萧山区山镇长沙中心小学文书档案形成与归档要求

1、.袃袁膆薃薂肆肂薂蚅衿莁蚁螇肄芇蚀衿袇膃蚀蕿肃腿虿螁袅蒇蚈袄膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁莂袀膇莀莁薀羀芆莀蚂膆节荿袅聿膈莈羇袁蒆莈蚇肇莂莇蝿袀芈莆袁肅膄蒅薁袈肀蒄蚃肃荿蒃螅袆莅蒂羈膂芁蒂蚇羅膇蒁螀膀肃蒀袂羃莂葿薂膈芈薈蚄羁膄薇螆膇聿薆衿罿蒈薆蚈螂莄薅螁肈芀薄袃袁膆薃薂肆肂薂蚅衿莁蚁螇肄芇蚀衿袇膃蚀蕿肃腿虿螁袅蒇蚈袄膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁莂袀膇莀莁薀羀芆莀蚂膆节荿袅聿膈莈羇袁蒆莈蚇肇莂莇蝿袀芈莆袁肅膄蒅薁袈肀蒄蚃肃荿蒃螅袆莅蒂羈膂芁蒂蚇羅膇蒁螀膀肃蒀袂羃莂葿薂膈芈薈蚄羁膄薇螆膇聿薆衿罿蒈薆蚈螂莄薅螁肈芀薄袃袁膆薃薂肆肂薂蚅衿莁蚁螇肄芇蚀衿袇膃蚀蕿肃腿虿螁袅蒇蚈袄膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁

2、莂袀膇莀莁薀羀芆莀蚂膆节荿袅聿膈莈羇袁蒆莈蚇肇莂莇蝿袀芈莆袁肅膄蒅薁袈肀蒄蚃肃荿蒃螅袆莅蒂羈膂芁蒂蚇羅膇蒁螀膀肃蒀袂羃莂葿薂膈芈薈蚄羁膄薇螆膇聿薆衿罿蒈薆蚈螂莄薅螁肈芀薄袃袁膆薃薂肆肂薂蚅衿莁蚁螇肄芇蚀衿袇膃蚀蕿肃腿虿螁袅蒇蚈袄膁莃蚇羆羄艿蚆蚆腿膅芃螈羂肁莂袀膇莀莁薀羀芆莀蚂膆节荿袅聿膈莈羇袁蒆莈蚇 萧山区党山镇长沙中心小学文书档案形成与归档要求为使我校文书档案做到格式规范、文体规范、文字规范，特制定萧山区党山镇长沙中心小学文书档案形成与归档要求，请遵照执行。一、档案形成要求(一)计算机档案形成要求1统一纸张。一般情况下使用A4纸，如有特殊情况可使用A3纸。（学校可定制印有“学校全称+文件”或

3、“学校全称”红色文字加下划线的两种文本用纸，用于管理类文书档案首页的打印。）2统一格式。常用的文体格式详见下表。项 目字 体字 号字间距行间距备 注标题宋体小二号标准15倍正标题加粗；副标题为三号楷体加粗。正副标题均居中。一级小标题黑体小四号标准15倍二级小标题为黑体，三级小标题为楷体加粗，四至五级如有小标题为宋体加粗。正文宋体小四号标准15倍为消除“有将无兵”现象，可适当调整字间距或行间距。署名宋体小四号标准15倍标题可用规范简称，文尾署名必须用全称。日期宋体小四号标准15倍用汉字。日期应到日，年份为四位数，第一个字与署名的第三个字对齐。右键点击软键盘，要求从“单位符号”或“特殊符号”中选用

