启用总账并处理凭证

1、第3章 会计必备知识之一 启用总账并处理凭证总账系统是ERP-U8的核心模块，对于那些规模不大、业务类型简单的小型企业，仅通过总账就可满足其基本账务处理需求。本章主要本章主要内容：内容：总账的基础初始化总账的基础初始化设置设置一一个账套只需进行一次，后期可根据个账套只需进行一次，后期可根据需要需要进行进行调整调整，主要包括主要包括：根据需要调整：根据需要调整会计科目、录入期初余额、会计科目、录入期初余额、设置凭证类别等。设置凭证类别等。对凭证进行对凭证进行管理管理录入录入、修改、删除、审核、打印凭证等，这、修改、删除、审核、打印凭证等，这是是账务账务处处理的基础，属于日常工作。理的基础，属于日

2、常工作。进行外币进行外币核算核算设置设置外币类型、指定汇率方式、设置外币核算科目以外币类型、指定汇率方式、设置外币核算科目以及进行外币业务处理等。及进行外币业务处理等。3.1 3.1 账务处理前必要的基础设置账务处理前必要的基础设置 进行账务处理之前，应进行账务处理之前，应启用总账系统，并对总账进启用总账系统，并对总账进行初始化设置行初始化设置，这是总账运行的基础。这是总账运行的基础。 下列针对总账的基础设置是创建每个新账套后都必下列针对总账的基础设置是创建每个新账套后都必须进行的：须进行的：设置总账运行的基本业务参数：设置总账运行的基本业务参数：如是否需要出纳签如是否需要出纳签字。字。设置会

3、计科目：设置会计科目：对会计科目进行增删修改。对会计科目进行增删修改。设置会计凭证的类别设置会计凭证的类别。录入期初余额：录入期初余额：对于中途使用财务软件的企业，必对于中途使用财务软件的企业，必须录入期初余额。须录入期初余额。实务操作1 启动企业应用平台企业应用平台简介企业应用平台简介 企业应用平台是用友企业应用平台是用友ERP-U8ERP-U8提供给用户的提供给用户的一个集成工作环境，目的是使企业内、外部一个集成工作环境，目的是使企业内、外部各种信息存储于其中，并使企业的各方使用各种信息存储于其中，并使企业的各方使用者能够从统一的渠道访问其所需的信息。者能够从统一的渠道访问其所需的信息。在

4、在早期版本中，企业应用平台被称为早期版本中，企业应用平台被称为企业门户企业门户。1.实操准备已创建001账套，并建立了操作员0011、0012、0013。2.实操资料启动企业应用平台，以操作员0011吉燕的身份登录账套001，登录日期2011年1月31日，目的是了解企业应用平台的界面构成和基本操作方法。3.操作步骤(详见老师演示）实务操作2 启用总账系统1实操准备 用友ERP-U8提供了多个系统模块供用户选用，通常不会在新建一个账套时就启用所有系统模块。以后处理账套的过程中可根据需要在企业应用平台启用某个根据需要在企业应用平台启用某个系统模块。系统模块。 总账系统对于账务处理是一定要启用的。总

5、账系统对于账务处理是一定要启用的。 在启用总账前，应已完成下列操作： 已创建001账套，并已成功添加操作员0011、0012、00132.实操资料（1）启动企业应用平台，以操作员0011吉燕的身份登录001账套，登录密码123，登录日期2011年1月31日。（2）在企业应用平台中启用总账系统。3.操作步骤（详见老师演示）注意：（1 1）只有账套主管才有启用系统模块的权限，并且模块启）只有账套主管才有启用系统模块的权限，并且模块启用日期不得早于账套启用日期。用日期不得早于账套启用日期。（2 2）不要随便启用不打算立即使用的模块，因为，一旦启）不要随便启用不打算立即使用的模块，因为，一旦启用某模块

6、，将会影响最后的总账结账。用某模块，将会影响最后的总账结账。准备知识 设置会计科目的基本原则会计科目的设置是账务处理的基础。从理论上讲，系统允许用户对会计科目随意进行增加、删除和修改操作，但从实务角度，仍需要遵循一些基本原则：（1）会计科目编码格式：企业会计制度下，默认的编码格式为4-2-2，建议不要改变系统预置的会计科目编码格式，否则会影响会计报表生成的正确性。（2）一级会计科目：建议不要增加、删除或修改。（3）二、三级明细科目：除了个别明细科目（如应交税金科目的明细科目），都能任意增、删、改。（4）增设明细的限制：会计科目一经使用，就不方便再增设明细科目（会导致原上级科目的发生额需要重新分

