建立采购风险控制体系，制定规避措施及环节，确保采购工作正常进行。2 采购物资分类采购物资可分为用于消耗品类、固定资产类、办公用品几类。见下表。类别消耗品食品固定资产办公用品包含内容售卖商品、日用百货、维修工具及配件、餐具、厨具、包材等其他运营消耗性物资餐饮原材料、售卖食品建筑物、机器设备、运输设备、装饰材料、物品其他参照财务发文，书写用品、展示用品、文件管理、电脑用品其他以上类别未包含物资3 采购计划管理3.1 采购计划流程3.2 采购计划流程规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单各门店由申请对接人每月18 日递交物资计划需求单，采购部进行物资汇总。餐物 资 需 求 递饮原材料按现有

6、管理规范要求递交。交工作重点各门店物资名称准确、统一，递交时间一致、按期。根据上一步的汇总，采购部根据物资交期， 3-5 个工作日内制作物资采购计划。制订采购计工作重点划了解物资交期，及需求部门要求到货时间，合理排序。采购计划及预计到货时间进行反馈。采购部 / 采购计划员；门店申请对接人；采购部 / 计划岗物料采购申请单采购计划表根据上一步采购计划，以及前期采购价格。同时制定采购资金计划。每月25 日递交采购资金计划并报批； 5 个工作日完采购部 / 贸易公司成审批；采购资金计副总/ 采购计划采购资金工作重点划审批员；集团财务、董计划表前期采购价格汇总、参照，新产品具有事长高效率的询价手段或方

7、式；采购资金预算准确性；审核审批时限控制；资金支付顺序安排；3.3 采购计划变更流程3.4 采购计划变更流程规范流程步骤规范各中心及子公司提出变更需求，并将审批后变更单递交采购部。变更需求递交工作重点：变更需求之前的协调，确定不同类型需求变更的申请审批权限。采购部根据变更需求判定计划审批否， 若计划未审批，走计划流程；若计划已审批，判定是否执行采购，未执行的走合同或零计划变更申请采流程；执行采购的，采购部编制计划变更单。审批后走合同或零采流程；工作重点：变更需求判定及申请周期；已执行采购的，采购部门执行合同变更流程；未执行采购的，采购部门递交计划变更单，由主管领导、集团财务、董事长审变更执行批

8、后采购部执行变更作业；工作重点：变更流程时限控制；负责部门 / 岗位工具表单各中心及子公物资需求变司 / 对接人更单采购部 / 采购计采购计划变划更单采购部 / 贸易公司副总 / 集团财务/ 董事长4 物料采购管理4.1 物料采购流程（合同类）4.2 物料采购流程（合同类）规范流程步骤规范负责部门/ 岗工具表单位按已审批的资金计划或采购申请，下达按资金计划、采购任务。合理安排采购顺序。计划外采 购 申 请 分的控制采购频率，加大集中采购力度。解采购任务工作重点采购顺序的安排采购部/ 采购组根据资金计划， 采购组判定单笔合同额，小于等于 20 万元的，走询价流程；大于采购部/ 采购确定价格20

9、万元的，走招标流程；组工作重点明确采购价格管理制度内容及管理层级确认合同价格确定后，采购各组确定合同条款。合同条款进行审批。工作重点不同类型物资的合同条款附件内容的确认采购部/ 采购组/ 贸易公司合同文本副总 / 董事长4.3 物料采购流程（零采类）4.4 物料采购流程（零采类）规范流程步骤规范负责部门/ 岗工具表单位计划类的分解已审批的资金计划，按审按资金计划批结果、及下达采购任务。合理安排采购顺序。计划外的控制采购频率，加大采购部/采购分解采购任集中采购力度。组务工作重点采购顺序的安排；计划与非计划均走询价流程；零采单设确定价格置额度为单笔采购额小于等于 3 万元。采购部/采购工作重点组价

10、格管理制度的规范以及管理层级；确认采购单供应商、价格确定后，进行审批。工作重点审批权限的应用；采购部/采购组/副总/集团财务 / 董事长采购单4.5 合同变更采购流程4.6 合同变更采购流程规范流程步骤规范负责部门/ 岗工具表单位合同 / 更需求订 单变采购计划变更产生合同/ 订单变更需求；工作重点控制变更需求产生频率，变更原因的跟综；采购部/计划员采 购采购计划变更单判断变更类型， 规格变化的， 终止合同或订单；规格未变化的，修改合同条款，贸易公司副总审核，采购组判定是否数量减判断、修改合少，若为数量减少直接签订修改合同或订同单；若为数量增加， 需递交财务及总董事长进行审批。工作重点变更类型

