协同管理系统使用教程系列gl

1、企语系统：一种企业语言，一套管理系统目录1例 2：年初启用的例子61.1 概况61.1.11.1.21.1.3企业概况6整理好要增加或修改的会计科目6整理好各会计科目的初始数据81.2 主控系统中的基础设置11组织信息12公共信息业务信息17公共信息财务信息19信息22财务系统的启用22系统权限管理23员工信息管理241.2.11.2.21.2.31.2.41.2.51.2.61.2.71.3 财务系统基础管理251.3.11.3.21.3.31.3.41.3.51.3.61.3.7会计主体初始化25外币管理26会计科目28凭证类别31项目管理35会计部门管理40汇率管理411.4 总账子系统

2、的设置441.4.1 总账子系统启用441.4.2 选项441.4.3 总账初始数据录入451.5 日常会计处理551.5.1 填制凭证551.5.2 审核671.5.3 记账681.5.4 期末处理：期间损益结转691.6 账簿701.7 财务报表711.7.1 资产负债表711.7.2 利润表731.8 结账751.9 一些特别操作761.9.1 相关工作771.9.2 关于已使用的末级科目增加下级811.9.3 外币业务处理841.9.4 汇兑损益调整88例 3：非年初启用的例子962.1 概况9622 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统2.1.1 企业概况962.1.2 整理好要增

3、加的会计科目及初始数据972.2 主控系统中的基础设置1052.3 财务系统基础管理1052.4 总账子系统的设置1062.4.12.4.22.4.3总账子系统启用106选项106总账初始数据录入1062.5 日常会计处理1162.5.12.5.22.5.32.5.42.5.5填制凭证116出纳签字125审核126记账126期末处理：期间损益结转1272.6 账簿1292.7 财务报表1322.7.1 资产负债表1332.7.2 利润表1342.8 结账136例 4：多会计主体、多系统协同管理13933.13.23.3企业概况139准备工作：设置“财务系统管理员”140主控系统中的基础设置14

4、4组织信息144公共信息145信息146财务系统的启用147系统权限管理148员工信息管理153注意事项1553.3.13.3.23.3.33.3.43.3.53.3.63.3.73.4 登录财务系统1553.4.1 登录方式1553.4.2 数据权限只有一个会计主体时1563.4.3 数据权限有多个会计主体时1573.5 财务系统基础管理1603.5.13.5.23.5.33.5.43.5.53.5.63.5.7会计主体初始化161外币管理162会计科目165项目167会计部门167汇率管理171凭证类别1713.6 总账子系统的设置1713.6.1 总账子系统启用1723 /企语系统：一种

5、企业语言，一套管理系统3.6.2 选项1723.6.3 总账初始数据录入1723.7 会计工作172填制凭证172凭证174出纳签字174审核凭证174记账174其它工作1753.7.13.7.23.7.33.7.43.7.53.7.63.8 怎样另一个会计主体的科目1753.9 完美的多系统协同管理182F21.2_ad0 对 FM 系统的更新1834.1 现金流量管理1834概述183总账“选项”功能的修改185“会计科目”功能的修改187新增“现金流量项目管理”功能187新增“现金流量初始数据录入”功能192“填制凭证”功能的修改1954.1.14.1.24.1.34.1.44.1.54

6、.1.64.1.74.1.84.1.9“出纳签字”、“审核凭证”、“凭证”功能的修改204“凭证”功能辅助条件的修改210新增“现金流量凭证管理”功能2124.1.10 新增“现金流量明细表”功能2264.1.11 新增“现金流量表”功能2364.1.12 特别说明2494.2 辅助核算维度管理250概述250新增“辅助核算维度管理”250“会计科目”功能的修改260“总账初始数据录入”功能的修改266“填制凭证”功能的修改266“凭证”功能的修改267“辅助核算发生额及余额表”功能的修改269“辅助核算明细账”功能的修改2744.2.14.2.24.2.34.2.44.2.54.2.64.2

