物料管理模块采购业务操作指南

1、此文档仅供中石化内部使用此文档仅供中石化内部使用MM-KN-REL-1001MM-KN-REL-1001 采购采购业务操作指南业务操作指南版本：版本：2011V22011V2课时：课时：8 8课时课时 总部运维支持中心 | 1 课程概述课程概述课程内容：课程内容： MM模块采购及采购收货相关流程及注意事项培训对象：培训对象： 本课程适用中国石化炼化板块MM模块支持人员。软件信息：软件信息： 本课程基于SAP R/3 4.6C（或ECC6.0） 总部运维支持中心 | 2 课程要求课程要求先期课程要求：先期课程要求：lALL-KN-ALL-1001 SAP系统简介lMM-KN-ALL-1001 物

2、料管理模块简介lMM-KN-ALL-1002 物料管理模块主数据操作指南l具有采购业务的基本知识和经验 总部运维支持中心 | 3 课程目标课程目标通过完成本课程的学习，你将可以做到：通过完成本课程的学习，你将可以做到：l掌握采购计划实际操作中的注意事项l了解采购计划的业务流程l能分析、解决采购计划在实际操作中遇到的问题 总部运维支持中心 | 4 课程内容课程内容q采购流程概览采购流程概览l建立采购申请流程l建立采购订单流程l按照采购订单收货流程l采购发票校验流程l委外加工采购流程 总部运维支持中心 | 5 课程目录课程目录q炼化企业采购业务步骤炼化企业采购业务步骤q采购重点流程介绍采购重点流程

3、介绍建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验流程委外加工采购流程q采购流程总结采购流程总结 总部运维支持中心 | 6 标准采购流程标准采购流程q标准采购流程包括从需求确定到付款的以下几个步骤：标准采购流程包括从需求确定到付款的以下几个步骤： Requisition采购采购64 27货源确定货源确定1需求确定需求确定收货和库存管理收货和库存管理8付款付款3选择供应商选择供应商102030PurchaseOrder102030订单处理订单处理Vendorinvoice5订单随后处理订单随后处理PurchaseOrder102030?发票校验发票校验 总部运维支持中心 | 7

4、 q中石化炼化企业实际采购流程中石化炼化企业实际采购流程 采购订单采购订单 采购申请采购申请收货入库收货入库发票校验发票校验1 14 43 32 2 炼化企业采购流程炼化企业采购流程在此在此过程过程中中，省却了系统提供的询、报价、框架协议、采购合同、内向交货、发，省却了系统提供的询、报价、框架协议、采购合同、内向交货、发票预制等标准功能票预制等标准功能, ,将流程定制成符合企业实际业务的以上功能的组合将流程定制成符合企业实际业务的以上功能的组合, ,确定了流确定了流程的步骤。程的步骤。 总部运维支持中心 | 8 课程目录课程目录q炼化企业采购业务步骤炼化企业采购业务步骤q采购重点流程介绍采购重

5、点流程介绍建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验流程委外加工采购流程q采购流程总结采购流程总结 总部运维支持中心 | 9 关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q该流程描述了按照原料采购计划维护采购申请的相关业务环节。该流程描述了按照原料采购计划维护采购申请的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 10 Vendor invoice发票处理发票处理PurchaseRequisition102030创建采购创建采购申请申请关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q采购申请：是生产

6、计划部门的原料采购计划。采购申请：是生产计划部门的原料采购计划。采购申请定义了对物料或服务的需要。它具有下列特征：v它是标识物料必须到公司外采购。v它授权采购部门在指定的时间内按指定的数量采购物料。v它是内部凭证：不能在公司外使用。依据订单收货依据订单收货创建采购创建采购订单订单PurchaseRequisition102030 总部运维支持中心 | 11 关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q采购申请的来源与去向采购申请的来源与去向来源v手工创建（目前使用）vMRP自动创建去向v采购订单（目前使用）v询价单v框架协议自动创建自动创建物料需求计划物料需求计划MRPMR

7、P由用户部门手动创建由用户部门手动创建框架协议框架协议询价单询价单询价单询价单采购申请采购申请采购订单采购订单 总部运维支持中心 | 12 关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q采购申请的系统结构：分为行项目和行项目细节两部分。采购申请的系统结构：分为行项目和行项目细节两部分。行项目：行项目：项目细节：各项目细节：各行项目的具体行项目的具体内容内容 总部运维支持中心 | 13 关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q流程要点流程要点采购申请的审批v按达标要求，采购申请在ERP中设置审批，根据各单位的具体情况分为一级或多级审批。审批后的采购申请不

