第2章Access2010数据库设计与创建

1、Access 2010Access 2010是美国微软公司是美国微软公司开发的一个基于开发的一个基于WindowsWindows操操作系统的关系数据库管理作系统的关系数据库管理系统。系统。Access 2010Access 2010为用户提为用户提供高效、易用和功能强大供高效、易用和功能强大的数据管理功能。的数据管理功能。 Access 2010是美国微软公司开发的一个是美国微软公司开发的一个基于基于Windows操作系统的关系数据库管理系统。操作系统的关系数据库管理系统。在在Access 2007 中已经引入了两个主要的工作中已经引入了两个主要的工作界面组件：功能区和导航窗格。功能区取代了界

2、面组件：功能区和导航窗格。功能区取代了以前版本中的菜单栏和工具栏，导航窗格取代以前版本中的菜单栏和工具栏，导航窗格取代并扩展了数据库窗口的功能。并扩展了数据库窗口的功能。而在而在 Access 2010 中，不仅对功能区进行了中，不仅对功能区进行了多处更改，而且还新引入了第三个工作界面组多处更改，而且还新引入了第三个工作界面组件件 Microsoft Office Backstage 视图。视图。2.1 Access 20102.1 Access 2010的启动与退出的启动与退出2.2 Access 20102.2 Access 2010用户界面用户界面2.3 Access2.3 Access

3、数据库的设计数据库的设计2.4 Access2.4 Access数据库的创建数据库的创建2.5 2.5 数据库的打开与关闭数据库的打开与关闭2.6 2.6 数据库的安全操作数据库的安全操作 在在 Windows 系列操作系统中，启动和关闭系列操作系统中，启动和关闭Access 2010类似平常启动任一应用程序那样进类似平常启动任一应用程序那样进行操作。启动后打开的行操作。启动后打开的Access 2010窗口也继承窗口也继承了微软公司产品的一贯基本风格。了微软公司产品的一贯基本风格。图图2-1 Access 2010 启动后未打开数据库时显出的启动后未打开数据库时显出的“Backstage 视

4、图视图”第第2类类含有功能区和导航窗格等的含有功能区和导航窗格等的Access 2010工作界面窗口，形如图工作界面窗口，形如图2-3所示。所示。 图图2-2 选定了选定了“信息信息”命令后显出的命令后显出的“Backstage 视图视图” 图图2-3 Access 2010的窗口界面的窗口界面图图2-8 “表格工具表格工具”下的下的“设计设计”上下文命令选项卡上下文命令选项卡1用户需求分析用户需求分析 数据库开发人员要向数据库的最终用户进行调查数据库开发人员要向数据库的最终用户进行调查和交流，详细了解用户需求并认真进行分析，确定本和交流，详细了解用户需求并认真进行分析，确定本数据库应用系统目

5、标，并确定创建具体数据库的目的。数据库应用系统目标，并确定创建具体数据库的目的。2表设计表设计（1）确定本数据库要有几个表）确定本数据库要有几个表 首先根据数据库的概念设计的思想，遵循概念单一化首先根据数据库的概念设计的思想，遵循概念单一化的原则，对需求分析结果进行抽象处理，以确定本数据的原则，对需求分析结果进行抽象处理，以确定本数据库有几个基本的实体，也即是确定本数据库有几个表。库有几个基本的实体，也即是确定本数据库有几个表。 例如，在学生管理数据库中，把学系实体设计成数据例如，在学生管理数据库中，把学系实体设计成数据库中的库中的“学系学系”表等。表等。（2）确定每个表中需要的字段）确定每个

6、表中需要的字段 对于每个抽象实体确定其包含的属性，也即是确对于每个抽象实体确定其包含的属性，也即是确定数据库中的每个表所包含的字段。要求每个字段包含定数据库中的每个表所包含的字段。要求每个字段包含的内容都应该与该表的主题相关。的内容都应该与该表的主题相关。 例如，例如，“学系学系” 表包含表包含 “学系代码学系代码”、“学系名学系名称称”、“办公电话办公电话”、“学系简介学系简介” 字段。字段。（3）确定各个表的主键）确定各个表的主键 在数据库的表中，如果表中的某个字段组（一个字段在数据库的表中，如果表中的某个字段组（一个字段或几个字段的组合）可以唯一标识一个记录，这个字段或几个字段的组合）可