11、的判断；采购部/ 采购组按类型不同进行签批， 按修改条款签订补各中心负责人充合同；执行采购计划变更；签订执行变更/ 贸易公司副工作重点合同总/ 集团财务 /不同类型采购物料合同附件不同， 审核及董事长审批人职责内容。4.7 紧急采购流程4.8 紧急采购流程管理规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单紧急物资需采购部接到紧急物资需求 ;采购部 / 采购组工作重点求/ 采购计划分析紧急需求原因，记录、存档、调整；根据紧急程度确定采购价格及供应商；确定价格工作重点采购部 / 采购组零采单采购部的快速反应，紧急采购价格及供应商判定依据；各中心单笔申请小于等于2000 元的可自行采买；单笔小于等于2

12、万元，副总审批采购部 / 采购组财务借款，大于 2 万元的董事长审批财务采购执行/ 副总；集团财借款采购；务；董事长；工作重点各部门之前相互配合；5 供应商管理5.1 供应商管理流程5.2 供应商管理流程规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单寻找供方通过各种渠道搜集供应商信息，选择基本符合要求的供应商，填写供应商基本信息表；估算申请价格，超过20 万按招标流程筛选供应商；工作重点供应商搜集渠道，供应商基本条件判定采购部 / 采购组供应商基本信息表确定是否考察供应商，填写考察申请 ，需要考察的，采购部组织人员考察，形成采购部 / 采购组供应商考察考察考察报告报副总审核。/ 副总评审表工作重点

13、考察的内容、考察人员、报告形成考察完毕后，确定是否采买样品。需要采购样品的，样品审核，通过后，形成样品采购部 / 采购组采样评审报告报批；通过后执行采购； 样品评审表 / 副总工作重点采购样品的判定条件6 价格体系管控6.1 招标流程6.2 招标流程管理规范流程步骤规范负责部门/ 岗位工具表单招标文件确定确定招标需求，采购部组织编制招标文件，拟定招标内容及资格审查文件，搜集供应商信息进行初步筛选，组建评标小组，采购组织供应商考察，确定入围供应商；工作重点标前会议的组织，招标文件内容编写，技术文件及商务文件的拟定采购部 / 采购组招标申请单将招标文件发送给供应商，采购部按规定发标、收标、日期收标

14、，开标确定入围供应商；评审结束后进行开标；采购部 / 采购组评标报告开标工作重点组织、协调、按期完成；开标完成后，形成评标报告，召开定标会采购部 / 采购组进行审核，审核通过后发送中标通知书。定标/ 副总；集团财中标通知书工作重点务；董事长；评标报告与中标判定相符条件；6.3 询价流程6.4 询价流程规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单采购组按采购任务及价格管理制度要求进询比价行询价、比价；采购部 / 采购组询价单工作重点比价单询价来源、物资需求准确性、时限要求；比价单审核，供应价格及周期合适供应商，价格审批、确执行采购；采购部 / 采购组定供货商工作重点供应商的审核，价格及周期判断。7

15、 采购结算管理7.1 采购付款流程7.2 采购付款流程规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单确认付款方式确定付款方工作重点式前期与财务部门的沟通，以及资金计划上报准确性采购部协带合同、发票、入库单以及合同中要求的付款需要提供的其他所需资料，按合同付款要求递交付款申请；付款申请工作重点付款相关资料的准备，以及特殊情况的处理方式，如：首次合作供应商不能提供发票及收款收据的，与财务之间的协调。资料准备完毕后，采购组递交贸易公司副总、各中心负责人、集团财务审核，董事付款审批长进行权限审批；工作重点付款审批的时限要求；采购部 / 采购组采购部 / 采购组付款审批单采购部 / 采购组/ 贸易公司副总/

16、 集团财务 / 董事长；7.3 采购预付款流程7.4 采购预付款流程规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单按合同条款，申请预付款；预付款申请工作重点采购部 / 采购组/ 发票跟催特殊情况下，不能先提供发票的情况处理及沟通；资料准备完毕后，采购组递交贸易公司副采购部 / 采购组总，集团财务审核，董事长进行权限审批；/ 贸易公司副总付款审批工作重点/集团财务 /董预付款项审批的跟综，付款后采购执行确事长；认；8 物流管理8.1 配送流程自主配送流程（仓库门店）自助配送流程（仓库 - 门店）规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单门店向仓库发出需求， 仓库按要求备货，备货完成向物流部发出配送需

