企业文件材料归档范围与保管期限参照表

1、20092009年年11 11月月昌平区档案局昌平区档案局 企业档案定义企业档案定义 企业档案工作企业档案工作 分类设置分类设置 归档范围归档范围 整理方法及流程整理方法及流程 企业档案管理企业档案管理企业档案定义企业档案定义企业档案企业档案-是指企业在生产经营和是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件企业有保存价值的各种形式的文件材料材料 企业档案企业档案不仅记录了企业的建设不仅记录了企业的建设史、成长史、改革史、发展史，见证史、成长史、改革史、发展史，见证了我国经济社会发展的重要过程和重了我国经济社会发展的重要过程和重大

2、历史事件，是我们国家宝贵的历史大历史事件，是我们国家宝贵的历史文化财富，而且记录了企业各个方面、文化财富，而且记录了企业各个方面、各个环节的真实情况，是企业扩大生各个环节的真实情况，是企业扩大生产和销售、加强经营和管理、维护权产和销售、加强经营和管理、维护权利和利益、保持发展和稳定的可靠凭利和利益、保持发展和稳定的可靠凭证与有力依据，是企业资产和生产要证与有力依据，是企业资产和生产要素的重要组成部分素的重要组成部分 企业档案工作就是企业围绕文件企业档案工作就是企业围绕文件材料使之有序化和服务于企业生产、材料使之有序化和服务于企业生产、发展等过程所开展的工作发展等过程所开展的工作企业档案工作企业

3、档案工作企业档案工作原则企业档案工作原则w 企业档案是企业资产的重要组成部分，企企业档案是企业资产的重要组成部分，企业档案工作是企业生产、经营和管理的基业档案工作是企业生产、经营和管理的基础工作础工作w 档案综合管理：档案综合管理：w 应以统一管理为原则，建立综合档案室应以统一管理为原则，建立综合档案室 ，坚持资源整合和资源开发坚持资源整合和资源开发建立档案管理体系：建立档案管理体系：设立档案机构或部门设立档案机构或部门明确分管领导明确分管领导成立专兼职档案员队伍成立专兼职档案员队伍配备适用的档案库房配备适用的档案库房企业档案工作原则企业档案工作原则w 建立健全档案管理制度：建立健全档案管理制

4、度：w 企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档企业应在各项工作和活动中建立健全文件材料归档和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续和档案管理工作，为企业生产、经营、管理和持续发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责发展提供有效服务，满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需要任和信息等方面的需要w 建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档建立文件材料归档制度，明确企业文件材料的归档范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、范围、时间、要求，保证归档文件材料齐全、完整、准确、系统准确、系统w 建立健全档案管理、借阅、保密、移交等相关制度，建立健全档案管理、借阅、保密、移交

5、等相关制度，确保档案的安全确保档案的安全企业档案工作原则企业档案工作原则w 企业应建立分管档案工作领导、各部门和企业应建立分管档案工作领导、各部门和项目负责人的档案工作领导体系和以档案项目负责人的档案工作领导体系和以档案部门为核心、各专职和兼职档案人员为基部门为核心、各专职和兼职档案人员为基础的档案管理工作网络础的档案管理工作网络 w 企业应对档案工作职责进行划分，明确企企业应对档案工作职责进行划分，明确企业、档案部门、档案工作领导、档案人员业、档案部门、档案工作领导、档案人员和文件形成者责任和文件形成者责任企业档案工作体制企业档案工作体制 w 根据企业规模和档案工作实际需要设置档根据企业规模

6、和档案工作实际需要设置档案部门。档案部门统一管理企业各类档案，案部门。档案部门统一管理企业各类档案，行使对企业档案工作的监督、指导、检查行使对企业档案工作的监督、指导、检查职能（大型企业应设立具有独立职能的档职能（大型企业应设立具有独立职能的档案机构）案机构）w 根据工作需要在档案部门配备专职档案人根据工作需要在档案部门配备专职档案人员，在各部门、各项目管理部门配备专职员，在各部门、各项目管理部门配备专职或兼职档案人员或兼职档案人员 企业档案工作体制企业档案工作体制 企业档案工作部门职责：企业档案工作部门职责：w （一）贯彻执行（一）贯彻执行档案法档案法等有关法律、法规和方针等有关法律、法规和

