会所总务采购验生管理流程

1、编 号B01作业项目请购作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业方式（一） 生鲜食品请购：1. 各厨师长根据菜单上所需要准备之材料，通知资材人员由其依各大类别逐一编号，而成生鲜食品之主档。2. 生鲜食品请购分两大类：一为各厨房直接进货，包括鱼肉蔬果方面；一为仓库库存补充，包括冷冻食品及干货类。餐厅厨房直接进货部份，每日成控人员会提供生鲜食品请购单一式三联（Marketing List）给厨房人员，在规定时间以前，由餐厅厨师长依据业务需要及库存情形填写请购单，除一联自留外，另二联交由采购单位进行采购作业。（二） 花卉之请购：花卉依需要量请购，由成本控制人员提供花卉请购单一式三联予花房人员，花房

2、人员预估需要花材之种类及数量填入花卉请购单，除一联自留外，另二联交采购单位进行采购作业。（三） 仓库库存品请购：1. 仓库请购大致分为两种：一为食品类，以生鲜食品请购单方式订购；另一为用品类及烟酒类，以仓库请购单（Purchase Request-Storeroom）请购。2. 为节省请购、采购的作业程序，并考虑资金运用及库存空间，仓库管理项目皆依一定之原则决定采购点及采购量。3. 食品干货固定每周依估计需要量统一订货，若订购项目有所增减，则厨房应随时通知仓库，一般用品与烟酒类原则上一个月请购一次，由仓库填写仓库请购单，一联由仓库自留，另二联依核决权限核准后送采购单位采买。（四） 一般物品请购

3、：1. 一般物品请购单（Purchase Request-General）计一式三联，系由第一次购买之项目、或非仓库库存项目使用。2. 请购单位依需要填写请购单，依核决权限适当核准。核决权限办法存货编号办法生鲜食品请购单（Marketing List）花卉请购单仓库请购单（Purchase request - Storeroom）一般物品请购单（Purchase Request General）编 号B01作业项目请购作业管理作业程序及控制重点依据资料3. 经适当核准之请购单传回采购部，由采购人员于采购单上编写序号后，将一联交还请购单位，另二联则进入采购程序。（五） 小额采购作业：1. 小额物

4、品采购申请单一式三联（Purchase Request Fractional Item），系针对非仓库库存项目且采购金额在肆佰元以下者。2. 请购单位依需要填写小额物品采购申请单，经部门主管签名核准后，即送交采购部进行采购程序。（六） 工程仓库之请购1. 工程部仓库管理人员应控制库存料之库存量，并视材料性质决定维持安全量之订购点。2. 在需要请购时，填写工程仓库请购单一式三联，依核决权限规定经适当核准，最后送采购部，由采购部收件编号，退回一联由工程部自留。二、管理重点1. 请购流程是否皆遵照会所规定办理。2. 各项请购是否皆依核决权限适当核准。3. 各类请购单之使用是否合乎会所规定。4. 生鲜

5、食品及仓库库存之请购数量应考虑实际需求，以避免浪费。小额物品采购申请单（Purchase Request Fractional Item）工程仓库请购单（Purchase Request Engineer Storeroom）编 号B02作业项目采购作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业程序（一） 生鲜食品及花卉之采购作业：1. 比价：（1） 由于生鲜食品之市场价格变动频繁，通常由采购人员会同厨师长及成控人员作定期之市场访价，作为议价之依据。（2） 采购部针对一定期间较常使用之蔬果类及海鲜食品皆定期安排标单议价作业。由采购部选定较可靠之供货商，提供所需食品之生鲜食品估价单，由供货商投标后，

6、选择质量价格最符合会所需要者，作为此一期间之固定供货商。（3） 采购人员将选定之供货商及价格填入生鲜食品估价单，并经适当核准后，将做为订货之依据。（4） 花卉之比价程序与生鲜食品同。2. 采购：采购人员将每日取得之生鲜食品请购单上之请购数量输入计算机，打印厂商别之生鲜食品采购单一式二联，一联据以叫货，另一联连同生鲜食品请购单交验收人员作为次日收货之依据。3. 杂货类之采购由采购人员与厂商议价后，将单价输入计算机作为日后采购之依据。当采购价格改变时，采购人员需填写商品变价表说明理由，经采购部门主管核准方可采购。4. 花卉之采购程序与生鲜食品同，并定期以标单议价方式决定购买价格。（二） 仓库库存品

