公文处理培训课件(20140912)

1、1公文处理基础知识2014年9月2精简公文改造我们的学习、反对党八股 3谁来落实 你开会我开会大家都开会 你发文我发文大家都发文 4o 一、公文的特点和作用o 二、公文种类o 三、公文形式及适用o 四、公文格式o 五、行文规则o 六、公文拟制o 七、几种常用公文的写作方法目 录5第一部分 公文特点和作用 公文是是指党和国家机关关实施领导、履行职能、处理公文的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。 公文的质量，直接反映机关的思想深度、政策水平和对社情民意、重大问题分析掌控能力，直接关系党

2、的意志和方针政策的传达贯彻成效，直接体现机关干部的能力素质和工作水准。6一是权威性和政策性。二是针对性和指导性。三是规范性和约束性。四是程序性和严密性。五是对应性和定向性。一、公文的特点7 指导工作，传达意图 （通知） 联系工作，交流情况 （函） 请示工作，答复问题 （请示、批复） 总结工作，推广经验 （报告、决定、通报） 记载工作，积累史料 （各文种） 二、公文的作用8 实事求是，拟文要朴实，发文要务实，办文要切实。 准确规范，把好公文质量关、程序关、出入关。 精简高效，坚持少而精、快而好。 安全保密，确保使用和传递安全，确保保管安全，确保销毁安全。 三、公文工作基本原则9第二部分 公文种类

3、 2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅印发的党政机关公文处理工作条例规定：公文种类主要有15种。 我局公文种类主要有10种 ： 决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。10 决定：（下行文）适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 通告： （下行文）适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知事项。 意见：（是下行文,也可以是上行文,还可以是平行文 ）适用于对重要问题提出见解和处理办法。一、公文种类11 通知：（主要用作下行文）适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或执行的事项，批转、转发公文。 通报：（下行文

4、）适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。一、公文种类12 报告：（上行文）适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。o 报告种类多种多样，大致可分为工作报告，情况报告种类多种多样，大致可分为工作报告，情况报告，答复报告，报送文件的报告等。报告，答复报告，报送文件的报告等。 o “报告报告”属于阅件属于阅件, ,因此不要在报告中提意见和建因此不要在报告中提意见和建议议, ,更不能在报告中夹带请示事项。如需向上级机更不能在报告中夹带请示事项。如需向上级机关提出意见和建议关提出意见和建议, ,可使用可使用“意见意见”文种。向上级文种。向上级机关请求指示、批准，应使用机关

5、请求指示、批准，应使用“请示请示”。一、公文种类13请示：（上行文）适用于向上级机关请求指示、批准。“请示请示”的使用，应注意以下四点：的使用，应注意以下四点：o 第一，要控制使用，当用才用。只有在自己职权范围内不第一，要控制使用，当用才用。只有在自己职权范围内不能解决，确实需要请示上级的，才可行文请示。决不要动能解决，确实需要请示上级的，才可行文请示。决不要动辄请示，把矛盾上交。辄请示，把矛盾上交。o 第二，要一文一事，原则上只主送一个上级机关。切忌把第二，要一文一事，原则上只主送一个上级机关。切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复。不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复。

6、o 第三，下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机第三，下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。机关。 o 第四，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者第四，除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。个人，也不要同时抄送同级和下级机关。一、公文种类14 批复：（下行文）适用于答复下级机关请示事项。 函：（平行文）适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。 一、公文种类

7、15 （一）文种错用、混用。（一）文种错用、混用。“报告报告”和和“请示请示”、“报告报告”和和“函函”、“请示请示”和和“函函”、“通知通知”和和“函函”错用、混用。错用、混用。如：如：关于请省领导出席关于请省领导出席XXXXXXXX活动的报告活动的报告、关于申请办理隐私护照的请示关于申请办理隐私护照的请示二、文种选用常见问题16（二）生造文种。（二）生造文种。“回复回复”、“总结总结”、“方案方案”、“补充说明补充说明”、 “解释解释”、“汇报材料汇报材料” 、“办法办法”、“细则细则” “规定规定”、“要点要点”等直接使用。等直接使用。 应用应用“报告报告”或或“通知通知”来转换。来转换

8、。如如检验检疫局检验检疫局20132013年工作总结年工作总结、关于燃煤关于燃煤供应问题的补充说明供应问题的补充说明、关于我中心实行全员关于我中心实行全员聘任制的有关问题的解释聘任制的有关问题的解释、关于进一步加强关于进一步加强安全生产工作的汇报材料安全生产工作的汇报材料二、文种选用常见问题17（三）文种重叠。（三）文种重叠。常见常见“请示报告请示报告”、“请示函请示函”、“批复函批复函”等。等。比如比如局关于加强基建工作的请示报告局关于加强基建工作的请示报告、省省厅关于拟录用厅关于拟录用20102010应届大学毕业生的应届大学毕业生的请示函请示函、省人事厅关于批准录用省人事厅关于批准录用等等