7、以唯一标识一个记录，这个字段组称为候选关键字。选定该表中的某个候选关键字作为组称为候选关键字。选定该表中的某个候选关键字作为该表的主键（即主关键字）。该表的主键（即主关键字）。 3确定表之间的联系确定表之间的联系 该联系有三种：一对一联系、一对多联系和多对该联系有三种：一对一联系、一对多联系和多对多联系。多联系。4优化设计优化设计 设计精益求精，减少冗余。设计精益求精，减少冗余。5创建其他创建其他Access 数据库对象数据库对象 除了表对象之外，还可根据用户需求目标的实施除了表对象之外，还可根据用户需求目标的实施需要，创建查询、窗体、报表、数据访问页、宏、模需要，创建查询、窗体、报表、数据访

8、问页、宏、模块等数据库对象。块等数据库对象。 “学生管理系统学生管理系统”数据库设计的具体步骤如下：数据库设计的具体步骤如下：1用户需求分析用户需求分析 首先进行用户需求分析，明确建立数据库的目的。首先进行用户需求分析，明确建立数据库的目的。 某校由于扩招，学生数量翻了两翻，而与学生的学籍成绩管某校由于扩招，学生数量翻了两翻，而与学生的学籍成绩管理有关的教务员没有增加，特别到了毕业班学生毕业要拿成绩单理有关的教务员没有增加，特别到了毕业班学生毕业要拿成绩单时，要靠教务员人工去查学籍表，为每个毕业学生抄填成绩单，时，要靠教务员人工去查学籍表，为每个毕业学生抄填成绩单，其工作量非常大，即使教务员加

9、班加点，也不能及时为全体毕业其工作量非常大，即使教务员加班加点，也不能及时为全体毕业学生提供成绩单。为了改变这种困境，提高学生的学籍成绩管理学生提供成绩单。为了改变这种困境，提高学生的学籍成绩管理水平，学校同意出资，首先建立水平，学校同意出资，首先建立Access 数据库应用系统数据库应用系统“学学生管理系统生管理系统”，实现学生管理方面的计算机信息化。，实现学生管理方面的计算机信息化。 由于该校学生人数众多，而且每个学生在校期限内要修的课由于该校学生人数众多，而且每个学生在校期限内要修的课程又有约四十门左右，与学生有关的需要储存在计算机内的数据程又有约四十门左右，与学生有关的需要储存在计算机

10、内的数据量大，故需要建立量大，故需要建立“学生管理系统学生管理系统”数据库。比如，学生管理系数据库。比如，学生管理系统的功能之一就是能打印出学生成绩单，那么，统的功能之一就是能打印出学生成绩单，那么，“学生成绩单学生成绩单”中需要的各项数据，如学号、姓名、学系名称、专业名称、学制中需要的各项数据，如学号、姓名、学系名称、专业名称、学制年限、每学年每学期每门课程的名称及成绩等，都必须能够从年限、每学年每学期每门课程的名称及成绩等，都必须能够从“学生管理系统学生管理系统”数据库中得到。数据库中得到。 2确定确定“学生管理系统学生管理系统”数据库的表和表的字段及主数据库的表和表的字段及主键键（1）“

11、学生管理系统学生管理系统” 数据库的概念设计数据库的概念设计 首先要确定实体及其属性。根据需求分析，学生管首先要确定实体及其属性。根据需求分析，学生管理系统中的实体应该包括：学系、专业、班级、学生、理系统中的实体应该包括：学系、专业、班级、学生、课程和修课成绩。课程和修课成绩。 各个实体及其属性、实体之间的联系用各个实体及其属性、实体之间的联系用 E-R 图描述如下：图描述如下： 学系实体及其属性，如图学系实体及其属性，如图 2-14 所示。所示。 专业实体及其属性，如图专业实体及其属性，如图 2-15 所示。所示。图图2-14 学系实体及其属性的学系实体及其属性的E-R图图 图图2-15 专

