普查档案管理

1、普查工作档案 是指经国务院批准、由国家统计部门承办的各项普查工作过程中形成的、具有保存价值的文件材料，包括各种文字、图表、声像及实物凭证等形式的历史记录。 普查工作档案管理规定（国统字200670号）普查文件材料归档范围 文件类 资料、表册类 音像类 实物类 关于认真做好北京市第二次全国农业普查档案工作的通知（京农普办发200630号）文书档案 1. 各级党政机关有关普查工作的命令、决定及批复；各级党政领导同志的重要讲话、题词； 2. 各级普查机构的请示、批复、报告、通知、工作计划、简报、会议文件材料（包括会议通知、议程、讲话、会议记录、会议纪要）、汇报提纲、工作总结； 3. 普查办法、普查方

2、案、普查细则及重要的修改稿； 4. 普查公报； 5. 各级普查机构设置、人事任免、工作人员名册、先进集体和先进人员名单； 6. 接待外宾的日程安排、谈话记录及出国考察报告； 7. 普查文件材料汇编。 普查档案 1. 普查登记表样表、手工汇总表、机器汇总表、普查汇总资料，填表说明等纸质及电子文件材料（包括相应的元数据、背景信息和计算机应用程序软件等）； 2行政区划代码本，地址编码本； 3普查员、普查指导员、编码员、录入人员的培训教材； 4. 内部编印和公开出版的普查资料、普查分析报告及汇编； 5. 普查宣传材料、宣传画和报纸杂志发表的有关社论、评论和报道等。 声像档案 普查工作中及普查会议的照片

3、、录音带、录像带，电影片、电视片、幻灯片及整理汇编的相册、画册。实物档案 有纪念意义的凭证性实物，包括普查标志、调查证件、证书、奖章、纪念品、首日封、纪念邮票、普查机构印章等。档案档案文件文件 办理完毕的文件才能作为档案保存办理完毕的文件才能作为档案保存 对日后工作和研究活动有查考利用价对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存值的文件才有必要作为档案保存 按照一定规律集中保存起来的文件才按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义上的档案是现代意义上的档案档案工作 收集 管理 利用收集工作 收集工作，是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各机关、个

4、人手中和散失在其他地方的档案分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆的工作。收集的内容 公文； 业务文件，如调研报告、工作记录； 综合性文件，如工作计划、总结、会议记录； 零散文件，如外出开会带回文件。收集的重点 反映本单位基本历史面貌和主要职能活动的文件材料。 要注意突出本单位的特色。 收集工作的要求归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求（不能少）归档的文件材料应当精练准确，并反映立档单位的主要职能（不能多）档案部门要加强收集工作的调查和指导 整理工作的原则 遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系； 区分不同价值； 便于保管和利用。文书档案整理方法 案卷级整理 公文立

5、卷 文件级整理 归档文件整理立卷的步骤检查、调整卷内公文排列卷内公文卷内公文编号填写卷内文件目录填写卷内备考表拟写案卷题名填写案卷封面案卷的装订检查、调整卷内公文 （1）检查卷内公文是否符合归档范围要求； （2）检查卷内公文是否齐全、完整； （3）检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系； （4）检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一。 （5）如不符合立卷要求的，要予以调整。排列卷内公文单份文件的排列顺序和要求： 正件在前，附件在后； 正本在前，定稿在后； 批复在前，请示在后； 转发文在前，被转发文在后；排列卷内公文 多份文件的排列顺序和要求： 方针政策性公文在前，业务性公文在后； 上级

6、机关公文在前，本机关和下级机关公文在后； 案件的结论及判决性公文在前，依据性材料在后； 会议文件按照文件形成顺序或重要程度排列； 其他公文材料可按重要程度或时间顺序排列。卷内公文编号 凡有字迹、图表等内容的页面，都要编写页号。空白页不编号。 编写位置：正页的右上角，反页的左上角。 一般用铅笔流水标阿拉伯数字。 填写卷内文件目录 卷内文件目录 顺序号 文号 责任者 题名 日期 页号 备注顺序号 填写卷内每份公文排列顺序的序号。 一份公文一个顺序号。文号 文号，即公文发文机关的发文字号。 填写要求：照抄实录。责任者 责任者，即公文的制发机关或其代表人。 填写要求：使用全称或规范化简称。题名 题名，

