采购付款审批制度

1、宁波明日控股有限公司采购申请及货款支付审批制度为加强财务管理，节约费用开支，提高公司经济效益，特制定本制度。一、厂家购入商品车、配件、原厂用品货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。（二）货款支付审批流程：经办人填制部门经理财务主管总经理付款申请单审核审核审批（三）审批权限：经子公司经办人、 部门经理、财务主管、总经理四人签字后即可向厂家账户直接支付。二、外采商品车货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。（二）需与对方签定采购合同、协议或互换协议，并将合同或协议抄子公司财务部并经集团财务管理中心备案。（三）货款支付审批流程：经办人填制销售经理财务主管

2、总经理付款申请单审核审核审核（批）对应分 管总财务总监总裁监审核（批）审核（批）审批（四）货款支付审批权限：1、单笔支付金额在20 万元以内的，总经理审批即可。2、单笔支付金额在20 万元以上， 50 万元以下的，对应分管总监和财务总监共同审批即可。3、单笔支付金额在50 万元以上的，需经财务总监审核，总裁审批。三、试乘试驾车货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。1宁波明日控股有限公司（二）在申请购买试乘试驾车时，需提供各品牌厂家商务政策通函（通知），并将函（通知）抄送集团财务管理中心、行政管理中心备案。（三）货款支付审批流程：经办人填制销售经理子公司行政人财 务 主

3、管付款申请单审核事主管审核审核总经理集团行政总监（或财务总监总裁审核经理）审核审核审批（四）、审批权限：各子公司试乘试驾车采购必须最终经总裁审批后方可采购。四、外采配件货款支付审批流程（一）货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。（二）长期定点采购的，需与对方签定采购合同或协议，并将合同或协议抄子公司财务部并经集团财务管理中心备案。（三）采购审批流程：经办人填制服务经理财务主管总经理采购申请单审核审核审批（核）对应分 管总财务总监总裁监审批（批）审核审批（四）货款支付审批流程：经办人填制服务经理财务主管总经理付款申请单审核审核审批（核）对应分 管总财务总监总裁监审批（核）审核审批2宁波明日控股

4、有限公司流程说明：1、每家供应商每月需与配件库进行对账，双方在对账单上签字确认，供应商凭对账单开出发票。2、经办人将发票、对账单、入库单、送货单附在付款申请单后，办理相关签字审批手续。3、采购审批和货款支付审批权限：1) 单笔采购和支付金额在 5 万元以内的，总经理审批。2) 单笔采购和支付金额在 5 万元以上， 10 万元以下的，由对应分管总监与财务总监共同审批。3) 单笔支付金额在 10 万元以上的，需经财务总监审核后总裁审批五、外采用品和养护用品货款支付审批流程(一) 货款包括采购定金、预付货款、结算货款等。(二) 长期定点采购的，1. 需做投标、议标进行优选后， 与对方签定采购合同，

5、并抄财务总监备案。 不得到未经多方投标注、议标或议标后未订合同的公司进行采购。2. 合作供应商需确保用品性价比的优势， 定期根据市场情况提供经双方确认的用品供货价格清单作为合同的附件，并抄财务管理中心备案。3. 无合同且 5000 元以上的一律不能采购。(三) 采购审批流程：经办人填制用品经理对应分管总财务总监总裁采购申请单审批（核）监审核（批）审核（批）审批审批权限：1. 单笔采购金额在 5 万元以内的，用品经理审批。2. 单笔采购金额在 5 万元以上的， 10 万元以下由对应分管总监与财务总监共同审批。3. 单笔采购金额在 10 万元以上的，需经财务总监审核后总裁审批。(四) 货款支付审批

6、流程：3宁波明日控股有限公司经办人填制用品部会用品经理对应分管总付款申请单计审核审核监审核（批）财务总监总裁审核审批流程说明：1) 各供应商与用品部每月核对清账务 （必须做到月月清），双方在对账单上签字确认，供应商凭对账单开出发票。2) 经办人将发票、对账单、入库单（或销售单据） 、送货单附在付款申请单后，办理相关签字审批手续。3) 审批权限：所有用品货款支付必须按流程全部走完后方可支付， 具体权限与采购审批流程对应。 考虑用品部还没规范， 2013 年所有采购最终暂由总裁审批半年， 待 7 月 1 日后根据实际情况再确定。4) 用品货款支付审批流程坚决按合同规定原则支付， 不能提早支付， 并

