浅论秘书的说话艺术.docx

1、浅论秘书的说话艺术目录摘要1关键词1Abstract 1Keywords1一、 秘书在组织构造中的作用2（一）沟通桥梁作用2（二）参谋职能作用2（三）助手信息作用2（四）门面形象作用2二、 秘书说话艺术的概念2三、 秘书说话艺术的内容2（一）秘书说话六要素 2（二）说话要有分寸3四、 秘书说话艺术面对的对象3（一）对上司领导3（二）对欲求之人4（三）对竞争对手4五、 作为秘书说话应注意的几个要点4（一）要讲真话，不弄虚作假4（二）说话要有分寸，不能片面武断4（三）说话要注重效率，言简意赅5（四）说话注意分清自己的位置，切勿越权5（五）说话注意方式，防止与上司冲突5参考文献7随着改革开放的深入以

2、及市场经济的不断开展，秘书部门逐渐成为公司及企业内部沟通的重要 桥梁。身为秘书不仅要能干、能写，更重要的是能说、会说。在秘书的工作中，秘书人员往往要 与组织内外、上下级、左右人员互相传递信息、交流思想、协调关系。如果没有一定的说话 能力,不掌握定的说话技巧，显然是行不通的。因此,这就要求秘书人员必须加强语言艺术的修 养,提高语言的表达能力，掌握好秘书说话的艺术。一、秘书在组织构造中的作用（一）沟通桥梁作用。秘书是上下沟通，左右协调，内外重要联络位置在领导和管理的中的一 局部。上级发出指令，卜级的意见提交，信息的传递都要通过秘书来实现。如果秘书没有良 好的沟通和协调能力，那么秘书要充当好上下，左

3、右的承受者，传递和表达信息的权利是非 常困难的。这样一个多元化的沟通环境，就必须要求秘书具有一门独特的说话艺术，即要找 到准确的角色定位，以便适合沟通的对象和表达的目的。（二）参谋职能作用。现在秘书人员己经今非昔比，从以前文秘工作由“偏见办文"到如今的 “说话与办文并重"。领导者不能没有规划和决策活动的参谋者，这进步印证了秘书的参谋角色。秘书人员在这个重要的位置，如何说服并提醒领导更要注重讲话的艺术。只有在正 确的时间，正确的情况下，说正确的，有分量的话，才是有效的。此外，秘书及时向领导建 议时，不要忘了，自己只起到辅助作用，没有必要把自己作为政策的制定者，所以说要认清 自

4、己的身份。对于一些事情的意见和建议，点到为止，不表达自己太多的观点。（三）助手信息作用。秘书工作始终是围绕领导开展的。因此，秘书应努力建立一个有效的领 导“对接"语言，有效的和领导进展沟通。首先，要了解并掌握所要表达的意图和思想;其次 要能够及时提供，他最关心的信息给领导。在“听”和“答”的过程中，秘书必须做到简练, 注重效率，让自己所说的话一语即中，字约意丰。（四）门面形象作用。秘书的言谈举止代表了一个企业机构的门面形象。因此，秘书应该看起 来能优雅地使用语言，办事能干，说话幽默幽默。主要表现在以下凡个方面：一是礼貌性的 用语；二是幽默性的用语；三是赞美性的用语；四是含蓄性的用语;

5、五是委婉性的用语。二、秘书说话艺术的概念说话不仅是一种技能，它更是一门艺术。一句正确的话，它可以使一个人改变一生的命运;相 反，一个字不恰当的话，就可能会破坏一个人的生活。秘书只有掌握了说话的艺术和沟通的 技巧，才能在生活和工作中取得成功。自古以来，语言是充满魅力和无穷无尽的力量，作为人类不可缺少的工具在人类历史的 人际沟通等方面发挥了不可替代的作用。在古战场，口才好的人可以停顿争执，将敌对化作 两国之间的友谊。这便充分印证了 “一人之辩，重于九鼎之宝；三寸之舌，强于百万之师" 这句话。其实，说话的好处远远不止于此。正是由于人们认识到了说话的重要性，才涌现出 了一批又-批出色的演说家

6、，他们凭借着自己的i副好口才来传达自己的精神和意志，在闻名 远扬的同时也成就了自己的事业和梦想。其实，人生在世，每个人都有一个梦想，都渴望成 功，要想成功，不能无视谈话这一关键组成局部。古语云“一言可以兴邦，一言可以丧邦， 口才好可以帮助人们成功。三、秘书说话艺术的内容（一）秘书说话的六要素在日常工作中，人们需要倾诉，有时嘴尖，锋芒毕露，有时更需要委婉的话，收敛锋芒。 在当今社会，虽然是有竞争力的，它需要你的才华宣传，彰显你的个性，但在某些对话时， 更需要隐藏自己的才华，表现得谦虚得体，这样你才会很容易被对方承受，帮助你的开展。1、说话简洁明快秘书说话简洁明了，能正常工作，因此可以给人留下印象