9、名同志为国家公务员的批复函名同志为国家公务员的批复函二、文种选用常见问题18黑龙江局发文形式分为以下几种：o 中共黑龙江出入境检验检疫局中共黑龙江出入境检验检疫局党组文件党组文件o 黑龙江出入境检验检疫黑龙江出入境检验检疫局文件局文件o 黑龙江出入境检验检疫黑龙江出入境检验检疫局发函局发函o 黑龙江出入境检验检疫局黑龙江出入境检验检疫局办公室文件办公室文件o 黑龙江出入境检验检疫局黑龙江出入境检验检疫局处（室）发函处（室）发函o 纪要纪要第三部分 公文形式及适用19党组文件：o 1.向省委、国家质检总局党组的请示、报告；向省委、国家质检总局党组的请示、报告；o 2.向省委组织部、省纪委、省直机

10、关工委、国家质检总局党组等向省委组织部、省纪委、省直机关工委、国家质检总局党组等党的机关和工作机构报送黑龙江局党组工作情况以及学习贯彻中党的机关和工作机构报送黑龙江局党组工作情况以及学习贯彻中共中央、省委、国家质检总局党组有关决定、部署等情况；共中央、省委、国家质检总局党组有关决定、部署等情况；o 3.以党组名义向省委有关机关、工作机构行文或联合行文；以党组名义向省委有关机关、工作机构行文或联合行文；o 4.传达党组决定的重大事项，或其他需要贯彻执行的重要工作安传达党组决定的重大事项，或其他需要贯彻执行的重要工作安排；排；o 5.转发或批转党的机关、工作机构公文，党的组织干部任免等；转发或批转

11、党的机关、工作机构公文，党的组织干部任免等；o 6.其他需要以党组文件形式行文的事项。其他需要以党组文件形式行文的事项。第三部分 公文形式及适用20局文件：o1.向省委、省政府、国家质检总局报送请示、报告；向省委、省政府、国家质检总局报送请示、报告；o2.向省政府报送提请审议的行政法规草案；向省政府报送提请审议的行政法规草案；o3.向省政府、国家质检总局报送与外国（或地区）质检机构签订有关向省政府、国家质检总局报送与外国（或地区）质检机构签订有关协议、合作备忘录及其他需报请备案的事项；协议、合作备忘录及其他需报请备案的事项；o4.发布有关检验检疫工作方针、政策以及重要的行政管理办法和规范发布有

12、关检验检疫工作方针、政策以及重要的行政管理办法和规范性文件；性文件；o5.印发全局性工作计划、方案、决定，制发有关政策性措施或涉及其印发全局性工作计划、方案、决定，制发有关政策性措施或涉及其他重要工作安排的公文；他重要工作安排的公文；o6.黑龙江局管理的干部任免和涉及机构、编制变更调整等重要事项；黑龙江局管理的干部任免和涉及机构、编制变更调整等重要事项；o7.对有关单位、个人重要的奖、惩决定；对有关单位、个人重要的奖、惩决定；o8.转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的重要公文；转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的重要公文；o9.与有关机关联合行文；与有关机关联合行文；o10.撤销各分支机构

13、的不适当决定；撤销各分支机构的不适当决定；o11.其他需要以黑龙江局的名义行文的重要事项。其他需要以黑龙江局的名义行文的重要事项。第三部分 公文形式及适用已作废21局发函：o 1.向省政府有关部门、国家质检总局有关司（局）汇报有关工向省政府有关部门、国家质检总局有关司（局）汇报有关工作，请求批准有关事项，或商洽工作、答复询问；作，请求批准有关事项，或商洽工作、答复询问；o 2.答复省人大代表建议、省政协委员提案；答复省人大代表建议、省政协委员提案；o 3.有关出入境检验检疫工作方针、政策及规章制度的解释和答有关出入境检验检疫工作方针、政策及规章制度的解释和答复；复；o 4.对涉及面较小的有关检

14、验检疫工作方针、政策的请示事项的对涉及面较小的有关检验检疫工作方针、政策的请示事项的批复；批复；o 5.向所属检验检疫机构布置专业性、执行性的业务工作或其他向所属检验检疫机构布置专业性、执行性的业务工作或其他涉及面较小的工作等；涉及面较小的工作等；o 6.其他需要以局函形式行文的一般行政事项。其他需要以局函形式行文的一般行政事项。第三部分 公文形式及适用22办公室文件：o 1转发其他行政机关的公文，或向有关机关办公室正转发其他行政机关的公文，或向有关机关办公室正式行文；式行文；o 2经黑龙江局授权，传达需要各分支机构办理、遵守经黑龙江局授权，传达需要各分支机构办理、遵守或周知的一般行政业务管理

15、要求或业务管理事项；或周知的一般行政业务管理要求或业务管理事项；o 3通知黑龙江局有关重要会议活动安排；通知黑龙江局有关重要会议活动安排；o 4其他需要使用办公室文件形式行文的事项。其他需要使用办公室文件形式行文的事项。第三部分 公文形式及适用23处（室）函：o 1各处（室）在职责范围内与国家质检总局司（局）内设机构各处（室）在职责范围内与国家质检总局司（局）内设机构联系、商洽工作和答复意见；联系、商洽工作和答复意见；o 2各处（室）在职责范围内与各分支机构、在哈直属单位、派各处（室）在职责范围内与各分支机构、在哈直属单位、派出机构就具体业务问题进行商洽、征询或答复意见，要求上报情出机构就具体

