采购管理流程和制度

1、采购管理流程、制度和采购职权划分方案目录1、采购管理流程311、采购计划管理3111采购计划31.12、到货计划41.13、付款计划41.2、采购策略管理51.3、采购订单管理51.4、采购合同管理61.5、采购结算管理61.6、采购供应商管理62、采购管理制度73、采购职权划分73.1、公司统一采购73.2、委托采购73.3、零星采购83.4、验收入库83.5、采购审批权限8为提升采购管理，提高采购效率，确保采购品质，有效降低采购成本，根据现代采购管理理论，结合公司目前现状，现拟定了以下采购管理流程、制度和采购职权划分方案。1、采购管理流程采购计划管理采购策略管理采购订单管理采购合同管理采购

2、结算管理供应商管理11、采购计划管理111采购计划1.11.1、项目采购总清单（） l 营销部根据业务计划将有意向的项目需求详细清单提前提交一份给物控部经理，该清单内容在执行采购时可能有变化，也可能不执行采购，都没有关系，这样物控部就可以提前做好物料渠道准备。l 根据销售合同提前（项目开工前，或者销售合同签订后）提供项目总需求详细清单给物控部经理。1.11.2、采购申请单（需求部门提交实际采购需求） l 各需求部门根据实际需求每月20日前提交下月采购申请单给物控部采购助理。 l 系统集成部每月20日前提交下月项目物资采购申请单给物控部采购助理。l 仓库每月20日前提交下月库存采购申请单给物控部

3、采购助理。 物控部接收到采购申请单物控部做预算，并核实仓库库存，财务部审核预算，并走相关审批流程，确保下月物品能及时供应。采购申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、预估价值、交货日期、用途等，否则采购有权拒绝采购申请。采购申清单模板请见：附件一和附件二1.11.3、临时采购或紧急采购未列入月度采购计划或超出计划的临时采购或紧急采购申请，需根据需求物品或劳务的性质和权属向相关部门提交申请，并经初审后交分管副总和总经理批准。（尽量避免紧急采购与临时采购申请，请各部门领导严格把关）。紧急或临时采购报告模板请见：附件三1.11.4、委托采购不方便公司集中采购的物品，物控部可以委

4、托分公司在当地采购，但分公司需将长期合作的供应商资料递交物控部审核。其他零星采购如果要从物控部走结算流程，采购前必须提前邮件或者电话告知物控部经理采购意图、采购数量、采购价格，后面再补相关手续，否则，物控部不予受理采购财务结算。1.12、到货计划部在每个项目开工前将项目进度计划中的到货计划或者按照物控部到货计划模板填写完整后发给物控部经理，物控部好提前跟供应商下单备货，库存放在供应商仓库，供应商根据我公司具体需求时间及时送货。采购到货计划表模板请见：附件四1.13、付款计划 付款计划主要源于业务收款情况与财务资金准备情况，以保障采购对供应商的承诺，争取供应商更大的支持。 每月5日（遇节假日或公

5、司例会则顺延），由物控部主持召开采购付款计划会。 参会部门：营销部、系统集成部、财务部、物控部主管领导和物控部采购执行人员。 首次会议建议总经理参加。 讨论通过的采购付款计划表发送给相关部门领导，财务遵照执行。 付款计划表模板请见：附件五1.2、采购策略管理l 与合作供应商共同研发适合公司发展需求的产品；（建议在项目研发阶段采购参与）； l 寻求新技术和物料替代品；采取OEM方式的操作；（贴比讯公司标牌）； l 充分利用集中采购优势，增大采购量以降低采购成本；（尽可能采取集中采购）；l 采用招标采购方式和询价比价采购方式：对于新采购物品，单项物料类预算价格10万元以上(含10万元）实行招标采购