7、即公文标题。 填写要求：照抄实录。 注意事项： 1、公文标题过于复杂，可缩写； 2、没有标题或标题过于简单，不能反映公文内容时，须重拟标题，并加“ ” 与原标题加以区别。日期 日期，即公文的形成时间。 年、月、日要齐全。 例：“2000.5.6”页号 页号，即卷内公文所在页号。 填写要求： 1、卷内最后一份公文须填写起止页号； 2、其余公文只填写首页页号。备注 留待卷内公文变化时作说明之用。填写卷内备考表卷内备考表的填写内容 1、卷内情况说明 2、立卷人 3、检查人 4、日期拟写案卷题名 案卷题名，即案卷标题，是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概括。 拟写要求： 1、内容概括确切，文字简明通顺

8、； 2、三要素：责任者、主要内容、文种 3、50字以内。填写案卷封面案卷封面的填写内容 全宗名称 类目名称 案卷题名 时间 保管期限 件数 页数 归档号 档号全宗名称 全宗名称，即立档单位名称。 填写要求：用全称或规范化简称。类目名称 类目名称，即全宗内分类方案的第一级类目名称。 保管期限年度机构（问题）分类法 年度保管期限机构（问题）分类法保管期限年度机构（问题）分类法 将归档文件按保管期限分类； 在各保管期限内按年度分类； 在同一年度内按机构分类。 2006年综合组、宣传组、数据处理组 永久 2007年综合组、宣传组、数据处理组 2006年综合组、宣传组、数据处理组 长期 2007年综合组

9、、宣传组、数据处理组 2006年综合组、宣传组、数据处理组 短期 2007年综合组、宣传组、数据处理组 案卷题名 案卷题名，即案卷标题。时间 时间，即卷内公文的起止日期。 填写卷内最早一份公文和最迟一份公文的落款日期。 阿拉伯数字填写，“2006年5月”保管期限 三分法 永久 长期16年-50年 短期15年 二分法 永久 定期（15年、30年等）件数 卷内公文材料实有的总件数。页数 卷内公文材料的总页数。归档号归档号=目录号-案卷号由各单位档案部门给定编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、简明性全宗号的编制方法 （1）立档单位按照规定需要向有关档案馆移交档案，其全宗号应由档案馆确定。 （2）如果

10、不需要向档案馆移交档案，一般情况下不必填写全宗号。 （3）由于立档单位发生变化而产生和保存了两个以上的全宗，档案室应按接收全宗的顺序分别编制全宗号。目录号的编制方法 见分类方案案卷号的编制方法根据各单位档案部门给定的起始号码，流水编号，不重、不空、不漏。 编号时注意案卷级档案的排序。档号 档号=全宗号-目录号-案卷号 可暂空，进馆时再填。目录号的编制方法目录号的编制方法文书档案文书档案声像档案声像档案实物档案实物档案普查档案普查档案永久永久长期长期短期短期录音录像录音录像照片照片录音录音录像录像照片照片底片底片奖杯奖杯 奖状奖状证书证书锦旗锦旗礼品礼品 印章印章案卷的装订 （1）去除金属物；

11、（2）破损的文件要裱糊； （3）纸张过大的要折叠；纸张过小的要贴边； （4）三孔一线； （5）使用规范卷皮，软皮一般不要超过50页。 归档文件整理归档文件整理 指将归档文件以件为单位进行指将归档文件以件为单位进行装订装订、分分类类、排列排列、编号编号、编目编目、装盒装盒，使之有，使之有序化的过程。序化的过程。 归档文件：立档单位在其归档文件：立档单位在其职能活动中形职能活动中形成成的、的、办理完毕办理完毕、应作为文书档案保存、应作为文书档案保存的各种的各种纸质文件纸质文件材料。材料。 北京市档案局关于印发北京市归档文件整理标北京市档案局关于印发北京市归档文件整理标 准（试行）的通知准（试行）的