8、允许修改，如要修改，先撤消审批再修改，修改后重新审批。v通过前台CL24NCL2ON和后台配置相结合产生审批效果。 总部运维支持中心 | 14 关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q此流程中进行的此流程中进行的SAPSAP系统操作为：系统操作为：ME51N 创建采购申请ME52N 修改采购申请ME53N 显示采购申请 q生成的单据生成的单据: :采购申请（ ME53N 显示采购申请） q涉及的涉及的SAPSAP表表: : EBAN 采购申请数据（凭证日期、采购组织、物料、工厂 、数量等） q关联字段：关联字段：采购申请号，审批策略 总部运维支持中心 | 15 关键业务

9、流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程q操作规范：操作规范：操作时点的要求v计划部门根据当月生产计划提出原料采购计划清单。操作岗位的要求v采购员负责原料采购申请的创建，在系统中录入各相关信息。操作审核的要求v采购部门主管负责采购申请的审核确认是否需要更改或取消申请，审核批准后，转入原料采购订单流程。 总部运维支持中心 | 16 关键业务流程关键业务流程- -建立采购申请流程建立采购申请流程 本节主要介绍了采购申请的维护流程、流程重点，要求企业支本节主要介绍了采购申请的维护流程、流程重点，要求企业支持人员掌握的内容：持人员掌握的内容：采购申请的维护流程。采购申请流程的操作规范。

10、总部运维支持中心 | 17 课程目录课程目录q炼化企业采购业务步骤炼化企业采购业务步骤q采购重点流程介绍采购重点流程介绍建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验流程委外加工采购流程q采购流程总结采购流程总结 总部运维支持中心 | 18 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程q该流程描述了按照审批后的采购申请创建采购订单的相关业务环节。该流程描述了按照审批后的采购申请创建采购订单的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 19 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程q采购订单：与供

11、应商签订采购合同的内容体现，必须参照采购申请创建。采购订单：与供应商签订采购合同的内容体现，必须参照采购申请创建。采购订单是提交给供应商的正式采购文档。包含以下内容：v供应商v采购的物料和数量v价格和项目v交货时间和地点Vendor invoice发票处理发票处理PurchaseRequisition102030创建采购创建采购申请申请依据订单收货依据订单收货创建采购创建采购订单订单PurchaseRequisition102030 总部运维支持中心 | 20 q采购订单的系统结构：分为抬头、行项目、行项目细节三部分。采购订单的系统结构：分为抬头、行项目、行项目细节三部分。关键业务流程关键业务

12、流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程行项目：行项目：项目细节：各行项目细节：各行项目的具体内容项目的具体内容抬头：抬头： 总部运维支持中心 | 21 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程q此流程中进行的此流程中进行的SAPSAP系统操作为：系统操作为：ME21N 创建采购订单ME22N 修改采购订单ME23N 显示采购订单 q生成的单据生成的单据: :采购订单（ ME23N 显示采购订单） q涉及的涉及的SAPSAP表表: :EKKO 采购定单抬头数据(供应商、凭证日期、采购组织等）EKPO 采购定单行项目数据（物料、工厂 、数量、金额等）EKBE 采购定单历史

13、数据（收货、发票校验等） q关联字段：采购订单号关联字段：采购订单号 总部运维支持中心 | 22 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程q流程要点流程要点关闭采购订单：采购订单中部分油品已收货，剩余油品不需要再收货时需要关闭采购订单。v可采购收货数量为0，手工设置“交货已完成”标识。图1v也可修改采购订单，设置“完成交货”标识。图2图图1 1图图2 2 总部运维支持中心 | 23 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程q流程要点流程要点采购订单审批v内控要求采购订单在系统中至少设置一级审批。v各单位根据具体情况设置多级审批，可按照采购金额、采购组

14、等字段作为审批条件。v目前企业通常设置一级审批。 总部运维支持中心 | 24 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程q操作规范：操作规范：对采购运费的操作要求v采购过程中的各种管输费、管输损耗、运费、保险等附加费用，应以条件类型的方式体现在采购订单中，计入采购成本。对订单类型的操作要求v订单类型选择正确,与采购业务匹配。对采购价格的操作要求v采购订单价格必须相对准确，与结算发票价格差异过大会影响库存成本的准确性,也加剧财务月末差异科目分配的工作量。 总部运维支持中心 | 25 关键业务流程关键业务流程- -建立采购订单流程建立采购订单流程本节主要介绍了采购订单的维护流程