17、求单 ，物流配送需求单配送计划部接收单据， 制订配送计划，协调安排配送门店 / 物流部配送计划表时间、车辆、负责人员；工作重点：配送需求单发出时间要求；物流部门运输车辆及负责人员按配送计划时间进行各门店物资配送。 送达后门店接货物流部 / 配送负配送人员签字回单。完成配送。送货单责人工作重点： 按配送计划时间完成配送任务；物殊交通情况下的处理预案；自主配送流程（门店- 客户）自助配送流程（门店 - 客户）规范流程步骤规范负责部门 / 岗位工具表单各门店需求单位整合递交物流部， 物流部制订配送计划； 计划中包含送达时间、客户地配送需求单配送计划点、行车路钱等；计划审核后进行分单；门店 / 物流部

18、配送计划表工作重点： 各门店需求整合时间、 物资备货时间段及保温设备的使用；物流通知门店备货时间，物流车辆门店提配送货；按计划要求送达客户；门店 / 物流部送货单工作重点： 配送时间的控制； 特殊交通情况的处理预案；8.2 物流商管理物流商管理流程物流商管理规范流程寻找物流商周期评审步骤规范通过各种渠道搜集物流商信息，选择基本符合要求的供应商，填写物流商基本信息表；工作重点物流商搜集渠道，物流商基本条件判定1) 对已录用合作的物流商半年进行一次周期评估；2) 周期评估的主要内容包括： 服务质量、价格水平、配送效率、配合程度；3) 运营部根据以上 4 点评估内容，对物流商过往半年的数据加以统计分

19、析，汇总后录入物流商周期评估表，并得出评估结果。工作重点评审内容、评审人员负责部门 / 岗位工具表单物应商基本物流部信息表物流商周期物流部评审表第三方物流准入机制1、第三方物流应具备的条件拥有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、道路运输 许可证以及其他物流运输资质的合法企业。注册资本 ？万元人民币及以上。通过 ISO9001质量管理体系认证。拥有 ？台以上运输车辆，满足100 公里范围以外的配送业务司机、叉车工、等特殊岗位从业人员应具备相应的资格证书。2、第三方物流信息来源各种物流行业专业期刊；物流相关行业协会；公开招标；第三方物流主动联络；其他途径第三方物流退出机制 ?发生以下情节的

20、第三方物流，由门店运营部与物流部根据实际情况填写第三方物流评价表，经由物流中心总监审批，取消其合格第三方物流的资格：1、物流过程出现品质不良、包装破损、数量不足，未及时解决的；2、未按运输合同或订单要求送货，且不积极处理的；3、第三方物流在其经营活动中有违法行为，与其继续合作会间接或直接影响公司声誉的。4、由于第三方物流联络信息变更，没有及时通知，造成长期无法联络的。对于取缔合格资格的第三方物流，应当在合格第三方物流一览表中做取缔记录，但对于其第三方物流的编号及相关资料都要保留，不得删除或替换。5、第三方物流评价物流中心每年12 月底前组织对合格第三方物流进行一次业绩评价（分数在？分以上者为合

21、格），并将第三方物流评价表归档管理。对业绩评价（或单项制约）不合格的第三方物流提出限期整改，整改后重新评价仍然不合格的，取消其合格第三方物流资格。对业绩评价不合格的第三方物流，自评价之日起，冻结与其签订的业务合同，整改合格后，方可解冻。对于整改不合格被取消合格第三方物流资格的，自合格第三方物流资格取消之日起，终止与其签订的业务合同。9 工具表单9.1 物料需求计划表( 常规 )物料需求计划表 ( 常规 )编号：申请中心或公司名称：申请日期：提单人：序产品名规格 /型需求预计使用申请部门采购组号称单位数量用途申请人备注号时间别12345678审核：审批：采购接单：注： 1、表头涂灰色部分为必填项

22、；2、规格、型号不能明确的，标明参数并提供产品图片及描述或提供样品；3、若申购审批时需要物资预算的，请至少提前3-5个工作日联络采购部。9.2 物料采购需求表（紧急/ 临时）物料采购需求表（紧急/ 临时）编号：申请中心或公司名称：临时紧急申请日期：提单人：序规格/型数量预计使申请部门申请人采购组物品名称单位用途备注号号用时间别12345678紧急原因：审核：注： 1、表头涂灰色部分为必填项；原因不能填写清晰的请另附表说明；审批：采购接单：2、规格、型号不能明确的，标明参数、提供产品图片及描述或提供样品；3、紧急采购4、若申购审批时需要物资预算的，请至少提前2-3 个工作日联络采购部。9.3 物