12、通知（京档发（京档发200110200110号）号）“件件”的界定的界定 “ “件件”是归档文件的整理单位，一是归档文件的整理单位，一般以每份文件的不同稿本合为一件，般以每份文件的不同稿本合为一件，包括文件正本、定稿、附件、被转发包括文件正本、定稿、附件、被转发文、复制件，发文稿纸及有领导重要文、复制件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单，报批示或有处理结果的文件处理单，报表、名册、图册等一册（本）为一件。表、名册、图册等一册（本）为一件。 “件件”的判定的判定 正本与其他稿本正本与其他稿本 正文与附件正文与附件 转发文与被转发文转发文与被转发文 原件与复制件原件与复制件 正文与

13、正文与“表单表单” 报表、名册、图册等报表、名册、图册等 来文与复文来文与复文正本与其他稿本正本与其他稿本 1 1、文件的正本与定稿为一件，但、文件的正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，可单独作为定稿过厚不易装订的，可单独作为一件；一件； 2 2、重要文件（如法律法规等）须、重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次保留历次修改稿的，其正本与历次稿（包括定稿）各为一件。稿（包括定稿）各为一件。正文与附件正文与附件 正文与附件为一件； 如附件数量较多，或太厚不易装订时，可各为一件。转发文与被转发文转发文与被转发文 为一件为一件原件与复制件原件与复制件 热敏纸传真件热敏纸传真件

14、铅笔书写的重要文件铅笔书写的重要文件正文与正文与“表单表单” 文件处理单文件处理单 拟办单拟办单 发文稿纸发文稿纸 领导批示的签批条领导批示的签批条报表、名册、图册等报表、名册、图册等 按照原装订方式，一册（本）为按照原装订方式，一册（本）为一件一件来文与复文来文与复文 请示请示批复批复 报告报告批示批示 函函复函复函 通知通知报告报告归档文件整理流程归档文件整理流程 装订装订 分类分类 排列排列 编号编号 编目编目 装盒装盒 单份文件的初步整理单份文件的初步整理 修裱破损文件修裱破损文件 复制字迹模糊或易退变的文件复制字迹模糊或易退变的文件 超大纸张的折叠超大纸张的折叠 去除易锈蚀的金属物去

15、除易锈蚀的金属物 文件排序和装订文件排序和装订单份文件的排序单份文件的排序 发文稿纸发文稿纸/ /文件处理单文件处理单/ /拟办单拟办单/ /签批条签批条 正本正本/ /转发文转发文 附件附件/ /被转发文被转发文 定稿定稿 草稿草稿 少数民族文字文本少数民族文字文本/ /外文本外文本 复制件复制件单份文件的装订位置单份文件的装订位置 一般采用左上角装订一般采用左上角装订 左侧、上侧对齐左侧、上侧对齐单份文件的装订材料单份文件的装订材料 线装线装 防锈金属制品防锈金属制品 浆糊、胶水浆糊、胶水 穿孔式、铆接式穿孔式、铆接式 无酸纸封套无酸纸封套分类分类 将文件按某些特征分别归类。将文件按某些特

16、征分别归类。 归档文件一般可以采用年度、机构、归档文件一般可以采用年度、机构、问题、保管期限等特征进行分类，或问题、保管期限等特征进行分类，或将上述特征结合使用。将上述特征结合使用。 一个立档单位内的归档文件一般只能一个立档单位内的归档文件一般只能采用一种分类方法。推荐使用采用一种分类方法。推荐使用保管期保管期限限年度年度机构（问题）机构（问题）或年度或年度机构（问题）机构（问题）保管期限的分类方保管期限的分类方法。法。 按年度分类按年度分类 即根据形成和处理文件的年度对归档即根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。文件进行分类。 文件有多个时间特征文件有多个时间特征 跨年度形成的文件跨年

17、度形成的文件 几份文件作为一件时几份文件作为一件时 ,“,“件件”的日期的日期 文件没有标注日期文件没有标注日期按机构（问题）分类按机构（问题）分类 按机构分类，即根据文书处理阶段形成和处理文按机构分类，即根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。件的承办单位对归档文件进行分类。 综合组、宣传组、数据处理组 按问题分类，即按照文件内容所说明的问题对归按问题分类，即按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。档文件进行分类。 会议类、业务类、人事类、综合类会议类、业务类、人事类、综合类按保管期限分类按保管期限分类 即根据划定的不同保管期限对归即根据划定的不同保管期限对归档文件进