12、业实体及其属性的专业实体及其属性的E-R图图 班级实体及其属性，如图班级实体及其属性，如图2-16所示。所示。 图图2-16 班级实体及其属性的班级实体及其属性的E-R图图 学生实体及其属性，如图学生实体及其属性，如图2-17所示。所示。图图2-17 学生实体及其属性的学生实体及其属性的E-R图图 课程实体及其属性，如图课程实体及其属性，如图2-18所示。所示。 图图2-18 课程实体及其属性的课程实体及其属性的E-R图图 修课成绩实体及其属性，如图修课成绩实体及其属性，如图2-19所示。所示。 图图2-19 修课成绩实体及其属性的修课成绩实体及其属性的E-R图图 “学生管理系统学生管理系统”

13、的实体之间的联系，如图的实体之间的联系，如图2-20所示。所示。图图2-20 “学生管理系统学生管理系统”的实体之间联系的的实体之间联系的E-R图图 （2）“学生管理系统学生管理系统”数据库的逻辑设计数据库的逻辑设计 逻辑设计，实质就是将逻辑设计，实质就是将“学生管理系统学生管理系统”的实体和的实体和联系的联系的E-R图转换成关系模式。图转换成关系模式。 对于对于Access关系数据库来说，关系就是二维表，关系数据库来说，关系就是二维表，关系模式也可称为表模式。关系模式也可称为表模式。 表模式的格式是：表模式的格式是： 表名（字段名表名（字段名1，字段名，字段名2，字段名，字段名3，字段名，字

14、段名n） 把把“学生管理系统学生管理系统”有关的有关的E-R图转换成的表模式图转换成的表模式（即是关系模式）的结果如下：（即是关系模式）的结果如下： 学系学系 表模式：表模式： 学系（学系代码，学系名称，办公电话，学系简介，学系（学系代码，学系名称，办公电话，学系简介，学系资料）学系资料） 在在“学系学系”表中，主键是表中，主键是“学系代码学系代码”。 专业专业 表模式：表模式： 专业（专业代码专业（专业代码, 专业名称专业名称, 学制年限学制年限, 学系代码学系代码, 专业简介）专业简介） 在在“专业专业”表中，主键是表中，主键是“专业代码专业代码”。 把把“学生管理系统学生管理系统”有关的

15、有关的E-R图转换成的表模式：图转换成的表模式： 班级班级 表模式：表模式：班级（班级号班级（班级号, 班级名称班级名称, 年级年级, 专业代码专业代码, 班主任班主任, 联系电话）联系电话） 在在“班级班级”表中，主键是表中，主键是“班级号班级号”。 学生学生 表模式：表模式：学生（学生（学号学号, 姓名姓名, 班级号班级号, 性别性别, 出生日期出生日期, 优干优干, 高考总分高考总分, 特长特长, 相片相片） 在在“学生学生”表中，主键是表中，主键是“学号学号”。 把把“学生管理系统学生管理系统”有关的有关的E-R图转换成的表模式：图转换成的表模式： 课程课程 表模式：表模式：课程（课程

16、（课程代码课程代码, 课程名称课程名称, 周学时周学时, 上课周数上课周数, 总学时总学时, 学分学分, 课课程简介程简介） 在在“课程课程”表中，主键是表中，主键是“课程代码课程代码”。 修课成绩修课成绩 表模式：表模式：修课成绩（修课成绩（学年度学年度, 学期学期, 学号学号, 课程代码课程代码, 课程类别课程类别, 成绩性质成绩性质, 成绩成绩） 在在“修课成绩修课成绩”表中，主键是表中，主键是: “学年度学年度” + “学期学期” + “学号学号” + “课程代码课程代码”。（3）确定表之间的关系）确定表之间的关系 根据根据“图图2-8学生管理系统的实体之间联系的学生管理系统的实体之间

