三大办公软件实操讲解-Joyce

1、3/30/2022Office办公软件实操培训Joyce WuJoyce Wu3/30/2022 一、使用“快捷键”，工作事半功倍 二、word使用技巧 三、PPT使用技巧 四、Excel使用技巧3/30/2022一、快捷键3/30/2022二、Word使用技巧（一）文档基本编辑技术（二）文档版面编排（三）文档高级编排技术3/30/2022（一）、文档的基本编辑方法1. 文本的输入文本的输入n中文，英文，标点符号n大小写切换：caps lockn特殊符号：shift+数字键n特殊文字：插入/符号或特殊符号快捷方式介绍：n键盘方向键：上下左右移动nPage Up:插入点上移一页nPage Dow

2、n:插入点下移一页nHome:从当前位置移动到本行首nEnd:从当前位置移动到本行末nCtrl+Home：从当前位置移动到文档首nCtrl+End：从当前位置移动到文档末3/30/20222.设置项目符号和编号设置项目符号和编号第一步：选中要创建项目符号和编号的段落第二步：“格式”菜单丨“项目符号和编号”命令，打开对话框 （单击鼠标右键， “项目符号和编号”命令，打开对话框）第三步：选定所需的项目符号（编号）3/30/2022（二）、文档版面编排 一、文档的页面设置 二、图文混合排版 三、特殊版面设置 四、设置页码 五、添加页眉页脚 六、插入脚注和尾注 七、为文档添加批注 八、表格的应用3/3

3、0/2022一、文档的页面设置一、文档的页面设置1. 设置页边距第一步：“文件”丨“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，单击“页边距”选项卡第二步：在“页边距”区域的“上”、“下”、“左”、“右”文本框中输入页边距数值。第三步：在“方向”区域选择“纵向”、“横向”决定文档页面的方向第四步：“应用于”文本框中设置设置的应用范围3/30/2022二、图文混合排版二、图文混合排版1. 在文档中插入图片（1）插入剪切画单击“插入”/“图片”/“剪切画”出现（2）插入图片文件第一步：将插入点定位在文档中要插入图片的位置第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“来自文件”命令，打开插入图片对话框第三步：“查找

4、范围”列表中选中要插入的图片所在的位置，在文件列表中选择需要插入的图片3/30/2022二、图文混合排版二、图文混合排版2. 插入艺术字第一步：把插入点移到要插入艺术字的位置第二步：“插入”菜单丨“图片”丨“艺术字”命令，打开“艺术字库”对话框第三步：从对话框中选择一种艺术字样式第四步：在“文字”文本框中输入要编辑的艺术字文字3/30/2022三、特殊版面设置三、特殊版面设置1. 设置分栏版式第一步：选中要分栏的文本第二步：“页面布局”菜单丨“分栏”命令，打开“分栏”对话框第三步：在“预设”区域选择分栏方式；也可以在“栏数”文本框自定义要分的栏数第四步：如选中“分隔线”复选框，可以在各栏间显示

5、分隔线3/30/2022三、特殊版面设置三、特殊版面设置2. 设置首字下沉第一步：将鼠标定位在要首字下沉的段落中第二步：“插入”菜单丨“首字下沉”命令，打开对话框，选中一种样式第三步：在“字体”下拉列表中选择下沉文字的字体第四步：在“下沉行数”文本框中选择或输入要下沉的行数3/30/2022四、设置页码四、设置页码第一步：将插入点置于要插入页码的文档第二步：“插入”菜单丨“页码”命令，打开对话框第三步：在“位置”下拉列表中，选定页码的位置第四步：在“对齐方式”下拉列表中，选定页码的对齐方式第五步：“首页显示页码”复选框的选择3/30/2022五、添加页眉页脚五、添加页眉页脚第一步：将插入点定位

6、在文档中的任意位置第二步：“视图”菜单丨“页眉和页脚”命令，进入页眉和页脚编辑模式，同时打开“页眉和页脚”工具栏第三步：在页眉区域输入文本，并可以选中文本修改格式第四步：单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮， 切换到页脚区，完成页脚区的编辑。第五步：编辑完毕，在“页眉和页脚”工具栏中单击“关闭”按钮3/30/2022六、插入脚注和尾注六、插入脚注和尾注第一步：将插入点置于要插入尾注的段落最后第二步：“插入”菜单丨“引用”丨“脚注和尾注”命令，打开对话框第三步：在“位置”下区域，选中“尾注”，并在其后的下拉菜单中选择“文档结尾”选项第四步：在“格式”区域的“编号格式”下拉列表中

7、选中一种编号格式，在“起始编号”文本框选择起始编号的数值，在“编号方式”下来列表中选择“连续”第五步：单击“插入”按钮，输入内容即可3/30/2022七、为文档添加批注七、为文档添加批注第一步：选定要添加批注的文本第二步：“插入”菜单丨“批注”命令第三步：在批注区域输入注释文字，编辑完毕后在文档任意位置单击鼠标。3/30/2022八、表格的应用八、表格的应用1. 创建表格第一步：将插入点移到要插入表格的位置第二步：“表格”菜单丨“插入”命令，打开对话框第三步：在“列数”和“行数”文本框中输入表格的列数值或行数值3/30/2022（三）、文档高级编排技术一、应用样式一、应用样式二、制作文档目录二

8、、制作文档目录三、设置文档背景三、设置文档背景3/30/2022一、应用样式一、应用样式第一步：“插入”菜单丨“样式和格式”命令，打开任务窗格第二步：选中要应用样式的文字或段落第三步：在“请选择要应用的格式”区域选择所需样式3/30/2022二、制作文档目录二、制作文档目录第一步：将插入点定位在要插入目录的位置第二步：“引用”菜单丨“目录”命令，打开对话框第三步：在“格式”下拉列表中选择一种目录格式第四步：在“显示级别”文本框中选择目录显示级别第五步：选中“显示页码”复选框第六步：选中“页码右对齐”复选框第七步：在“制表符前导符”下拉列表框中指定分隔符第八步：选中“使用超链接而不使用页码复选框