15、、注意事项，要求企业支本节主要介绍了采购订单的维护流程、注意事项，要求企业支持人员掌握的内容：持人员掌握的内容：采购订单的维护流程。采购订单流程的操作规范。内控要求：要求原油采购订单在系统中至少进行一级审批。 总部运维支持中心 | 26 课程目录课程目录q炼化企业采购业务步骤炼化企业采购业务步骤q采购重点流程介绍采购重点流程介绍建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验流程委外加工采购流程q采购流程总结采购流程总结 总部运维支持中心 | 27 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程（管输）按照采购订单收货流程（管输）q该流程描述了管输运输方式下的采购收货的相关

16、业务环节。该流程描述了管输运输方式下的采购收货的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 28 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程（铁路公路）按照采购订单收货流程（铁路公路）q该流程描述了铁路或公路运输方式下的采购收货的相关业务环节。该流程描述了铁路或公路运输方式下的采购收货的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 29 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程（国内水运）按照采购订单收货流程（国内水运）q该流程描述了国内水路运输方式下的采购收货的相关业务环节。该流程描述了国内水

17、路运输方式下的采购收货的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 30 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程（进口水运）按照采购订单收货流程（进口水运）q该流程描述了进口水路运输方式下的采购收货的相关业务环节。该流程描述了进口水路运输方式下的采购收货的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 31 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程按照采购订单收货流程q收货：参照采购订单按照货物的实收量做账务处理。收货：参照采购订单按照货物的实收量做账务处理。收货记录收进货物或原料的物料移动：

18、v针对订单收货v根据采购订单给物料估价v产生物料和财务凭证v更新采购订单历史数据v提供发票校验的基础数据Vendor invoice发票处理发票处理PurchaseRequisition102030创建采购创建采购申请申请依据订单收货依据订单收货创建采购创建采购订单订单PurchaseRequisition102030 总部运维支持中心 | 32 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程按照采购订单收货流程q收货的效果收货的效果参照采购订单收货更新采购订单历史 总部运维支持中心 | 33 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程按照采购订单收货流程q收货的效果收货的效果产生

19、物料凭证的同时产生会计凭证。 总部运维支持中心 | 34 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程按照采购订单收货流程q此流程中进行的此流程中进行的SAPSAP系统操作为：系统操作为：MIGO 101 收货q生成的单据生成的单据: :收货物料凭证（MB03）集成会计凭证 （MB03、FB03）q涉及的涉及的SAPSAP表表: :EKBE 采购定单历史数据MSEG 凭证部分：物料（数量、金额等）MKPF 抬头：物料管理（凭证日期、记帐日期等）BSEG 会计核算凭证段（总帐科目、金额）BKPF会计核算凭证标题（凭证日期、记帐日期等）q关联字段：关联字段：采购定单号、内向交货单号等 总部运

20、维支持中心 | 35 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程按照采购订单收货流程q操作规范：操作规范：对于进厂方式的操作要求v分别参照以下流程进行原油及原料收货入库：进口油-水运按照采购订单进行油品收货流程国内油-水运按照采购订单进行油品收货流程铁路按照采购订单进行油品收货流程管输按照采购订单进行油品收货流程对于采购途耗的操作要求v采购环节的途耗，是指采购过程中货物在运输环节发生的损耗。采购途耗需记入货物采购成本。v采购途耗的量一般是指应到量和实到量的差。但是，基于不同的采购到货方式，应到量与实到量的确认也有所不同。对于首次到岸的进口货物来说，应到量是指发票数量，而实到量则是指“商

21、检量”；对于二程运输的货物来说，应到量是指二程转运的发出量，实到量则是指实际验收入库数量。对于国内采购直接到货的货物来说，应到量是指发票数量，实到量是指实际验收入库数量。 总部运维支持中心 | 36 关键业务流程关键业务流程- -按照采购订单收货流程按照采购订单收货流程 本节主要介绍了采购收货的维护流程、注意事项，要求企业支本节主要介绍了采购收货的维护流程、注意事项，要求企业支持人员掌握的内容：持人员掌握的内容：要求掌握：各种运输类型的收货操作。达标要求：依据采购订单收货。 总部运维支持中心 | 37 课程目录课程目录q炼化企业采购业务步骤炼化企业采购业务步骤q采购重点流程介绍采购重点流程介绍