4、“”，以保证不变形。3统一操作。建立新文档后，打开格式中的“段落”，去掉两“”，设置行间距为1.5倍，其他归“0”；打开格式中的“字体”，按正文的要求设置好字体和字号，字符间距和位置设置为标准，正文对方设置为两端对齐；打开文件中的页面设置，选择A4纸后，设置上下左右页边距均为2.5厘米。输入法设置在全角状态下，以确保每个标点符号的规范。标题与正文之间用回车键键入后空一行。操作正文时，先用空格键空两个汉字位置，以后每一段用回车键后就会自动空两个汉字的位置。如果出现段前空两格不规范的情况，请将此段文字首行退回到顶格处，然后用空格键空出两个字的位置。如果在使用层次序数时出现自动编号现象，请用“撤消键

5、入”后再进行操作。页码统一用“页面底端”且“居中”的阿拉伯数字。打印文档，均须正反面打印。需存档的文档用回行针或钢扣装订，请勿使用订书针。4统一表格。表格采用三线表，即左右不封口的表格，忌用跨页大表。如出现转页续表，表头不省略，且表格右上方注明“续表”。其中统计表一般包括标题、表体、说明三部分，不设“备注栏”，确需辅以文字说明的，则在表体下方加“说明”部分。“说明”只对资料来源或表内某些问题进行注释，文字必须切题和简洁。标题有单位、时间、事由和文种四要素，列于表体上面居中排列，表体右侧上方标明计量单位，如各栏计量单位不同，则在栏内分别标明。表体纵向和横向栏间用细线，上下边用粗线。表中短横“-”

6、表示这一栏没有数据，空格表示未掌握该项数据，“0”表示该项数据为零，“”表示不足本表计量单位的数值。表头上下左右居中，可根据需要适当调整字间距，文字用黑体或加粗。表格内容如是表达性的，则上下居中左右居左，如果是多行的，则首行需空两个汉字的位置；行间距设置为单倍行距，行高设置为0.8厘米（小四号时）。可根据表格内容多少自行调整字号，但同一表内的字号一般须统一。5统一标题。标题除制度性文档外，一般应含有四要素，即单位、时间、事由和文种，并按此序拟写，一般为一行且居中。标题中的单位一般使用单位简称，如：中共长沙中心小学支部、长沙中心小学、长沙中心小学分工会、共青团长沙中心小学支部、少先队长沙中心小学

7、大队部等。单位应是一个完整的概念，不要再进行拆分。如果有正副标题，均应居中，其中副标题前应加破折号，并按上面要求拟写规范。标题除可使用书名号外，一般不用其他的标点符号。6统一数字。正文中的数字，除标题、成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略词、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当用阿拉伯数字。阿拉伯数字的书写有以下规则：（1）为使多位数字便于阅读，可将数字分成组，从小数点起，向左或向右每3位分成1组，组间留一空隙（约为1个汉字的1/4），但不得用逗号、圆点或其他方式。非专业科技出版物如排版留1/4汉字空有困难，可以不分节，也可仍采用传统的以千分撇“，”（使用半角状态

8、下的逗号）分节的办法，其中小数部分不分节，四位以内的整数也可以不分节。（2）纯小数必须写出小数点前用以定位的“0”。（3）阿拉伯数字不得与除万、亿及法定计量单位词头外的汉字数字连用。如453,000,000可写成45,300万或4.53亿或4亿5,300万，但不能写成4亿5千3百万；三千元可写成3000元或0.3万元，但不能写成3千元；三千米可以写成3千米，这里的“千”是词头。（4）一个用阿拉伯数字书写的数值（包括小数和百分数）不能拆开转行。如有转行，可通过调整字间距来消除。（5）表示用阿拉伯数字书写的数值范围，使用浪纹号“”，不用符号“-”。如：10%20%，（26）×10，304

9、0km（也可写成30km40km）。表示参数范围的数值应按国家有关的标准处理。如：63%68%（不作6368%），-158（不作-158），155220千克（也可作155千克220千克），8万11万吨（不作811万吨），包装外型尺寸为400mm×200mm×300mm（不作400×200×300mm）。（6）整数一至十，如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字，但要照顾到上下文，求得局部体例上的一致。如：一个人，三本书，四种产品，六条意见，读了十遍，五个百分点。再如：截至2006年9月，学院有新闻系6个，新闻专业7个，新闻班1个，新闻教育专职教

