公司商务接待流程及费用管理办法

1、供学习参考公司商务接待流程及费用管理方法商务接待流程一、目的 为树立公司良好形象，扩大公司对外联系和交流，本着“热情礼貌、效劳周到、 厉行节约、对口接待，严格标准，统一管理的原那么二、范围 本标准适用于公司各种接待工作和相关部门。三、管理 综合部为公司接待工作的归口管理部门，负责接待工作的安排和管理，拟定重要 来宾的接待方案，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障；公司各部门在接到重 要来访预约后，可报办公室，并协助拟定接待方案，需公司领导出面、办公室协调的 重要接待，应提前2天告知办公室。四、方案与准备1、办公室在接到公司领导通知或相关部门来访预约时，对来宾接待，应了解来 宾根本情况：来宾职

2、务、来访具体时间、人数、本地逗留日期、目的和要求等。在这 根底上拟定接待方案，排出日程安排表，酌情安排接待标准。2、综合部根据来宾情况按方案通知参加会晤的领导、陪同人员、落实会晤时间 及场所。3、综合部根据来宾情况提前按接待标准预定好宴请来宾的酒店，酌情安排酒水、 香烟、用餐标准；提前按接待标准预约好来宾下榻酒店，酌情在房间内准备相关资料 水果、香烟等。4、办公室根据情况方案安排来宾游览路线、购物商场、娱乐工程。5、因特殊会议需要办公室须准备安排会场花卉、水果、烟茶、音响设备、投影 设备、领导席签、横幅、制作欢迎牌、指示牌、安排礼仪人员，并邀请新闻媒体和草 拟新闻通稿，安排摄影摄像等。6、办公

3、室根据情况安排接待所需车辆，保证车辆清洁，平安性能良好，司机车 辆听从办公室主任和主接待人员协调安排，统一调度。7、办公室根据情况提前购置车票及机票。五、接待标准一级接待标准：陪同人员：总经理、副总经理、办公室主任1、迎接：总经理、副总经理、办公室主任在高速路口、机场、车站迎接，注意把 握迎候时间，提前等候于迎接地点，接待人员引见介绍主宾时，要注意顺序遵守介 绍时的先后次序。正规的做法，是要先介绍身份较低的一方，然后再介绍身份较高的 一方。即先介绍主人，后介绍客人；先介绍职务低者，后介绍职务高者；先介绍男士、 后介绍女士；先介绍晚辈、后介绍长辈；先介绍个人，后介绍集体。在接待外国来访 者时，假

4、设宾主双方皆不止一个，那么为其双方进行介绍时，要先介绍主人一供学习参考方，扣 介绍来宾一方。不过在介绍各方人士时，通常应当由尊而卑，按照其职务的上下，依 次而行。来访时主人先伸手表示欢迎。告辞时，待客人先伸手后，主人再相握。握手 的力度以不握疼对方的手为限度，初次见面时，时间一般控制在3秒内。介绍时就把 身份、地位低的一方介绍给相对而言身份、地位较为尊贵的一方。 2、参观：总经理、副总经理、办公室主任陪同，由办公室主任沿途介绍济南市根 本情况以及到达工程地后详细介绍地块相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜， 将公司简介或相关资料、纸笔、茶水杯、水果、香

5、烟摆放于接待室。根据需要制作领 导席签、横幅、欢迎牌、指示牌，调试好音响设备、投影设备、摄影摄像设备。4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店：5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店：6、办公室根据情况、来宾意愿和兴趣提前方案参观游览路线。7、办公室根据情况购置礼节性礼品。二级标准： 陪同人员：副总经理、办公室主任、相关部门经理1、迎接：由办公室人员到公司驻地门口迎接，引导来宾。2、参观：副总经理、办公室主任、相关部门经理陪同，由办公室主任沿途介绍市 根本情况以及到达工程地后详细介绍地块相关信息。3、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁、室温适度、灯光适宜，将 公司简介或相关资料、纸笔、

6、茶水杯、水果、香烟摆放于接待室。4、用餐标准：办公室根据情况预定酒店：5、下榻宾馆标准：办公室根据情况预定酒店：6、办公室根据情况购置礼节性礼品。三级标准：陪同人员：相关对口的部门经理及人员1、参观：相关对口的部门经理及人员陪同，由相关人员沿途介绍济南市根本情况 以及到达工程地后详细介绍地块相关信息。2、座谈：公司人员确保公司环境、室内、洗手间清洁，将公司简历或相关资料、 纸笔、茶水杯摆放于接待室。3、用餐标准：办公室根据情况预定酒店：六、接待礼仪：1、仪表：面容清洁，衣着得体。供学习参考2、举止：稳重端庄，沉着大方。3、言语：语气温和、礼貌文雅。4、态度：诚恳热情，不卑不亢。5、迎接来宾时：

