物业公司往来文书控制保密制度_第1页
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文档简介

1、物业公司往来文书控制保密制度物业公司往来文书掌握及保密制度1.文书往来需严格，其中包括(1)外发文书：必需由总经理办公室发出(2)内部文书：必需由部门主管发出或部门盖公章才算有效公文(3)保密文件：必需统一由行政或总经理指派人员拆阅。2.保密制度(1)本制度是为处理涉及公司机密的文件及其机要事项而制定。公司职员必需依据自己的职务遵守处理机要文件及机要事项的纪律。(2)本规定的修改与废止、由办公室提议，公司总经理打算后实施。(3)本规定中所称机要是指不得泄露其内容的文件及事项，凡符合下列条款之一者均属于此。a.关于公司的重要政策或方案；b.关于人事问题；c.关于重要会议的争论事项；d.关于业主或

2、租户的档案资料；e.契约、协定或依据协商而打算的事项；f.规定、命令中特殊指定的事项。(4)机要文件及其处理，按其程序可分为以下三种：-a.隐秘，不能向部门经理及主管，以及业务上相关人员以外者公开。b.公司内部隐秘，不能向公司以外公开。c.绝密，不能向部门经理及主管，以及特殊指名的最小范围内的相关工作人员以及承办人员以外者公开。(5)机要文件、机要事项及其种类的认定，原则上由所管部门的经理负责，但公司总经理可以命其变更。(6)机要文件或机要事项由该业务部经理负责印制和传达。(7)机要文件由其制发部门制成正本、副本两份、一份由制发部门分门别类加以保管，另一份由办公室专人保管。机要文件应加盖相应的

3、红色标记，其处理和保管由收件人自行处理。(8)机要文件的制发部门应备有发文簿，文件发送至有关部门时，必需请收件人签字盖章。(9)总公司及分公司之间文件的来往传送或邮寄时，应采纳亲启信函方式，必要时应采纳挂号信函方式。(10)公司内机要文件的传递，除责任者自行携带方式外，必需加封后传递。不能以文件方式传递的隐秘事项必需由直接关系者亲自传达。(11)机要文件须经制发部门的经理同意后方可复制。机要文件复制时制发部门应将复制件数量在原件或副本上具体记录，并在上述(2.2.8)款规定的发文簿上记载复制件的去向。(12)隐秘文件或公司外隐秘文件以及隐秘事项，由制发部门的经理负责，请专人进行分发和传送，但必需履行上述(2.2.8)、(2.2.9)款规定的手续。(13)机要文件及其相关草案、其他无用物品的销毁，应确定肯定的时间，由所管经理负责销毁。(14)凡违反本规定者，由总经理办公室争论处理一般文件由总经理发到各部门主管处理或存阅，送回

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