7、聪明。在一般情况下，人们不 喜欢黑乎乎的东西，花草树木也需要阳光才能生长，更不用说人了！给出了悲观的谈话感， 人都会有疑惑，进攻和压迫。2、拥有个性的声音一些秘书，重视语言和语音完全按自己的才华，个性，场合和情感表达，他表达的变化 让人觉得这是一种享受。如何使声音显示自己的个性呢？秘书可以作为自我的对象，记录了 自己的说话并认真听取，以了解自己说的不对的。通过检查发音注意力的技巧，同时提高自 己，掌握技巧。3、语气肯定。秘书的工作是为领导效劳，有主见，果断的印象可以让人感受到你是很有气场很能干的 秘书。因此，作为秘书人员肯定的语气，你可以给人们的感觉有主见。4、学会倾听秘书想让别人听自己说什么

8、，首先要学会倾听。听完后，如果你不能在内容上和对方的 想法一致，那么你就可以告诉对方：“你所讲的，实际上我本身也考虑过。”然后再询问对 方：“那你如何对待这件事呢？"将决定权交于对方。这样的谈话不但要保护对方的自尊， 同时也谦虚地成认自己不是完美的表现。同时这种方式又可以得到对方的赞同。5、语调变化要自然谈到秘书人员，无论什么样的语言基调都应该是流畅自然，刻意的声音只能到达相反的 效果。一般情况下，有时候说话不是一个人，是很多人时，秘书应做到以下几点：当前面一 个声音小时，就可以启动相应的消沉的声音，如此之低，体积小，稳定；当一个响亮的人，你 必须提高你的声音以引起他人的注意。6、思

9、路要清晰有条理秘书说话必须讲清楚有顺序，否那么，说了半天，领导不理解，就会产生厌倦，甚至不 想继续听下去。因此，为了使自己的语言清晰，有次序，一定要注意：说话要有重点，语言 要简洁，清晰和果断；目的必须明确，亳不模糊不清。二）说话要有分寸秘书说话要把握分寸，必须注意以下几点：首先，当你说话，找出自己的身份。任何人 在任何场合都有自己的特定的身份。也就是自己所扮演的"角色地位气例如，在家里，对父 母来说你是儿子或女儿;对子女来说，你又成了父亲或母亲。对老人说话的语气很显然是和晚辈 不一样的。其次，谈话尽量做到客观和现实。从现实的一切，真实地反映客观现实。有些人 喜欢猜想别人的想法，不太

10、现实，信口开河，但这样做事情只会更糟糕。四、秘书说话艺术面对的对象分析（一）对上司领导老板在下属面前一般维护自己的尊严心理，因此，在与老板谈话时，秘书要尽量考虑到 这种心态。尤其是当你与老板意见不一时，即使你的意见是正确的，我们也应该注意，说话 收敛锋芒，用委婉的语气表达自己的意见，从而使老板承受。尤其是在大家的面前，但我们 需要用说话来维持领导的威严。如果你表现出太多自己的想法，效果会适得其反。秘书作为下属，领导的指导工作，当然要服从。但现实是复杂的，而不是一个完整的概 述。有时候，从他们自己的观点领导当然有其安排的道理;可从自己的观点，这可能意味着内 在的“隐情"了。在这一点上，

11、如果你盲目服从，勉强支撑，其结果可能会损害双方的利益, 使他们出现矛盾。与其如此，你不如向领导诉说一下自己的“苦衷"。那么该如何诉说呢?首 先应选准时机。领导作出的工作安排和指示，一般是不能轻易改变的，因为这些都是领导经 过慎重思考才作出决定的，为了工作更好的展开，也要维护其权威性。所以，你诉说“苦衷" 时就应该注重一次成功的效果。切记：如果一次不能说服他，那么他的态度就会变得更加坚 决、明确，可能再也不会有耐心和闲心来听你的再次诉说了。而想要到达一次诉说成功的目 的就必须选准时机，这一点是非常重要的。其次是语言中肯。不管你是什么“苦衷"，有多大, 切记不要急于进

12、办公室的领导，对领导不尊重，爱管闲事。你这样的诉说只会让领导认为你 是在和他对着干，成心找事。相反，你应该平心静气，语言中肯的同领导诉说。这将显示你尊 重领导，也让领导不觉得“压力"，领导者能够愉快地听你说什么。二）对欲求之人人活在这个世界上，都会求助别人，当你想求助别人时，即使你其他条件再优惠，再好, 也放下架子，收起自己的优势，以真诚，谦逊地表达自己的诉求。这样，才容易使对方承受, 同时向你提供帮助。如果在求的人面前过分展露自己的才能，对方可能就会想：既然你这么 能干，何必要来求我呢?它很可能被对方拒绝。这时，你们的谈话，你的心不是应该隐藏起来， 而是相互搭配，但在交谈中，必须摆