7、.74.2.84.3 反向记账2744.3.14.3.24.3.34.3.44.3.54.3.64.3.74.3.8概述275总账“选项”功能的修改275“填制凭证”功能的修改276“”功能的修改276审核、签字、记账后反向记账标识的修改278关于冲销凭证278关于期间损益结转凭证280关于发生额（FS）函数2804.4 总账2804 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统4.5 联查功能2914.5.14.5.24.5.34.5.44.5.5概述291发生额及余额表的联查291辅助核算发生额及余额表的联查297资产负债表的联查304利润表的联查3094.6 导出凭证3154.7 导入凭证31

8、8账和明细账增加“本年累计、总计”330账的修改330明细账的修改3314.84.8.14.8.25 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1 例 2：年初启用的例子本例介绍一个此前已建账的企业，怎样改为在本系统中实现会计电算化。本例介绍的是在年初启用的情况。由于在年初建账工作量较小，所以这种情况也是比较常见的。本例中同时会进一步介绍一些工作的处理方法，如外币核算、数量核算、汇兑损益调整、凭证类别等。系统中大多数功能在例 1 中已详细介绍，本例中将不再说明。1.1 概况1.1.1 企业概况公司名称：北京汉达科技地址：北京市海淀区中关村大街 126 号法人：周汉：100080：62981166工

9、商号：110108098731135税务登记号：1101080612183219：工商中关村分行账号：60481283214312该公司从事软硬件的生产与销售，采用 2007 年新会计准则，本位币为。该公司此前已有手工账，现决定 2010 年 1 月采用财务软件。由财务部经理郑洁负责财务系统的管理。本例中不考虑其它系统（如 OA、PB）的使用。1.1.2 整理好要增加或修改的会计科目郑洁确定财务系统中预置的一级科目可以满足汉达公司需要，不需要再增加。但是需要增加一些科目和三级科目，并对一些一级科目进行修改（如设置辅助核算、数量核算等）。如下所示：科目编号科目名称方向外币计量辅助核算1002存款

10、借100201借100202借1122应收账款借客户1123预付账款借供应商6 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1221其他应收款借122101备用金借部门122102应收个人款借职员1403原材料借140301光盘借张140302复印纸借包1405库存商品借140501杀毒软件借套140502多课件借套140503管理案例集借册2202应付账款贷供应商2203预收账款贷客户2221应交税费贷222101应交贷22210101进项税额贷22210102销项税额贷4104利润分配贷410401未分配利润贷5001生产成本借500101直接材料借项目500102直接人工借项目500103制造

11、费用借项目500104其它借项目500105生产成本转出借项目5101制造费用借510101工资借项目510102折旧费借项目510103其它借项目6001主营业务收入贷7 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统600101杀毒软件贷600102多课件贷600103管理案例集贷6401主营业务成本借640101杀毒软件借640102多课件借640103管理案例集借6601销售费用借660101工资借660102办公费借660103差旅费借660104招待费借660105折旧费借660106其它借6602用借660201工资借部门660202办公费借部门660203差旅费借部门660204招待费

12、借部门660205折旧费借部门660206其它借部门6603财务费用借660301利息借660302手续费借1.1.3 整理好各会计科目的初始数据本例中，汉达公司以前已有会计数据，现在要转为采用财务系统。对于这种在年初启用的情况（即在某个年度的第一个期间启用），还需要整理好各个科目的期初余额。8 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统为了保证业务处理的连续性，初次使用总账子系统时，应将经过整理的总账启用期间的初始数据录入系统，以此为起点继续未来的业务处理。1.1.3.1 总账子系统初始数据的内容总账子系统的初始数据包括：1)各个科目在启用期间的期初余额；2)各个科目从启用年度年初至启用期间期初

13、的借贷方累计发生额；3)对于损益类科目，还需要录入各个科目从启用年度年初至启用期间期初的“实际损益发生净额”。“实际损益发生净额”指的是：从总账子系统启用的年初到启用月之间，在不考虑损益结转凭证的情况下，损益类科目的发生净额，即：“科目方向”上的累计发生额减去相反方向上的累计发生额。如果在年初启用总账子系统，由于各科目本年无发生额，所以只需要准备各科目的期初余额，从而大大简化了数据准备工作，这正是很多企业选择年初建账的。年初建账的另一个优点是年度数据完整。所以汉达公司选择于 2010 年 1 月建账，并整理了各明细科目的初始数据，分为二种情况：末级且无辅助核算科目的初始数据末级且有辅助核算科目