7、方针政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、政策，制订本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度鉴定、销毁、移交等有关规章制度w （二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保（二）统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作管、鉴定、统计和提供利用工作w （三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整（三）指导本企业各部门文件材料的形成、积累、整理和归档工作理和归档工作w （四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的（四）监督、指导本企业所属机构（含境外机构）的档案工作档案工作三纳入、四参加、四同步三纳入、四参加、四同步三纳入：三纳入：

8、将档案工作将档案工作纳入企业领导工作议事日程纳入企业领导工作议事日程纳入企业规章制度及工作流程纳入企业规章制度及工作流程纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制三纳入、四参加、四同步三纳入、四参加、四同步四参加：四参加：企业档案部门或档案人员企业档案部门或档案人员参加产品鉴定参加产品鉴定科研课题审定科研课题审定基建项目验收基建项目验收设备开箱验收或引进项目接收设备开箱验收或引进项目接收负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、负责检查归档的文件材料齐全、完整、准确、系统系统 三纳入、四参加、四同步三纳入、四参加、四同步四同步：四同步： 企业下达项目计划任务

9、与提出项目文企业下达项目计划任务与提出项目文件材料的归档要求同步件材料的归档要求同步 检查项目计划进度与检查项目文件材检查项目计划进度与检查项目文件材料积累情况同步料积累情况同步 验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项验收、鉴定项目成果与验收、鉴定项目文件材料归档情况同步目文件材料归档情况同步 项目总结与项目文件材料完成归档同项目总结与项目文件材料完成归档同步步 分类设置分类设置 设置设置10个一级类目个一级类目 党群工作类党群工作类 行政管理类行政管理类 经营管理类经营管理类 生产技术管理类生产技术管理类 科学技术研究类科学技术研究类 产品类产品类 基本建设类基本建设类 设备仪器类设备仪器类 会计

10、档案类会计档案类 干部职工档案类干部职工档案类 特大型企业或生产程序特殊的企特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目时，可根据实际需要增设一级类目分类原则分类原则分类原则分类原则-是以全部档案为对象，依据企业是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用与开发利用企业档案示意图室藏档案室藏档案党群工作类党群工作类行政管理行政管理类经营管理类经营管理类生产技术管理类生产技术管理类产

11、品类产品类科学技术研究类科学技术研究类基本建设类基本建设类设备仪器类设备仪器类会计档案类会计档案类干部职工档案类干部职工档案类 企业在筹备、成立、经营、管理及产权变企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列动过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入入归档范围归档范围 归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式明确文件材料的归档范围明确文件材料的归档范围 归档时间归档时间 1 1、管理性文件材料一般应在办理完毕、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上

12、半年归档后的第二年上半年归档 2 2、工业企业产品、科研课题、基建项、工业企业产品、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档项归档 3、外购设备仪器或引进项目的文件材、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档试后归档 4、企业职工外出参加公务活动形成的、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档文件材料应在活动结束后及时归档 归档时间归档时间 5、会计文件材料在会计年度终了后

13、、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交部门移交 6、磁带、照片及底片、胶片、实物、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归等形式的文件材料应在工作结束后及时归档档归档时间归档时间 归档要求归档要求 1、遵循文件材料形成规律，保持其有机联系、遵循文件材料形成规律，保持其有机联系 2、归档的文件材料应为原件，文件材料归档、归档的文件材料应为原件，文件材料归档后不得更改后不得更改 3、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求要求 4、交接双方应认真核对移交清册，并履行