9、”，则提取的目录以超链接的形式显示3/30/2022三、设置文档背景三、设置文档背景1. 设置文字/图片水印第一步：将插入点定位在文档中第二步：“页面布局”菜单丨“水印”命令，打开对话框第三步：在“文字”文本框中输入要显示的文字；在“字体”下拉列表中选择一种字体；在“尺寸”下拉列表中选择一种尺寸；在“颜色”下拉列表中选择一种颜色；在“版式”下拉列表中选择一种版式3/30/2022三、三、PPT使用技巧使用技巧编辑幻灯片使用模板使用图形库动作设计辅助功能介绍3/30/2022编辑幻灯片-背景设置-全部统一格式选择菜单-视图-任务窗格选择配色方案若已有模板,则选择设计模板.根据模板定色3/30/2

10、022选择确定-幻灯版文字版式内容版式文字内容版式文字版式其它版式3/30/2022文字编辑 艺术字体的输入冲电气(深圳) 有限公司选择字体选择字号选择按钮3/30/2022图片插入及编辑 使用SmartArt插入已有格式图片3/30/2022其他图表的插入 统计图表的插入 自选图形插入3/30/2022动画动作设计选择任务窗体-动画片设计-动画方案3/30/2022在幻灯片中插入声音 插入声音文件剪辑管理器中的声音文件中的声音3/30/2022与某一动作的声音配合 同志们开会啦!3/30/2022插入影片 在幻灯片中接入影片别烦我!3/30/2022页眉页脚的设置及应用 页面的设置3/30/

11、2022 四、Excel使用技巧3/30/2022u 目的：探讨目的：探讨EXCELEXCEL在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高在日常工作中的经常用到的一些功能及技巧，提高ExcelExcel实实际操作能力的同时提高工作效率际操作能力的同时提高工作效率 。常用函数的常用函数的使用使用方法方法 123 33 44掌握并熟练运用掌握并熟练运用ExcelExcel常用技巧常用技巧图表的应用图表的应用3/30/20221、用sum函数做减法Exp：有一连续的单元格区域：A1至A20，计算此区域中除去A2和A19的和sum函数计算方法：=sum(A1,A2:A18,A20),sum函数减法方法

12、后：=sum(A1:A20,-A2,-A19)常用函数的使用方法3/30/20222、SUMIF 函数：统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格总和 SUMIF对SUM进行了引伸和拓展，只有符合求和条件的才进行统计，比如计算“金额”在1元以上的数据总和、按照人员或产品分类计算数据总和等。应用举例：在下表中统计出销售人员张三的销售总额？常用函数的使用方法计算公式：计算公式：=SUMIF($D3:$D8,张三张三,$C3:$C8)3/30/20223、COUNTIF函数：函数：即计数求和函数。统计某个单元格区域中符合指定条件的单元格数目 使用格式： COUNTIF（条件区域，计数条件） 说明：=c

13、ountif(D3:D7,D3) ，即单元格D3在D3至D7单元格区域内出现的次数应用举例：在下表中统计出销售人员张三的订单数？特别提醒：允许引用的单元格区域中有空白单元格出现COUNTIF是COUNT函数的引伸与拓展，在计数时加上先前条件，只有符合计数的条件才进行统计计算。常用函数的使用方法计算公式：计算公式：=Countif($D3:$D8,张三张三”)3/30/20224、rank函数：函数：即排序函数。使用格式： =rank(number,ref,order), a、number为需排序的数字 b、ref为引用的区域 c、order为排序方式，为0按降序排列，不为0按升序应用举例：在下

14、表中统计出销售人员张三的销售金额排名？常用函数的使用方法计算公式：计算公式：=RANK(E12,$E12:$E14)3/30/20221、不连续单元格填充同一数据：选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其他单元格，就将这些单元格全部都选中了。2、快速输入的技巧：输入范围的选定，Ctrl+单元格；如果需要输入的文本和上一个单元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”键就可以完成输入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。3、单元格内容的合并：方法一：连字符“&”合并， 方法二：利用CONCATENATE函数。=CONCATENATE(B2,C2)4、单元格内

15、容的分列：方法一：工具菜单（数据-分列），方法二：LEFT、RIGHT函数。例如aaa-111 B1=left（A1,3）C1=RIGHT(A1,3)3/30/20226、单元格错误信息函数处理：错误信息注释#DIV/0在公式中出现了除以0的错误。#N/A在公式中引用的一些数据不可用。#NAME?公式中的文字，系统不能识别。#NULL!指定的相交并没有发生。#NUM!参数输入值不正确。#REF!单元格引用无效。#VALUE!提供的参数没有使用系统期望的数值类型。 3/30/20227、数字、文本的快速转换：数字转变为文本格式（如身份证号）数字前加“”，文本格式转变为数字格式：（1、选择性粘贴，2、函数：VALUE(TEXT) ）。8、禁止复制隐藏行或列中的数据：选中要复制的区域，单击“编辑定位”命令，在打开的对话框中点击“定位条件”按钮，选中“可见单元格”选项，然后复制粘贴。9、输入提示。方法是数据数据有效性有效性，在输入信息标签页中设置。3/30/202210、分类汇总功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总 。在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总方法：选中需进行分类汇总的源数据区域，点击工具栏“数据”“分类汇总” 3/30/202211、 数据筛选Excel 提供了两种筛选区域的命令： a、自动筛选：包括按选定内容筛选，它适用于简单条件。b、高级筛选