销售与应收帐款管理制度

1、销售与应收账款管理制度（试行）第一章目的与范围为了加强对浙江 * 股份有限公司（以下简称公司或本公司） 销售与收款业务的内部控制，预防销售与收款过程中的各种弊端，提高销售与收款业务的质量，根据中华人民共和国会计法 和内部会计控制规范基本规范等法律法规，制定本制度。本制度所称销售与收款是指商品销售和劳务供应及其收款行为，包括接受客户订单，核准客户信用，签订合同，发运商品，收取款项，开具销售发票等内容。第二章各相关部门职责划分参与公司销售与收款业务的主要部门为各销售部门、 财务部及运输部门， 各部门主要职责如下：（一）各销售部门主要负责处理订单、签订合同、执行销售政策和信用政策、建立客户信用档案及

2、销售台账、催收货款等；（二）财务部主要负责销售合同、发货通知单的审核，销售款项的结算和记录、反馈，填制销售发票并监督管理货款的回收；（三）运输部门（或者货运责任人）主要负责审核销售发货单据是否齐全并办理发货的具体事宜。第三章销售业务流程一、销售合同的签订1、公司在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信誉、财务状况等有关情况，防范账款不能回收的风险，并且加强对赊销业务的管理。2、公司所有的销售业务，各销售部门都必须与客户签订销售合同，销售合同的签订流程参照公司发布的有关合同审批流程执行。3、销售合同的审批权限：第1页 共13页1）合同金额在人民币10 万元以下的，且合同账期在三个月以下的，由销售

3、部门负责人或者其指定的代理人审批，代理人审批的合同由部门负责人承担责任；2）合同账期超过三个月， 或者合同金额在人民币10 万元以上的（含 10万元），由公司总裁或者其指定的代理人审批。4、所有销售合同都必须经过财务部审核，财务审核范围如下：1）销售价格是否符合公司销售政策的规定；2）赊销是否经过审批权限人的审批。5、对于超过公司既定销售政策和信用政策规定范围的重大合同或者特殊销售业务，公司应当进行集体决策再行签订销售合同， 防止决策失误而造成严重损失。二、发货通知单的编制和审核1、各销售部门必须指定专人 (部门文员 )负责填制发货通知单。发货通知单编号必须连续， 不得出现重复或者断号。 发货

4、通知单一式四联， 第一联由各销售部门留存，其余三联分别交财务部、 仓库以及运输部门。 发货通知单格式见附件二（如与 ERP 软件有出入，以软件格式为准） 。2、发货通知单流转、审批流程如下图：发货通知单流转流程事业部文员财务部填制发货通知单审核仓库清点货物、发货事业部负责人审批运输部门运送至客户核算会计记账3、所有发货通知单经各销售部门负责人审批之后，必须交财务部审核。财务部审核范围如下：1）发货通知单是否经销售部门负责人或者其指定代理人审批；2）发货通知单所列货物品种、数量、规格型号是否符合相关销售合同的规定；第2页 共13页3）发货通知单所列货物是否收款，收款是否符合相关销售合同条款的规定

5、。三、销售出库单仓库管理员根据经过审批的发货通知单发货， 所发货物品种、 规格型号、数量必须与发货通知单一一核对相符， 并开具一式四联的销售出库单。 销售出库单一联仓库留存，一联交财务部记账，一联交相关销售部门作为与客户对账的依据，一联交运输部门作为发运依据。四、货物运输运输部门（货运责任人）在运送货物前应仔细核对其品种、规格型号、数量与发货通知单是否一致，并在销售出库单上签字确认。运输部门应当确保货物运送的安全性和及时性，不得随意中途调换发运货物。五、验收跟单销售跟单责任人为各销售部门相关销售人员。各销售部门必须指定专人（文员）编制销售台账，作为与客户对账的依据。销售部门销售台账必须按客户分

