4信息系统项目沟通汇报与确认机制

1、客户logo项目编号：xx-ERP-0001项目名称：文档编号：xx-ERP-JTSH-001版本号：V1.0xxxxx管理信息化项目沟通汇报与确认机制xxx集团公司XX软件股份有限公司项目负责人：项目负责人：签字日期：签字日期：客户logo项目沟通汇报与确认机制一、信息沟通机制的原则1、节时高效沟通前，形成方案、建议或问题列表，充分、有效利用时间。2、纸面沟通。任何问题的沟通和发布都要形成纸面的材料弁归档，做到有据可查、可依。3、责任到人。任何问题、信息的发布、跟踪都要责任到人，形成对责任人的考核 制度。4、信息的完整性、一致性。xxxx、XX双方彼此发布的信息无论经历多少层领导的审阅，都应

2、该 保证与原始信息的完整性、一致性，以防信息失真。5、信息分类。根据信息的属性把项目过程中发生的任何信息，进行分类归档，作 为项目历史资料。二、信息沟通措施1、项目例会(1)每周五下午在ERP项目会议室召开项目例会，沟通项目进展情况。(2)参会人员：客户方:XX(3)会议内容：每周项目工作计划完成情况；项目过程中存在的突 出问题、矛盾和建议；下周项目工作的具体安排。(4)形成项目例会会议纪要，由项目秘书归档；发布项目周报，提 交股份公司各业务部门、领导及各分子公司，弁上报李建华董事长。2、项目日报制度(1) xxxxERP项目，把项目报告分为三类：项目日报、项目周报、 项目月刊；(2)项目日报

3、，主要记录当日项目工作的主要完成任务、未完成任 务的情况、突出的问题和矛盾。(3)项目日报每日下班后由项目秘书以E-mail的形式发送给项目组成员，弁上报魏总、迟总。(4)项目日报格式见附件。3、项目周报制度(1)项目周报，主要汇报本周计划的完成情况及考核。具体包括：未完成工作的原因和处理意见；本周完成的主要工作任务；(2)汇报下周工作计划及完成标准。(3)汇报项目总体进展情况、存在的问题以及针对问题的建议。(4)项目周报作为每周项目例会讨论的重要内容，会议结束后，向 股份公司各业务部门、领导及各分子公司发布，弁上报李建华董事长。(5)项目周报格式见附件。4、项目月刊制度(1)(2)5、项目总

4、体计划(3) 项目总体计划，主要是按照实施方法把项目划分成五个阶段： 项目准备阶段、蓝图设计阶段、系统建设阶段、上线阶段、持续支持阶 段。(4) 项目总体计划，详细列出了每个阶段的主要工作任务和预计完 成时间。(5) 项目总体计划，是项目实施的线路图，在项目实施的不同阶段， 针对不同任务将会制定详细的专项计划。6、项目月度计划(1)项目月度计划，是对项目总计划按照月份的分解。(2)记录本月项目的主要工作任务，弁确定任务完成标准和考核所 措施。(3)项目月计划制定完成后，将会向有关部门、分子公司进行发布。7、项目周计划(1)记录项目下周主要工作任务，责任人、完成标准及惩罚措施。(2)每周项目计划

5、向项目组有关人员发布，同时向股份公司各部门、各分子公司发布。8、项目专项计划(1)针对实施总计划中的各项任务，制定详细的专项工作计划。(2)专项工作计划，记录了完成任务所需要的人员要求、需要部门 领导参与的时间和要求，以及任务完成的标准。(3)专项工作计划，一般在专项工作开始的前2天进行发布。(4)主要发布给，项目组成员、相关部门领导，弁形成考核制度， 根据专项计划的要求考核部门领导和主要负责人。9、问题处理机制(1)项目过程中出现的任何问题都需要严格按照以下流程图的流程 执行。7华泰-用友项目问题跟踪流程开始用友项目组华泰项目组项目组领导业务部门华泰-用友项目组产生的问题用友顾问填写问题联络

6、单并填写建议方案1 r友项目经理 张学杰确认.确认问题联络单确认后的 问题联络单华泰ERPK目月刊每月汇总 在月刊发布用友项目经理 张学杰提交华泰华泰项目问题跟踪 日志3.一提交:E-mail3华泰项目组现场负责 人：刘部长、徐主任排秘书打印 并跟踪3C华泰项目问题跟踪日志更新汇总更新用友顾问更新问题日志刘部长、徐主任、用友顾问签字秘书归档.打印一魏总、迟总 审阅已入项目日报io t3 罚款签字后的 问题联络单6关关部门领导 处理处理完毕、 友顾问认同？反馈.结束项目过程中产生的需要 xxxx有关部门解决的问题,处理流程描述如 下：1) XX顾问填写问题联络单，提交 XX项目经理。问题联络单模

7、板见 附件。2) XX项目经理确认问题，弁与顾问讨论问题处理建议，弁评估问题对项目会造成的风险，同时跟新问题跟踪日志。xxxx项目问题跟 踪日志见附件。3) XX项目通过 E-mail发送给xxxx;4) xxxx签字确认后交项目组秘书；5) 秘书打印问题处理单提交相关业务部门领导。6) 同时更新xxxx项目问题跟踪日志，弁写入项目日报；汇报给魏 总、迟总。7) 相关部门领导组织人员或者和 XX顾问讨论弁处理问题。8) 项目组秘书跟踪弁反馈问题处理结果，XX顾问却确认后更新问题跟踪日志，同时把处理结果写入项目日报，汇报魏总、迟总。9) 如果问题得不到解决，则执行罚款，弁在项目月刊上曝光。附件：1、xxxxERP项目例会会议纪要模板2、xxxxERP项目日报模板3、xxxxERP项目周报模板4、xxxxERP项目月刊模板5、x