计算机应用基础_04

1、计算机应用基础计算机应用基础第四章Excel报表软件4.1 认识Excel 2010Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一。它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计、财经、金融等众多领域。4.1.1 Excel 2010的特点（1）函数功能（2）迷你图（3）更加丰富的条件格式（4）公式编辑器（5）开发工具（6）其他改进4.1.2 启动Excel（1）“开始”选择“所有程序”Microsoft OfficeMicrosoft Excel 2010。（2）桌面快捷方式。4.1.3 Excel窗口构成（1）快捷访问

2、工具栏（2）标题栏（3）功能区 （4）地址栏（5）输入栏（6）工作区（7）工作表标签1.“文件”功能区2.“开始”功能区3.“插入”功能区4.“页面布局”功能区5.“公式”功能区6.“数据”功能区7.“审阅”功能区 “审阅”功能区包括校对、中文简繁转换、语言、批注和更改五个组，主要用于对Excel 2010表格进行校对和修订等操作，适用于多人协作处理Excel 2010表格数据。8.“视图”功能区“视图”功能区包括工作簿视图、显示、显示比例、窗口和宏几个组，主要用于帮助用户设置Excel 2010表格窗口的视图类型，以方便操作。4.1.4 Excel相关概念1.工作薄工作簿是处理和存储数据的文

3、件，每一个工作簿都有一个文件名（默认为工作簿1、工作簿2、），保存在指定的磁盘上。每个工作簿中可以包含多张工作表，在默认状态下，每个新工作簿中包含3张工作表。在使用过程中，3张工作表往往不能满足需要，因此，一个工作簿中可以包含很多张工作表，最多可以包含255张工作表。在保存工作簿时，可以给工作簿重新命名。文件扩展名是：.xlsx 2.工作表工作表是由单元格组成的，Excel中一张工作表是由25665536个单元格组成。每张工作表下方分别显示了工作表的名称，依次为：Sheet1、Sheet2、Sheet3。每张工作表中的内容相对独立，可以通过单击窗口下方的【工作表标签】在不同的工作表之间进行切换

4、。使用工作表可以显示和分析数据，并且可以对不同工作表的数据进行相互引用计算。 3.单元格单元格是工作表中最基本的单位。每一个单元格都有一个地址，用来区别不同的单元格。单元格地址由一个标识列的字母和一个标识行的数字组成。例如：D5代表第5行、第4列所在的单元格。Excel许多操作都是针对单元格的。 4.相对地址和绝对地址绝对地址就是不随单元格变动而变动的地址引用，如在某单元格输入“=$A$2”，不管这个单元格发生什么位置变动，其数据都引用A2单元格的值。相对地址就是随位置变化而变化的地址引用，一般常用的都是这种方式。比如当前C4单元格中的引用公式为“=A2”，则当C4变成D6后，D6单元格的引用

5、公式变成了“=B4”。 5.区域区域是由多个连续或不连续的单元格组成的。可以对区域中的数据进行统一处理。连续区域：B2：D5B2D5自测题1.在Excel 2010工作簿中，当前处于工作状态的工作表数是（）。A.1B.3C.255D.任意多个 【答案】A【解析】某一时刻只能有一个工作表是活跃的。2.在Excel 2010中，工作簿是指（）。A.数据库B.不能有若干类型的表格共存的单一电子表格C.图表D.在Excel 2010环境中用来存储和处理工作数据的文件【答案】D【解析】Excel工作簿是用来存储和处理工作数据的文件。4.2 制作工作表4.2.1制作简单表格表格的基本单元是单元格。制作表格

6、的过程，就是确定单元格的内容、格式的过程。1.创建新的工作簿方法1：在“文件”功能区中的“新建”功能。方法2：使用快捷键Ctrl+N。方法3：使用快捷访问工具栏上的新建按钮。【提示】这些方法在Office套件中的所有应用程序都是一样的。Excel默认的工作薄名称是“工作薄1”，我们可以在保存文件时重新命名。一个工作薄里默认包含三张工作表（名称依次是：Sheet1、Sheet2、Sheet3）。扩展名是：xlsx。【问题】怎样修改工作薄中默认的工作表的数量？点击“文件”选项卡，选择“选项”功能，打开“选项”对话框。2.编辑工作表单元格的内容来源：（1）键盘输入；（2）计算公式：以“”开始的表达式