16、业务问题进行商洽、征询或答复意见，要求上报情况、材料、数据以及办理一般性事项等。涉及具体行政管理措施况、材料、数据以及办理一般性事项等。涉及具体行政管理措施或规范行政相对人权利义务等事项，不得以处（室）发函形式行或规范行政相对人权利义务等事项，不得以处（室）发函形式行文。文。o 3. 转发国家质检总局各司局发函、国家质检总局警示通报；转发国家质检总局各司局发函、国家质检总局警示通报；o 4其他需要以处（室）发函形式制发非正式行文的事项；其他需要以处（室）发函形式制发非正式行文的事项；o 5处（室）函不得对外使用。处（室）函不得对外使用。第三部分 公文形式及适用首页无页码24 依据： 中华人民共

17、和国国家标准党政机关公文格式（GB/T 9704-2012），2012年6月29日发布，2012年7月1日实施。第四部分 公文格式25公文格式新国标，主题词儿不再标，公文格式新国标，主题词儿不再标，公文用纸型，涉密公文标份号，公文用纸型，涉密公文标份号，密级紧急左上角，加急特急马上办，密级紧急左上角，加急特急马上办，上行公文不留空，印章署名要齐全，上行公文不留空，印章署名要齐全，成文日期用数字，公文页码不可少，成文日期用数字，公文页码不可少，版记号仿宋体，信函格式应简化。版记号仿宋体，信函格式应简化。公文格式变化口诀：公文格式变化口诀： 26 1.用纸: 采用60g/80g/胶版纸或复印纸，纸

18、张白度在80-90%。 2.开本 国际标准A4型，成品尺寸为297mm210mm，允许误差为2mm。特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。 3.版心 版心尺寸为225mm156mm（不含页码），每页22行，每行28个字，行间距用固定值29.7磅，版面上空约37毫米，下空约33毫米。为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行。增减行数时适当调整行间距，保持版心高度不变。 一、公文版面及装订要求27A4型公文用纸页边及版心尺寸 28 二、公文格式要素划分公文格式的公文格式的18个要素个要素（个别非必要）：（个别非必要）：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关份号、密级和保密期限、紧急程度、发

19、文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码。发日期、页码。取消了主题词取消了主题词29 一、公文格式要素划分公文版心内各要素划分为公文版心内各要素划分为版头、主体、版记版头、主体、版记三三部分。页码位于版心外。部分。页码位于版心外。 版头版头 由由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人发文字号、签发人等要素组成。

20、等要素组成。主体主体 由由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件署名、成文时间、印章、附注、附件等要素组成。等要素组成。版记版记 由由抄送机关、印发机关、印发日期抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。等要素组成。 30份号：顶格标注在版心左上角第一行。密级：用3号方正黑体简体字，顶格标注在版心左上角第二行（份号下方），两字之间空1个字。绝密绝密30年，机年，机密密 20年，秘密年，秘密 10年，秘年，秘 密密紧急程度：用3号方正黑简体字，标注于公文首页左上角，密级下方。发文字号：用3号方方正仿宋简体字 。 签发

21、人：只有上行文才需注明签发人，“签发人”用3号方正仿宋简体字 。发文字号居左空一字。签发人姓名使用3号方正楷体简体字 。（一）版头部分发文机关标志31发文机关标志 由发文机关全称或者规范化简称加由发文机关全称或者规范化简称加“文件文件”二字组成，也可二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。以使用发文机关全称或者规范化简称。 发文机关标志居中排布，发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为上边缘至版心上边缘为35mm35mm，推荐，推荐使用使用方正小标宋简体字方正小标宋简体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。则。 联合行文时，如需同时标注联署发文

22、机关名称，一般应当将联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前主办机关名称排列在前；如有；如有“文件文件”二字，应当置于发文机关二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。 （一）版头部分32 份号 涉密公文标注份号，一般用涉密公文标注份号，一般用6 6位位3 3号阿拉伯数字。如号阿拉伯数字。如“000015000015” 。 密级和保密期限 如需标注密级和保密期限，一般用如需标注密级和保密期限，一般用3 3号方正黑体简体字，顶格号方正黑体简体字，顶格编排在版心编排在版心左上角左上角第二行。第二

23、行。 绝密绝密3030年，机密年，机密 2020年，秘密年，秘密 1010年，秘年，秘 密密 （一）版头部分33 4.签发人 上报公文应在发文字号右侧标注签发人（居右空一字编排），“签发人”三字用3号方正仿宋简体字，签发人后面标注姓名，文字采用3号方正楷体简体字。联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。（一）版头部分34 紧急程度 一般用3号方正黑简体字，顶格编排在版心左上角，密级和保密期限下方。紧急公文标注特急、加急；紧急电报分别标明特提、特急、加急、平急。 发文字号 如：中办发中办发201214号号 由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成。标注于版头下方居中或左下方（上行文时居左空

