公文处理基本规范

1、公文处理基本规范2014年5月20日公文处理基本规范公文处理基本规范n一、公文种类 n二、公文格式n三、行文规则n四、公文办理 党政机关公文处理工作条例n2012年4月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了党政机关公文处理工作条例（中办发201214号），决定从2012年7月1日起施行新修订的党政机关公文处理工作条例。n1996年5月3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例和2000年8月24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法停止执行。一、公文种类n党政机关公文处理处理工作条例规定，党政机关公文种类主要有：决议、决定、 命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示

2、、批复、议案、函、纪要（共15个）。n对照原办法，条例增加了2个文种，即：决议、公报。对照原条例和办法，减少了3个文种，即：指示、条例、规定。n“会议纪要”更名为 “纪要” 。n对决议、决定、命令（令）、公报、通告、通知、通报、报告、纪要等9个文种适用范围作出修改。 1.1.决议决议n决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。n1、审批性决议：为审议批准法律、法规、文件、组织等公开发布的决议。n2、方针政策性决议：用于传递党和国家对重大问题的主张或发布重要方针政策的决议，如2002年11月14日党的十六大通过的关于十五届中央委员会报告的决议。n3、专门问题性决议：集体会议就某一专门性问题作出决定后

3、发布的决议，如第十届人大四次会议关于十一五规划纲要的决议n决议是党的机关和人大机关常用的文种。2.2.决定决定n决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。n1、方针政策性决定：用于发布党和国家的重大方针政策，如中共中央关于完善社会主义经济体制若干问题的决定。n2、部署指挥性决定：用于对重要工作、重大活动作出安排部署时使用的决定，如党中央、国务院关于加快水利改革发展的决定。n3、知照性决定：向社会宣告对某一重要问题的主张、态度或解决结果时使用的决定，如全国人大常委会关于我国加入世贸组织的决定。n4、奖惩性决定：嘉奖性决定和处分决定，如国务院关于

4、2010年国家科学技术奖励的决定。决议和决定的区别n形式上：决议须经某一会议讨论表决，由法定多数表决通过并以会议名义公布，而决定既可由会议研究讨论公布，也可以由各级领导机关直接公布。n内容上：决议是履行法律程序，决定是履行法定权力。n使用上：决议一般政府机关不用，基本上是党委机关、人大机关采用。3.3.命令（令）命令（令）n命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 n一般由行政机关使用4.4.公报公报n公报适用于公布重要决定或重大事项。n常见的公报有：会议公报、联合公报、统计公报、环境公报等。如：中国共产党第十七届中央委员会第六次全体

5、会议公报、中华人民共和国2011年国民经济和社会发展统计公报、2011年中国环境状况公报。n公报一般通过媒体公开发布。5.5.公告公告n公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。n1、重大事项性公告：用于党和国家向国内外宣布重大事项、重要事件。n2、政策性公告：用于党和国家发布方针政策。n3、任免性公告：用于宣布人员职务任免事宜。n4、法规性公告：用于公布法律、法规。n公告主要通过媒体发布。公报和公告的区别n两者都是用来向国内外公开宣布重大事项等，但公告用于宣布法定事项，内容一般简要；公报一般是比较具体公布某一重要会议和事项的内容。n公报的使用范围非常有限，而公告的对象更为广泛。6.6.通告

6、通告n通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 通告与公告的区别：n从内容看，通告用于公布一般性事项，有别于公告公布重大事项或法定事项 ；n从对象看，通告只在本行政区域（本系统、本单位）内公布，有别于公告向国内外公布；（安徽省人民政府关于宣城市汤村水库工程占地区域内停止新增建设项目和控制人口迁入的通告 ）n从发布机关看，通告可以由具有一定权限、一定管理职能的机关和企事业单位发布，有别于公告只能由地位较高机关发布。 市教育局、市公安局关于严禁影响中考各类行为的公告 7.7.意见意见n意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。n意见是最“年轻”的文种，最早出现于1996年条例，随后2000