6、开填列， 格式见附件三。 为了保证与客户对账数据的准确性，销售部门文员可于每月 25 日至月底之间与财务部对账。所有的货物出库，销售人员都必须取得经客户签收（签字、公司盖章）的到货验收单，并将原件交财务部备案。到货验收单格式见附件四。到货验收单由部门文员在编制发货通知单的时候， 按照发货通知单产品信息填列，并且与经审批后的发货通知单一起交给仓库，由仓库随货寄发客户。六、收款1、销售收款的责任部门是公司各销售部，第一责任人是销售部门相关销售人员；2、各销售部门的销售文员承担货款的跟踪及催收责任，销售文员必须根据销售台账及时督促相关销售人员催收到期货款，并定期与客户核对发货及收款情第3页 共13页

7、况，如有不符，应查明原因，及时处理；3、为方便销售部门跟踪客户货款，财务部有责任定期向各销售部门反馈本周客户的回款情况。七、开具销售发票公司货物满足销售条件，由仓库发出之后，各销售部门可以向财务部出具开票申请单，给客户开具销售发票。开票申请单必须经各销售部门负责人或者其指定代理人审批确认。因客户要求需在发货前即开具销售发票的，开票申请单须经总裁审批确认。开票申请单格式见附件五。八、退货或者退票的处理（一）退货存在下列情况之一时，公司接受客户退货：1、因公司产品本身的质量问题，导致客户无法正常使用的；2、因市场推广需要，发往代理商试点的货物，因市场原因没有形成销售的。因为产品本身质量问题需要退货

8、的，需经过公司技术人员检测，并出具质量检测报告，报公司分管产品质量的副总审批确认之后，方可办理退货手续。因市场推广失败而退货的， 是否需要向代理商收取使用费及产品成本费用，以公司与各代理商签订的合同为准。退货审批流程参照发货审批流程执行，退货申请单格式见附件六。（二）退票本制度所指退票指开具红字 （负数）销售发票。 因客户重新开具销售发票等需求，产生退票情况的，分如下两种情况处理：1、增值税普通发票及服务业发票的退票处理各销售部门出具开票申请单，备注栏注明重新开票或者退票原因，并且同时附上原发票联。没有原发票联的，财务部有权不予办理。2、增值税专用发票的退票处理第4页 共13页除上述第一点之要

9、求外， 销售部门申请退票时需同时提供客户尚未对原发票进行抵扣认证的证明或者客户所在地税务局出具的与原发票有关的涉税证明。没有取得客户或者其税务局证明的，财务部将不予办理。第四章应收账款的管理一、应收账款的确认原则公司应收账款以权责发生制为原则进行确认， 未经收款的货物从仓库发出之后即形成一笔应收账款（不论是否开具销售发票） 。二、应收账款相关部门的职责划分公司应收账款的催收责任部门为各销售部门， 各销售部门必须建立应收账款台账，负责对客户应收账款进行跟踪管理，并及时催收到期货款。公司应收账款的主要管理部门为总裁办和财务部。 总裁办负责审核客户信用额度及应收账款信用期限。 账期三个月以上的合同需

10、经总裁审批。 财务部负责应收账款的账务处理，并对各销售部门的应收账款回收情况进行监管。三、应收账款的催收及管理1、销售部门对应收账款的管理1）所有销售人员必须确保其销售业务产生的货款及时、 安全地回笼，并对可能产生的应收账款承担催收责任。 应收账款未全额收回销售人员即离职的，销售部门应指定专人对应收账款进行催收；2）销售部门应指定专人 （销售文员） 建立客户应收账款台账， 详细记录客户的历次应收账款变更明细情况及应收账款余额的到期时间， 对于到期的应收账款应及时督促收款责任人进行催收；3）销售部门应指定专人定期与客户对账， 至少每季度以对账单的形式与客户对应收账款进行书面确认。对账单格式见附件

11、七。2、财务部门对应收账款的管理第5页 共13页1）财务部应根据公司各类产品销售情况做好应收账款的账务处理，保证所有客户应收账款账面变动明细及余额正确；2）财务部应每月对销售部门的销售及收款情况进行跟踪监督，编制应收账款监控表，并反馈给各销售部门及时进行处理；3）财务部每个季度编制一次公司应收账款账龄分析表，并且根据账龄情况编制应收账款催收计划，报公司审批执行。四、应收账款的处置1、应收账款处置条件客户应收账款存在以下情况之一的，销售部门可以向公司申请对应收账款进行处置：1）客户破产、倒闭或者因为自然灾害等不可抗力原因导致无法货款无法收回；2）客户逾期应收账款已超过3 年，经多次催收仍无法收回