24、一字编排）。文字采用3号方正仿宋体简体字，发文年度、发文顺序号用阿拉伯数字书写排印，发文年度用中文六角括号“”括起。 标发文序号时要注意不要标虚号，如：黑检办黑检办2013012号号（一）版头部分35单位名称单位名称规范简称规范简称局发文代字局发文代字局发函代字局发函代字办公室文代字办公室文代字处（室）函代字处（室）函代字办公室办公室办公室办公室黑检办黑检办黑检办函黑检办函检办检办检办函检办函法制处法制处法制处法制处黑检法黑检法黑检法函黑检法函检办法检办法检法函检法函通关业务处通关业务处通关处通关处黑检通黑检通黑检通函黑检通函检办通检办通检通函检通函卫生检疫监管处卫生检疫监管处卫检处卫检处黑检

25、卫黑检卫黑检卫函黑检卫函检办卫检办卫检卫函检卫函动植物检疫监管处动植物检疫监管处动植处动植处黑检管黑检管黑检管函黑检管函检办管检办管检管函检管函食品安全监管处食品安全监管处食品处食品处黑检食黑检食黑检食函黑检食函检办食检办食检食函检食函检验监管处检验监管处检验处检验处黑检检黑检检黑检检函黑检检函检办检检办检检检函检检函认证监管处认证监管处认证处认证处黑检认黑检认黑检认函黑检认函检办认检办认检认函检认函风险管理处风险管理处风险处风险处黑检风黑检风黑检风函黑检风函检办风检办风检风函检风函科技处科技处科技处科技处黑检科黑检科黑检科函黑检科函检办科检办科检科函检科函信息化管理处信息化管理处信息化处信息

26、化处黑检信黑检信黑检信函黑检信函检办信检办信检信函检信函人事处人事处人事处人事处黑检人黑检人黑检人函黑检人函检办人检办人检人函检人函计划财务处计划财务处计财处计财处黑检财黑检财黑检财函黑检财函检办财检办财检财函检财函离退休干部处离退休干部处离退休处离退休处黑检退黑检退黑检退函黑检退函检办退检办退检退函检退函机关党委办公室机关党委办公室（政工处）（政工处）政工处政工处黑检政黑检政黑检政函黑检政函检办政检办政检政函检政函监察审计室监察审计室监察室监察室黑检监黑检监黑检监函黑检监函检办监检办监检监函检监函36 一、公文格式要素划分 主体：公文的主体，是公文最主要的部分。首页红色分隔线（不含）以下、公

27、文末页首条分隔线（不含）以上的部分。标题主送机关正文发文机关署名成文日期附注印章37 附件说明 附件说明分别与正文和发文机关署名之间空一行，字体字号用3号方正仿宋简体字。 “附件：”前空2个字，后接排附件名称，名称后不加标点符号，附件序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，如“附件：1.”。 有两个以上附件时，应注明顺序并分别标注于各附件首页的左上方。（二）主体部分3839 标题 一般由”发文机关名称+公文主题+文种” 组成，位于红色分隔线下空二行位置。 标题字体为2号方正小标宋简体字，排列分行合理、美观、醒目。 多行标题排列为梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。回行时，要

28、做到词意完整。 多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。（二）主体部分40（空二行）（空二行）（空一行）（空一行）（空二行）（空二行）41公文标题常见错误o （1）用发文字号代替文件名称。如关于XX2011第X号文的批复o （2）文字累赘。如市卫生局关于转发省卫生厅关于转发卫生部关于工作的通知的通知的通知的通知o （3）词义重复。如关于请求解决的请示o （4）不合语法。如XX市政府关于开展增产节约的通知o （5）滥用标点符号。如关于学习贯彻“某会议”精神的通知o （6）长的标题排布不合理，回行时词意不完整。42梯形标题中共中共市委市委市人民政府市人民政府关于进一步整治和改善经济关

29、于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见发展环境的实施意见中共中共市委市委市人民政府市人民政府关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见关于进一步整治和改善经济发展环境的实施意见回行后词意不完整回行后词意不完整43机密1年特急0000001 局文件2013015号错误：1.份号、密级、紧急程度标示不规范2.发文字号编虚位3.上行文没人签发人4.标题沙漏型5.标题与红色找色反线距离太近6.正文主送机关与标题距离太近 局关于 开展服务发展 争当先锋活动的报告 市人民政府： 根据44 8.主送机关 主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称或同类型机关统称；向下普发的公文主送机关名称应规范

30、、稳定。 主送机关名称位于正文左上方，与正文标题空一行，顶格排印，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号，用3号方正仿宋简体字。 （二）主体部分45 8.主送机关 多个主送机关，一般按照重要程度排列，也可按承办该公文的责任大小或时间前后顺序排列，或按有关规定顺序排列。一般按照党、政、军、群的顺序，先国内后国外，先局外后局内进行排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔。 如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。 （二）主体部分46主送机关常见错误o （1 1）主送机关不规范。如）主送机关不规范