7、配），但允许增加同级科目。若某科目需要设置明若某科目需要设置明细科目，但尚不清楚设置哪些明细科目，可为该科目先设置至少一个细科目，但尚不清楚设置哪些明细科目，可为该科目先设置至少一个明细明细科目，科目，方便以后增加与该明细科目平行的明细科目方便以后增加与该明细科目平行的明细科目（思考：（思考：whywhy？）？）。实务操作3 增加会计科目1实操准备一般情况下，如果在建账套时选择了按行业预置会计科目，那么一级科目通常无需增加，但是通常应根据企业需求对某些科目增加明细科目。要求在进行账务处理前已为账套001准备好会计科目级次和名称。2实操资料（1）为“5502 管理费用”增加一个二级明细科目“55

8、0201工资”。（2）为“1002 银行存款”增加二级明细科目“100201人民币基本户”。（3）按照如下的表3.1中内容，增加其他明细科目。3.操作步骤（详见老师演示）操作要点： 在“管理费用”下设置了“其他”明细，其编号与前一项明细的编号之前留有空间，以备以后根据需要增加新的明细科目。实务操作4 复制会计科目1 1实操准备实操准备管理费用管理费用和和营业费用营业费用下的明细科目大都相同下的明细科目大都相同，可以将已建好的，可以将已建好的管管理费用理费用明细科目明细科目批量复制批量复制到到营业费用下，营业费用下，从而提高操作效率。从而提高操作效率。复制前，要求已按表复制前，要求已按表3.13

9、.1将将管理费用下的明细科目全部设置完成管理费用下的明细科目全部设置完成。2 2实操资料实操资料通过批量复制的方式，为通过批量复制的方式，为“5501 5501 营业费用营业费用”建立建立与与“55025502管理管理费用费用”完全相同的明细科目。完全相同的明细科目。3.3.操作步骤（详见老师演示）操作步骤（详见老师演示）提示：提示：除批量复制外，若需要复制单一的会计科目，可除批量复制外，若需要复制单一的会计科目，可在在“会计会计科目科目”窗口，窗口，先选择该科目，再单击菜单先选择该科目，再单击菜单“编辑编辑”“复制复制”，根据需要设定科目编码、名称及其他属性，以完成复制操作。根据需要设定科目

10、编码、名称及其他属性，以完成复制操作。实务操作5 修改会计科目1实操准备会计科目名称可以随时修改，即使已被使用过。而科目的属性则不一定，有一些在使用后也可以修改，如设为“日记账”，而另一些则不能，如科目性质（余额方向）。（思考：（思考：whywhy？）？）对会计科目进行修改前，已按前述要求设置好所有的明细科目。2.实操资料(1)改科目名称将“其他应付款”下的明细科目“张总”改为“张一山”。(2)改属性将“现金”科目设为“日记账”，将“银行存款”及其下属明细科目均设定为“日记账”和“银行账”。注：注：只有经过只有经过如此如此设置，才可以查询现金日记账和银行存款设置，才可以查询现金日记账和银行存款

11、日记账。这项设置也可以在以后进行，即使录入凭证时已使日记账。这项设置也可以在以后进行，即使录入凭证时已使用了该科目。用了该科目。3.操作步骤（见教师演示）背景知识日记账日记账：亦称序时账簿，是按照经济业务的发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔登记的账簿。设置日记账的目的是为了将经济业务按时间顺序清晰地反映在账簿记录中。日记账可以用来核算和监督某一类型经济业务或全部经济业务的发生或完成情况。其中，用来记录全部经济业务的日记账称为普通日记账（即流水账）；用来记录某一类型经济业务的日记账称为特种日记账（如现金日记账、银行存款日记账）。日记帐，应当根据办理完毕的收、付款凭证，随时按顺序逐笔登记，最少每天登

12、记一次。实务操作6 封存/删除会计科目1.实操准备 暂时不使用的科目可以进行封存，封存的科目在录入凭证时不能选择，当需要时可以随时解除封存。 确定不会使用的会计科目可以删除，包括一级科目，建议大家不要删除系统默认提供的一级科目不要删除系统默认提供的一级科目。 要求已完成管理费用明细科目的设置，并将其全部复制到了营业费用科目下。 2.实操资料（1）将“应交税金应交增值税”下的9个三级明细“21710101 进项税额”至“21710109 转出多交增值税”全部封存。（假设使用001账套的企业目前为小规模纳税人，应交增值税暂时无须进行明细核算。）（2）前面经复制生成的“营业费用”的明细科目中，“税费