7、；（3）导入：来自于其它数据源。4.2.2 设置单元格的格式【问题】（1）标题如何居中？（2）应扣工资前有人民币符号。（3）表头的底色是绿色。（1）“数字”选项卡：设置数字的格式，如小数位数，是否使用千分位等。（2）“对齐”选项卡：设置对齐方式，如常见的居中对齐，需要注意的是有两个方向，垂直方向和水平方向。当一行内容较多、而列宽有限时可以勾选“自动换行”显示全部内容。“合并单元格”可能是最为重要的一个应用之一，用来将选中的若干个单元格合并成一个单元格。（3）“字体”选项卡：设定文字的颜色、字体、字号、下划线等。（4）“边框”选项卡：当我们需要打印Excel表格内容的时候，边框就非常有用了（不设

8、置边框，打印的时候是看不到的），如果打印机支持彩打，不妨试试不同的线型和颜色，会给你设置漂亮的表格提供强大的帮助。（5）“填充”选项卡：边框是设置边线效果和颜色，那么“图案”就是设置填充颜色和图案的地方，这也是美化Excel表格很重要的工具。（6）“保护”选项卡：用来保护工作表。 【提醒】设置格式之前，一定先选定单元格（1）在选择单元格（行、列）时，同时按住Shift键可以选中连续的单元格（行、列）。（2）在选择单元格（行、列）时，同时按住Ctrl键可以选中不连续的单元格（行、列）。（3）在Excel中，要想在工作簿中快速选定某块区域，只需单击想选定的区域的左上角单元格，同时按住Shift键不

9、放，再单击想选定的区域的右下角单元格即可。（4）按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。事实上选定区域和顺序无关，只需首先选定矩形区域的一个角的单元格，在按下Shift的同时单击对角单元格。1.“数字”选项卡2.“对齐”选项卡3.“字体”选项卡4.“边框”选项卡5.“填充”选项卡利用“填充”选项卡，可以设置单元格的背景颜色、填充图案的样式、填充效果等。6.“保护”选项卡保护选项卡用来设置表中的数据的锁定和隐藏，但应用这个功能的一个前提是：先保护这个工作表。4.2.3 常用编辑技巧1.多个工作表的页眉和页脚同时设置：“选择全部工作表”。2.快速删除选定区域数据：用鼠标右键向上或向左（反

10、向）拖动选定单元格区域的填充柄时，没有将其拖出选定区域即释放了鼠标右键，则将删除选定区域中的部分或全部数据。3.给单元格重新命名。4.在Excel中选择整个单元格范围：“Ctrl+Shift+*”。5.快速移动/复制单元格。6.快速修改单元格次序。7.彻底清除单元格内容。8.为工作表命名。9.快速切换工作簿：使用“窗口”功能区。10.利用“自定义序列”巧妙输入常用数据。 将职工姓名输入连续的单元格中，并选中它们，在功能区“文件选项高级常规”中找到“编辑自定义列表”按钮。 11.将单元格区域从公式转换成数值。12.快速输入有序文本（1）先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两

11、个元素（如“甲、乙”）。（2）同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状（我们通常称其为“填充柄”）。（3）按住鼠标左键向后（或向下）拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后，松开左键，则该序列的后续元素（如“丙、丁、戊”）依序自动填入相应的单元格中。 13.输入有规律数字如等比序列：2、4、8用右键拖拉的方法来完成：先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值（2、4）。同时选中上述两个单元格，将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时，按住右键向后（或向下）拖拉至该序列的最后一个单元格，松开右键，此时会弹出一个快捷菜单。 14.将网页上的数据引入到Excel表格

12、选中信息复制到Excel表格或者直接将选中信息拖放到Excel表格中。15.取消超级链接如果正在单元格里输入URL或E-mail地址，输入完毕后敲回车键，刚才输入的内容会变成蓝色，建立了一个超链接。若不希望建立超链接，选择“文件选项校对自动更正选项”。16.编辑单元格内容17.输入人名时使用“分散对齐”在Excel表格中输入人名时为了美观，我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。按空格键是一个办法，但是还有更好的方法。我们以一列为例，将名单输入后，选中该列，点击“格式单元格对齐”，在“水平对齐”中选择“分散对齐”，最后将列宽调整到最合适的宽度，整齐美观的名单就做好了。自测题1.利用Exc