14、的初始数据具体内容如下：1.1.3.2 末级且无辅助核算科目的初始数据末级且无辅助核算科目的初始数据如下表所示。注意：表中灰色显示的是有辅助核算的科目，参考。各辅助核算的具体数据在下面再列出。“期初余额方向”红色显示的表示期初余额方向与科目方向相反。有些科目需要数量核算，因此下表中还有这些科目的计量和期初数量余额。币别/计量科目编号科目名称期初余额方向期初余额1001库存现金借6487.70100201211057.16借1122应收账款借157600.00122102应收个人款借3800.001231坏账准备贷10000.001401材料采购贷80000.001403014400.00光盘借

15、9 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统2200张140302复印纸借6900.00460包140501杀毒软件借10650.00套711405027840.00多课件借套981405038588.00管理案例集借册2261601固定资产借260860.00160247120.91累计折旧贷2001短期借款贷100000.002202276850.00应付账款贷22210101进项税额借33800.0022210102销项税额贷17000.004001308200.00实收贷410401未分配利润借110022.3150010110000.00直接材料借500102直接人工借4000.745

16、00103制造费用借2000.005001041165.00其它借1.1.3.3 末级且有辅助核算科目的初始数据末级且有辅助核算科目的初始数据整理后包括：1.“122102 应收个人款”设置了职员辅助核算，具体数据如下：2.“1122 应收账款”设置了客户辅助核算，具体数据如下：10 /职员方向期初余额周汉借2000.00张彬借1800.00企语系统：一种企业语言，一套管理系统3.“2202 应付账款”设置了供应商辅助核算，具体数据如下：4.“5001 生产成本”的各个下级科目设置了项目辅助核算，具体数据如下：1.2 主控系统中的基础设置与前面的例子一样，必须先在主控系统中完成一些必要的设置，

17、才能开始财务系统的使用。郑洁用预置的用户登录名“admin”、“sys123456”登录主控系统，然后执行“系统权限管理员工信息管理”功能，点击“”按钮，可以看到系统中已预置了一个员工的信息：这个员工的姓名为“系统管理员”，登录名是 admin、是sys123456。由于今后由郑洁作为系统管理员，所以她点击这一行后面的“修改”按钮，将姓名由“系统管理员”改为“郑洁”，并把登录名改为 zhengj、改为 z19000101。其它信息（如部门、岗位）先不必修改，可以随着后面的工作逐步补充、修改。然后，郑洁按下列顺序开始进行基础信息的设置。11 /科目名称ERP 模拟体验光盘ERP 普及合计5001

18、01 直接材料4000.006000.0010000.00500102 直接人工1500.002500.744000.74500103 制造费用800.001200.002000.00500104 其他500.00665.001165.00合计6800.0010365.7417165.74供应商方向期初余额中诚软件贷276850.00客户方向期初余额北京软件管理学院借99600.00借58000.00企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.2.1 组织信息1.2.1.1 管理主体执行本功能时，可以看到，主控系统中有“管理主体”的预置值（如下所示）：本例中，管理主体是汉达科技，所以可以按照汉达公

19、司的信息，将上述预置值修改为：1.2.1.2 法律主体系统当前预置了一个法律主体：本例中，只有一个法律主体即汉达公司，因此可以将系统中预置的法律主体“修改”为：12 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统然后保存即可。1.2.1.3 会计主体点击“新增”，输入下列信息（注：只有加“*”的是必填项）：13 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统点击保存后，可以看到这个会计主体显示在列表中。1.2.1.4 管理部门汉达科技的部门设置如下：可以按照例 1 同样的方式设置管理部门信息。即：先新增，再修改。具体如下：1)先在系统中新增各个“管理部门”（“财务部”除外）：先增加一级部门，再增加部门。14

20、/部门编号部门名称01总经办05财务部08采购部11销售部1101销售一部1105销售二部15生产部企语系统：一种企业语言，一套管理系统2)然后，再把系统预置的“管理部”修改为“财务部”。完成后，如下所示：这样，就完成了汉达公司各个“管理部门”的设置。1.2.1.5 职务设置与例 1 相同，只使用系统中预置的职务“职员”即可，不必增加或修改。1.2.1.6 岗位岗位设置也与例 1 的操作方式相同，分为以下二步：1.先使用“批量增加岗位”功能，完成财务部以外的各个岗位的设置：然后与例 1 一样，先生成“总经办职员”这个岗位，再以此为岗位，生成其它岗位。完成后，执行“岗位信息管理”功能，可以看到岗