7、随时监督合同中规定的返利执行情况。 如遗漏返利到位情况，追究相关部门部长和总监全部责任。（五）、各子公司与用品部的货款结算流程：经办人填制对应经理财务主管总经理付款申请单审核审核审批流程说明：1) 各子公司与用品部每月核对清账务（必须做到月月清） ，对账单必须对当月实际销售、当月预安装（即当月还没实际销售）进行分别列明细，双方在对账单上签字确认，用品部凭对账单开出发票。2) 子公司经办人将发票、 对账单、销售单附在付款申请单 后，办理相关签字审批手续。3）各子公司到用品部领用精品采用现用简便方法，即凭装璜联系单即可，但各子公司在填写联系单时应按公司规定填写，用品部如发现联系单填写、手续不规范或

8、内容不齐全，用品部应拒绝接收或安装精品。4宁波明日控股有限公司六、办公用品采购 ：（一）办公用品由集团行政管理中心采购员统一购买，各子公司不得自行购买，外地公司（非宁波市区公司）采购员可自行购买，但必须进行定点采购，对定点采购单位必须报集团行政管理中心同意或由集团直接定点方可实施，并由集团签订定点采购合同。外地公司签订定点采购合同后报集团行政管理中心备案。（二）集团行政管理中心应选择折扣较大、品质有保障的供应商，同时应对价格较高、消耗量较大的办公用品应定期进行市场查询、比较，对供应商进行调整。（三）采购及支付审批流程：采购员按采购子公司行政部子公司行政部开采购员核对入申请单采购签收送货单具入库

9、单库单、送货单供 应 商 开采购员填费行政主管财务主管总经理出发票用报销单审核审核审批流程说明：1、费用报销单后需附：采购申请单、发票、送货单、 入库单。2、 在指定采购供应商名单内进行采购。3、在非指定供应商采购的，需报行政经理、行政总监审批。七、设备工具采购：（一）设备工具包括：生产用设备及工具、空调、电视机、照像机、音响、电脑、传真机、打印机、复印机、扫描仪、投影仪、办公家具、工作服等。（二）设备工具由集团行政管理中心采购员统一购买，各子公司不得自行购买，外地公司（非宁波市区公司）采购员可自行购买，但必须经过集团行政管理中心书面同意或在由集团直接定点的单位处采购。（三）集团行政管理中心应

10、选择折扣较大、品质服务有保障的供应商作为定点采购，同时应定期对供应商进行市场查询、比较，及时进行调整。（四）采购申请流程：5宁波明日控股有限公司经办人填写 采购申请单 或大部门负责人总经理额采购申请单审核审核（批）对应总监行政经理行政总监财务总监总裁审核（批）审核审核（批）审核审批流程说明：1) 单价 2,000 元以内或合计 5,000 元以内的，总经理审批。2) 单价 2,000 元以上或合计 5,000 元以上的，需填写大额采购申请单 ，在购买前进行货比三家优选后确定购买商家， 由对应分管总监、 行政总监和财务总监共同审批。3) 单价 5,000 元或合计 20,000 元以上的经财务总

11、监审核后，总裁审批。4) 以上流程只适用于老店，对新开设的 4S 店，以上所包括的设备工具采购不管多少金额，一律经总裁审批方可采购。（五）支付审批流程：采购员按采购子公司对应部门子公司对应部门供应商 开出申请单采购签收送货单开具入库单发票采购员填费对应部 门负行政主管财务主管总经理用报销单责人审核审核审核审批对应分管总监和行财务总监总裁政总监审批（核）审核审批流程说明：1) 费用报销单后需附：采购申请单、发票、送货单、入库单或设备验收单。2) 如通过银行支付的，费用报销单改做填写付款申请单 。3) 支付审批流程权限与采购审批流程权限对应。八、差旅费（含培训费） ：（一）出差申请的有关规定：1、