31、。如“省政府省政府”、“总局总局司司”。o （2 2）主送机关排序混乱或笼统不清。办文时未能）主送机关排序混乱或笼统不清。办文时未能规范地按照主送机关的顺序排列，有时把主送机关规范地按照主送机关的顺序排列，有时把主送机关笼统写成笼统写成“有关单位有关单位”。o （3 3）分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号。）分类排列时未按类内用顿号、类间用逗号。o （4 4）排格不正确。多行排列时在单位名称处顿开）排格不正确。多行排列时在单位名称处顿开，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。，而不是书写至行末才回行；回行不顶格。47黑龙江局对常用的公文发送范围作以下界定：o 1. .“局机关各处室局机关各处室

32、”：指办公室、法制处、通关业务处、卫生检疫监管处、动植物检疫监管处、食品安全监管处、检验监管处、认证监管处、风险管理处、科技处、信息化管理处、人事处、计划财务处、离退休干部处、机关党委办公室（政工处）、监察审计室共16个部门。o 2. .“派出机构派出机构”：指哈尔滨机场办事处1个单位。o 3. .“在哈直属单位在哈直属单位”：指机关服务中心、检验检疫技术中心、国际旅行卫生保健中心、协会秘书处，共4个单位。o 4. .“各分支机构各分支机构”：指17个分支局，漠河办事处、嘉荫办事处、伊春办事处参照分支机局管理，共20个单位。o 5.若发文对象特指分支机构中的某个或某几个局，可直接写“检验检疫局

33、”；若发文对象为局机关某个或某几个处室可直接写处室的全称或规范化简称，但前面必须加“本局”字样。 48 9.正文 公文的主体，用来表述公文的内容，位于标题或主送机关下方。正文一般用3号方正仿宋简体字。 文中结构层次序数一般依次用汉字“一”、汉字加圆括号“（一）”、阿拉伯数字“1”、阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。（二）主体部分49正文中的层次序数第一层第一层 “一、一、” （方正黑体简体字）（作为小标题时句尾无标点）；（方正黑体简体字）（作为小标题时句尾无标点）；第二层第二层 “（一）（一）”（方正楷体简体字加粗）（作为小标题时句尾标（方正楷体简体字加粗）（作为小标题时句尾标点可有

34、可无）；点可有可无）；第三层第三层 “ 1.1.” （方正仿宋简体字加粗）（无论是否作为小标题，要（方正仿宋简体字加粗）（无论是否作为小标题，要有标点）；有标点）；第四层第四层 “（1 1）” （方正仿宋简体字）（必须有标点）。（方正仿宋简体字）（必须有标点）。（二）主体部分50正文常见错误o （一）错别字。如： （1）因粗心大意， 将“宏观”错成“客观”，“拨款”错成“拔款”，“突击”错成“突出” ； （2）因辨析不准，将“淡薄”错成“淡簿”，“渎职” 错成“赎职”，“严厉”错成“严励”； （3）拼音输入法，“认真”打成“认证” 、“公共管理学院”错成“公公管理学院”。 5152正文常见错误

35、o （二）标点符号错误。常见顿号与逗号混用，逗号与句号混用，方括号与六角括号混用，书名号与引号混用。 o （三）数字使用不规范。应该用阿拉伯数字的用了汉字，如“20世纪90年代”错成“二十世纪九十年代”；应该用汉字的用了阿拉伯数字，如“党的十八大”错成“党的18大”。 正文中的数字，部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须用汉字书写，其余的应当使用阿拉伯数字。53o （四）随意简称。如将“社会主义精神文明建设”简称为“社精文建设”，“高速公路公司” 简称为“高速公司”。o （五）引文标注错误。未按所引用公文的发文时间、标题的发文字号的顺序引用。如“你单位2

36、006号文件（关于的请示）收悉。”应为如“你单位关于的请示（2006号文件）收悉 。”54 发文机关署名 应用全称或规范化简称，字体字号用3号方正仿宋简体字，位于正文的右下方（与正文或附件说明空三行），单一机关行文时，一般在成文日期之上，以成文日期为准居中编排。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置。发文机关名称上下并排，等距撑开，长度相同。（二）主体部分55 成文日期 一般署会议通过日期或领导同志签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。 成文日期一般右空四字编排，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。字

37、体字号用3号方正仿宋简体字。 不能把2005年写“05年”（二）主体部分56 印章 除会议纪要和印有版头的向下普发的公文外，公文应加盖发文机关印章。 用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。（二）主体部分57 加盖印章的公文： 成文日期一般右空四字编排。 单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名。 发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（二）主体部分58 加盖印章的公文： 联合行文时，将发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，印章下压发文机关署名。 最后一个印章下压发

38、文机关署名和成文日期。 印章之间排列整齐，互不相交或相切。 首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。（二）主体部分59 附注 一般用于向下普发的公文，对印发、传达范围作说明，加圆括号标注于成文日期下一行 。 “请示”应当在附注处标注联系人的姓名和联系电话。 字体字号用3号方正仿宋简体字，上空1行，居左排，前空2个字，用小括号括起。（二）主体部分60 包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容。 （三）版记部分抄送机关印发机关印发日期页码61 抄送机关 指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。 抄送机关名称标注于印制版记上方，字体字号用4号