21、位结构图如下所示：15 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统2.再利用“岗位信息管理”功能，把财务部的各个岗位逐个设置好。汉达公司财务部需要设置下列岗位：财务部经理：全面负责财务管理工作。总账会计：负责日常业务处理工作。资产会计：负责固定资产的管理。出纳：负责现金、存款及相关工作。系统中有一个预置的岗位“系统管理员”，由于汉达公司确定由财务部经理王英作为“系统管理员”，所以可以把“系统管理员”这个岗位修改为“财务部经理”，其岗位是“总经办职员”。即修改为：修改后保存即可。然后点击“新增”按钮，设置财务部的其它岗位，他们均以“财务部经理”这个岗位作为，完成后，如下所示：16 /企语系统：一种企

22、业语言，一套管理系统1.2.2 公共信息业务信息1.2.2.1 地区管理汉达公司准备对客户、供应商分地区管理，分为下列地区：可以执行“地区信息管理”功能，先点击“地区”作为，然后点击“新增”按钮，录入下列信息后，保存即可：然后按同样的方式设置其它地区，完成后如下所示：17 /地区编号地区名称01北方区05华东区08中南区11西部区企语系统：一种企业语言，一套管理系统注意：原来的“其它地区”可以仍然保留，这样以后未考虑到的分区要求时，可以设置在这个地区。当然，如果确定不需要这个地区，可以直接把它修改为某个地区。1.2.2.2 供应商类别管理系统中有一个预置值“其它类别”，如果不需要对供应商进行分

23、类管理，就可以只使用这个预置值、不再设置其它类别信息。汉达公司根据管理需要，决定不对供应商分类管理。1.2.2.3 供应商信息管理汉达公司有供应商：编号供应商名称简称所属分类所属地区税号101北信印刷北信印刷其它类别北方区5891322307工行北京分行60783901292808109中诚软件中诚软件其它类别华东区6098671247中行上海分行60122538992709可以执行“供应商信息管理”功能，点击“新增”按钮，录入上述信息即可。完成后，如下所示：1.2.2.4 客户类别管理汉达公司准备对客户分类管理，分为下列客户类别：18 /地区编号客户类别名称01A 类05B 类08C 类企语

24、系统：一种企业语言，一套管理系统可以执行“客户类别管理”功能，点击“新增”按钮，设置这些客户类别。操作方法与“地区管理”类似。完成后如下所示：同样，原来的“其它类别”可以仍然保留。1.2.2.5管理汉达公司有下列客户：编号客户名称客户简称所属分类所属地区税号201北京管理软件学院软件学院A 类北方区5612782108工行北京分行61202181292741202华远系统集成公司华远公司C 类西部区6232799131中行西安分行69202181292786203B 类北方区1102321436建行分行81702191296769可以执行“管理”功能，点击“新增”按钮，录入上述信息即可。完成后

25、，如下所示：1.2.3 公共信息财务信息1.2.3.1 结算方式管理郑洁认为系统中预置的结算方式已符合要求（如下所示），所以不必调整。19 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.2.3.2 币种管理汉达公司在业务中需要使用，所以需要设置好相应的币种。郑洁执行“币种管理”功能，可以看到当前系统中只有一个币种“”：可以点击“新增”按钮，增加“”：完成后，列表中显示如下：20 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.2.3.3 计量管理汉达公司需要对某些科目进行数量核算，对于数量核算的科目，系统要求必须预先设置相关的计量。汉达公司涉及下列计量：郑洁执行“计量管理”功能，点击“新增”按钮，录入下

26、列信息：其中：数量小数位：表示这个计量对应的数量数据的小数位数；单价小数位：表示这个计量对应的单价数据的小数位数；保存后，即可完成这个“计量”的设置。全部计量设置完成后，如下所示：21 /编号计量名称数量小数位单价小数位01张0402包0403套0404册04企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.2.4信息可以在“关统管理财务系统”中，设置财务系统的信息。包括：1.2.4.1权限管理郑洁认为系统中预置的符合需要，可以直接使用，因此不必调整。1.2.4.2 系统参数设置郑洁认为系统中预置的参数符合需要，可以直接使用，因此不必调整。1.2.5 财务系统的启用上述基础信息全部设置完毕后，可以按照与