12、凡出差范围超出宁波市且当天不回来需住宿的，应填写出差申请单。6宁波明日控股有限公司2、出差申请单一式三联：第一联（借款联） ，第二联（报销联），第三联（行政联）。3、不同级别人员同行出差的，出差申请以最高级别人作为报批程序的起点。4.培训人员出差必须签订好培训协议，同时也应填写（出差申请书），培训视同出差。（二）出差申请审批程序：出差人填制出差申请单普通员工部门负责人部门负 责人审核行政主管审核总经理审批是否超过总是经理权限否总经理对应分管集团人员总监对应分管总集团人事或行监审批政总监审核集团人事或行政总监审核是是否超过总裁审批总监权限否是可凭已审批的 出差申是否需借款请单第一联到财务部借款凭

13、行政联到子公司行政部或集团人力资源管理中心考勤备案确定交通方式 （按报销规定对应执行）7宁波明日控股有限公司（三）差旅费报销的有关规定：1、如没有已审批同意的出差申请单第二联“报销联”的，一律不予报销。2、出差人员应于出差回来后10 个工作日之内，需完成费用报销单的填报及审批，到财务部报销。3、部门负责人、行政主管、总经理审核的内容：主要是审核出差日期、事项、人数、乘坐的交通工具等是否属实；4、财务负责人审核的内容：审核飞机票、住房、伙食补助、交通费标准是否超标？计算是否准确？票据是否真实、合法等？5、原则上总经理及以上级别出差可乘坐飞机，其他人员如需乘坐飞机，需提前5 天以上提出申请，在飞机

14、票价格与其它交通方式要价相差不多且又能提高效率的前提下经总经理审核、由对应分管总监和行政（人事）总监、财务总监共同审批。6. 如以上各岗位人员培训费单次超过 3000 元（含交通费）或培训时间超过 5 天（途中时间除外），都应报集团人事总监、财务总监审核并报总裁审批。7. 培训如有考试不合格的， 培训费一律不予报销， 培训后当事人必须把培训资料和相关证书带回并交子公司行政部存档，并实施转训，不转训者不予以报销。8、国内外往返机票由集团总裁办订购，按折实票价报销。特殊情况回程机票可在当地购买，按实购价格报销。（四）、报销审批流程8宁波明日控股有限公司出差人填制费用报销单并附上出差申请单第二联普通

15、员工集团人员对应分管部门负责人总经理总监部门负 责人审核对应分管总集团人事或行监审核政总监审核行政主管审核集团人事或行财务总监财务主管审核政总监审核审核总经理审批是否超过总经理权限否是财务总监审总裁审批核是否相关指定财务部报销（五）、费用标准单位：人民币元项人员级别总经理层总裁层部门负责人普通员工目城市类别总监层住一类：北、上、广、深按实报销 350 250 150房二类：省会城市按实报销 300 200 120标三类：国内其他城市按实报销 250 150 100准港澳及国外城市另行审批伙一类：北、上、广、深按实报销100 元/天、人60 元 /天、人食二类：省会城市按实报销80 元 /天、人

16、50元 /天、人标三类：国内其他城市按实报销60 元 /天、人40元 /天、人准港澳及国外城市另行审批9宁波明日控股有限公司城机场 /车站往返酒店之间可乘坐的士国内城市按实报销市其他路程可乘坐公交、地铁交港澳及国外城市按实报销另行审批通飞机经济仓5 小时以上：火车软卧城际交通火车硬卧5 小时以内：火车硬座1、两个以上同性出差的，无特殊情况安排合住双人房、住房标准按其中高级别标准执行。2、住宿、伙食、交通费用超标的，原则上自付；特殊情况需公司报销的，需另附书面说明并报总经理审核，由对应分管总监审批。3、对培训、会议主持方（厂方）有另有餐饮、住宿招待的，不再享受以上费用补贴。如公司标准与厂方标准矛

17、盾时按厂方标准为准。4、集团人事、行政管理中心审核分工基本按外出培训的由集团人力资源管理中心负责审核，其他则由集团行政管理中心负责审核。九、业务招待费（含礼品） ：（一）业务招待费的控制：1、 业务招待费的开支须本着“必须、合理、节约”的原则从严控制，严禁弄虚作假，一经发现弄虚作假，从严处罚。2、业务招待费的控制方法：定额度、定标准、定人数。1 ）、定额度：业务招待费实行额度管理，超过当月累计额度的费用当月不得报销。2）、定标准：超过规定标准一律不得报销。客餐（含烟酒）总监层 /总经理层员工聚餐总裁层部门负责人按实报销100 元/人80 元/人50 元/人礼品单价 500 元500 元单价 1

