会计档案工作实务培训

1、会计档案工作实务培训授课内容：授课内容： 一、会计档案的概念、管理体制及职责要求。一、会计档案的概念、管理体制及职责要求。二、会计档案的种类、归档范围及归档时间。二、会计档案的种类、归档范围及归档时间。三、会计档案的保管期限、分类方案的制定。三、会计档案的保管期限、分类方案的制定。四、会计档案的整理方法。四、会计档案的整理方法。五、会计档案的鉴定销毁和开发利用。五、会计档案的鉴定销毁和开发利用。授课依据：授课依据： 一、一、?中华人民共和国档案法中华人民共和国档案法?及其及其?实施实施方法方法?；二、二、?会计法会计法?；三、三、?会计档案管理方法会计档案管理方法? 财政部、国财政部、国家档案

2、局联合发布；家档案局联合发布；一、会计档案的概念会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。二、会计档案的管理体制、职责要求管理体制：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案立卷、归档、移交、查阅、销毁等制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。 明确职责：各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。三、会计档案的种类及其归档范围一会计凭证类会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种企业会计中还有汇总凭证一会计凭证类、原始凭证是经济业务发生时，所填写的

3、书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。 自制凭证是由本单位填写的如验收单、领料单、借款单，外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。三、会计档案的种类及其归档范围一会计凭证类、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。三、会计档案的种类及其归档范围一会计凭证类3、 工资表是按照“各尽所能，按劳分配原那么分配给劳动者供个人消费的局部国民收入。应归入会计档案凭证类的是工资发放名册和各种奖金发放单。 三、会计档案的种类及其归档范围一会计凭证类会计凭证归档

4、范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及工资表。三、会计档案的种类及其归档范围二会计帐簿类会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。 三、会计档案的种类及其归档范围二会计帐簿类帐簿主要有下面几种：、序时帐簿又称日记帐、出纳帐、银行帐；、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种 总帐总分类帐，即按总分类帐户分类登记的帐簿； 明细帐明细分类帐，即按明细帐户分类登记的帐簿；、辅助帐备查帐簿，还有固定资产明细帐卡片各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进展补充登记的帐簿。三、会计档案的种类及其归

5、档范围三财务报告类财务报告(即会计报表)是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支方案情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。 三、会计档案的种类及其归档范围三财务报告类财务报告(即会计报表)种类，主要有：、从内容分：资金平衡表、产品本钱计算表、年终奖金结算表等；、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；、从单位分：基层报表、汇总表等。按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成局部要与报表一起归档。 三、会计档案的种类及其归档范围四其他类主要包括：会计档案移交清册；会计档案保管清册；会计档案销毁清册；银行

6、存款余额调节表、银行对帐单；其他应当保存的会计核算专业资料。 三、会计档案的种类及其归档范围各单位的财务会计制度、预算、方案、总结等材料，不属于会计档案范围，应移交文书部门整理归档。实行会计电算化的单位，有关的电子数据和相应软件资料也应归档。三、会计档案的种类及其归档范围四、会计档案的归档时间 会计档案的归档时间是会计人员或会计部门应当向本单位档案人员或档案部门移交整理好的会计档案的时间。 ?方法?第六条规定：当年的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年后，期满以后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。四、会计档案的归档时间会计人员或会计机构向本单位档案人员或档

7、案部门移交整理好的会计档案应办理相关手续。会计档案移交表的各项内容应填写齐全。五、会计档案的保管期限会计档案的保管期限是依据会计档案的价值大小及其发挥作用的时间长短所确定的会计档案的保管年限。判断一份会计文件价值有多大、发挥作用的时间有多长主要有两个方面的标准：一是会计档案自身属性和保存状况；另一个是社会对会计档案有哪些利用需求。五、会计档案的保管期限 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、15年、25年5类。 名 称 保管期限 凭证 原始、记帐凭证 15年 工资表 永久帐簿 现金、银行日记帐 25年 总帐、明细帐 15年 财务报告年度 永久 月、季财务报告 5年其

