档案管理的现代化趋向的理念

1、档案管理的现代化趋向的理念摘 要档案是社会开展的“记录仪，是社会信息的“储存库。档案管理实现计算机化是大势所趋。作为档案工作者，必须认清档案管理现代化的趋向，努力学习微机使用、管理知识，以实现档案管理标准化。关键词档案创新；虚拟化；数字化；信息化；网络化一、科技档案在企业信息化建立中发挥的作用1、科技档案是指在自然科学研究、消费技术、根本建立等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录像带等科技文件材料。科技档案管理是档案管理的重要组成部分，它在企事业单位中是一项技术根底工作。尽管档案管理历史悠久，而科技档案管理却诞生在近代工业革命之后，是社会化大消费和专业分工

2、的产物。科技档案对于企业建立与开展具有重大的作用，特别是在进入现代化企业建立中，科技档案在科研、消费、企业科学管理中显示出越来越明显的无可替代的作用，具有相当高的经济价值。2、对于一个企业来说，研发才能的强弱，是衡量其核心竞争力的重要指标，而许多新的研发成果不可能从零开始，更多的是要借鉴、吸收大量的前人成功经历，汲取大量的前人失败教训。科技档案利用价值是它本身固有的特点，使其变利用价值为使用价值，使科学技术成为消费力，在企业建立与开展中产生经济效益。3、当今社会正步入一个新的技术革命新时代，这些高新技术广泛应用于消费，应用于社会之中，势必带来社会消费力的飞跃，同样也会引起社会生活的深化变化，尤

3、其是计算机和通信技术的迅速开展和广泛应用，信息已成为人类生存和开展的重要资源，是现代科学技术的支柱之一。信息资源的利用就是人类知识和智慧的利用，科学信息的交流、利用必将推动科技消费力的不断开展，科技档案信息化管理势在必行。二、档案管理将实现无纸化、虚拟化随着计算机技术的普及和网络的不断延伸，无纸化办公将变为现实，传统的以纸质为载体的档案管理方式将发生根本的变革。无纸化办公和自动化已成为当今的开展趋势。文件可以通过网上收发，报告可以通过网上传输，这样既简化了文件收发过程中的手续，又使文件的传递更加平安、快捷。这是科技开展给办公自动化带来的变革，同时也给传统的档案管理工作提出了新的挑战。档案资源共

4、享是档案管理的目的，而支持档案资源的是一定量的档案馆藏，虚拟化就是通过网络互联和馆际互借来增加馆藏，丰富档案资源。假设把全世界的档案信息都并入互联网，从一定意义上说，档案资源可以无限扩大，远至大洋此岸，近到同城邻里，都可以在极短的时间里查到你所需要的信息资料，从根本上解决了传统档案管理的难题，而且具有占地小、容量大、投入少、管理简便、查阅方便等优点。三、档案管理将实现缩微化、数字化缩微摄影技术和数码影像技术的应用，为档案管理实现数字化提供了有力支持。所谓档案信息数字化，就是通过计算机、扫描仪等现代电子技术将馆藏档案资料转化为电子文件。缩微摄影技术是把大量的纸质文件缩微在很小的缩微品上并制成电子

5、文件，数码影像是通过数码相机和光磁转换实现对影像的高明晰处理，其共同的特点都是以计算机进展识别、存储和管理的电子文件。实行档案信息数字化后，可通过计算机进展智能化检索，检索速度快、范围广，这就从根本上解决了纸质档案给库容带来的压力，抑制了档案管理过程中的诸多矛盾。特别是缩微技术、数码技术与计算机的结合应用，对档案管理中的照片、图片出现的退色、渗化和消褪，能有效地进展技术处理，使原始相貌复原，有利于影像长期保存和准确复制，有利于计算机查阅照片案卷。图文并茂，声像俱全，这是档案管理开展的必然趋势。四、档案管理将实现信息化、网络化1、目前，从中央到地方，从机关到企业已普遍建立了计算机局域网，其中，为

6、了加强文件资料的保密，有些部门规定不准接入互联网，有的甚至是单机操作，与网络实行物理隔离。但随着计算机技术和网络技术的开展，如密码技术的深化、语音识别、指纹识别技术的应用，将使文件资料的平安保密性大大进步。而对电子文件资料真伪的识别，也随着电子文件签署技术的应用，给收文部门和单位建立了信任。这一技术的开展应用，为档案管理过程中对电子文件真实性、可靠性的认定提供了技术保证。2、网络传输作为一种信息传播方式具有无比的优越性。一是传播速度快，二是传播范围广，三是传播不走样，四是传播本钱低，这已被全世界广泛认同。档案管理也必将随着这一技术的开展而开展。因此，档案管理实现信息化、网络化的目的已为期不远。

7、3、档案管理人员对人事档案重要性认识缺乏。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取无视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致人事档案材料不全或缺失。人事档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅人事档案信息仍采用手工查找。档案的存储照旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。进步人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，进步对人事档案重要性的认识，做好咨询效劳工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的标准化管理，做到档案的搜集、整理、鉴定和保管等各个环节科学标准。三是加强搜集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，进步档案的利用价值。总之，要使档案工作有新的进展和打破，就要抓住当前有利时机，加强学习、