18、000 元单价 1000 元总经理审批对应分管总监总裁3）、定人数：在业务招待费申请时，需注明总人数，同时填报本公司实际参加人员的姓名。客餐时本公司参加人员应尽可能精减。员工聚餐原则上员工AA制，特殊情况经总经10宁波明日控股有限公司理审批后方可执行。3、接待之前先填写 招待费申请单 报批：子公司由总经理审批； 总经理及集团由分管总监和集团行政总监（经理）审批。如时间紧急，来不及填报或在外出差的，可电话报批后实施， 报销前需补填 招待费申请单。同一个项目需招待两餐以上的，须在备注栏中注明餐次。（二）招待费申请程序：经办人填制招待费申请单普通员工部门负责人总经理对应分管集团人员总监部门负 责人审

19、核行政总监（经理）审核行政主管审核分管总监和行政总总裁审批总经理审批监（经理）审核是否超过接是是否超过接是待标准待标准否否是是否需借款可凭已审批的 招待费申请单到财务部借款实施接待（到行政管理中心指定酒店）特殊情况可采取便宜，实惠，客户满意的酒店。（三）礼品采购坚持定点采购的原则，礼品尽量集中为购物卡，油卡。单位定做礼品、礼券、充值卡等。11宁波明日控股有限公司（四）业务招待费（含礼品）报销规定：1、如没有已审批同意的招待费申请单，一律不予报销。2、应在招待费用发生后10 个工作日之内， 需完成费用报销单 的填报及审批， 到财务部报销。3、如报销的费用属于两餐以上的费用或两个餐厅的发票，须在备

20、注栏注明各餐的费用或在备注栏作出适当的合理解释。4、不方便公开的招待费申请单在报销后由财务部门抽出来单独编号保管，单独保管期为半年。（五）报销审批流程经办人填制费用报销单并附上招待费申请单普通员工部门负责人总经理集团人员部门负 责人审核行政主管审核分管总监和行政总监（经理）审核财务主管审核总裁审批总经理审批对应分管总监行政总监（经理）审核总裁审批是否超过接是是否超过接 待标准待标准否否是相关指定财务部报销十、市场推广费用（一）各子公司每月 25 日向集团提交下月的市场推广活动计划进行备案，当月本年累计市场推广费用不得超过当月的本年累计预算。12宁波明日控股有限公司（二）广告、制作供应商选择原则

21、：原则上由集团营销管理中心统一商谈合作单位，并签订折扣协议，并立即发放给各 4S 店总经理，同时将协议交财务管理中心备案，日常操作不得高于协议折扣率 /价。（三）原则上每月的费用做到每月对账、开票一次。（四）申报审批流程：经办人填制市场费市场主管销售经理总经理用审批单审核审核审批（核）集团市场营销总监审总裁经理审核批（核）审批流程说明：1) 申报时必须同时附上方案。2) 厂家市场费用支持的， 需在申报时附上厂家费用支持公函或邮件确认函， 同时市场主管要填写厂家市场支持到账跟踪表 ，定期做好支持款项到账的跟进，到账后由财务部填写到账金额及日期。3) 审批权限按以下审批权限表规定执行。（五）费用支

22、付审批流程：经办人填制付款申市场主管财务主管总经理请单审核审核审批（核）集团市场营销总监审财务总监总裁经理审核批（核）审核审批流程说明：1) 支付时必须附上总结。2) 每家供应商每月需与市场部进行对账， 双方在对账单上签字确认， 供应商凭对账单开出发票。3) 经办人将发票、对账单、 市场费用审批表、总结表及公司规定的其他证明材料附在付款申请单后，办理相关签字审批手续。13宁波明日控股有限公司4) 当月费用三个月后支付，并按审批权限表的金额规定进行审批。5) 如系单独结算而非月结的，可不用提供对账单 。6) 向非集团签订协议广告、制作供应商支付款项的，需报总裁审批。7) 市场费用随着年度目标的调

23、整同比调整， 即目标下降 20%，市场可用费用下降 20%，目标提高 10%，费用可上浮 10%。（六）审批权限表：1. 媒体硬广类：报纸广告、杂志广告、电台广告、电视广告、网络广告、户外广告、LED 广告、楼宇广告、路灯广告、公交广告、出租车广告、短信广告等。车展活动类：国际车展、媒体车展、联合车展、小区巡展、店头活动、试驾会、上市会、周年庆、自驾游等。1) 单次金额在 10,000 元以内的，总经理审批。2) 单次金额在 10,000 元以上 20,000 元以内的，营销总监和财务总监共同审批。3) 单次金额在 20,000 元以上或超过当月累计预算的，经财务总监审核后再经总裁审批。2.