8、他类 会计移交清册 15年 会计保管、销毁清册 永久 银行对帐单、余额调节表 5年 五、会计档案的保管期限会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天算起。保管期限5年以下含5年的会计档案，可由会计机构自行保管至期满销毁。六、会计档案分类方案的制定分类方案是以文字或表格的形式表示档案的分分类方案是以文字或表格的形式表示档案的分类体系，是进展档案分类的依据，编制分类方类体系，是进展档案分类的依据，编制分类方案首先要选择分类方法。案首先要选择分类方法。常用的会计档案分类方法主要有：会计年度、常用的会计档案分类方法主要有：会计年度、会计类型、会计文件种类和会计文件名称。会计类型、会计文件种类和会计文

9、件名称。在工作实践中制定会计档案的分类方案通常是在工作实践中制定会计档案的分类方案通常是将几种分类方法结合起来使用，也就是多级类将几种分类方法结合起来使用，也就是多级类目的形式。目的形式。六、会计档案分类方案的制定例如：某行政单位会计档案的分类方案这个方案先将不同的会计类型分开来即设会计类型如预算会计、工会会计等为二级类目，再分不同的会计文件种类如凭证类、帐簿类、财务报告类、其他类即设会计文件种类为三级类目，再以会计文件名称如原始记帐凭证、总帐、明细帐、年度财务报告等为四级类目六、会计档案分类方案的制定例如：某行政单位会计档案的分类方案三级分类二级类目三级类目四级类目分类号预算会 计 凭证类1

10、、原始、记账凭证预凭1 2、工资表预凭1 账簿类1、现金日记账预帐1 2、银行存款账预帐23、总账预帐34、明细账预帐45、固定资产卡片预帐5财务报告类1、年度财务报告（决算）预报12、月、季度财务报告预报2其他类1、会计移交清册预其12、会计档案保管清册预其23、会计档案销毁清册预其34、银行余额调节表、对账单预其4六、会计档案分类方案的制定例如：某行政单位会计档案的分类方案三级分类分类号例如如下： 预 凭 1 预代指会计类型：预算会计 凭代指会计文件种类：凭证 1 代指会计文件名称：原始记帐凭证六、会计档案分类方案的制定例如：某企业会计档案的分类方案这个方案先区分档案门类如科技档案、会计档

11、案等即将会计档案作为一级类目，再将不同的会计类型分开来即设会计类型如企业会计、工会会计等为二级类目，再分不同的会计文件种类如凭证类、帐簿类、财务报告类、其他类即设会计文件种类为三级类目，再以会计文件名称如原始记帐凭证、总帐、明细帐、年度财务报告等为四级类目六、会计档案分类方案的制定例如：某企业会计档案的分类方案四级分类一级类目二级类目三级类目四级类目分类号会计档案8预 算 会 计00。凭证类0、原始、记账凭证8000 1、工资表80011。账簿类0、现金日记账80101、银行存款账80112、总账80123、明细账80134、固定资产卡片80142。财务报告类0、年度财务报告（决算）80201

12、、月、季度财务报告80213。其他类0、会计移交清册80301、会计档案保管清册80312、会计档案销毁清册80323、银行余额调节表、对账单8033六、会计档案分类方案的制定例如：某企业会计档案的分类方案分类号例如如下： 8 0 0 1 8代指档案门类：会计档案 0代指会计类型：预算会计 0代指会计文件种类：凭证 1 代指会计文件名称：工资表七、会计档案的整理会计档案的整理，是指按照一定的方法和程序，将零散和需要进一步条理化的会计资料，通过分类、组合、立卷、排列和编目，组成有序体系的过程。一会计凭证的整理1、组卷：、组卷： 会计人员在完成报帐手续后，将各种记帐凭证连同所附的原始凭证、原始凭证