7、采购作业：1. 由于仓库之采购属定期例行性采购，每次采购价格原则上应与计算机中之单价相同，若有涨价情形，采购人员针对涨价项目进行比价议价。2. 依据经核准之仓库请购单订货。（三） 一般物品采购作业：1. 采购人员依使用单位所填写之一般物品请购单中需要条核决权限办法生鲜食品比价、议价办法生鲜食品估价单生鲜食品采购单商品变价表一般商品比价、议价办法一般物品请购单编 号B02作业项目采购作业管理作业程序及控制重点依据资料件进行比价，比价厂商数则依金额大小决定。2. 将比价情形填入一般物品请购单，并以价格质量最符合会所规定者为采购厂商，依核决权限表核准，依此完全采购作业。3. 对属例行性维护工作等性质

8、特殊者，并依需要与厂商签订合约。（四） 小额采购作业：1. 采购部人员在经适当核准之小额物品采购申请单上序号进行采购，惟应注意所请购物品仓库并无库存，且金额在肆佰元以下方可进行采购。2. 采购人员将金额填入小额物品采购申请单，经采购部主管核准，一联自留，另二联交验收人员作为收货之依据。（五） 工程材料采购部作业：1. 采购人员依工程部开立之仓库请购单进行采购。2. 例行性采购多向原购买厂商以原价采购，若价格变动太大时，则再行比价，经采购部主管核准后决定厂商。二、管理重点：1. 比价程序是否确实执行。2. 是否确实依请购部门之需求进行采购作业。3. 生鲜食品之采买是否皆向比价得标者采购。小额物品

9、采购申请单编 号B03作业项目验收作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业程序（一） 生鲜食品之验收：1. 采购于进货前一日下午将预计隔日进货之生鲜食品采购单及生鲜食品请购单交予验收单位。2. 将生鲜食品采购单按厂商别分别归入待验资料簿内的各该厂商页次内，以便利厂商来货时核验。3. 厂商来货时，取出生鲜食品采购单与实际货品核对质量、规格、数量、单位，并将正确数量书写于采购单的验收字段内，物品放置于各该餐厅的货架上，以称重方式验收者，其收货不得超过采购量之5%为限。4. 于计算机初收文件中输入采购单号及正确的验收量后，打印出生鲜食品交货单一式二联，待验收人员签名后依餐厅别置于资料架上。5. 厨

10、房人员前来领取物品时，依交货单核对应领取物品，若无误则在交货单的使用单位栏内签收，并取走交货单一联，另一联留于验收。6. 活的海产类物品经验收后，由厂商直接将物品及交货单送至各该单位；仓库库存品经验收后，亦由厂商直接送至仓库。经各单位核对签核后，一联由使用单位或仓库留底；另一联由厂商携回交给验收。7. 当使用单位对物品质量或规格有异议时，可于复收栏内表示，验收人员则据以进入计算机之复收文件将正确的数量输入复收栏。8. 将采购单与交货单序号整理排列，检查是否连号，并以此两种单据互相核对。若交货单有复收量时，则再核对计算机之收货量是否已更正。9. 针对未到货项目，打印当日生鲜食品应交未交明细表，据

11、以逐笔与采购单的验收栏核对，以确认所列各项物品确未到货。10. 核对无误后，将计算机中的验收数据结转至验收文件，依厂商别打印当日生鲜食品验收单一式二联，其中一联交成本控制室，另一联按厂商别分别放入待验数据簿中各该厂商之页次内，以便厂商于再次交货时取回该帐。验收作业要点生鲜食品采购单生鲜食品请购单生鲜食品交货单仓库物品管理规则生鲜食品应交未交明细表生鲜食品验收单编 号B03作业项目验收作业管理作业程序及控制重点依据资料11. 若有物品退货，由验收单位栏开立退货单一式二联，经厂商确认后，一联交成本控制室，一联交予厂商作为扣帐依据。12. 食品类验收应注意其品名及制造日期，对乳制品及冷冻食品则需注意

12、是否标示保存期限及保存条件。13. 进口食品类应有中文标示及制造日期、保存期限。（二） 一般物品之验收1. 采购将采购单及一般物品请购单之一联一并交予验收，验收按照采购单序号排列归档，待厂商来货时验收。2. 厂商来货时，依厂商告知采购单号码取出该项物品之采购单及请购单，依照采购单及请购单之规格、条件进行验收。3. 详细核对实际交货物品的品名、规格、数量是否与采购单完全符合、质量是否良好。4. 将实际验收输入计算机，打印一般物品交货单一式二联，并在验收人员栏内签名。5. 通知申请单位派员前来领货，依交货单会验无误后，在使用单位栏内签收，并取有一联，另一联留于验收。属仓库库存品者则委由厂商送至仓库