39、方正仿宋简体字。（三）版记部分62抄送机关标识中的常见错误o （1）已废除“抄报”或“报”、“送”、“发”等；o （2）抄送个人。公文不能抄送个人o （3）标识不规范。抄送机关未分类或标点符号使用不当。63 印发机关和印发日期 由公文印发机关名称、印发日期组成。 一般在公文末页下部印两条横线，印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号方正仿宋简体字。 翻印的文件，在印发机关和印发日期下标注翻印机关和翻印日期，格式相同。（三）版记部分64 页码 一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各方一条一字线，一字线上距版心下边缘7mm。 单页码居右空一字，

40、双页码居左空一字。 公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。（三）版记部分65大家来找茬66 第五部分 行文规则 行文关系是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。 一般可分为相互隶属关系，平行关系， 不相隶属关系。 o上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。o下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如通告、通知、通报等。o平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。 67 一、行文总规则 （一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。 （二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文

41、的，应当同时抄送被超过的机关。68 二、向上级机关行文的规则o （一）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关o （二）下级机关的请示事项，如需以黑龙江局名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。69 二、向上级机关行文的规则o （三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。o （四）除上级机关领导直接交办事项外，不得以黑龙江局名义向上级机关领导报送公文，不得以本级机关负责人名义向上级机关报送公文。70 三、向下级机关行文的规则o （一）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的上级机关。

42、o （二）黑龙江局办公室根据黑龙江局授权，可以向黑龙江检验检疫系统各单位正式行文，其他处（室）不得向系统各单位发布指令性公文或在公文中对系统各单位提出指令性要求。o （三）涉及局内其他处（室）职权范围内的事务，公文主办处（室）未与其他处（室）协商一致的，不得向下行文；擅自行文并经查实的，应予纠正或撤销。71 四、向不相隶属的机关行文o （一）黑龙江局可以向省委、省政府、国家质检总局及其相关部门，以及其他相关部门、组织、机构等行文。o （二）除以函的形式商洽工作，询问和答复问题、审批事项等外，黑龙江局不得向各市、县（市、区）党委、人民政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。

43、o （三）黑龙江局各处（室）在职责范围内，就商洽、办理一般性事项或就具体问题征求意见，在黑龙江检验检疫系统内可以使用处（室）函的形式。 72 五、其他行文的规则o 黑龙江局可以与同级党政机关或其他同级机关联合行文。属于黑龙江局职责范围内的工作，不应联合行文。o 黑龙江局所属事业单位在职责范围内，可向本部门所属事业单位发文，由发文单位自行编号，加盖发文机关公章。如需向全系统或相关单位、部门发文，应根据文件内容及各部门职责分工，由对口处（室）代为起草。o 黑龙江局各处（室）除办公室外不得对外正式行文。73 第六部分 公文拟制 公文拟制包括公文起草、核稿、会签、审核、签发等程序。 74起草处（室）起

44、草起草处（室）起草起草处（室）负责人起草处（室）负责人核稿及签名核稿及签名办公室秘书科初审核办公室秘书科初审核办公室主任审核办公室主任审核提出转呈意见及签名提出转呈意见及签名办公室秘书科转呈办公室秘书科转呈局领导审核、签发局领导审核、签发内容涉及到多部门内容涉及到多部门提交相关部门会签提交相关部门会签不符合规定要求不符合规定要求退拟稿部门修改或重拟退拟稿部门修改或重拟公文拟制流程图75 1.内容要求 符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。 一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。 文种正确，格式规范；根据实际需要合理确定密级

45、、紧急程度和份数。 一、公文起草76 2.文风要求： 内容简洁 主题突出 观点鲜明 结构严谨 表述准确 文字精炼 报送上级机关的文件，请示一般不超过1500字，报告一般不超过3000字，如超过需写出摘要。 一、公文起草77o 工作人员失误，把“据知情群众提供线索”漏掉了 工作人员失误，把工作人员失误，把“据知情群众提供据知情群众提供线索线索”漏掉了漏掉了 78 3.方法要求 深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。 公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。 机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。 一、公文起草794.注意事项： 国名、

46、人名、地名、品名、数字、引文、标点符号准确规范。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用外文应当标明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。应当使用国家法定计量单位。使用非规范化简称，应当先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在首次出现时注明准确的中文译名。公文中的数字，除部分结构层次数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。FBI美国联邦调查局CDC疾病预防控制中心，连续减震控制系统CCTV中国中央电视台，闭路电视 一、公文起草80 1.核稿人员：起草处（室）负责人 2.核稿重点： o （1）文稿内容是否符合国家法律、法