27、例 1 完全相同的方式，执行“关统设置”功能（如下图），启用财务系统。其中，会计期间设置为：即：启用期间指定为 2010 年 1 月，同时设置 50 个会计年度。然后郑洁点击“确定”，并输入本人的确认，这样就完成了财务系统的启用。22 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.2.6 系统权限管理下面需要确定谁可以使用财务系统、可以在财务系统做哪些操作。即设置各个岗位的“权限信息”，包括功能权限和数据权限。郑洁确认系统中预置的财务系统的各个已符合汉达公司的需要，所以直接执行“岗位信息管理”功能，设置财务部各个岗位的权限信息。具体设置如下：1.财务部经理2.总账会计3.资产会计4.出纳：23 /

28、企语系统：一种企业语言，一套管理系统说明：1)由于只有一个会计主体，且上述岗位都具有这个会计主体的使用权限，所以数据权限均设置为“全部”。2)本例中由于不考虑其它系统的使用，所以只需设置财务系统的功能权限和数据权限。1.2.7 员工信息管理本例中由于不考虑其它系统的使用，所以与例 1 一样，只需要录入与财务系统相关的员工即可，比如：会计（因为要并操作财务系统）、涉及职员辅助核算的。汉达公司有下列员工信息需要录入系统：郑洁可以执行“员工信息管理功能”逐个录入。如果较多、并且已有相应的 EXCEL，也可以执行“员工信息导入”。说明：由于前面已将系统中预置的“系统管理员”修改为“郑洁”，所以不必再录

29、入。但需要把编号改为正式的 10020，以便员工显示顺序符合要求。财务部的各个员工都需要设置登录名和。24 /编号登录名部门职务岗位10001周汉总经办职员总经办职员10020郑洁zhengjz19000101财务部职员财务部经理10023贺明hemh19000101财务部职员总账会计10025宋娟songjs19000101财务部职员出纳10030wangyw19000101财务部职员资产会计10035关鹏采购部职员采购部职员10038张彬销售一部职员销售一部职员10041刘倩销售二部职员销售二部职员10045李晓生产部职员生产部职员企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.3 财务系统基础管

30、理前面在主控系统中完成了很多基础信息的设置，现在郑洁可以登录财务系统，执行会计主体初始化，并设置本会计主体的信息，包括会计科目、凭证类别、会计部门等。1.3.1 会计主体初始化执行本功能时，显示：由于现在设置了二个币种，所以必须指定本位币。本例中选择。其它内容不必修改，点击“确定”，即可完成本会计主体的初始化。25 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.3.2 外币管理本功能用于指定在本会计主体内可以使用哪些“外币”。外币是指本位币之外的其它币种。在主控系统中可以设置多个币种，但是由于可能存在多个会计主体、并不是每个会计主体都要使用所有币种，所以，如果要使用外币，需要在各个会计主体中指定本

31、会计主体要用到哪些“外币”，即只需要从主控系统中已设置的各个币种中选择一部分即可。执行本功能时，弹出以下窗口：可以点击“新增”按钮，添加本会计主体需要使用的外币。此时弹出窗口显示：26 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统可以选择主控系统中已设置过的外币（本例中只有一个“”，所以直接显示）。选择之后，该币种的编号、名称、币符会自动显示。还要指定下列内容：折算方式：系统中提供本位币与外币折算的二种方式。缺省是：外币*汇率=本位币汇率小数位：用于指定保存的汇率数据的小数位数，在 0 至 6 位间选择，缺省为 5 位。最大误差：在填制凭证时，录入的本位币金额与根据外币、汇率折算得的本位币金额的差额

32、的绝对值不能超出这个参数值，否则凭证将无法保存，缺省为 0.000010。郑洁认为上述缺省设置可以符合本的管理要求，所以点击“确定”，则这个币种就成会计主体可使用的“外币”。以后如果需要，也可以对外币的设置进行修改。可以点击选择这个外币，然后点击“修改”按钮，此时弹出窗口显示这个外币的当前设置：27 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统可以修改“折算方式、汇率小数位、最大误差”。如果有的外币以后“在本会计主体中”不需要再使用，可以将“状态”修改为“停用”。注意：这里的“停用”是指“在本会计主体中”不需要再使用这个外币，但不影响其它会计主体使用这个币种。1.3.3 会计科目科目的设置方法与例

