电大毕业论文浅谈出纳工作与会计内部控制

1、中央广播电视大学开放教育会计学专业(本科毕业论文浅谈出纳管理与内部财务控制从非法侵吞、 骗取所在单位 687万余元公款被判无期徒刑的李建国, 到挪用近亿 元资金被判死刑的宋丈艾, 再到贪污挪用两个多亿元的“超级大蛀虫”卞中, 出纳犯 罪的报道频繁见诸报端。 同时检察机关的调查也显示, 近来各单位出纳员的犯罪比较 突出, 并且呈上升趋势。 我们不禁对出纳这项工作产生很大的疑问:到底是什么原因 让出纳人员一个个“前腐后继”?为什么总是国有企业、 集体企业或者是事业单位的 出纳出问题?笔者也从事出纳工作,工作的单位是台湾玻璃中国控股公司在大陆设立的子公 司, 属于中外合资公司。 当年国家引进外资的目

2、的就是为了引进国外先进的生产技术 及管理经验,台玻集团在带来先进的浮法玻璃生产技术的同时也带来了沉淀近 40年 的一整套的会计内部控制制度及方法。 笔者试图结合自身工作, 通过总结出纳的工作 职责、 分工以及出纳管理在财务内部控制中的方法等, 探索出纳犯罪在财务内部控制 方面的根源,以提高企业防范资金潜在风险的能力。一、出纳的工作职责出纳工作是会计工作的重要环节,涉及现金收付、银行结算等活动,直接关系到 职工个人、单位乃至国家的经济利益。因此,明确出纳工作的职责和权限,是做好出 纳工作的起码条件。根据会计法、 会计基础工作规范、 内部会计控制规范 等财会法规,我公司出纳具有以下职责:(一 按照

3、国家有关现金管理和银行结算制度的规定,办理现金收付和银行结算 业务。现金管理要做到日清月结,发现问题,及时查对;银行存款帐与银行对帐单按 月核对,并按月编制“银行存款余额调节表”。(二 根据会计帐务人员编制的收付款凭证办理现金、 银行存款及有价证券的收 付业务, 按收支顺序逐笔登记现金日记帐和银行存款日记帐及备查簿, 作到日清月结。 (三 按照国家外汇管理和结购汇制度的规定, 办理外汇的收支。 实时掌握汇率 波动情况,规避汇率风险。(四 保管库存现金和各种有价证券, 保证库存的安全与完整。 定期进行实物盘 点,如发生短缺,分清责任,及时报告。(五 保管有关印章、 空白收据和空白支票。 财务专用

4、章及法定代表人印鉴实行 分管,建立完善各种票据的领用和注销手续。(六 对外加强与公司营业部门、 采购部门等的款项收支核对; 对内掌握资金余 额,每日按帐户别上报资金收支及结余明细表。二、出纳工作分工原则浅谈出纳管理与内部财务控制出纳工作是一种特殊的会计工作,它既需要管理实物资产-货币,又需要登记与 此相关的帐务, 是一项帐实兼管的工作, 而其他的会计工作更注重于帐务的核对及衔 接, 基本不涉及对实物资产的直接管理, 因此明确了出纳的工作职责, 还必须把握出 纳工作的分工原则。 出纳工作的分工原则主要指会计机构内部牵制原则或者说钱帐分 管原则。根据中华人民共和国会计法第二十一条第二、三款规定:“

5、会计机构内 部应当建立稽核制度。出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债 务账目的登记工作” 。 钱帐分管原则强调凡是涉及款项和财物收付、 结算及登记的任 何一项工作, 必须由两人或两人以上分工办理, 以起到相互制约作用。 实行钱帐分管 的目的是为了加强会计人员相互制约、相互监督、相互核对,提高会计核算质量,防 止工作误差和营私舞弊等行为。三、出纳管理在内部财务控制中的控制方法掌握出纳工作的分工原则, 明确出纳的工作职责, 是实施出纳管理在财务内部控 制的先决条件。 而如何加强出纳管理在会计结算过程中的内部控制, 涉及到内部控制 的方法问题。 只有内部控制方法得当, 执行措施得力

6、, 才能减少或消除货币资金管理 中的错弊行为, 保证资金的安全完整。 但是内部控制的方法需要根据内部控制的环境 来设定, 内部控制环境主要是指企业的核心人员以及这些人的个别属性和所处的工作 环境, 包括个人的诚信正直、 道德价值观与所具备的完成组织承诺的能力、 董事会等 管理阶层的经营理念与营运风格、 组织结构、 职责划分和人力资源的政策与程序。 像 很多国有企业“领导吃蚂蚱,会计有大腿”,在这样的内部控制环境下谈财务内部控 制就毫无意义。目前, 我公司出纳管理在财务内部控制中的控制方法主要有会计分工控制, 岗位 轮换控制、货币清查(盘点、对帐控制、库存限额控制等。(一会计分工控制会计分工控制