7、年办法也将意见列为文种。n意见可以用于上行文、下行文和平行文。 n意见作为下行文，应用较为频繁，先是党的机关大量使用，目前行政机关也使用较多。作为下行文，意见既部署工作，同时也有统一思想、形成共识的目的。n作为上行文，主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。上级机关应对下级机关报送的“意见”应作出处理或给予答复。n作为平行文，提出的意见供对方参考。8.8.通知通知n通知适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。n通知内容庞杂，形式繁多。根据作用不同，我们将通知划分为四类：印发、批转、转发类通知，指示类通知，知照事务类通知，任免通知。 印发、批转、转发类通知

8、 n此类通知，主要用于印发本机关，批转下级机关，转发上级机关和不相隶属机关的公文。n印发类通知的印发对象主要有：不能单独行文生效的工作要点、条例、规定、实施方案、规划、办法、纲要、宣传提纲、领导讲话、谈话要点等。 n批转类通知批转的对象通常是下级机关上报的意见，批转后下级机关的意见即具有上级机关发布的效力。n下级机关要求上级机关批转的意见，其内容一般应是超出本机关职能范围、以本机关名义下发无法实施的事项。n转发类通知包括转发上级机关和不相隶属机关公文两类。“对中共中央、国务院文件，各地区各部门要结合实际认真贯彻，不得层层转发。”（中办发201216号文规定）通知和通告通知和通告n通知主要发送到

9、系统内部；通告是告知社会。n实行政府信息公开后，除涉密的，通知大多可以公开发布，但仍不能代替通告。决定、意见、通知用于部署工作时的区别n决定适用于对重要事项作出决策和部署。（既重要，也权威）n意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（重要，但威权性稍弱）n通知适用于传达要求下级机关执行的事项。（一般性工作安排）9.9.通报通报n通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 n通报一般分为三种：表彰类通报、批评类通报、情况类通报。 通知和通报通知和通报n通知的内容侧重于提要求、明确界限。n通报的内容侧重于说明、介绍情况（有时在指出问题、分析原因的基础上提些要求）。令、决定、通报用于

10、表彰的区别令、决定、通报用于表彰的区别n以命令的形式进行表彰，规格高，仅见中央首脑机关。安徽省人民政府批转省人事厅关于进一步规范行政性表彰奖励工作意见的通知（皖政199649号）明确规定“不再使用令的形式进行表彰”。 n决定一般用于本行政区域或本系统内最高规格的表彰。n通报使用频率较高，一般性表彰、表扬均可使用。10.10.报告报告n报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。n报告一般可分为四类：汇报工作类、反映情况类、答复询问类、报送材料类。 n注意：报告不得夹带请示事项，不能提出意见和建议，意见可用于对重要问题提出见解和处理办法。 11.11.请示请示n请示适用于向上级机

11、关请求指示、批准。 n请示事项应是上级有权决定的事项。n请示事项应合理适度。n应给上级机关留下足够的研究解决的时间。n请示的正文包括缘由和事项两部分。常见写法有两种： 一是先写缘由，最后引出事项； 二是概述事项，再分条列出缘由，最后再强调事项。n请示的标题应概述请示事项。请示、报告、意见的区别请示、报告、意见的区别n请示和报告都属上行文；意见可以用作上行文、平行文、下行文。n报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问；意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。 报告中不能提出意见和建议 n请示和作为上行文的意见都是需要办理的，是批办性公文；报告是阅知性公文，不需办理。请示与报告的

12、区别 n行文目的不同：请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请；报告旨在向上级汇报工作、反映情况，一般不需要答复，重在呈报。n呈报时间不同：请示在事前行文，报告在事后或事中行文。n主送机关不同：请示主送机关单位、逐级，报告有时可有多个主送机关。n处理方式不同：请示均属办件，必须及时处理明确作答，限时批复；报告多属阅件，多数不必答复。n内容重点不同：请示也要汇报情况作为请示的缘由，但重点在请示事项；报告重点在汇报工作情况，不能夹带请示事项。1 12.2.批复批复n批复适用于答复下级机关的请示事项。n批复要紧扣请示事项作答，不可答非所问，复非所求。n批复的受文单位一般应是上报请示的下级机