33、1 完全相同。本节只重点介绍外币核算科目和数量核算科目的设置方法。1.3.3.1 新增、修改科目汉达公司可以按照上面整理出来的资料，增加新的科目，或对现有科目进行修改（如设置辅助核算）。有些科目涉及外币核算和数量核算，下面介绍设置方法：1.外币核算：汉达公司的存款要核算，所以存款设置了明细科目 100202，用于核算。在设置这个科目时，可以勾选“外币核算”，然后选择币种（本例中由于只有一个币种，所以会自动选取）：28 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统保存后，该科目即可用于外币核算。以后填制凭证使用该科目时，除了要录入本位币金额，还需要录入外币金额，以业务中涉及的外币发生情况。2.数量核算

34、：如果需要核算数量，可以将科目设置为数量核算，比如：汉达公司对于原材料（光盘）需要做核算数量，那么可以将这个科目 140301 设置为数量核算：29 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统保存后，该科目即可用于数量核算。以后填制凭证使用该科目时，除了要录入金额外，还需要录入数量，以业务中涉及的数量发生情况。【练习】：可以进行下列练习：1)将其它需要设置数量核算的科目设置好。2)练习科目的“”：可以先设置完 1405 的各个下级科目，然后用的方式设置好 6001 的各个下级科目（但没有数量核算），再由 6001 的下级科目出 6401 的各个下级科目。1.3.3.2 指定科目完成科目的增加、修改

35、后，还需要指定“特别科目”，操作方法与例 1 完全相同。包括：1.现金总账科目：指定为 1001 库存现金。2.总账科目：指定为 1002存款。30 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统3.现金流量科目：目前暂不必考虑。4.以前年度损益调整科目：指定为 6901 以前年度损益调整。5.本年利润科目：指定为 4103 本年利润6.未分配利润科目：指定为 410401 未分配利润1.3.4 凭证类别开始日常业务处理之前，应根据本的核算和管理要求，确定要使用的凭证类别。在例 1 中，介绍了只使用一种凭证类别的情况，这是最常用的情况。本例中，将介绍多凭证类别的管理方法。执行“凭证类别”功能，可以看到

36、系统中预置了一个凭证类别“记账凭证”：可以点击操作栏的“修改”按钮查看它的具体设置：31 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统在填制凭证时，凭证类别的“字”将显示在凭证编号前面，凭证类别的“名称”将显示为凭证的标题。这是最常用的情况，实际工作中，可以只使用这一种凭证类别。系统也根据本需要，自行定义多种凭证类别，比如常见的分类方式有：收款凭证、付款凭证、转账凭证现金凭证、凭证、转账凭证现金收款凭证、现金付款凭证、收款凭证、付款凭证、转账凭证汉达公司确定的凭证类别为：收款凭证、付款凭证、转账凭证。可以按下列方法进行设置：1.修改现有的凭证类别：先将系统中预置的“记账凭证”改为“收款凭证”：点击选

37、择这个类别后点击“修改”按钮（或直接双击这个凭证类别），修改为：32 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统说明：可以设置每个凭证类别的“限制规则”。限制方式包括：借方必有：表示这个类别的凭证借方必须有指定的科目，否则凭证不能保存。贷方必有：表示这个类别的凭证贷方必须有指定的科目，否则凭证不能保存。凭证必有：表示这个类别的凭证必须有指定的科目（在借、贷方均可），否则凭证不能保存。借方必无：表示这个类别的凭证借方必须没有指定的科目，否则凭证不能保存。贷方必无：表示这个类别的凭证贷方必须没有指定的科目，否则凭证不能保存。凭证必无：表示这个类别的凭证必须没有指定的科目（无论是借、贷方），否则凭证不能