17、联系的E-R图图”以及上述确定的表模式，可以确定以及上述确定的表模式，可以确定“学生管理系统学生管理系统”数数据库中的表之间的联系。据库中的表之间的联系。 “学系学系”表与表与“专业专业”表的联系类型是一对多（表的联系类型是一对多（1:n） “专业专业”表与表与“班级班级”表的联系类型是一对多（表的联系类型是一对多（1:n） “班级班级”表与表与“学生学生”表的联系类型是一对多（表的联系类型是一对多（1:n） “学生学生”表与表与“修课成绩修课成绩”表的联系类型是一对多（表的联系类型是一对多（1:n） “课程课程”表与表与“修课成绩修课成绩”表的联系类型是一对多（表的联系类型是一对多（1:n）

18、3优化设计优化设计 应用规范化理论对关系模式（即表模式）设计进应用规范化理论对关系模式（即表模式）设计进行进行优化检查，以求设计精益求精，以消除不必要行进行优化检查，以求设计精益求精，以消除不必要的重复字段，减少冗余。由于对表进行设计时，遵循的重复字段，减少冗余。由于对表进行设计时，遵循概念单一化的原则，从目前情况来看，上述六个表的概念单一化的原则，从目前情况来看，上述六个表的设计还是比较好的。设计还是比较好的。 为了在为了在Access 2010中建立数据库，用户中建立数据库，用户可以通过单击可以通过单击“文件文件”选项卡中的选项卡中的“新建新建”命命令来创建数据库。创建出来的数据库以独立的

19、令来创建数据库。创建出来的数据库以独立的数据库文件存储在磁盘上，数据库文件的扩展数据库文件存储在磁盘上，数据库文件的扩展名默认为名默认为. accdb。本书介绍主要以创建桌面数。本书介绍主要以创建桌面数据库为主。据库为主。图图2-21 输入新数据库文件名输入新数据库文件名“学生管理系统学生管理系统” 图图2-22 “文件新建数据库文件新建数据库”对话框对话框保存类型保存类型是是 “ 新建的数据库新建的数据库“学生管理系统学生管理系统”自动被打开，如图自动被打开，如图2-24所示。在所示。在Access 2010窗口的标题栏中显示出当前窗口的标题栏中显示出当前打开的数据库名称（如：学生管理系统）

20、。打开的数据库名称（如：学生管理系统）。例例2-2 在在Access 2010中，要求在中，要求在E盘根目录盘根目录下的子目录下的子目录“Access”（即（即E:Access）中，）中，使用使用“样本模板样本模板”创建一个名为创建一个名为“罗斯罗斯文文.accdb”的示例数据库。的示例数据库。图图2-25 使用默认的文件名使用默认的文件名“罗斯文罗斯文”图图2-26 “文件新建数据库文件新建数据库”对话框对话框例例2-3 在在Access 2010中，要求在中，要求在E盘的盘的“E:AccessWeb”文件夹中，创建一个名为文件夹中，创建一个名为“图书管理系统图书管理系统.accdb”的的W

21、eb数据库。数据库。 Access2010数据库中包含数据库中包含表、查询、窗体、报表、查询、窗体、报表、宏和模块表、宏和模块等等 6 个对象。只要在导航窗格显出的个对象。只要在导航窗格显出的分类对象列表（如分类对象列表（如“查询查询”对象列表）中双击某个具对象列表）中双击某个具体对象，则该具体对象的相应视图（例如体对象，则该具体对象的相应视图（例如“数据表视数据表视图图”）就会显示在工作区的窗格中。）就会显示在工作区的窗格中。 表就是指关系数据库中的二维表，它是表就是指关系数据库中的二维表，它是Access 2010数据库中最基本的对象数据库中最基本的对象。表对象被称为信息存。表对象被称为信

22、息存储器，是数据库的基础，储器，是数据库的基础，Access 2010 数据库中的数据库中的所有数据都是以表的形式保存。通常在建立了数据库所有数据都是以表的形式保存。通常在建立了数据库之后，首先的任务就是建立数据库中的各个表。之后，首先的任务就是建立数据库中的各个表。 查询对象实际上是一个查询命令查询对象实际上是一个查询命令，打开查询对象，打开查询对象便可以检索到满足指定条件的数据库信息。实质上，便可以检索到满足指定条件的数据库信息。实质上，查询是一个查询是一个SQL语句。用户可以利用语句。用户可以利用Access 2010提提供的命令工具，以可视化的方式或直接编辑供的命令工具，以可视化的方式