47、规和党的路线方针政策，是否完整准确体现黑龙江局工作部署要求，是否同现行有关规章、规定和公文相衔接。o （2）发文是否确有必要，是否符合精简文件要求，文中提出的措施和要求是否符合实际、切实可行。二、公文核稿81 2.核稿重点： o （3）发文是否涉及其他机关或其他处（室）职责范围；涉及其他机关或其他处（室）职责范围的，是否经过会签协商达成一致；不能达成一致的，是否列明各方理据、提出意见。o （4）文种选用是否正确，格式是否规范。o （5）主送、抄送机关是否准确。o （6）国名、人名、地名、品名、数字、引文、标点符号是否准确规范，段落层次是否正确，逻辑是否清楚，所附背景性材料是否齐全。o （7）文

48、字表达是否简练通顺，语气是否得体，是否符合公文写作要求。二、公文核稿82 黑龙江局各部门起草的公文如涉及黑龙江局其他部门职责的，应在送办公室审核前会签有关部门，与会签部门尽可能取得一致意见。三、公文会签83 审核重点： 1.把好发文关：必要性：理由充分；依据准确。 精简性：可发可不发则不发，重复的不发， 可发处室函的不发局文。2.把好政治关：方针政策路线；发文意图。3.把好政策关：是否切实可行；是否衔接。4.把好法律关：行政审批事项须先会签法制处做合法性审核。5.把好内容关：结构合理、材料准确、观点鲜明、判断正确。6.把好体式关：文种、格式、密级及紧急程度、主抄送范围。7.把好文字关：语言凝练

49、，人名、地名、时间、数字、引文， 标点符号，计量单位是否准确。四、公文审核8485 公文签发的基本要求 1.依权限签发。 2.负责任签发。 3.按程序签发。 4. 按规范格式签发。五、公文签发86 第七部分 常用公文写作方法 公文正文的写作要求主要有两条：第一、通过叙述、说理表明目的。第二、文字表达简明、确切、条理清楚。87 第七部分 常用公文写作方法 第一、通过叙述、说理表明目的。公文的行文分上行文、平行文、下行文三种。不管是哪一种，公文的正文一般是分叙事、说理、目的（或结论）三个方面来写的。叙事是摆事实，说理是讲道理，目的（或结论）是指要求对方做的事，或是对某一事项所作的结论。应该通过叙述

50、，说理表明目的。具体来说：1、向上级机关写请示性的公文，一般先叙述情况，再提自己的看法，最后提出要求，请上级机关审批。2、写陈述性的公文，一般是先陈述情况，再写做法，最后请领导机关或请上级对下一步做法给予指示。88 第七部分 常用公文写作方法3、向平级机关写商洽性的公文，常常是先提出因为什么事情，再根据什么规定，最后请示协助解决所要解决的问题。4、向下级机关发布指示性的公文，通常是先写根据什么情况，再提应该怎样解决，最后提出具体办法，要求下级贯彻执行。5、写复文（对下级请示的公文的批复），一般先根据来文所要求解决的事项，再写明审核的意见，最后要求下级按批复执行。通过叙事、说理来表明目的，就是要

51、深入调查，真正掌握情况，进行分析、研究，使理由充足、观点正确，提出的目的既考虑到实际的需要，也考虑到可能性。因此，材料必须真实可靠，论据确凿，说理符合政策、方针，又有的放矢，实事求是。这样，公文的目的就既明确又具体。89 第七部分 常用公文写作方法第二、文字表达简明、确切、条理清楚。简明，是指简洁、明确。公文除综合性报告外，采取的是一文一事制。写作时，应反复地、认真地压缩文字，去掉可有可无的空话。较长的公文也应“开门见山”。同时，公文比一般文章对明确的要求更为严格。它的用语以语体文为原则，力求通俗，能说明问题。不准使用自造的简体字。它的语言必须符合语法，还要正确地使用标点符号。 90 第七部分

52、 常用公文写作方法确切，是指准确、贴切。公文必须符合准确性的原则，运用概念、判断、推理要合乎逻辑。表达上既重视内容的正确性，也不忽视形式的准确性。从内容到形式，从篇章结构到用词造句，都要与主题高度均衡、统一。91 第七部分 常用公文写作方法条理清楚，是指公文的布局和其它文章同样重要。一切较长的公文，均应开门见山，首先提出要点，即于开端处，先用极简要文句，说明全文的目的或结论（新闻学上称为“导语”，亦即中国古人所谓“立片言以居要，乃一篇之警策”），唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。然后，再作必要的解释。长的公文分为几段时，每段亦应采取此法。一份公文有几层意思或几项要求时

53、，必须注意条理，分清层次，以数目字标明段落和项目。这样就可以使公文的正文做到纲举目张，条理分明。92 第七部分 常用公文写作方法在日常工作中，我们经常接触到的公文有以下几种：通知、公函、报告、请示等。93 根据功用，通知可分为发文通知、知照通知、事项通知等类别1.发文通知 批转性通知对下级机关来文，如呈转性报告、意见等，上级机关用通知批转下级各有关部门执行。例：中化股份公司批转中化六公司十一五发展战略规划的通知。转发性通知对上级机关、不相隶属机关的来文，本机关用通知转发下级各有关单位执行。例：省人民政府办公厅转发国务院办公厅关于在接待中不摆烟酒等问题的通知。发布性通知发布本机关制定的各类规章及