38、保存。比如，上面将“收款凭证”限制为“借方必有”1001、1002，那么在填制凭证时，如果凭证的借方没有 1001 或 1002 这二个科目（或其下级科目），那么这个凭证的类别就不能选择为“收款凭证”，否则无法保存。限制规则的录入格式为科目编号+逗号，其目可以是非末级科目，此表这个科目的所有下级科目。如果格式录入不正确，那么在点击“确定”时系统将提示：33 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统上面的设置表示：只有借方存在 1001 或 1002 科目（或其下级科目）的凭证，才能保存为“收款凭证”这个类别。2.增加新的凭证类别：点击“新增”按钮，增加“付款凭证”：点击“确定”后，再点击“新增”

39、按钮，增加“转账凭证”：34 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统完成上述设置后，显示如下：这样就完成了凭证类别的设置。【说明】：实际工作中，可以只使用一种凭证类别（就象例 1 那样），设置多个凭证类别并没有太多实际意义。本例只是为了说明多凭证类别的使用方法。1.3.5 项目管理设置为“项目”进行管理。操作方法与例 1 相同，包括汉达公司准备对进行分别核算，所以要把以下步骤：一、新增项目大类本例中，由于要核算的是，所以可以把“”作为大类。点击“新增”按钮，并录入项目编号、名称、描述：35 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统然后点击“确定”，这个项目大类就设置好了。二、项目大类设置增加了“

40、”这个项目大类后，还需要进行下列明细设置。1.指定核算科目：需要指定由哪些科目对这个项目进行核算。只能从已设置为“项目核算”的科目中选项：36 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统可以看到，列表左侧显示出汉达已设置为“项目核算”的科目（只显示末级科目），根据需要选择即可。本例中，这些科目都是用于核算“”的，所以可以点击待选列表左侧的进行全选，然后点击“”移至右侧已选列表，并点击下方的“保存”按钮。2.设置项目分类为了管理方便，对每个项目大类还可以继续分类。如果需要，项目分类可以有多级。比如，如果“”较多，那么就需要对“”做进一步的分类。本例中，汉达公司的分为二类：教学课件、工具软件。可以点击

41、“项目分类”页签，然后点击“新增”按钮，设置这些分类：37 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统然后点击“确定”。此时列表中显示出这个新增的项目分类。可以按同样的方式增具软件”这个分类。全部完成后，显示如下：3.设置项目完成项目分类后，可以将每个分类下的项目录入系统。汉达公司现在只有二个：ERP 模拟体验光盘、ERP 普及，分别属于“教学课件”和“工具软件”这二个项目分类。可以点击“项目”页签，设置这些项目：38 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统此时窗口中显示了一些操作按钮，可以用于项目的新增、修改。点击“新增”按钮，录入项目信息：39 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统说明：如果

42、存在多级“项目分类”，那么在设置项目时，只能选择末级“项目分类”。然后点击“确定”，此时列表中显示出这个新增的项目。可以按同样的方式增加“ERP 普及”这个项目。全部完成后，显示如下：1.3.6 会计部门管理汉达公司确认：在会计核算中，某些科目需要按部门进行核算，因此决定设置会计部门信息。汉达公司确定的会计部门设置与管理部门完全相同。可以按例 1 同样的操作方法设置各个会计部门，完成后如下所示：40 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.3.7 汇率管理本功能用于录入本会计主体中各个外币的汇率。填制凭证所用的汇率应先在此录入。系统中提供两种汇率方式：固定汇率、浮动汇率。固定汇率：即在制单时

43、，一只按一个固定的汇率折算本位币金额。如果使用固定汇率方式，那么在填制凭证前，应预先在此录入该月的记账汇率；浮动汇率：即在制单时，按当日汇率折算本位币金额（如果当日没有录入汇率数据，则用本期间中前面最近一天的）。如果使用浮动汇率方式，那么在填制凭证前，应预先在此录入该天的记账汇率。执行本功能时，可以看到本会计主体中各个外币：可以点击某个币种操作栏中的“设置”按钮，弹出窗口显示：41 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统无论是选择固定汇率还是浮动汇率，都需要设置记账汇率和调整汇率：1)记账汇率：它的用途是：在填制凭证时，系统自动显示此汇率作为该外币科目折算本位币时所依据的汇率。2)调整汇率：即