24、物料制作类：展台展板、宣传单页、喷绘、单透、海报、挂画、易拉宝、横幅、刀旗、 POP 旗等。1) 单次合计金额在 5,000 元以内的，总经理审批。2) 单次合计金额在 5,000 元以上 10,000 元以内的，营销总监审批。3) 单次合计金额在 10,000 元以上或超过当月累计预算的，总裁审批。3. 其他类1)、设计展台展板布置的，需报集团行政管理中心工程部报价货比三家后审批。2）、店头改建，直营店改建，城市展厅改建以及门头需报集团行政管理中心工程部报价货比三家后审批。十一、公务借款：（一）由于出差、业务招待、零配件采购、日常办公用品外派培训等需要借款的，应按相应的管理制度办好手续后方可

25、到财务部借支。（二）严禁非公务性借款行为。（三）公务借款分为：临时借款和长期备用金借款（需在借款时写明）；1、临时借款：出差回到公司或有关业务办理完毕后，应及时到财务部结清临时借款，14宁波明日控股有限公司多退少补；超过10 个工作日未到财务部结清借款的，财务部将从工资中扣收，除非当事人书面说明理由并报公司总经理或集团审批同意延期，同时抄报财务部。2、长期备用金借款： 是指因车间零配件采购、 行政办公用品采购等需经常性借款的员工，为提高工作效率，根据业务需要从公司借出一定量的现金作为长期业务周转的借款。上述长期备用金借款每季度至少清理一次，因岗位调整、业务性质变化等不再需要长期备用金借款的，应

26、及时收回；对于所有长期备用金借款，每年底必须全部收回；如确需继续借款的，必须根据实际需要按规定重新办理借款手续。3.前一笔借款未还清者， 不能再借款任何款项。 且当月现金最多借款额累计不得超过1万元整。（四）暂支款操作流程：领用人填制暂支部门负责财务主管总经理单人审核审核审批（核）对应分管总财务总监总裁监审批（核）审核审批（五）审批权限：1、金额在 5,000 元以下的，总经理审批。2、金额在 5,000 元以上 10,000 元以内的，对应分管总监和财务总监共同审批。3、金额在 10,000 元以上的，经财务总监审核后再经总裁审批。十二、市内交通费 ：市内外出办理公司事务，一般要求乘坐公共大

27、巴或中巴。如需乘坐的士，须在事前请示总经理同意后方可报销，报销时需在的士票后注明时间、从哪里到哪里、报销金额、办理事项等。十三、公务车费用：公务车费用是指公司公务车因公务所发生的油料费、停车费、路桥费、修理费、车船税、保险费、年检费等有关费用。报销规定如下：1、油料费：一般由行政部门统一购买加油卡进行管理，并按月对每辆车的用油情况进行统计、分析。特殊情况需现金加油的， 经办人事先报子公司总经理或集团行政总监 （经理）同意后加油，报销时需在发票后注明行程及公里数。15宁波明日控股有限公司2、停车费、路桥费：凭票报销。3、修理费：原则上应在本公司修理，如需外出修理的，应在修理之前书面向总经理或集团

28、行政总监（经理）请示同意后方可外出修理。4、车船税、保险费、年检费：行政部统一报销。十四、食堂费用：行政部填制 费用报财务主管总经理销单审核审批流程说明：1、报销时必须附上当月员工、客户就餐统计表，由行政部与食堂对账。2、行政管理中心可根据市场行情对食堂标准进行调整，并书面通知财务管理中心。十五、总经理、总监自身单独发生的费用或未在以上规定范围内的费用 （权限表规定以外），必须报集团总裁审批后方可报销。十六、本制度从签发之日起执行。十七、附表：付款审批权限表付款审批权限表序号审批项目类别总经理总监会签总裁1整车采购（厂方）采购、付款不限2备件采购（厂方）采购、付款不限3用品采购（厂家）采购、付款不限申请20 万元50 万元50 万元4整车采购（外采）凭已审批的采购20 万元50 万元50 万元申请单付款申请审核审