22、建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验流程委外加工采购流程q采购流程总结采购流程总结 总部运维支持中心 | 38 关键业务流程关键业务流程- -采购发票校验流程采购发票校验流程q发票校验：核对供应商发票的过程。发票校验：核对供应商发票的过程。通过发票的核对形成对供应商的应付v供应商的发票与采购订单以及收货核对价格和数量v更新采购订单和历史v更新财务信息Vendor invoice发票处理发票处理PurchaseRequisition102030创建采购创建采购申请申请依据订单收货依据订单收货创建采购创建采购订单订单PurchaseRequisition102030 总

23、部运维支持中心 | 39 关键业务流程关键业务流程- -采购发票校验流程采购发票校验流程q发票校验的过程：在系统中发票的信息与采购订单、收货核对后发票校验的过程：在系统中发票的信息与采购订单、收货核对后进行发票过帐处理，再进入付款程序。进行发票过帐处理，再进入付款程序。发票校验发票发票凭证凭证收货收货凭证凭证采购采购订单订单付款程序付款程序 总部运维支持中心 | 40 关键业务流程关键业务流程- -采购发票校验流程采购发票校验流程q发票校验的流程：财务部门根据三单（订单、收货单、发票）匹配情况来进行发票发票校验的流程：财务部门根据三单（订单、收货单、发票）匹配情况来进行发票匹对，核对无误后进行

24、过帐处理，如果后续需要调整，则采用后续借记或贷记的方匹对，核对无误后进行过帐处理，如果后续需要调整，则采用后续借记或贷记的方式处理。式处理。采购订单流程采购订单流程采购收货流程采购收货流程发票过帐发票过帐后续借记或贷记后续借记或贷记是否因采购质是否因采购质量等特殊情况量等特殊情况调整应付调整应付? ?开始开始结束结束是是否否业务部门业务部门财务部门财务部门 总部运维支持中心 | 41 关键业务流程关键业务流程- -采购发票校验流程采购发票校验流程q此流程中进行的此流程中进行的SAPSAP系统操作为：系统操作为：MIRO 发票过账MR8M 取消发票凭证MIR6 发票总览q生成的单据生成的单据:

25、:采购发票（MIR4）集成会计凭证 （FB03）q涉及的涉及的SAPSAP表表: :RBKP 发票抬头数据 RSEG 发票行项目数据EKBE 采购定单历史数据BSEG 会计核算凭证段（总帐科目、金额）BKPF 会计核算凭证标题（凭证日期、记帐日期等）q关联字段：发票号、采购订单号等关联字段：发票号、采购订单号等 总部运维支持中心 | 42 关键业务流程关键业务流程- -采购发票校验流程采购发票校验流程q操作规范：操作规范：对于发票数量的要求v要求每张采购订单最终的发票校验量等于收货量，否则采购订单总处于未完结状态；每月月底对不再使用的采购订单进行关闭处理。对于发票数量的控制v为了控制发票与订单

26、匹配不正确（尤其是不基于收货的发票校验）造成发票校验量大于订单量而造成订单的发票与收货不平衡的情况，使用增强程序控制发票校验量不能大于订单量。 总部运维支持中心 | 43 关键业务流程关键业务流程- -采购发票校验流程采购发票校验流程 本节主要介绍了采购发票校验的维护流程、注意事项，要求企本节主要介绍了采购发票校验的维护流程、注意事项，要求企业支持人员掌握的内容：业支持人员掌握的内容：要求掌握：发票预制的操作。 总部运维支持中心 | 44 课程目录课程目录q炼化企业采购业务步骤炼化企业采购业务步骤q采购重点流程介绍采购重点流程介绍建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验

27、流程委外加工采购流程q采购流程总结采购流程总结 总部运维支持中心 | 45 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q该流程描述了提供原料的情况下委托供应商加工成成品的相关业务环节。该流程描述了提供原料的情况下委托供应商加工成成品的相关业务环节。SAPSAP系统操作系统操作系统外操作系统外操作 总部运维支持中心 | 46 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的过程：使用分包订单处理，供应商在生产中所需要的原材料在采购订单中说明，委外加工的过程：使用分包订单处理，供应商在生产中所需要的原材料在采购订单中说明，从而记录在提供给供应商的材料的