13、汇总表，按照记帐的先后顺序，根据其数量多少，每月装订成一册或数册，每册厚度一般不超过2厘米，一册即是一个保管单位(卷)。 一会计凭证的整理2、填写凭证封面与封底：、填写凭证封面与封底： 封面上一般都有固定的工程封面上一般都有固定的工程,填写时要求填写时要求齐全完整。齐全完整。封底一般是登记抽出原始凭证的名称、封底一般是登记抽出原始凭证的名称、数量以及记帐凭证缺号等的情况说明。数量以及记帐凭证缺号等的情况说明。3、凭证包角格式及填写：、凭证包角格式及填写：预凭1或8 0 0 0 11-20一会计凭证的整理一会计凭证的整理4、编制案卷号：、编制案卷号： 对每年形成凭证很多的单位应在同一个分类号下，

14、按照时间顺序编制年度流水号。对每年形成凭证不多的单位可在同一个分类号下，按照时间顺序编制跨年度流水号。一会计凭证的整理5、编制案卷目录：样式如图、编制案卷目录：样式如图 分类号案卷顺序号案卷标题凭证张数附件件数记帐凭证起讫备注一会计凭证的整理5、编制案卷目录一式两份、编制案卷目录一式两份 目录各项填写时要求与档案实体上目录各项填写时要求与档案实体上的内容一致，其中，案卷标题应注的内容一致，其中，案卷标题应注明本册案卷的责任者、时间、会计明本册案卷的责任者、时间、会计类型、会计文件名称等要素。类型、会计文件名称等要素。如如“南通市档案局南通市档案局2005年年1月份预算月份预算会计原始、记帐凭证

15、会计原始、记帐凭证一会计凭证的整理5、整理会计凭证应注意的问题：、整理会计凭证应注意的问题：由于会计凭证在假设干年内具有查考作由于会计凭证在假设干年内具有查考作用，所以会计人员在凭证装订成册后，用，所以会计人员在凭证装订成册后，需加印骑缝章即在包角反面加盖装订需加印骑缝章即在包角反面加盖装订人的私章，以示负责，并说明这种卷人的私章，以示负责，并说明这种卷册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞册不许其他任何人拆开，以防抽换、舞弊。弊。一会计凭证的整理5、整理会计凭证应注意的问题：、整理会计凭证应注意的问题：对于一些不便随同记帐凭证一同装订或保管价值明显不同的原始凭证，如涉外凭证、工资表等，它们的保管

16、期限都是永久，而凭证一般是保管15年，在销毁到期会计凭证时，这些原始凭证必须抽出来继续保存。二、工资表的整理为免去在鉴定时拆卷、重新装订等的工为免去在鉴定时拆卷、重新装订等的工作量，可将需要永久保存的原始凭证进作量，可将需要永久保存的原始凭证进展复印，将复印件作为记帐凭证的附件展复印，将复印件作为记帐凭证的附件装订，原件单独装订保管；或是在形成装订，原件单独装订保管；或是在形成时一式多联，然后分别保管。时一式多联，然后分别保管。二、工资表的整理1、立卷、编目：、立卷、编目：各单位可视本单位工资单的数量多少可一年一卷或数卷，也可数年合并装订一卷，参照财务报告的方式整理，案卷号编制跨年度流水号。三

17、会计帐簿的整理帐簿的形成时一般都有固定的格式和明确的分类，可在年终结帐后整理立卷。 一般机关、团体、学校等预算会计单位的会计帐簿有日记帐、总帐、明细分类帐、现金出纳帐、银行存款帐、固定资产明细帐等。 三会计帐簿的整理1、组卷：、组卷： 一本帐簿就是一个会计档案的保管单位，一本帐簿就是一个会计档案的保管单位，也是一个案卷。也是一个案卷。按形成的帐簿，一册一卷，毎本帐簿在按形成的帐簿，一册一卷，毎本帐簿在原封面背脊底边向上原封面背脊底边向上4.5厘米处贴会计档厘米处贴会计档案案“小标签，并按标签上内容填写。小标签，并按标签上内容填写。三会计帐簿的整理2、编制页码：、编制页码：订本式帐簿不用拆去空白