14、签、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考字手续，移交清册各留一份以备查考 档案整理及流程档案整理及流程党群工作类党群工作类 行政管理类行政管理类经营管理类经营管理类 生产技术管理类生产技术管理类（不立卷：文件级整理方式不立卷：文件级整理方式）件的概念件的概念一般以每份文件为一件一般以每份文件为一件文件正本与定稿为一件文件正本与定稿为一件正文与附件为一件正文与附件为一件原件与复制件为一件原件与复制件为一件（件（件归档文件的整理单位）归档文件的整理单位）转发文与被转发文为一件转发文与被转发文为一件文件可有不同的稿本构成一件文件可有不同的稿本构成一件一类介绍信托裱后可

15、合订视为一件一类介绍信托裱后可合订视为一件会议记录、简报、信息等可合订视为一件会议记录、简报、信息等可合订视为一件（也可以各为一件）（也可以各为一件）请示为一件请示为一件批复为一件批复为一件发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件合为一件的文件处理单与被处理文件合为一件报表、名册、图册等一册报表、名册、图册等一册( (本本) )为一件为一件文件的基本特征文件的基本特征北北 京京 市市 昌昌 平平 区区 档档 案案 局局昌档文200819号 . 关于加强社区档案管理工作的通知关于加强社区档案管理工作的通知 各镇、办事处，各社区：(主送机关主

16、送机关) 。(正文正文) 附件：社区文件材料归档范围和保管期限表 二二OO八年四月十日八年四月十日 北京市昌平区档案局北京市昌平区档案局(盖盖 章章)发文机关标识发文机关标识发文字号发文字号公文标题或题名公文标题或题名成文日期成文日期附件标题附件标题机关印章机关印章整整 理理 流程流程1、分、分 类类2、排列装订、排列装订按成文日期分开年度按成文日期分开年度分开机构分开机构划定文件保管期限划定文件保管期限3、编、编 号号4、加盖填写归档章、加盖填写归档章全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题) )5、编、编 目目6、填写备考表

17、、填写备考表7、装盒并填写盒面盒脊、装盒并填写盒面盒脊8、归档文件目录打印编号、归档文件目录打印编号9、填写目次表、填写目次表10、装订归档文件目录、装订归档文件目录第一步：分类第一步：分类采用采用年度年度保管期限保管期限问题或机构问题或机构分类方法分类方法 w 首先按成文日期把文件材料按年度分开首先按成文日期把文件材料按年度分开w 其次每个年度内文件材料按机构或问题把分开其次每个年度内文件材料按机构或问题把分开（党务工作（党务工作 、组织工作、共青团工作等）、组织工作、共青团工作等） 把每一个机构或问题的文件分为：把每一个机构或问题的文件分为：永久永久 长期长期 短期短期永久永久 定期定期第

18、二步：排列装订第二步：排列装订w 首先，排列同一份文件的不同稿本。首先，排列同一份文件的不同稿本。排列排列次序为：发文稿纸（文件处理单）、正本、次序为：发文稿纸（文件处理单）、正本、附件（被转发文）、定稿、复制件。附件（被转发文）、定稿、复制件。 装订：归档文件以件为单位装订。装订：归档文件以件为单位装订。已装已装订完整的文件可以保持原状。文件一般订完整的文件可以保持原状。文件一般采用左侧两钉装订方法，较厚的文件也采用左侧两钉装订方法，较厚的文件也可以三孔一线装订法。可以三孔一线装订法。左上角一订左上角一订左侧两订左侧两订三孔一三孔一线装订线装订(正面正面)反面系蝴蝶结反面系蝴蝶结w 其次，排

19、列归档文件的顺序。其次，排列归档文件的顺序。每一每一个机构内按问题结合时间排列。个机构内按问题结合时间排列。介绍信、信息、会议记录、简报等的介绍信、信息、会议记录、简报等的合订文件，排列时以最后一份文件的合订文件，排列时以最后一份文件的形成时间为此件的形成日期。形成时间为此件的形成日期。会议文件、统计报表、案件材料等成套会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件一般可按时间顺序集中排列在最性文件一般可按时间顺序集中排列在最后一份文件的时间位置，但每一份文件后一份文件的时间位置，但每一份文件各为一件。各为一件。没有具体月份的文件排在年末，没有具没有具体月份的文件排在年末，没有具体日期的文件排在月末