13、正态度，而且还显得诚恳，这样便可以实现和谐，从而 到达预期的目的。（三）对竞争对手在当今社会，越来越剧烈的竞争，面对各种各样的竞争对手，你最好的方式是与他们有 一个适度的对话沟通。因为如果你太出风头，要展示自己，将不可防止地导致其防止心理和 疏远你的意思。尤其是那些有钱有势的，稍微有点不满，他们便彼此的算计。在这一点上， 如果你不注意讲究说话方式，针锋相对，它会激起对手的好战心态，这样很多不必要的麻烦 就来了。在比拟强大的竞争对手面前，你应该说话办事低调谦逊，不强出风头，保护自己， 同时不断提升自己的实力，并最终战胜对手。五、作为秘书说话应该注意的几个要点秘书是领导的左膀右臂，在机构中秘书是承

14、上启下，沟通四方的枢纽。现在，光会“玩 笔”的秘书己经远远不够，还必须能够说话。秘书说话有利于组织之间良好的内部协调，有 利于信息及时传递，有助于建立良好的企业形象。秘书如何才能成为善说者呢?必须注意以下 几点：一）要讲真话，不弄虚作假秘书工作人员直接导致决策方面，无论是提供信息，协调关系，或交易，化解矛盾，我 们应该说实话，不弄虚作假。事实证明，只有正确处理消息的度，如实反映情况，才能确保 领导做出正确的决策。（二）说话要有分寸，不能片面武断秘书工作的特殊性和工作环境，要求他们说话应该掌握分寸，防止简单的，片面的，主 观随意性。在某些情况下，更多的发言权麻烦，是缺乏一个适宜的度。掌握分寸是比

15、拟难办 的，涉及到思维和语言的使用及其他因素。看问题不武断，是掌握分寸的前提。三）说话注重效率，言简意赅秘书说话，必须要注意语言简洁明确，讲究效率，注重效果，切勿繁琐，模糊不清。（四）说话注意分清自己的位置，切勿越权作为秘书,要时刻清楚自己所在的位置，以及自己所担任的角色，在与领导说话汇报时要时 刻注意谨言慎行，切不可越权，压了领导的风头。（五）说话注意方式，防止与上司冲突领导对我们的认可，以及我们自身价值的认同问题。甚至会影响到白己今后的牛.活和前 途。所以,领导通常都是严谨的、慎重的评价下属。但领导也是人，人孰能无过，领导难免有 疏忽的时候。在这样的情况下，你千万不可以让事情糊糊涂涂的过去

16、，自认倒霉，必须要向领 导申辩，让领导对你作出公正、准确的评价，让领导刮目相看。在申辩的同时，必须注意说话 方式，防止与领导冲突。因此，一定要注意以下几点：1、问题有价值人无完人，金无足赤。任何事情都不可能完全与实情相契相合。小失误或误差不值得到处 张扬，大惊小怪，也没有必要向领导郑重其W的申辩。哪怕自己受了委屈，遭受了不公平的对 待,也要学会以宽容之心对待。只有是一些重大的，涉及原那么性的问题，才值得向领导认真 申辩一番。2、内容切实质同样的问题，申辩的方式不同，显示的价值就不一样,所引起的重视也就不一样。因此在 申辩之前，不能只停留于问题的一般感受，而要有一种更加深刻的认识和把握。认清事情

17、的 实质，这样既有利于对问题作准确的评价，也可以充分引起领导的重视。如果你漫无目的的 说一大堆，思路混乱，没有重点，是绝对不会引起领导注意的，更别说到达申辩的目的了。3、表达简明得体因为领导常常公务繁忙，而且与下属又有上下级之分，一般的申辩未必能让他引起重视, 付出耐心。这就要求我们的语言组织和表达要有技巧，首先语言要简洁明快，不模糊啰嗦，言简 意疚重点突出，使领导一听便白你要表达什么；然后是要做到稳重得体，不能冲动、急躁，要让 领导听之入耳。4、态度应诚恳申辩是为了让领导重新肯定和认证自己,而不是让领导觉得自己是在展示、表现自我，从 而让人产生反感，让人误解。因此虽然自己是在申明事实，但也要

18、以谦虚慎重为本，以诚恳的 态度去申辩。这不仅是一种好的美德，还更能使自己的申辩得到领导的承受。5、方式应事实求是申辩说白了就是让领导改变他原有的态度和结论，如果处理不好就会使领导失去自尊，没 有面子。因此，一定要用灵活的方式去申辩，只要到达所要表达的目的，便是成功。首先要 了解清楚具体情况，当时场景如何？领导性格、脾气等，都要做到心里有数。其次是要分析这 些实情，实事求是，从实际出发，使申辩在最适宜的场景下进展。6、结果应冷静对待对于申辩的结果，应该学会冷静对待，当你申辩之后，领导经过认真的思考，却仍然不能承 受的时候,你应该要学会正确对待结果，并能够守住方寸，认真的进展分析和反思，对正确的结 论学会虚心承受，而对不正确的结论，要冷静对待，保持再次申辩的时机。7、事后不再追究申辩的问题得到解决后,就应该让它成为过去，不再追究。如果在向领导申辩的过程中，表 现出对你的某些不公平的,有偏见的对待，你极可能会产生负面情绪。但这也都是事出有因的, 过去的事就让它过去，不必再追究。参考文献方国雄.秘书业务环境对语