13、el 2010的自定义序列功能建立新序列，在输入新序列各项之间要用（）加以分隔。A.全角分号B.全角逗号C.半角分号D.半角逗号 【答案】D【解析】在输入序列时，要用半角逗号隔开。2.在Excel 2010工作薄中，有Sheet1、Sheet2、Sheet3三个工作表，连续选定该三个工作表，在Sheet1工作表的A1单元格内输入数值“9”，则Sheet2工作表和Sheet3工作表中A1单元格的值是（）。A.内容均为数值“0”B.内容均为数值“9”C.内容均为数值“10”D.无数据 【答案】B 【解析】若多张工作表的单元格内容相同，可先同时选中工作表，在其中一张表中填入数据，其它表的相同单元格也

14、填入数据。3.在Excel 2010工作表中，要向某单元格内作为数字输入“2003”，能正确输入的形式为（）。A.2003B.2003C.=2003D.e2003 【答案】C 【解析】在输入单元格的数字数据时，若先输入引号，则表示字符。4.3 单元格的引用4.3.1 A1和R1C1引用样式 1.A1引用样式列以大写英文字母表示，从A开始到IV结束，共计256列。行以阿拉伯数字表示，从1开始到65536结束，共计65536行。如果要引用单元格区域，应当顺序输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域右下角单元格的引用。 2.R1C1引用样式在R1C1引用样式中，Excel使用“R”加行数字和“C

15、”加列数字来指示单元格的位置。例如，R1C1即指该单元格位于第1行第1列。 4.3.2 绝对引用和相对引用1.单元格的绝对引用不论包含公式的单元格处在什么位置，公式中所引用的单元格位置都是其工作表的确切位置。单元格的绝对引用通过在行号和列标前加一个美元符号“$”来表示，如$A$1、$B$2，以此类推。2.单元格相对引用相对引用是像B3这样的单元格引用，该引用指引Excel从公式单元格出发如何找到引用的单元格。3.单元格的混合引用混合引用是指包含一个绝对引用坐标和一个相对引用坐标的单元格引用，或者绝对引用行相对引用列如B$5，或者绝对引用列相对引用行如$B5。4.3.3 复杂引用1.引用同一工作

16、簿中的其它工作表引用同一工作簿中的其它工作表时格式如下：被引用的工作表！被引用的单元格。2.引用其它工作簿中的工作表引用不同工作簿中的其它工作表时格式如下：被引用的工作簿名称被引用的工作表！被引用的单元格。例如，欲在Book1工作簿Sheet3工作表的E8单元格中引用Book2工作簿Sheet2工作表中的F9单元格，表达式为：“Book2Sheet2!$F$9”。 4.3.4 名称引用先命名，后引用。在默认状态下，名称使用单元格绝对引用。1.名称引用的优点（1）使用名字可减少在公式或命令中发生错误。（2）可以重新定义名称代表的单元格，而所有公式中该名称所代表的单元格将随着新的定义而更新。（3）

17、使用名称可以更容易地辨识该单元格的内容和含义。（4）在不同工作表中可以使用相同的名称。（5）在同一工作簿中，即使是不同工作表间也可以直接调用名称，而无需冠以工作表名称。当然，在不同工作表中定义相同名称的情况除外。 2.定义名称的规则（1）名称中只能包含下列字符：汉字、A-Z、0-9、小数点和下划线。（2）名称的第一个字符必须是字母、文字或小数点。除第一个字符外，其他字符可以使用符号。（3）名称中不能有空格。小数点和下划线可以用作分字符，例如，First.Quarter或Sales_Tax。（4）名称可以包含大、小写字符。Microsoft Excel在名称中不区分大小写。（5）每个名称最多不能