13、关。不越级行文。n批复要求文字精炼，言简意赅。同意性批复一般不复述同意的理由。13.13.议案议案n议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。n议案可分为法规案、任免案两类。14.14.函函n函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。n一般来说，应一函一事。n函也讲究对等关系。14.14.函函n“函”的文种应该使用“信函格式”，但“信函格式”不仅限于“函”的文种，还可以处理日常事务中的平行文或下行文，如“通知”、“意见”等。n“信函格式”不能用于上行文。1 15. 5. 纪要纪要n纪要适用于记载会议主要情况和议定事

14、项。n纪要的作用主要是执行依据和留存备查。n纪要一般作为内部文件，不需要向社会公开。纪要可以印发参会单位和其他相关单位。n纪要不是部署工作类公文。不得以纪要代替有关行政执法文书，不得直接作为行政管理的依据。正确使用文种n只要是编号制发的正规文件，就必须在上述15类范围之内，不能随意改变。如，日常工作中，经常见到局2013年工作总结、工作实施方案、五年建设规划一类公文，显然，这些做法都是错误的，因为“总结、方案、规划”等不属于法定文种，故应为“局关于印发2013年工作总结的通知”、“关于印发工作实施方案的通知”等。 二、公文格式n公文格式应该严格执行国家标准党政机关公文格式（GB/T 97042

15、012）n公文用纸及版面要求与原国家标准国家行政机关公文格式规定是一致的。 A4纸：210mm297mm 天头（上白边）为：371mm 订口（左白边）为：281mm 版心： 156mm225mm 每页：22行28字616字 字号、字体：标 题：2号小标宋体字正 文：3号仿宋体字小标题：第一层一般用黑体字 第二层用楷体字 第三层和第四层一般用仿宋体格式要素:n公文由以下格式要素组成: 份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。 增加了“页码”，去掉了“主题词” 对于

16、行政机关来说，还增加了“发文机关署名” （一）份号 公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。 如需标注序号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。 （二）密级和保密期限n公文的秘密等级和保密期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。n如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标志。 （三）紧急程度n公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。n如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角。n如

17、需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。 （四）发文机关标志 由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或规范化简称。 联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称；并用联合发文机关名称时，一般应使主办机关名称排列在前。 发文机关标志上边缘至版心上边缘的距离为35毫米。 （五）发文字号n由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。n机关代字应保持稳定，不宜经常变动。n发文字号中年份不缩位，顺序号不标虚位。n发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，居中

18、排布；上行文的发文字号居左空一字编排。（六）签发人n上行文应当由发文机关的主要负责人或主持工作的负责人签发，并标注签发人姓名。n联合上报的公文，应同时标注各联合发文机关的签发人。n由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，编排在发文机关标志下空二行位置，居右空一字。n“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。（七）标题 由发文机关名称、事由和文种组成。 一般用2号小标宋体字，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（八）主送机关n公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型

19、机关统称。n编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后表全角冒号。（九）正文n公文的主体，用来表述公文的内容。n公文首页必须显示正文。n一般用3号仿宋字体，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数可以用“一”、“（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（十）附件说明n公文附件的顺序号和名称。n如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。n如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号；附件名称后不加标点符号。（十一）发文机关署名n署发文机关全称或者规范化简

20、称。 （十二）成文日期n署会议通过或发文机关负责人签发的日期。n联合行文，署最后签发机关负责人的签发日期电报署发出日期。n会议讨论通过的“决定”，可以通过的日期为准，并应在标题之下、正文之前，用小于标题字号的另一种字体注明会议名称和通过日期，加上圆括号。（十三）印章n公文除纪要可以不加盖印章外，都应当加盖发文机关印章，电报加盖发文机关发电专用章。n联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，联合行文机关均须加盖印章。（十四）附注n公文印发传达范围等需要说明的事项。n“请示”应当在附注处标明联系人的姓名和电话，加圆括号标注。n附注位置在成文日期和印章之下，版记之

21、上。 （十五）附件n公文正文的说明、补充或者参考资料。附件首页应标注“附件”字样（三号黑体字）。n有两个或两个以上的附件时，应注明顺序号。n附件一般应与主件合订发送，如需单独装订，应在附件首页标明主件的发文字号，与主件同时发送。（十六）抄送机关n除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。n抄送机关多的，应依上级机关、平级机关、下级机关次序排列，同一层次的依党委、人大、政府、政协、法院、检察院、军队、群团组织顺序排列。（十七）印发机关和印发日期n公文的送印机关和送印日期。 （十八）页码n公文页数顺序号，应按规定格式标于公文页脚外侧。三、行文规