7、要注意把握迎候时间，提前等候与公司门口或车站机场，接待人 员引见介绍主宾时，要注意顺序。6、接受名片时：要以恭敬的态度双手接受，默读一下后郑重收入口袋中。7、过走廊时：通常走在客人的右前方，不时左侧回身，配合客人脚步，转弯处伸 右手示意，并说“这边请。8、进电梯时：要告诉客人上几楼，让客人先进、先出。9、座谈时：客人落座后，要以双手奉茶，先客人，后主人，先领导，后同事。10、送客时：根据身份确定规格，假设送至公司门口、汽车旁，招手待客人远去， 方可离开。七、本卷须知 接待中涉及机要事务、秘密文电、重要会议，要特别注意保密，接待中既要熟 练介绍公司情况，又要内外有别，严守本公司商业机密，对不宜摄

8、影摄像的场合，应 向参观人员说明。八、信息反响 接待人员应及时撰写重要来访信息，将与来访者交流中取得的信息汇总整理，提 取其中对公司有价值的信息交有部门领导。十、商务接待中的座次安排图一、关于会议主席台座次的安排1、主席台必须排座次、 放名签，以便领导同志对号入座， 防止上台之后互相谦让2、 主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位 置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导 依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。3、 几个机关的领导人同时上主席台，通常按机关排列次序排列。可灵活掌握，不 生搬硬套。如对一些德高望重

9、的老同志，也可适当往前排，而对一些较年轻的领导同 志，可适当往后排。另外，对邀请的上级单位或兄弟单位的来宾，也不一定非得按职 务上下来排，通常掌握的原那么是：上级单位或同级单位的来宾，其实际职务略低于 主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。这样，既表达出对客人的尊重，又 使主客都感到较为得体。4、 对上主席台的领导同志能否届时出席会议，在开会前务必逐一落实。领导同志 到会场后，要安排在休息室稍候，再逐一核实，并告之上台后所坐方位。如主席台人 数很多，还应准备座位图。如有临时变化，应及时调整座次、名签，防止主席台上出现名签过失或领导空缺。还要注意认真填写名签，谨防错别字出现。供学习参考主席

10、台人数为奇数时753 T 246主席台人数为偶数时供学习参考75312468主席合二、关于宴席座次的安排宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪 的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而中餐桌西餐桌供学习参考三仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右 排列。四关于乘车的座次安排小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁 边。如果后排乘坐三人，那么3号座位在后排的中间。中轿主座在司机

11、后边的第一 排，1号座位在临窗的位置。乘车座次安排五合影座次安排与主席台安排相同附：会议座位安排长条桌供学习参考ATI PATIfA3i rn迈两 耐nn furl rsri冏-令tEn注：A为上级领导，B为主方席沙发室in-与外宾会谈BlAl注：A为主方，B为客方vff F fi if it f fl if ftB3A3供学习参考注：A为上级领导，B为主方领导与上级领导座谈82B1AIA2B3A3B4A4供学习参考业务招待费管理方法1.总那么为了加强并标准公司的业务招待费支出管理，特制定本方法。2.适用范围2.1.业务费：是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、 酒等。2

12、2招待费：是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用；因公接待相关单 位人员发生的差旅费、住宿费等；在公司食堂招待时发生的就餐费；因招待领用的酒 水、饮料及香烟等。3.使用原那么3.1.招待工作本着热情、礼貌、细致、勤俭、周到的原那么。实行分级负责、对 口招待。3.2.年初根据年度工作方案，各部门编制相关往来单位及个人的工作联系表见 附表一，交总经理、执行总裁、总裁审批，以明确招待范围。工作联系人发生变动 的，须及时更新工作联系表。3.3.坚决控制非业务性接待，适当控制业务接待。可接待可不接待的，不接待； 可参与可不参与接待人员，不参与；可发生可不发生费用，不发生；态度热情，费用 从简。3.4

13、.严格分档次接待，按照被接待人员的级别及与公司业务的相关程度，对应接 待，禁止越档次接待。3.5.接待用餐时，严格控制陪客人数。坚持高档接待的执行中司机不参与陪客就 餐规定。同时，原那么上陪客人数不得超过3人，假设公司陪同用餐人员多于3人时, 应事先经过总经理或执行总裁批准。36集团公司领导和部门领导集团内部检查指导工作，除陪同客人视察外，一律 在职工食堂就餐；集团内各兄弟单位、关联企业因公出差到公司，原那么上用工作餐 接待，严禁相互宴请。3.7.外协单位除合同标明提供食宿及接风、送行外，一律不安排免费伙食。确需 接风、送行的，按公司招待费管理规定开支。4.开支标准4.1.招待相关职能部门经常