18、超过255个字符。（6）名称不能与单元格引用相同。如B1998、$K$6、R3C8等。（7）避免使用Excel中的固定词汇。如DATABASE或AUTO-OPEN。 3.为单元格或单元格区域命名（1）直接在地址栏里命名；（2）使用快捷菜单；（3）“公式”功能区中的“定义的名称”功能组。4.使用快捷功能区 5.修改名称（1）点击“公式”功能区中的“名称管理器”功能组中的“新建名称”；（2）在“当前工作簿中名称”列表框中，选中欲更改的名称；（3）在“当前工作簿中名称”文本框或“引用位置”文本框中，编辑修改欲更改的名称或引用的单元格位置。 6.删除名称7.引用名称（1）当名称在同一工作簿时：直接引用

19、（2）当名称不在同一工作簿时格式为：“欲引用单元格所在的工作簿名称！引用名称”。自测题1.在Excel 2010中，二维引用中的工作表名以（）符号来界定。A. B. C.-、 D.! 【答案】D 【解析】若引用不同工作表的单元格，引用格式是：表名!地址。2.在Excel 2010工作表中，不正确的单元格地址是（）。A.C$66B.$C66C.C6$6D.$C$66 【答案】C 【解析】单元格的绝对引用通过在行号和列标前加一个美元符号“$”来表示。 4.4 图形和图表的编辑技巧4.4.1 Excel图表类型Excel 2010提供了11类图表：1.柱形图用于显示一段时间内的数据变化或说明项目之间

20、的比较结果。2.条形图用于显示各个项目之间的比较情况。3.折线图用于显示相同间隔内数据的预测趋势。4.饼图用于显示构成数据系列的项目相对于项目总和的比例大小。5.XY散点图显示多个数据系列的数值间关系。6.面积图面积图强调了随时间变化的幅度，可显示部分相对于整体的关系。 7.圆环图像饼图一样，圆环图也显示了部分与整体的关系，但圆环图可以包含多个数据系列。 8.雷达图雷达图可以比较大量数据系列的合计值。9.曲面图用于在两组数据间查找最优组合。11.股价图盘高-盘低-收盘图常用来说明股票价格，也可用于科学数据，如指示温度的变化。用来度量交易量的股票图具有两个数值轴：一个是度量交易量的列，另一个是股

21、票价格。在该类型中有：盘高-盘低-收盘图，开盘-盘高-盘低-收盘图，成交量-盘高-盘低-收盘图。 4.4.2 制作图表步骤步骤1：选择数据域和图表类型；步骤2：选择是按数据行还是列生成图表；步骤3：给图标加标题和行列坐标；步骤4：确定图表存放位置。 4.5 Excel中的函数及其应用 函数的一般格式：函数名（参数1，参数2，参数N）（1）函数名：代表函数的功能。（2）参数：处理的对象。参数的个数、数据类型有严格的要求。（3）返回值：函数的结果。1.MAX函数MAX函数是求最大值函数。它是使用频率较高的常用函数，例如用来计算学生最高成绩、员工最高工资、以及最大积分等。MAX函数语法：MAX（nu

22、mber1,number2,）MAX函数应用注意事项：（1）其中的参数number1、number2等可以是数字，单元格名称，连续单元格区域，逻辑值；（2）若是单元格名称、连续单元格区域等数据引用，通常只计算其中的数值或通过公式计算的数值部分，不计算逻辑值和其它内容；（3）如果max函数后面的参数没有数字，会返回0。 2.RANK函数RANK函数是排名函数。RANK函数最常用的是求某一个数值在某一区域内的排名。RANK函数语法形式：RANK（number,ref,order）函数名后面的参数中 number 为需要求排名的那个数值或者单元格名称（单元格内必须为数字），ref为排名的参照数值区域

23、，order的为0和1，默认不用输入，得到的就是从大到小的排名，若是想求倒数第几，order的值请使用1。 3.VLOOKUP函数VLOOKUP是判断引用数据的函数，它总共有四个参数，依次是：（1）判断的条件；（2）跟踪数据的区域；（3）返回第几列的数据；（4）是否精确匹配。 4.IF函数（1）基本语法：IF（条件,结果1,结果2）第一个数据是条件第二数据为满足条件时返回的结果，第三个数据是不满足条件时需要返回的结果。例如：IF（a1=90,“优秀”,“合格”）（2）嵌套使用：IF（C2=90,“优秀”,IF（C2=80,“良好”,（IF（C2=70,“中”,IF（C2=60,“及格”,“不及