18、页，保持其原貌，在背脊底边向上4.5厘米处粘贴标签。三会计帐簿的整理2、编制页码：、编制页码：活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，活页式、卡片式帐簿，在年终结帐后，应撤除硬封面，抽出空页，将已记帐的应撤除硬封面，抽出空页，将已记帐的帐页依次编定页码，页号编写位置：单帐页依次编定页码，页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，双面书写的文件材料，正面在其右上角，反面在其左上角编写页号。反面在其左上角编写页号。 三会计帐簿的整理2、编制页码：、编制页码：采用电算化的单位，打印出来的帐簿也采用电算化的单位，打印出来的帐簿

19、也要装订，封面可以根据帐簿的大小到档要装订，封面可以根据帐簿的大小到档案效劳部进展统一印制。案效劳部进展统一印制。三会计帐簿的整理3、填写卷内目录：、填写卷内目录： 样式如图样式如图 顺序号科目页数起讫三会计帐簿的整理4、填写备考表：、填写备考表： 样式如图样式如图 本案卷内共_个科目、计_页。说明：立卷人签字：财务负责人签字：接收人签字：接收日期：三会计帐簿的整理5、拟写案卷标题：、拟写案卷标题：案卷标题应注明本册案卷的责任者、时案卷标题应注明本册案卷的责任者、时间、会计类型、会计文件名称等要素。间、会计类型、会计文件名称等要素。如：如：“南通市档案局南通市档案局2005年度预算会计年度预算

20、会计明细帐明细帐三会计帐簿的整理6、填写封面、填写封面 样式如图样式如图 单位名称案卷标题本卷起止日期本卷张数档号保管期限三会计帐簿的整理7、编制案卷号：、编制案卷号：案卷号指的是一册帐簿案卷在整理案卷号指的是一册帐簿案卷在整理过程中排列的序号。帐簿按分类假设干过程中排列的序号。帐簿按分类假设干年统一编案卷顺序号，即跨年度流水号。年统一编案卷顺序号，即跨年度流水号。三会计帐簿的整理8、编制标签：、编制标签： 样式如图样式如图 E230预帐1或8000 20051暂时不填三会计帐簿的整理9、编制案卷目录：、编制案卷目录： 一式两份一式两份 如图如图 分类号案卷顺序号案卷标题起讫日期页数 起 讫保

21、管期限备注目录各项填写时要求与档案实体上的内容一致。三会计帐簿的整理10、整理会计帐簿应注意的问题：、整理会计帐簿应注意的问题：采用电子计算机进展会计核算的单位，采用电子计算机进展会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。应当保存打印出的纸质会计档案。?会会计档案管理方法计档案管理方法?第十二条第十二条 跨年度使用的帐簿，归入终止年度。跨年度使用的帐簿，归入终止年度。四会计报表的整理1、分类组卷、分类组卷 会计报表按年报、季报、月报分开，年会计报表按年报、季报、月报分开，年报应单独立卷；季报和月报，可根据张报应单独立卷；季报和月报，可根据张数多少，立成一卷或数卷。数多少，立成一卷或数卷。

22、对报表进展分析和说明的文字，如财务对报表进展分析和说明的文字，如财务情况说明、财务报告等，是会计报表的情况说明、财务报告等，是会计报表的重要组成局部，要与报表一同组卷归档。重要组成局部，要与报表一同组卷归档。四会计报表的整理2、编制页码：、编制页码： 会计报表卷内文件材料均按有书写内容会计报表卷内文件材料均按有书写内容的页面编写页号。每卷单独编号，页号的页面编写页号。每卷单独编号，页号从从“1开场。开场。 页号编写位置：单面书写的文件材料在页号编写位置：单面书写的文件材料在其右上角编写页号；双面书写的文件材其右上角编写页号；双面书写的文件材料，正面在其右上角，反面在其左上角料，正面在其右上角，