54、其它材料，使之产生直接的行政效力。例：国务院办公厅关于发布国家行政机关公文处理办法的通知。一、通知的写作94 2.知照通知用于向有关单位、部门传达、晓喻、告知有关事项或情况。如任免或聘用干部、设立或调整机构、启用或更换印章、迁移办公地点等等。例：关于等四同志职务任免的通知，公司关于变更作息时间的通知。一、通知的写作95 3.事项通知布置性通知就某些具体事项上级机关对下级机关下达任务、布置工作、提出要求。例：国务院关于在全国范围内开展清理三角债工作的通知。规定性通知上级机关对要求下级机关执行的具体事项作出明确规定，以便遵照执行。例：关于下发中国化学工程第六建设公司吊车租赁使用管理办法的的通知。会

55、议通知告知某机关或部门将召开某一会议，同时提出与会的相关要求，故这类通知兼有告知和布置作用。例：关于举办公司二级单位团组织负责人培训班的通知。一、通知的写作96 一般起草时要先交待发文的原因、意图或目的，然后写清通知的具体事情、办理要求、注意事项及时限等。正文的表述除篇幅简短者多数通知用条款格式，即分条分款将内容按一定逻辑标准排序，做到条理清晰，一目了然。通知正文的写法97 公函基本上可分为以下三种类别： 1.联系函、2.告知函、 3.请批函1.联系函商洽性函用于单位、机关之间互相商量、接洽工作和委托对方办理某一事项。例：化六建公司关于商洽同志调动工作事宜的函；化六建公司纪委关于涉嫌受贿案委托

56、调查的函。询答性函用于单位、机关之间互相询问或答复问题。例：化六建公司纪委关于询问开展惩防体系建设工作情况的函；公司经理办公室关于印鉴使用等问题给*分公司办公室的复函。二、函的写作98 2.告知函主动将有关信息（如问题、意见、情况）告知对方。例中化六建技术部关于技术进步成果总结的函。 3.请批函向有关主管部门请求批准事项时用请批函。这里的“主管部门”是指与发文机关不存在有行政上隶属关系的业务主管单位，而请求批准的只限业务事项。例：中化六建报关于申请出版许可证的函。二、函的写作99 开头发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。主体发函要写清商洽、询问、告知、请

57、准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。尾语发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。函的正文写法100 报告一般可分为：呈报报告、呈转报告、回复报告等几类。1.呈报报告是直接向上级机关汇报工作、反映情况的报告。根据具体内容和性质又可分综合报告与专题报告两种。综合报告是向上级汇报本单位本部门一个时期内全面工作或几个方面工作的综合情况，往往有一文数事的特点。例： 局关于2013年工作情况的报告专题报告是向上级汇报某项工作、某个问题或某一方面情况

58、的报告，往往有一事一报、迅速及时的特点例： 局关于春节期间口岸安全工作情况的报告。三、报告的写作101 2.呈转报告 是向上级机关汇报工作情况、提出意见、建议并请求将该报告批转有关部门或地区执行的报告。例：林业部关于加强野生动物保护管理工作的报告。3.回复报告是用于答复上级的询问或汇报所交办事情办理结果的报告。答复报告往往是对一些重大事项的答复，对一般性事项用函作答即可。例： 局关于落实安全措施情况的报告是项目部开展专项活动的回复性报告。三、报告的写作102 1.标题：报告标题通常由发文单位、事由和文种组成。2.主送机关：报告主送机关应是发文机关的直属上级机关。3.正文：正文由报告缘由、报告事

59、项、报告尾语三部分组成。 报告缘由主要交待报告的起因、理由或注明目的、意义等是正文的开头； 报告事项即正文的主体内容，如基本情况、措施与办法、成效与问题或者是经验与教训、意见与建议、打算与设想等； 报告尾语根据类别而定，呈报性报告往往以“特此报告”或“以上报告如有不妥，请指正”等语作结。呈转性报告则会提出“以上报告如无不妥，请批转各地各部门执行”的要求。报告的写法103 请示适用于向上级请求指示、批准。 一般分为：请求指示、请求审批等类别。1.请求指示如对有关方针、政策、法规、指示等不甚理解；对工作中发生的重大问题或一些新情况新问题依据原先规定难以处理；平行机关间对某一工作发生意见分歧无法统一，需要向同一上级机关请示作出裁决等等，这些都属于请求上级指示的政策性请示。例： 关于确定与施工队任务划分的请示。四、请示的写作104 2.请求审批对涉及经济、编制、物资、人事等下级机关在职权范围内不能决定或解决的；对本单位因特殊原因不能按统一规定执行需变通处理的，这些都属于请求上级审批的工作性请示。例： 关于在建项目需用资金的请示。四、请示的写作105 1.标题 请示标题通常由事由和文种两部分组成。2.主送机关应是发文机关的直属上级机关，且只能主送一个上级机关，不得多头请示。如