24、格”） 5.SUM函数SUM函数是求和函数。它是常用的函数之一，SUM函数分别出现在数学函数、全部函数两个类别中，默认的“常用函数”中也有。SUM函数的语法形式为：SUM（number1,number2,）（1）函数的语法中number1，number2等参数，最多有30个；（2）函数的语法中number1，number2等参数，既可以是数字，也可以是逻辑值，也可以是表达式，也可以是单元格名称，也可以是连续单元格的集合，也可以是单元格区域名称，并且以上所列类别将会被计算；（3）如果number1等参数为单元格名称、连续单元格集合、单元格区域名称则只计算其中的数值和函数公式数值结果部分，不计算逻

25、辑值、表格中的文字表达式。 6.AVERAGE函数AVERAGE函数是求平均数函数。AVERAGE函数语法： AVERAGE（number1,number2,）（1）语法中的number1等参数可以是数字也可以是单元格的名称或者是连续单元格的集合；（2）AVERAGE函数只计算参数或参数所包含每一个数值单元格（或通过公式计算得到的数值）的平均数，不计算非数值区域；（3）为空的单元格不会被计算，但为0的单元格会被计算。 7.字符串运算函数（1）LEN函数：用来计算字符串的长度，格式：LEN（字符串）。（2）TRIM函数：用来删除指定字符串多余的前导和后缀的空格。（3）字符串截取函数截取Excel

26、字符串的部分字符，我们可以使用MID、LEFT、RIGHT等函数从长字符串内获取一部分字符。LEFT函数：LEFT（text,num_chars）MID函数： MID（text,start_num,num_chars）RIGHT函数：RIGHT（text,num_chars）（4）替换函数REPLACE：REPLACE（需要替换的文本，替换起始位置，替换的字符个数，用于替换的文本）8.日期函数（1）DATE函数DATE函数的语法是：DATE（year,month,day），其作用是返回代表特定日期的序列号。（2）TODAY函数用来返回系统当前的日期，其语法为：TODAY（）。（3）NOW函数用

27、来返回系统当前的日期和时间。（4）YEAR/MONTH/DAY函数自测题1.在Excel 2010中，下列公式计算结果为文本型的是（）。A.输入公式“=AND（2+2=4,2+3=5）”B.输入公式“=CHAR（65）”C.输入公式“=NOT（a1=a1）”D.若d1的内容是10，d2的内容是100，输入公式 “=MAX（d1,d2）” 【答案】B 【解析】AND、NOT是逻辑运算，结果是逻辑型；CHAR是将数值型转化为字符型；MAX求最大值。2.在Excel 2010中，当单元格中出现#NAME?时，表示（）。A.公式中有Excel2010不能识别的文本B.公式或函数使用了无效数字值C.公式

28、中使用了不存在的名称D.公式中无可用的数据或缺少函数参数 【答案】C 【解析】在输入函数时，若使用了不存在的名称，就会出现这个错误。 3.实际操作题：在下表中完成：（1）求出各门成绩的平均值；（2）数学的最高分和语文的最低分；（3）按专项、性别求出英语的最高分和最低分；（4）将百分制变为等级制。【答案提示】（1）计算平均分使用的函数是AVERAGE函数；（2）计算最高分函数使用的是MAX；计算最低分函数使用的是MIN函数；（3）计算最高分函数使用的是MAX；计算最低分函数使用的是MIN函数；（4）使用IF函数。 4.6 Excel数据管理4.6.1 排序步骤1：选定要排序的数据区域，然后打开功能区栏的“数据”功能区，选择“排序和筛选”功能组中的“排序”按钮。步骤2：确定排序条件和顺序。4.6.2 筛选筛选就是按条件在Excel表中找到你想要的记录。Excel在“数据”功能区为大家提供了丰富的筛选功能。1.使用自动筛选2.使用高级筛选如果是条件多的话使用高级筛选。3.区间查询4.多条件查询5.使用通配符1.使用自动筛选2.使用高级筛选（1）首先在数据表格中选择空白区域作为条件设置区域，条件行和数据行尽量不要交叉，以免影响查看效果。（2）录入筛选条件。例如：查找商学院1970年以前（包含70年）出生的教师信息，则在选定的空白区域的第一行（暂定