18、行分类。档文件进行分类。保管期限保管期限年度年度机构（问题）分类法机构（问题）分类法 永久永久- 2006- 2006-综合组综合组 1 1-10-10 永久永久- 2006- 2006-宣传组宣传组 1 1-11-11 长期长期- 2006- 2006-综合组综合组 1 1-20-20 长期长期- 2006- 2006-宣传组宣传组 1 1-14-14 短期短期- 2006- 2006-综合组综合组 1 1-30-30 短期短期- 2006- 2006-宣传组宣传组 1 1-8-8 永久永久- 2007- 2007-综合组综合组 1 1-15-15 永久永久- 2007- 2007-宣传组宣

19、传组 1 1-12-12年度年度机构（问题）机构（问题）保管期限保管期限分类法分类法 1998-1998-办公室办公室- -永久永久 1-101-10 1998- 1998-办公室办公室- -长期长期 11-1611-16 1998- 1998-办公室办公室- -短期短期 17-3017-30 1998- 1998-人事处人事处- -永久永久 1-101-10 1998- 1998-人事处人事处- -长期长期 11-1611-16 1998- 1998-人事处人事处- -短期短期 17-3017-30 1999- 1999-办公室办公室- -永久永久 1-101-10 1999- 1999-办

20、公室办公室- -长期长期 11-1611-16 1998- 1998-办公室办公室- -短期短期 17-3017-30 排列排列 将归档文件依据分类，将归档文件依据分类，结合事由，按结合事由，按时间顺序排列时间顺序排列。会议文件、统计报表、。会议文件、统计报表、案件材料等成套性文件可集中排列。案件材料等成套性文件可集中排列。 事由，可指一件具体的事，或一个具事由，可指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程体的问题，或一段较紧密的工作过程等。等。 文件按事由相对集中，成套形成的文件按事由相对集中，成套形成的文件要排列在一起。文件要排列在一起。 不同份文件的排列次序不同份文件的排列

21、次序 同一事由内的归档文件排列：同一事由内的归档文件排列： 可按文件形成时间的先后顺序排列可按文件形成时间的先后顺序排列 不同事由间的归档文件排列：不同事由间的归档文件排列： 可按不同事由形成时间的先后顺序排可按不同事由形成时间的先后顺序排列列编号编号 编号原则：归档文件应依分类、编号原则：归档文件应依分类、排列次序逐件编号。排列次序逐件编号。 编号方法：在文件首页上端的空编号方法：在文件首页上端的空白位置加盖白位置加盖归档章归档章并填写相关内并填写相关内容。容。 归档章归档章全宗号全宗号 年度年度20062006保管保管期限期限永久永久页数页数8 8室编室编件号件号5 5馆编件号馆编件号 机

22、构（问题）机构（问题）会议类会议类编目编目 归档文件应依据分类方案和室编件归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。号顺序编制归档文件目录。 归档文件目录用纸幅面尺寸采用国归档文件目录用纸幅面尺寸采用国际标准际标准A4A4型型 （长（长宽为宽为297mm297mm210mm210mm）。）。 归档文件目录归档文件目录件号件号责任者责任者文文 号号 题题 名名 日日 期期页数页数备注备注1 1市档案市档案 局局京档发京档发200620064 4号号 北京市档案局关于印北京市档案局关于印发北京市档案工作会发北京市档案工作会议文件的议文件的 通知通知2006031720060317103103 绝密绝密2 2 归档文件目录封面归档文件目录封面 归档文件目录应装订成册并编制封归档文件目录应装订成册并编制封面。面。 全宗名称 年度 保管期限 机构（问题） 起止件号装盒装盒 将归档文件按室编件号顺序装入档案将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表，放入归档文件目录。表，放入归档文件目录。档案盒档案盒 档案盒外形尺寸为档案盒外形尺寸为310mm310mm220mm(220mm(长长宽宽) )，盒脊厚度可以根据