13、”及其下级明细科目是多余的，应全部删除。3.操作步骤（详见老师演示)提示：提示：l 若某会计科目被使用过，则不能被封存或删除。若某会计科目被使用过，则不能被封存或删除。l 非末级会计科目不能被封存或删除非末级会计科目不能被封存或删除实务操作7 设置凭证类别1.实操准备 在录入凭证之前，必须要先指定凭证类别，否则无法进行制单（即填制凭证）。 对于中小企业来说，其财务核算工作量不大、要求不高，不一定要使用“收、付、转”复杂类型的凭证，可选用格可选用格式单一的记账凭证以简化会计核算式单一的记账凭证以简化会计核算。 在设置凭证类别之前，应已成功创建001账套及相关的操作员。2.实操资料 将001账套的

14、凭证类别指定为“记账凭证”。3.操作步骤（见老师演示）实务操作8 录入普通科目期初余额1 1实操准备实操准备 如果不是企业成立之初就启用账套，则需要录入各会计科目的期初余额，否则无法结账及生成正确的会计报表。 使用001账套的火龙商贸公司于2010年10月成立，2011年1月开始使用用友软件建账。因为001账套的启用期为2011年1月1日，所以它的期初余额就是年初余额。期初余额和年初余额的区别每个会计年度的年初余额只有一个，那就是本年度1月1日的余额（也即上年度的年末余额）。期初余额与会计期间相联系，一个会计年度中会有多个。如1月份的期初余额即是年初余额，而2月份的期初余额则为1月份的期末余额

15、。如果建账及启用账套的日期在年中，比如3月份，那么两者的关系将会以下列公式体现：3 3月份的期初余额月份的期初余额年初余额年初余额1 12 2月增加额月增加额1 12 2月减少额月减少额在录入期初余额前，要求已成功创建001账套、设置好了会计科目，并已整理好001账套（火龙公司）2011年1月1日各科目的余额。（思考：这个余额是年初余额还是期思考：这个余额是年初余额还是期初余额？初余额？）2 2实操资料实操资料（1 1）录入）录入“现金现金”科目的期初余额科目的期初余额2,489.302,489.30。（2 2）接着录入）接着录入“银行存款银行存款”科目的期初余额。由于该科科目的期初余额。由于

16、该科目有下级明细科目，所以必须先录入该科目的各明细科目目有下级明细科目，所以必须先录入该科目的各明细科目的余额，该科目余额系统自动生成的余额，该科目余额系统自动生成（不能直接对有明细科（不能直接对有明细科目的科目录入余额）。目的科目录入余额）。（3 3）录入）录入“利润分配利润分配”这个科目的余额，注意其实际余这个科目的余额，注意其实际余额方向为借方，表示企业累计亏损。额方向为借方，表示企业累计亏损。（4 4）最后，按表）最后，按表3.33.3中所示，逐个录入其他科目的期初余中所示，逐个录入其他科目的期初余额。其中的合计额均由系统自动生成，无需手工录入。额。其中的合计额均由系统自动生成，无需手

17、工录入。（5 5）改变）改变“本年利润本年利润”的科目余额方向的科目余额方向（难点难点：为何要：为何要这么做？）这么做？）。（6 6）对所录入的期初余额进行试算平衡与对账。）对所录入的期初余额进行试算平衡与对账。 表3.3 科目期初余额表背景知识“本年利润”科目和“利润分配未分配利润”科目的关系 “本年利润”账户集中反映了全年累计净利润的实现或亏损的发生情况。可按月计算，也可经批准后按季或年计算。 企业年度终了，将“本年利润”科目余额结转到“利润分配未分配利润”科目。亦即将本年收入和支出相抵后结出的本年实现的净利润，转入利润分配科目，借记本年利润科目，贷记利润分配未分配利润科目；如为净亏损，作相反会计分录，结转后本年利润科目应无余额。 背景知识“利润分配”账户的结构对“利润分配”账户，实际分配的利润额记借方（包括：提取法定盈余公积、应付现金股利、转作股本的股利等），利润的增加额记贷方（包括：盈余公积补亏、未分配利润（从“本年利