13、，并由仓库点收后签名，一联交货单交予仓库留底，另一联留于验收。6. 使用单位对物品之质量或规格有异议时，可填于复收栏中，验收人员并据以进入计算机复收量输入文件，输入正确的交货数。7. 每日收货时间至下午四点，验收人员将交货单按序号排列检查是否连号，其验收数有更改者，应与计算机数据中之复收量核对，已确定皆已更正。打印当日之一般物品交货单据以与交货单核对是否无误。8. 将交货清单及交货单一联连同请购单、采购单、发票或收据一并送交成本控制核对。若分批交货尚有未交数量，则采购单及请购单以影印本代之，正本待数量收齐后再交。9. 合约项目之验收：对以合约方式进行采购者，则验收人员依合约规定办理退货单采购单

14、一般物品请购单一般物品交货单验收单编 号B03作业项目验收作业管理作业程序及控制重点依据资料验收，并应依验收结果开立验收单一式三联，一联交厂商，一联给使用单位，一联交成控入账。（三） 工程验收：1. 当承包商将材料送达后，验收部门人员通知工程部人员会同验收。2. 验收无误后，由验收部门印验收单一式二联，经工程部人员签收后，一联交工程人员连同货物一并领走，一联交成控人员入账。二、管理重点：1. 厂商来货须特别注意采购单上所标示的品名、规格是否与物品完全符合。2. 对生鲜物品质量、新鲜度及有效日期等均需格外注意。3. 磅秤来货重量时，海鲜、肉品类应特别注意其含冰、含水量；水果类须注意其箱子下层物品

15、的质量，并扣除其包装箱及垫衬物的重量。4. 需助注意采购单上注明的交货部门，不可交错单位。5. 所有酒类进货均需在酒瓶上加贴会所之标示贴纸，烟酒验收后一律进仓。编 号B04作业项目付款作业管理作业程序及控制重点依据资料一、作业程序：（一） 非月结付款作业：1. 由申请人检附凭证，连同支票请求单经部门主管核准后，依核决权限送签。（二） 月结付款作业：原则上采一般物品请购单、生鲜食品请购单或仓库请购单方式采购者，皆采月结分式付款。通常当月货款于当月月底汇总后，次月十号以前以电汇方式付款。1. 生鲜食品之付款作业：（1） 每日验收单位汇总生鲜食品请购单（Marketing List）、采购单、交货单

16、及验收单交成本控制室，成控人员核对采购单及验收单确定资料相符，对交货单数量有更改者，则确定验收单之数量相符。（2） 核对无误后，进行日结作业，将验收之数据Posting至存货之系统中，并将一联验收单及相关收据或发票依厂商别整理归档。（3） 月底打印厂商别之应付帐款控制卡，与当月各厂商别之验收单及收据或发票核对，确定无误后切具传票，将应付帐款控制卡一联、验收单及相关凭证附于传票之后作为凭证，生鲜食品请购单、采购单及交货单则另行整理归档。（4） 若厂商之请款凭证不完整，则请厂商补足，并先切至应付帐款一程序不完整科目，待凭证补齐于次月再转列应付帐款科目，由应付票据组据以付款。支票请求单（Reques

17、t for Check）核决权限一般物品请购单生鲜食品请购单（Marketing List）仓库请购单采购单交货单验收单应付帐款控制卡编 号B04作业项目付款作业管理作业程序及控制重点依据资料2. 一般物品及仓库采购付款作业（1） 每日验收单位汇总一般物品请购单、采购单、交货单及发票或收据交成本控制室，成控人员检查一般物品请购单是否经适当核准、核对发票及请购单之单价，并核对收货数量。（2） 核对无误后，依采购之性质填具会计科目及负担此支出之部门，对需由各部门分摊之费用并一并分摊计算完毕。（3） 打印一般物品验收单一式二联，一联连同请购单、采购单、交货单及相关凭证附于传票后做为入账凭证，一联由成

18、控自留，并执行日结作业。（4） 月底作业程序同生鲜食品付款程序。3. 小额物品采购单付款作业：（1） 每日验收单位汇总采月结付款之小额物品采购单，连同相关凭证一并交成本控制室，成控人员检查是否经过适当核准。并填具会计科目及使用部门，逐渐输入计算机。（2） 月底作业程序同生鲜食品付款程序。4. 工程付款作业：（1） 工程请款应由工程部检附相关凭证、合约复印件、报支申请通知单、工程计价单及工程案工程验收单等数据，经适当核准后交财务部应付帐款组请款。其属第一次请款者，财务部并应依合约规定，填写工程请款明细表载明该工程之基本数据，以控制请款及付款之情形。（2） 应付帐款组收到上列单据后，依报支申请通知单之金额田入工程请款明细表，并切具传票，由应付票据组据以付款。（3） 工程完工后，由工程人员检附各项凭证单据，并依合约规定取得保固书或完工证明，经依核决权限适当核准后，交财务部请款。一般物品验收单合约报支申请通知单工程计价单工程案工程验收单工程请款明细表保固书完工证明编 号