22、则n行文规则是指各级机关公文往来时需要共同遵守的制度和原则。1.行文总规则n行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。2.行文关系的基本规则n行文关系根据隶属关系和职权范围确定。党政机关之间的关系大致分为四种：一是领导与被领导的关系，二是指导与被指导的关系，三是平行关系，四是不相隶属关系。n一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。3.上行文报送规则n原则上只主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。n党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主

23、管部门。3.上行文报送规则n下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。n请示应一文一事；不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。n除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以机关负责人名义向上级机关报送公文。4.下行文规则n主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要下行文应当同时抄送直接上级机关。n党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。n涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5.其他行文规则n（一）联

24、合行文规则：同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。联合行文应当明确主办部门。n（二）部门内设机构除办公室外不得对外正式行文。四、公文办理 n公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档。（一）发文办理n发文办理指以机关名义制发公文的过程，包括起草、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。厅机关发文办理流程图部门工作部门工作人员拟稿人员拟稿部门负责部门负责人核稿人核稿会签有会签有关部门关部门文秘人文秘人员审核员审核办公室负办公室负责人复审责人复审领导领导签发签发打打印印登记登记文号文号拟稿人拟稿人校对校对印印制制用用印印分分发发归归档档（一）发文办理n起草n1、在内容要求上

25、：符合国家的法律、法规及其他有关规定，完整准确体现发文机关意图，并同现行相关公文相衔接。n2、在文字要求上：观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。n3、在方法要求上：深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见；公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致；机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。（一）发文办理审核：1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。3.涉及有关地

26、区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。（一）发文办理4.文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范等。5.其他内容是否符合公文起草的有关要求。（一）发文办理n签发n1、以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。n2、签批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和日期。其他签批人圈阅，应视为同意。n3、联合行文一般由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签。（一）发文办理n复核n公文正式印制前，

27、文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。（一）发文办理n登记n经复核后的公文，文秘部门应在发文登记本或者在计算机内认真记载发文的详细内容，包括发文字号、标题、密级、紧急程度、签发人、主送单位、成文日期、分送范围、印发日期、印制份数等。（一）发文办理n缮印n1.确保质量。公文印制必须以经过机关负责人签发的定稿为依据。n2.确保时效。对于标注特急或要求限时发出的公文，要严格按照时限印制完毕，不得延误。n3.确保安全。涉密公文应当在具有国家秘密载体印制资质的单位或机关内部非经营性印刷厂、文印中心印制。（一）发文办理n用印n做到不漏、不错、不少，清

28、晰、端正、不盖空印n分发n1.认真检查成品文件质量。n2.准确及时分发成品文件。（二）收文办理n收文办理指对收到公文的办理过程，主要包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办等程序。n收文可分为阅知性公文（阅件）和办理性公文（办件）两大类。厅机关收文办理流程图收发室签收收发室签收登记编号登记编号文秘人文秘人员审核员审核提出拟提出拟办意见办意见办公室负责人审核办公室负责人审核领导批示领导批示文秘人员分办文秘人员分办退文退文政务窗口收件政务窗口收件受理（出具承诺书）受理（出具承诺书）有关部门承办有关部门承办办公室督办办公室督办（二）收文办理n签收n一是要清点信封或文件包数量，检查密封是否完好，核对信件实际件数、信封编号与签收单上的记载是否相符。n二是要逐份清点核对所收文件的编号、份数与签收单上的记载是否相符。n收文一律应由办公室文秘人员统一签收。收文一律应由办公室文秘人员统一签收。 （二）收文办理n登记n公文登记的内容主要包括：编号、收文时间、来文单位、来文号、标题、密级、紧急程度、主送单位等。n要详细记载收文的经办过程，便于工作中查询。 （二）收文办理n审核n1、是否应当由本机关办理 n2、是否符合行文规则n3、文种、格式是否符合要求n4、涉及其他