20、。体日期的文件排在月末。w 在同一年度内，同一保管期限下，机构在同一年度内，同一保管期限下，机构之间顺序排列，大流水编号。不同年度，之间顺序排列，大流水编号。不同年度，重新起号。重新起号。第三步：编号第三步：编号页号为每一件归档文件的页码。页号为每一件归档文件的页码。文件中有图文的页面为一页。文件中有图文的页面为一页。(1)(1)当归档文件上有页码时，无需重编；当归档文件上有页码时，无需重编；(2)(2)当归档文件上无页码时，需要使用铅笔当归档文件上无页码时，需要使用铅笔编页号。一般使用阿拉伯数字，每件从编页号。一般使用阿拉伯数字，每件从“1”1”开始流水编制，正页编在文件的右开始流水编制，正

21、页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角；下角，反页编在文件的左下角；(3)(3)文件有不同稿本时，每个稿本可单独编文件有不同稿本时，每个稿本可单独编页号，再相加为总页数，也可流水编制；页号，再相加为总页数，也可流水编制；(4)(4)发文稿纸、文件处理单计算总页数，可发文稿纸、文件处理单计算总页数，可不编页号，直接加不编页号，直接加“1”1”即可；即可； 另附加盖归档章的白纸不计页数。另附加盖归档章的白纸不计页数。第四步：加盖并填写归档章第四步：加盖并填写归档章 使用红色印油加盖归档章，填写内使用红色印油加盖归档章，填写内容时要使用符合档案保护要求的书写材容时要使用符合档案保护要求的书写材料。

22、料。全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题) )全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题) )全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题) )北北 京京 市市 昌昌 平平 区区 档档 案案 局局昌档文200819号 . 关于加强社区档案管理工作的通知关于加强社区档案管理工作的通知右右中中左左全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题)

23、)另附白纸，右上另附白纸，右上角加盖归档章角加盖归档章全全 宗宗 号号年年 度度保管期限保管期限页页 数数室编件号室编件号馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题) )档案馆给定的，档案馆给定的，没有为空没有为空2008总页数总页数空空按问题结合时间按问题结合时间排好的顺序号排好的顺序号机构名称机构名称永永全全 宗宗 号号3232年年 度度20082008保管期限保管期限永永页页 数数1515室编件号室编件号1 1馆编件号馆编件号机构机构( (问题问题) )党办党办全全宗宗号号目目录录号号案案卷卷号号件件号号责任者责任者文号文号题题 名名日期日期页页数数开开放放备备注注第五步：编目第五步：编目归

24、档文件目录归档文件目录101010123北京市昌北京市昌平区沙河平区沙河镇党委镇党委北京市昌北京市昌平区沙河平区沙河镇党委镇党委北京市北京市昌平区昌平区沙河镇沙河镇昌平区沙河镇昌平区沙河镇20082008年年工作总结工作总结20082008年大事记年大事记 与三元公司签订的与三元公司签订的土地征用协议土地征用协议 200812312008123120080000200800002008120020081200252510108 8党办党办党办党办政府办政府办323232ee昌沙党发昌沙党发200825号号1、有文号、有文号照实录入；照实录入；2、没有为、没有为空。空。不足不足8位用位用0补齐，

25、没有月补齐，没有月份排在年末份排在年末没有具体日期没有具体日期的排在月末的排在月末自拟题名自拟题名加加 电子文件电子文件标识，有标识，有填写填写e，没，没有为空有为空空空用用8位阿拉伯数字表位阿拉伯数字表示，不能出现示，不能出现 、或或 等等第六步：填写备考表第六步：填写备考表盒内文件情况说明盒内文件情况说明说明人说明人: : . . 年年 月月 日日备备 考考 表表张三张三2009 4 152009 4 15主要填写本盒主要填写本盒内文件的缺损、内文件的缺损、修改、补充、修改、补充、移出销毁等情移出销毁等情况。（协议与况。（协议与补充协议可相补充协议可相互指引）互指引）由档案员由档案员签名签名填写装填写装盒日期盒日期第七步：装