28、库存帐上从而记录在提供给供应商的材料的库存帐上, , 将所订购的最终产品提供后，原料的消耗也被将所订购的最终产品提供后，原料的消耗也被记帐。在收货后记帐。在收货后, , 如果供应商实际消耗的多于或少于采购订单中所计划的数量如果供应商实际消耗的多于或少于采购订单中所计划的数量, , 则必须进行则必须进行调整。调整。采购订单采购订单Item_Comp_Comp_发票校验发票校验?=发票发票$ _采购采购分包合同供应商分包合同供应商库存管理库存管理发票校验发票校验分包合同供应商分包合同供应商库存地库存地库存地库存地分包供应商生产分包供应商生产供应组件供应组件 采购采购成品收货成品收货 总部运维支持中

29、心 | 47 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的操作步骤一委外加工的操作步骤一创建委外加工采购申请vSAP角色：采购员vSAP事务代码：ME51N 加工后成品原材料 总部运维支持中心 | 48 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的操作步骤二委外加工的操作步骤二参照采购申请创建委外加工采购订单vSAP角色名称：采购员vSAP事务代码：ME21N 总部运维支持中心 | 49 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的操作步骤三委外加工的操作步骤三发原材料给供应商vSAP角色：库管员vSAP

30、事务代码：MB1B （移动类型：541）541发货时不产生会计凭证，101收回产成品时，才产生原材料消耗（543）的会计凭证。 总部运维支持中心 | 50 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的操作步骤四委外加工的操作步骤四对委外产成品收货vSAP角色：库管员vSAP事务代码：MIGO输入原材料实际消耗量 总部运维支持中心 | 51 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的操作步骤五委外加工的操作步骤五原材料后继调整vSAP角色：库管员 vSAP事务代码：MB04举例说明v“记帐的数量”填入需要调整的差异数量=确认的消耗数量

31、-收货时消耗数量。如果，确认的消耗数量大于收货时的消耗数量，填入的差异数量为正，反之为负。v如下图，收货时确认消耗原材料230KG，后与供应商确认实际消耗235KG，那么此处输入5；反之，实际消耗225KG，此处输入-5。 总部运维支持中心 | 52 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q委外加工的系统操作总结：此流程中对应的委外加工的系统操作总结：此流程中对应的SAPSAP系统操作主要有五步。系统操作主要有五步。MB04MB04（原材料后续调整）（原材料后续调整）移动类型：121产生会计凭证MIGOMIGO（对委外产成品收货）（对委外产成品收货）移动类型：543,1

32、01产生会计凭证MB1BMB1B（发原材料给供应商）（发原材料给供应商）移动类型：541不产生会计凭证ME21NME21N（创建委外采购订单）（创建委外采购订单）参照采购申请创建ME51NME51N（创建委外采购申请）（创建委外采购申请）项目类别：L(分包)维护加工的组件 总部运维支持中心 | 53 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q生成的单据生成的单据: :收货物料凭证（MB03）集成会计凭证 （MB03、FB03）q涉及的涉及的SAPSAP表表: :EBAN 采购申请数据（凭证日期、采购组织、物料、工厂 、数量等）EKKO 采购订单抬头数据(供应商、凭证日期、

33、采购组织等）EKPO 采购订单行项目数据（物料、工厂 、数量、金额等EKBE 采购订单历史数据MSEG 凭证部分：物料（数量、金额等）MKPF 抬头：物料管理（凭证日期、记帐日期等）BSEG 会计核算凭证段（总帐科目、金额）BKPF 会计核算凭证标题（凭证日期、记帐日期等）q关联字段：采购定单号、内向交货单号等关联字段：采购定单号、内向交货单号等 总部运维支持中心 | 54 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程q操作要点：操作要点：对委外加工的定义v不提供原材料的加工不属于委外加工业务范畴。对委外加工的余料v未用完的原料，要在收货时一并收回。 总部运维支持中心 | 55 关键业务流程关键业务流程- -委外加工采购流程委外加工采购流程 本节主要介绍了委外加工采购的维护流程、注意事项，要求企本节主要介绍了委外加工采购的维护流程、注意事项，要求企业支持人员掌握的内容：业支持人员掌握的内容：要求掌握：委外订单的创建、查询等操作。委外原材料发货及产成品的收货过程。 总部运维支持中心 | 56 课程总结课程总结q采购流程概览采购流程概览建立采购申请流程建立采购订单流程按照采购订单收货流程采购发票校验流程委外加工采购流程 总部运维支持中心 | 57 课程目录课程目录q炼