7、主要是会计操作流程上的控制或者说是岗位分工的控制, 是对过程 的控制, 在这个过程中糅合着授权责任控制。 在财务内部控制中, 确立合理顺畅的工 作流程是确保资金安全的重要任务。 按照工作分工的不同, 暂且把会计分为出纳、 帐 务两个部门。根据财政部内部会计控制规范-货币资金第二章“岗位分工及授权 标准” 的相关规定, 结合笔者多年在多家公司的工作经验, 出纳工作在财务内控中的 控制模式可以归纳为两种,一种是串联式的分工模式,一种是交互式的分工模式。 1.串联式分工模式所谓串联式分工模式, 就是所有的收支业务自出纳始, 到帐务终, 单据的传递及 帐务的处理呈直线型。 串联式分工模式是国营、 集体

8、企业及事业单位采用的主要分工 模式。 从会计制度法规层面看, 串联式分工比较接近 内部会计控制规范-货币资金中央广播电视大学开放教育会计学专业(本科毕业论文的要求。在该模式下,出纳根据已签字审核的原始单据核对金额,办理收支,填制收 付款记账凭证, 并根据收付款凭证登记现金及银行存款日记帐, 传递收付款凭证到帐 务部门进行帐务处理,然后帐务部门的现金及银行存款的总分类帐与出纳日记帐核 对, 从而实现钱帐分管, 达到内部互相牵制的目的。 同时与客户核对往来帐的任务由 帐务部门执行。该流程如下图所示: 串联式分工模式达到了内控制度规定的钱帐分管目的。 但对于货币资金等极易引 起差错和不轨行为的项目来

9、说, 迅速进行记录是极重要的问题, 因为资金收支业务的 原始记录 (对于会计来说, 记账凭证是根据外部的原始单据制作的原始纪录 一经做 成, 盗窃侵吞的风险就减少了, 正确迅速的资金收支记录是保证资金安全的前提。 问 题的关键是原始纪录应该由谁来登记, 会计法、 内部会计控制规范货币资 金等财会法规并没有明确,只是笼统的规定“出纳人员不得兼管稽核、会计档案保 管和收入、费用、债权债务账目的登记工作”,由此推断:出纳人员可以制作资金收 支的原始纪录, 即收付款凭证。 串联式分工模式也正是遵循了这样的理念, 资金总分 类帐是根据出纳提供的收支凭证来汇总登记的。 出纳一方面是实际资产 (资金 的管

10、理者, 另一方面又是资金来源及使用信息的提供方, 帐务处理方是被动的接受资金收 支信息。这其中有没有单方面人为信息调控的可能?来看下面的案例:查某,原中国汽车工业销售总公司财务处出纳员,公诉机关起诉书指控: 查某 于 1993年 8月至 1995年 1月间, 利用担任中国汽车工业销售总公司财务出纳员, 负 责管理本单位 027001-72银行存款帐户,保管本单位现金支票的职务便利,采取隐 匿原始财务凭证、支出不记帐等手段,以“退车款”的名义,先后 17次用现金支票 将公款人民币 510余万元提出,据为己有。1993年 11月至 1995年 4月间,查某利 用相同手段,以支付“劳务费”、“退车款

11、”、“还款”的名义,将公款美元 27万 余元(折合人民币 189余万元汇往其个人开户的存折内并提出,据为己有。1994年 5月、8月间,查某先后两次用转帐支票将本单位二个帐户内的公款人民币 300万 元转入其在华夏证券有限公司开设的个人股票帐户内,进行股票经营并陆续提出现 金,据为己有。1995年 8月,查某在单位发现其所管理的外币帐户有问题后,将其 持有的所有的股票全部售出,提出现金后携款潜逃。为什麽查某的犯罪事实在经过了近两年才被发现?通过以上案例,我们可以发 现, 出纳作为实际资金的管理者, 同时又作为资金收支信息的提供者, 存在很大的风 险。 这种风险不仅存在于出纳人员的职业道德和业务

12、素质方面, 更存在于这种直线式浅谈出纳管理与内部财务控制的分工,一环错,环环错,并且短时间内很难发现,内部控制的效率极其低下,对货 币资金流转的各个环节缺乏事前、 事中的防范和事后的核对评价。 同时也说明中国汽 车工业销售总公司财务印鉴管理混乱,给犯罪分子提供了作案条件 。2.交互式分工模式内部会计控制是一个动态的发展过程, 在组织内部的会计分工时, 要使每项经济 业务至少保证两个人以上或两个部门以上参与, 这样用一个人 (部门 的工作去证实 另一个人(部门工作的准确性,只要有关人员没有勾结,差错和不轨行为就很会被 尽快的发现 ,正是基于这样的分工理念,我公司出纳工作的分工模式采用交互式。 在