23、或直接编辑SQL语句语句的方式来建立查询对象。的方式来建立查询对象。 双击左边导航窗格中的双击左边导航窗格中的查询对象列表中的查询对象列表中的“产品事务产品事务”对象，便打开对象，便打开“产品产品事务事务”查询对象的数据表视图，如图查询对象的数据表视图，如图2-32 中的下方中的下方右侧工作区窗格所示。右侧工作区窗格所示。 窗体对象是用户和数据库之间的人机交互界面窗体对象是用户和数据库之间的人机交互界面。在这个。在这个界面中，用户不但可以浏览数据，还可以进行其他操作。一界面中，用户不但可以浏览数据，还可以进行其他操作。一个设计良好的窗体可以将表中的数据以更加友好的方式显示个设计良好的窗体可以将

24、表中的数据以更加友好的方式显示出来，从而方便用户对数据进行浏览和编辑，也可以简化用出来，从而方便用户对数据进行浏览和编辑，也可以简化用户输入数据的操作，尽可能避免因人为操作不当而造成失误。户输入数据的操作，尽可能避免因人为操作不当而造成失误。 报表是数据管理中需要输出的内容报表是数据管理中需要输出的内容，它是对表中的，它是对表中的数据或查询内容进行分组、排序或统计等操作的结果。数据或查询内容进行分组、排序或统计等操作的结果。报表对象是对大量的数据表数据进行综合处理，把结报表对象是对大量的数据表数据进行综合处理，把结果产生成报表。果产生成报表。 双击左边导航窗格中的报表对象列表中的双击左边导航窗

25、格中的报表对象列表中的“月度月度销售报表销售报表”报表对象，便打开报表对象，便打开“月度销售报表月度销售报表”报表报表的报表视图，如图的报表视图，如图2-34 中的下方右侧工作区窗格所示。中的下方右侧工作区窗格所示。 宏是一系列操作命令的组合宏是一系列操作命令的组合。由于在进行数据库。由于在进行数据库操作时，有些任务需要经过繁复的操作过程执行多个操作时，有些任务需要经过繁复的操作过程执行多个命令才能完成。宏又分为独立宏、嵌入宏及数据宏。命令才能完成。宏又分为独立宏、嵌入宏及数据宏。在导航窗格中的宏对象列表中仅列出全部的独立宏。在导航窗格中的宏对象列表中仅列出全部的独立宏。 模块是模块是Acce

26、ss 2010数据库中用于保存程序代数据库中用于保存程序代码的地方码的地方。对于一些复杂的数据库操作，。对于一些复杂的数据库操作，Access允允许用户编写自己的代码来实现。许用户编写自己的代码来实现。Access 2010中使用中使用的编程语言是的编程语言是Visual Basic For Application（简称（简称VBA）语言。在模块中，利用）语言。在模块中，利用VBA语言编写程序代语言编写程序代码，可以实现一个功能复杂的数据库应用。码，可以实现一个功能复杂的数据库应用。 在在Access 2010中，当一个数据库创建好之后，默认中，当一个数据库创建好之后，默认它是保存为一个以它是

27、保存为一个以accdb为扩展名的数据库文件。为扩展名的数据库文件。 当打开数据库时，可选择下列四种打开方式之一：当打开数据库时，可选择下列四种打开方式之一：（1）打开）打开（2）以只读方式打开）以只读方式打开（3）以独占方式打开）以独占方式打开（4）以独占只读方式打开）以独占只读方式打开打开一个已经存在的打开一个已经存在的Access数据库的操作步骤数据库的操作步骤关闭数据库的两种常用方法如下：关闭数据库的两种常用方法如下： （1）单击）单击“文件文件”选项卡中的选项卡中的“关闭数据关闭数据库库”命令，关闭当前数据库。命令，关闭当前数据库。 （2）单击）单击Access2010窗口右上角窗口右上角“关闭关闭