23、资贸易公司采购资金计划汇总表年（）月物资贸易公司采购资金计划汇总表各中心 / 子公司：制表日期：单位：万元序号月份计划资金合计备注上旬中旬1月份下旬填写 3 月合计金额填写附件以及页数中旬下旬小计合计（大写）采购组负责人：计划复核：贸易公司副总审核：集团财务审核董事长批示：备注： 1、实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。2 、集团财务审核统筹资金，并给出可支付额度建议，交由董事长参考；3 、董事长确定支付额度，并签字确认允许支付；9.4 采购申请分类汇总表/ 任务表（紧急 / 临时类）采购申请分类汇总表 /任务表（紧急 / 临时类）申请预计公司申请贸易公编号组别规格/ 型号单

24、位需求数量用途申请时间申请产品名称使用人备注/ 中部门司编号时间心计划部：A组：B组：C组：9.5 资金计划明细表年（）月资金计划明细表序月产品名称单数单价（元）总价（元）用申请部门申请号申请公司 / 中心规格/ 型号量预计使用时间预计支付时间份位途人123456小计金额（大写）：计划复核：采购组：贸易公司副总：日期：日期：日期：备注：实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。9.6 前期业务需支付资金明细表（）月前期业务需支付资金明细表各中心及子公司：合同编号 / 零签订 / 制单时间供应商名称采购内容需付款额（元）用途款项原由预计支付时间备注序号采单号1如：验收款 10%234

25、56合计采购组：计划复核：贸易公司副总：备注：此明细表内的资金内容为当月未支付成功，遗留至下月支付的款项金额实际采购时金额可能与预计有所偏差，以实际采购金额为准。9.7 物资需求变更单物资需求变更单申请中心或公司申请时间变更单号型号变化 数量增加数量变更类型减少变更原因申请部门申请人审核审批采购接单9.8 合同拟订审批表合同拟订审批表合同名称 :合同编号 :使用部门：拟订时间：甲方：乙方：合同负责人：乙方联系人及电话：乙方开户银行及账号：合同总额：首付款比例及金额：支付首付款日期 :质保金比例及金额：招投标 / 履约保证金 :合同内容及支付方式：法务部 / 律师意见（附件有 / 无）（确认是

26、/ 否）：经办部门负责人：使用部门负责人：腾鸿负责人：财务部：董事长审批：9.9 采 购 单( 零采） - 代借款单采 购 单( 零采） - 代借款单编号： CGRW+月份 +序列号使用中心及子公司名称申请中心或子公司名称申请部门申请人计划临时 / 紧急序号申请单编规格/型单位数量单价总价预计使用时间用途供应商名称联系电话备注申请时间产品名称号号合计（大写）制单人：询价人：采购人：采购审核：审批：集团财务审核：注：单笔供应商采购额小于等3 万元的走零采单。9.10供应商基本信息表供应商基本信息表编号：供应商企业法人名称单位地联系人址注册资联系电话金员工人联系传真数企业生产经营状况外委生产、加工

27、自生产、外委加工加工生产形式主要生产设备自生产加工包装形外委加工：式厂内包装包装种类：木质纸箱主要设备其他经营范围：销售形）零售（）其他：批发（式主要产品情况产品名品年产量单型号/ 品种牌生产周期称价注：需供方提供相应资质文件，如：企业营业执照、税务登记证、代码证、纳税人资格证等相关资质文件 .9.11供应商 考察评审表供应商考察评审表供应商名称企业详细地址经营范围法定代理人电话业务代理人电话注册资金企业类型资质等级专业等级是否与我公司合作过外部业绩考察部门部门经办人审核以上由采购部门填写，以下由其他部门填写公司（厂区）公司成立时间面积开户银行及帐号质量体系其他参与考察部门9.12样品评审单样品评审单编号供应商名称日期序号编码品名规格包装形式单位图片商品基本情况（外观、产地、供应商情况、QS）填写部门填写人注：以上由采购部门填写采购部品控部营运部采购部主管副总审批营运部主管副总评审结果9.13招标申请书招标申请书招标人（单位）标的类别招标方式招标项目规模资审方式招标内容管理部门意见采购部意见集团公司意见9.14评标报告评标报告招标情况评标委员会组建评标依据评标程序评标结果及推荐意见评标委员会意见9.15中标通知书中标通知书中标单位名称：招标已由评标小组评审完成，你单位中标。请自发