44、月末汇率。在期末进行“汇兑损益调整”时需要使用，可不录入，到期末时应当录入期末时的汇率，用于计算汇兑损溢。选择“固定汇率”时，可录入各个“期间”的记账汇率和调整汇率。选择“浮动汇率”时，如下所示。此时可以录入“每天”的记账汇率，但调整汇率只能录入在最后一天。42 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统本例中，郑洁选择“固定汇率”方式，并录入了当前期间 2010 年 1 月的记账汇率 6.80，调整汇率可以到期末要进行汇兑损益调整时再设置。即当前设置为：43 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.4 总账子系统的设置前面完成了财务系统的基础设置，在使用总账子系统之前，还需要对总账子系统进行一

45、些必要的设置。包括下列内容：1.4.1 总账子系统启用“总账子系统启用”非常简单。执行本功能，并在弹出窗口指定“启用期间”：2010 年 01 月，然后点击“确定”，即可启用。1.4.2 选项郑洁认为系统“选项”的缺省设置符合本的要求，所以不必修改。注意：按缺省设置，并不需要执行“出纳签字”，所以本例中涉及现金科目的凭证不需要执行“出纳签字”也可以记账，这与例 1 不同，实际工作中，可以根据本的管理要求确定。44 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.4.3 总账初始数据录入可以执行本功能，录入初始数据：45 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统注意：初始数据并不要求在填制凭证前录完，只

46、要求在总账子系统启用期间结账前录入完成。这样可以保证有充足的时间完成初始数据的录入和检查，同时不影响日常工作（如填制凭证）。该期间结账后，就再录入！1.4.3.1 不同性质科目的余额录入方法在上面的初始数据表中，用不同的颜分三种不同性质的科目。1)白色显示的为末级且无辅助核算的科目，可以直接录入初始数据；2)灰色显示的为非末级科目，其各项数据不可录入，而是由其末级科目自动计算得到；3)绿色显示的为末级且有辅助核算的科目，需要双击后在弹出窗口中录入各辅助核算的初始数据，完成后，该科目的初始数据由各辅助核算的数据自动计算得到。注意：对于有数量、外币核算的科目，还需要录入相应的数量、外币数据。本例中

47、，由于是年初启用，所以只需要录入期初余额，累计借方、累计贷方、实际损益发生净额均不需要录入（界面上也为录入）。下面分别录入这些初始数据：1.4.3.2 末级且无辅助核算科目的初始数据录入可以分为二种情况1.无数量、外币核算的科目这种情况直接录入期初余额即可。例如：1001 库存现金科目，可以直接录入期初余额，系统会自动计算并显示出年初余额（由于是年初启用，所以年初余额就等于期初余额）。2.有数量、外币核算的科目这种情况除了要录入期初金额，还要录入期初的数量、外币余额。例如：140301 原材料/光盘科目要求数量核算，根据前面整理的数据，可以录入为：对于有外币核算的科目，则需要录入期初的本位币余

48、额和外币余额（本例该科目无初始数据，所以未录入）：46 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统1.4.3.3 末级且有辅助核算科目的初始数据录入这种情况需要录入各个辅助核算的明细数据。例 1：职员辅助核算“122102 应收个人款”设置了职员辅助核算，具体数据如下：录入时，在“122102 应收个人款”这一行双击（注意：应当在“期初余额”栏中双击），此时弹出辅助核算录入窗口：点击“新增”按钮，弹出以下窗口：47 /职员方向期初余额周汉借2000.00张彬借1800.00企语系统：一种企业语言，一套管理系统录入为：然后点击“确定”。然后再点击“新增”按钮，录入下列内容：然后点击“确定”。这样就完成了辅助核算数据的录入，此时显示：关闭此窗口后，可以看到在初始数据录入窗口中，该科目的期初余额自动显示为各辅助核算初始数据的合计：48 /企语系统：一种企业语言，一套管理系统说明：1)如果各个辅助核算期初数据的方向不同，系统会自动计算该科目的期初方向。例如，如果将周汉的期初方向改为“贷”，那么上面的数据将变为：2)录入的辅助核算初始数据可以点击“修改”按钮进行修改，或点击“删除”按钮删除。例 2：客户辅助核算“1122 应收账款”设置了客户辅助核算，具体数据如下：录入时，在“1122 应收账款”这一行双击，此时弹出辅助核算录入窗口。然后点击“新增”按钮分别录入：49 /客户方向期初余额北