23、反面在其左上角编写页号。编写页号。四会计报表的整理3、填写卷内目录：、填写卷内目录： 样式如图样式如图 顺序号责任者文号题名日期页号备注四会计报表的整理4、填写备考表：、填写备考表： 样式如图样式如图 本案卷共_张，其中文字材料_张表格_张，其他_张。说明：立卷人签字：财务负责人签字：接收人签字：接收日期：四会计报表的整理5、拟写案卷标题：、拟写案卷标题：由于会计报表的格式、要求、用途比较由于会计报表的格式、要求、用途比较专一、严格，全国标准比较统一，所以专一、严格，全国标准比较统一，所以这类案卷的标题也比较标准。如：这类案卷的标题也比较标准。如：“南南通市档案局通市档案局2005年度预算会计

24、决算报表年度预算会计决算报表四会计报表的整理6、填写封面：样式如图、填写封面：样式如图 单位名称案卷题名本卷起止日期本卷张数档号保管期限档案门类四会计报表的整理7、编制案卷号：、编制案卷号：案卷号指的是一卷报表案卷在整理案卷号指的是一卷报表案卷在整理过程中排列的序号。报表按分类假设干过程中排列的序号。报表按分类假设干年统一编案卷顺序号，即跨年度流水号。年统一编案卷顺序号，即跨年度流水号。四会计报表的整理8、编制标签：、编制标签： 样式如图样式如图 在同一个分类号下，按照时间顺序编制跨年度流水号。E230预报1或8000 20051暂时不填四会计报表的整理标签说明：标签说明：标签的样式有两种，主

25、要表达在颜色上：标签的样式有两种，主要表达在颜色上：保管期限为永久的档案用红色标签保管期限为永久的档案用红色标签保管期限保管期限25年以下的为定期用黑色标签年以下的为定期用黑色标签四会计报表的整理9、编制案卷目录：、编制案卷目录： 一式两份如图一式两份如图 分类号案卷顺序号案卷标题起讫日期张号保管期限备注目录各项填写时要求与档案实体上的内容一致。五、其他类的整理银行存款余额调节表，银行对帐单等要求装订成册。装订方法参照会计报表的装订。八、产权变动企业会计档案的管理1、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者

26、代管或移交有关档案馆代管。八、产权变动企业会计档案的管理 单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。 九、会计档案

27、的鉴定与销毁一鉴定组织建立一鉴定组织建立成立鉴定小组，由分管领导及有关人员成立鉴定小组，由分管领导及有关人员组成；组成；九、会计档案的鉴定与销毁二鉴定二鉴定依据南通市财政局、档案局通档发依据南通市财政局、档案局通档发200612号号?关于处理关于处理1981-1985年期间会年期间会计档案的通知计档案的通知?的文件精神对到期的会计的文件精神对到期的会计档案进展鉴定销毁。档案进展鉴定销毁。到期会计档案的鉴定，一般采用直接鉴到期会计档案的鉴定，一般采用直接鉴定法，即按类按年逐卷逐件地进展鉴定，定法，即按类按年逐卷逐件地进展鉴定，将需要继续保存的材料从原案卷中抽出将需要继续保存的材料从原案卷中抽出另行立卷保管。另行立卷保管。九、会计档案的鉴定与销毁二鉴定二鉴定凡涉及到以下内容的材料，必须从中抽出，凡涉及到以下内容的材料，必须从中抽出，继续保存：继续保存：1、未了结的债权债务原始凭证保存到债、未了结的债权债务原始凭证保存到债权债务结清时为止；权债务结清时为止；2、涉及外事的会计凭证帐簿和财务报告；、涉及外事的会计凭证帐簿和财务报告；3、每月的工资花名册、工资单；、每月的工资花名册、工资单；4、涉