14、打交道的经办人员，单次招待费用控制在元以内供学习参考单次：是指为接待某人从开始接待到终止接待的所有费用，根据人员多少调节。4.2.招待一般来宾来客，每席餐费不超过元含酒水等，酒水标准白酒控制在元/瓶以下。4.3.招待政府部门正股级以上副局级含副局级以下干部、集团部门经理级别人员每席不超过元含酒水等，酒水标准白酒控制在元/瓶以下。4.4.招待政府部门正局级及分局一把手每席不超过含酒水，酒水标准白酒控制在元/瓶以下。4.5.招待政府主要领导及政府部门关键领导、集团副总裁以上领导，费用标准由 公司总裁另行确定。4.6.招待用白酒一般不超过2瓶，特殊情况最多一次不能超过3瓶每席标准， 并且白酒不得超过

15、标准。4.7.中国的传统佳节（端午节、中秋节、春节），各部门根据需要，结合公司的具体要求决定是否要安排过节费，确实需要的，根据各岗位的重要性，标准分别为元/人、元/人、元/人。不在工作联系表范围内或要求超过上述标准安排的，须报总裁特别批准。4.8.大型、专项、异地接待任务，经办人应制定接待方案，确定接待标准，提交 接待预算报综合部主任审核、常务副总、总裁批准，经办人在批准的预算内掌握使用。5.审批权限5.1.招待任务执行前，经办人需事先填写？招待费审批单？见附表二列明接待 对象、地点、事由、参加人员，经批准前方可执行。5.2.单次招待费在1000元以内，按以下流程报批：申请人f部门经理常务 副

16、总；单次招待费在1000元以上，按以下流程报批：申请人f部门经理f常务副 总-总裁。审批领导对招待费开支的合理性、真实性负责。供学习参考5.3.突发性招待任务来不及办理？招待费审批单？的，必须按审批流程请示同意后实施，事后三天内按上述规定补走流程。5.4.业务接待过程中赠送礼金、礼品、烟、酒等，赞助钱、物的一律事先报公司 总裁批准，按批准的额度标准开支。6.1.食堂招待分为工作餐和客餐两种，工作餐即指平时供应职工的饭菜，客餐即 指除工作餐外专门为客人烹制的菜肴和酒水。6.2.因工作关系外单位一般来人来客，一律用工作餐招待。工作餐计费标准按公 司职工伙食费标准计算。 政府部门、上级机关、关联单位

17、主办以上人员来公司办理公 务，需在公司食堂用餐，原那么上用客餐招待。6.3.需在食堂客餐招待的，经办人事先向公司行政部或工程部综合办申请，说明 接待人员的级别、人数，由公司行政部或工程部综合办根据情况安排客餐。用餐后， 接待单位需在食堂客餐结算表、酒水消耗领用表上签证。6.4.一般客餐，每席餐费不超过元含酒水等，酒水标准白酒控制在元/瓶以下。高档客餐每席不超过元含酒水等，酒水标准白酒控制在元/瓶以下。特殊客餐，费用标准由公司总经理以上领导确定后执行。6.5.招待用白酒一般不超过2瓶，特殊情况最多一次不能超过3瓶每席标准，并且白酒不得超过标准。7.财务控制与监督7.1.业务招待费报销遵循谁经手谁

18、报销的原那么，不得由他人代报业务招待费， 报销时所附发票必须是开有日期的正式发票，发票上原那么上须有共同参与人签字证 明，并在费用开支后一个月内办理报销。7.2. 500元以上招待费不得现金支出，原那么上采取转账方式或银联刷卡结算， 报销时必须提供银联刷卡记录单，特殊情况需总裁同意。供学习参考7.3.业务招待费报销时须提供？招待费审批单？、正规发票、备用酒水核销单。500元以上的礼品须出具购货单位商场、酒店等的电脑打印清单，清单列示金额与发 票一致方可报销。7.4.食堂招待费用的核销时，工作餐须提供经公司综合部或部门经理签字确认的 工作餐登记表，客餐须提供经公司综合部或部门经理签字确认的客餐结算表和消费明 细表。7.5.杜绝无票费用开支。如工作业务需要开支无票费用如娱乐费、业务费等 一律凭申请单在批准的额度内报销。对此