6、方式；单项物料类预算价格10万元以下采取询价比价采购方式；投标对象和询价对象都只能在公司合格供应商库中选择，投标与比价不得少于三家，独家供应或已签订长期合作框架协议的供应商除外。 l 采购比价审批报告请见：附件六1.3、采购订单管理 由物控部具体执行。 采购订单管理以采购申请清单为源头，对从供应商确认订单（合同）、发货、到货、检验、入库等采购订单流转的各个环节进行准确的跟踪，实现全过程管理。 通过流程配置，可进行多种采购流程选择，如订单直接入库，或经过到货质检环节后检验入库，或订单直接到工程项目地入库等，在整个过程中，可以实现对采购安全库存的计划状态、订单在途状态、到货待检状态等过程的监控和管

7、理。 采购物资验收单详见：附件七 采购物资入库单详见：附件八 采购物资入库单详见：附件九 项目物料采购变更报告详见：附件十1.4、采购合同管理 由物控部执行 由物控部经理按供应商合作分类编制合同模板给公司法务审核后执行。 合同编号由物控部采购助理根据项目编号统一编制给采购 合同电子文档与纸质文档统一归物控部管理保存，同时备份一份给财务。 根据合同付款方式编制采购付款计划，根据合同发票类别核对供应商提供的发票。 采购合同信息登记表详见：附件十一1.5、采购结算管理 由物控部根据合同付款方式编制每月付款计划。 由物控部组织每月5日召开付款计划会。 采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵

8、扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后价格执行。 无论是现款采购还是赊账，在结算付款时均需由物控部采购人员填写采购付款申请单，连同有关凭证粘贴好交物控部采购助理，报物控部领导和财务部审核，并经分管副总和总经理批准后，出纳人员方可付款。 财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核采购申请单或紧急采购报告、采购合同、采购付款计划、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。 出纳员须在接到经总经理或总经理委托的领导批准的付款凭证后才能办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条

9、件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。 1.6、采购供应商管理 物控部根据公司物料类别选择适合公司的供应商，公司其他部门或人员都可以推荐供应商，但都必须经过公司评审。 相关部门对供应商进行评估、考核，选择，建立合格供应商库。 采购的供应商必须是在公司合格供应商库中的供应商。 与供应商建立长期合作关系，签订长期合作框架协议。 供应商调查表详见附件十二；供应商评价表详见附件十三2、采购管理制度详见附件十四3、采购职权划分3.1、公司统一采购 物控部负责项目物资、备品备件、工程用具、固定资产、劳务（技术、服务）等的采购。 行政部负责公司劳保用品、办公用品的采购。 公司的采购业务统一由物控部门负责

10、办理，其他部门或人员不得自行采购，自行采购的物控部不予财务结算。（公司劳保用品、行政办公用品和办公用品日常维修由行政部采购除外，行政部自行走财务结算流程）。3.2、委托采购 因业务需要在现场临时采购或紧急采购的，须由物控部或行政部授权委托采购，同样应按照采购流程执行，紧急采购可以预先邮件或电话告知物控部领导采购意图、数量及价格，否则物控部不予受理财务结算，请自行跟财务结算。 部分物品需分公司自行在当地采购的，分公司负责采购人员应将供应商信息及相关资料报物控部备案。财务结算流程不用走物控部。3.3、零星采购 因业务需要一次性购买的物品（不常用），不可能跟供应商实行月结的，或者需用现金去商场或超市购买的物品，建议财务每个月准备2万元的备用金给采购，以备急用，此备用金在财务保管，采购需用时支付。3.4、验收入库 采购物料需由需求部门相关需求人员或者项目经理验收合格后方能入库。比如：项目物资由项目经理验收；备品备件、固定资产由网管负责验收；其他由需求部门负责人或需求人验收。 未经验收的物料不得办理入库手续。3.5、采购审批权限 正常采购需求审批流程按照：主管部门审核 物控部审核 财务部审核 副总经理审核 总经理审批。 对价值200元以上的办公用品及500元以上的配件、备品备件、