10、师274人，在校学生1561人。7统一序数。结构层次序数，第一层为“一、”，句末不用标点；第二层为“（一）”，句末可用标点，但一般不用；第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“”，句末均要用标点。除此之外，不得用其他的结构层次序数，更不得用英文字母。在“一”后的标点一律使用“、”；在“1”后的标点一律使用“”。其中“1”中的小黑点是在全角状态下由句号键输入后变化而成，注意应占一个字的位置。在使用层次序数时，第一级可以直接跳到第三级，但其他级之间不得跨越，同时，应注意全文相同的序数后的内容应属于同一级的内容。8统一时间。年份一律采用公元纪年，且用四位数表达，如“2007年”不能省略为“07

11、年”。不能使用“今年”、“当年”、“本月”、“上月”、“今天”、“明天”等不确切的时间，以免产生歧义。落款时间，一般应用具体日期，即要表明年月日，且一律使用汉字，其中落款时间的第一个汉字与落款单位的第三个汉字对齐，其中“”不能用“0”或“零”替代，需用单位符号或特殊符号中的“”。9统一校名。学校校名，按照教育局的规定，或全称或简称，原则上不得使用其他名称，全称的校名以学校公章表述的为准。以长沙中心小学为例，全称：萧山区党山镇长沙中心小学；简称一般分为以下几种：中共长沙中心小学支部、长沙中心小学、长沙中心小学工会、共青团长沙中心小学支部等。校名在使用时，凡落款均需全称，标题和正文中一般用简称。1

12、0统一封面。如果是材料的汇集，一般需加封面。封面一般呈现标题（含年份）、学校名称、科室、编写时间等内容，能确切反映卷内文件材料内容。(二)手写体档案形成要求手写体档案的字迹要具有耐久性，可选用碳素墨水钢笔、黑色签字笔和毛笔书写，杜绝圆珠笔、铅笔、彩色笔、纯蓝墨水笔书写。二、档案归档要求实行“1+1”存档制，即将纸质档案上交给分管领导的同时，还要将一份相应的电子档案放在相关电脑的文件夹内，并经档案分管领导“确认”。到学期结束后5天内，分管领导把形成的文书档案资料按移交目录全部移交给档案室，并由档案员查验后办理好相关的手续。萧山区党山镇长沙中心小学二七年七月三日 袂膈膂薄蚅肄芁蚆袀羀芀莆蚃袆艿蒈衿芄艿蚁蚂膀芈螃羇肆芇蒃螀羂芆薅羅袈芅蚇螈膇莄莇羄肃莃葿螆罿莃薂羂羅莂螄袅芃莁蒄蚈腿莀薆袃肅荿蚈蚆羁莈莈袁袇蒈蒀蚄膆蒇薂袀肂蒆蚅蚂肈蒅蒄羈羄蒄薇螁芃蒃虿羆腿蒂螁蝿肅蒂蒁羅羁膈薃螇袇膇蚆羃膅膆莅螆膁膅薈肁肇膅蚀袄羃膄螂蚇节膃蒂袂膈膂薄蚅肄芁蚆袀羀芀莆蚃袆艿蒈衿芄艿蚁蚂膀芈螃羇肆芇蒃螀羂芆薅羅袈芅蚇螈膇莄莇羄肃莃葿螆罿莃薂羂羅莂螄袅芃莁蒄蚈腿莀薆袃肅荿蚈蚆羁莈莈袁袇蒈蒀蚄膆蒇薂袀肂蒆蚅蚂肈蒅蒄羈羄蒄薇螁芃蒃虿羆腿蒂螁蝿肅蒂蒁羅羁膈薃螇袇膇蚆羃膅膆莅螆膁膅薈肁肇膅蚀袄羃