12、；3）因销售业务需要，公司认为可以对应收账款进行处置的其他事项。2、应收账款处置办法应收账款需要处置时，由相关销售部门提出申请报告，说明需要处置的应收账款客户名称、剩余金额及申请处置的原因（客户破产、倒闭的需要随报告提供相关的清算证明） ，报公司审批之后， 交财务部进行核销处理。审批权限规定如下：1）人民币 100 万元以下的应收账款处置，由公司总裁审批执行；2）人民币100 万元以上的应收账款处置，需报公司董事会或者股东会审批执行。第五章附则一、本制度修订、废止及解释权归财务部。二、本制度自颁布之日起实施， 颁布之日前的规定与本制度冲突的， 以本制度为准。第6页 共13页附件一合同流程各事业

13、部签订审销售核合同财务部合同审批（如有）总裁销售与收款业务总流程图实物及单据流程货款及发票流程各事业部各事业部发入货审收账通核款反经知馈单审审批销开核的财务部售票财务部并发出申开货库请具通单单销知销售单售发出票库单仓库财务部验清点收，并且事核对业货物部取运输部门得验收发运单交货物财务部客户第7页 共13页附件二发货通知单编 号 ：销售产品系列：电子配件其他产品销售合同编制单日期年月日货物责任人要求发货日期年月日客户名称联系人联系电话详细地址邮 编传真号码收货地址收货人联系电话销产品名称规格型号单位数量 产品名称规格型号单位 数量备注售16发27货38信49息51货款状况货款已经收货到付款货款按

14、合同执行先发货，货款在日内付清制单：部门负责人：财务部：附件三XX 客户销售台账更新日期：发货日产品名规格型发货数销售单货款总是 否 开已收款剩余货余款到地 区具 销 售备 注期称号量价金 额金 额款期 时 间发 票合 计其他事项：第8页 共13页附件四到货验收单验收时间：年月日单位：台产品名称型号数量验收情况验货单位：发货单位：验货代表：销售责任人：联系电话：联系电话：传真：传真：附记：为确保浙江 * 股份有限公司所发货物的正确性与完整性，请收货单位于收到货物后3天之内将原件寄回本公司。否则视为默认所发货物正确无误，谢谢合作！联系地址：浙江省杭州市邮编： 310012联系电话：传真：附件五第

15、9页 共13页开票申请单申请部门申请人申请日期对应发货通知单号领票人领票日期备注开票明细开具发票种类增值税专用发票增值税普通发票服务业发票开票单位全称开票单位地址开户银行帐号税号电话序号产品名称规格型号数量单价金额金额123456合计金额大写：部门负责人审批财务部审批附件六第10页共13页退货申请单申请部门申请人销售责任人申请日期退货原因是否涉及货款返否还是是已经收取使用费元。是否收取使用费否客户及退货信息客户名称联系人客户地址联系电话退货处理人传真号码产品退货信息（详细信息请阅附件）序号产品名称规格型号单位数量12345各部门审批意见部门意见签署事业部技术负责人事业部负责人研发 /技术总监财

16、务经理附件七第11页共13页客户对账单敬启者：（客户）地址：（客户地址）电话：（客户电话）传真：（客户传真）本公司正在对各项往来款项进行整理，现将年月至年月贵公司与本公司销售往来明细列示如下表，请贵公司核实回复为盼！贵公司与本公司的销售明细表：截止日期：时间产品名称规格型号发货数量单价金额已收金额尚欠金额合计以上数据如有不符，请列示不符事项及情况说明。浙江 * 股份有限公司事业部2008/7/16回函地址：电话：传真：合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公

17、司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3定义、符号、缩略语无第12页共13页4 职责4.1总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5合同管理部门履行以下职责：建立健全合同管理办法并逐步完善规范；参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；在总经理领导下，做好合同管理的其