13、收款方面, 出售商品、 提供劳务等营业收入是货币资金的主要来源。 为防范销 售与收款过程中的差错和舞弊, 出纳主要负责结算销售货款以及资金日记帐的登载及 有价证券备查簿的登记, 制做原始的收款记录 (收款凭证 及记载资金总分类帐由帐 务部门负责。 在收到销售客户的货币资金或银行的收款单据时, 首先要把原始的收款 单据传递到帐务部门制做收款凭证, 出纳根据帐务部门的收款凭证登记日记帐, 做到 日记帐与货币资金库存及总分类帐的序时核对, 同时出纳需要把资金的收入情况按客 户类别填写“货款收支明细表”,按日报送公司的营业部门,由营业部门及时与客户 沟通核对; 月底会计部门的应收账款帐龄分析由营业部门

14、根据与客户的核对情况签字 确认,确保应收账款的准确无误,从而保证货款的安全;在付款方面, 首先由公司采购部门根据材料的验收入库单 (付款联 及发票等填 写请款单, 经负责人层签后转帐务部门, 帐务部门核对请款单后制做付款凭证, 层签 后传递至出纳部门向供应商支付货款 (支付货款的印鉴分别掌握在出纳员和法定代表 人或其代理人手中 , 公司采购部门负责货款支付的核实, 月底帐务部门的应付账款 帐龄分析表由公司采购部门签字核对, 确保资金支付的准确。 交互式分工模式用图表 示如下: 交互式分工模式不仅避免了直线式信息传递的弊端, 原始的资金纪录 (收付款凭 证 由帐务部门制做, 出纳只执行资金的收支

15、及登记资金日记帐和有价证券备查簿 (不 是有价证券帐,这样可以防止出纳人员挪用贪污,并用错误的会计信息(纪录来 隐匿这些活动。 同时, 交互式分工模式做到了各环节之间环环相扣, 一个部门的工作中央广播电视大学开放教育会计学专业(本科毕业论文由几个部门来核对, 提高了资金收支过程的事前、 事中控制以及事后的核对, 达到了 保证资金安全完整的会计内部控制目的。(二岗位轮换控制岗位轮换法注重的是人的控制。 每个公司应切实实行岗位轮换的方法, 加强对职 工的日常培训及职业道德教育, 保证每个工作岗位至少有两个或两个以上的员工可以 胜任, 特别当固定职员休假或离职时, 总得有人去接替其具体工作, 这样的

16、安排既有 利于工作的交接, 又很容易暴露以往工作中的差错和舞弊行为, 消除日常工作中有人 蓄意侵占盗用的打算。 工作轮换虽然不能最有效的利用员工的专长, 但是却为替代人 提供了揭露前任差错行为以及提出改进工作设想的机会, 这种内部控制的成本是完全 可以接受的。(三货币资金清查控制货币资产财产清查法是指对现金、 各种有价证券及结算票据进行实物盘点, 编制 调节表,以保证账记与实存一致性的一种方法。货币清查(盘点、对帐法分为定期 自查法和不定期抽查法。 定期自查法是由结算制度来约束的, 由出纳人员主观能动的 自主盘点核对, 包括现金出纳每天的帐实核对及银行出纳的定期与银行核对。 不定期 抽查是由上

17、层主管安排非出纳人员对出纳库存进行的偶然性检查,强调检查的突发 性, 其内部控制的效果通常要比定期自查好, 因为不定期抽查会给货币资金相关岗位 产生一种无形的无时无刻、 无不存在的压力, 从而在心里上压抑不轨者贪占挪用的私 欲,达到保证资金安全完整之目的。(四库存限额控制库存限额控制法强调的是对现金的控制,主要是依据现金管理暂行条例,确 定公司 35天的日常零星开支所需的库存现金限额,超出核定库存现金限额部分必 须及时送存银行,从而降低货币资金安全性控制风险。四、出纳管理在内部财务控制中的控制内容在实际出纳工作中,应加强财务内部控制的内容很多,主要有:收据、发票、银 行对帐单、 银行支票及银行

18、承兑汇票等有价证券、 支付印鉴、 收付款凭证以及资金效 益等。对收据、发票主要控制其编号的连续性、票面内容的一致性以及其领、用、存 的控制,防止票据的涂改、“头尾不一”、撕毁盗用,确保收到资金完整入账;对银 行对帐单主要控制其完整性、真实性,加强日常的对帐工作,防止公款私存、转账套 现等现象的发生; 对银行支票及有价证券主要控制其完整, 防止擅自提现、 出借账户 等;对印鉴的控制,主要根据“单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由 专人保管, 个人名章必须由本人或其授权人员保管。 严禁一人保管支付款项所需的全 部印章。”之规定,未经批准,严禁在票据上签章;对收付款凭证的控制,主要是控浅谈出纳管理与内部财务控制 制凭证的制作及传递，加强对凭证的预先编码，编码要连续，并在备查簿中登记，防 止凭证的丢失隐匿，保证业务过程的真实、完整及准确；对资金效益的内部控制主要 服从于企业利润最大化的管理目标，通过运用个中筹资、投资手段，合理高效的配置 货币资金，降低货币资金存储量，根据企业中长期发展计划，规划中长期的资金利用 方案，最大限度的发挥资金的经济效益。 出纳走上犯罪的道路，除了其本身的贪欲之外