档案管理与信息管理1

1、档案与信息管理主讲人：向 阳 中国人民大学毕业，中南财经政法大学研中国人民大学毕业，中南财经政法大学研究生究生 广东科学技术职业广东科学技术职业学院副教授学院副教授 卓高顾问公司培训顾问卓高顾问公司培训顾问 湖北对外服务有限公司培训顾问湖北对外服务有限公司培训顾问 曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、曾为海尔、安利、东风本田、万科地产、中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油中石油中南公司、湖北中烟集团、南京油运、株州时代等运、株州时代等2020多家企业进行培训多家企业进行培训 爱好体育，业余足球守门员爱好体育，业余足球守门员 主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务沟主讲课程：时间管理、商务礼仪、商务

2、沟通、通、档案档案管理、管理、公文写作、办公室管理等公文写作、办公室管理等我是向阳培训要点档案管理基础档案管理基础 档案和档案工作档案和档案工作 档案的收集和鉴定档案的收集和鉴定 档案的整理和保管档案的整理和保管 档案的检索和利用档案的检索和利用信息管理基础信息管理基础 档案和档案工作档案和档案工作 档案的收集和鉴定档案的收集和鉴定 档案的整理和保管档案的整理和保管 档案的检索和利用档案的检索和利用 档案是随着人类社会的产生档案是随着人类社会的产生和发展，逐渐产生的发展起来和发展，逐渐产生的发展起来的。的。 远古时期的远古时期的“结绳结绳”、“刻刻契契”等记事方式，可以看作是等记事方式，可以看

3、作是档案的前身。但它们还不是严档案的前身。但它们还不是严格意义的档案。格意义的档案。 我国现存最早的档案是产生于三千五百多我国现存最早的档案是产生于三千五百多年前的甲骨档案。年前的甲骨档案。 之所以说它是严格意义的档案理由如下：之所以说它是严格意义的档案理由如下： 1 1、完整清楚地记载历史、完整清楚地记载历史 2 2、集中保存、集中保存 3 3、可供查找利用、可供查找利用 我国档案载体的演变我国档案载体的演变甲骨档案甲骨档案金石档案金石档案缣帛档案缣帛档案简牍档案简牍档案纸质档案纸质档案感光档案感光档案磁性档案磁性档案激光档案激光档案 什么是档案什么是档案档案档案机关机关组织组织个人个人社会

4、活动社会活动文件材料文件材料留存备查留存备查 档案工作的具体内容档案工作的具体内容社会活动社会活动档案档案整理整理收集收集鉴定鉴定保管保管检索检索提供利用提供利用社会活动社会活动集中集中系统系统精炼精炼安全安全归纳归纳服务服务二、档案工作二、档案工作 我国档案工作机构我国档案工作机构 档案局：档案局： 档案馆：档案馆： 档案室：档案室：二、档案工作二、档案工作 到目前为止，我国档案馆总数已达到目前为止，我国档案馆总数已达33003300多个，位居世界第一。多个，位居世界第一。 我国档案馆网络已经建成，并在各项我国档案馆网络已经建成，并在各项事业中发挥着重大作用。事业中发挥着重大作用。三、档案收

5、集和鉴定三、档案收集和鉴定 收集：收集： 把各处形成的档案集中到档案部门。把各处形成的档案集中到档案部门。 收集的主要方法：收集的主要方法：归档、平时收集、移交归档、平时收集、移交文件转换成档案的三个条件：文件转换成档案的三个条件：1 1、办理完毕、办理完毕、2 2、有保存价值、有保存价值、3 3、集中保存、集中保存三、档案收集和鉴定三、档案收集和鉴定 文件归档：文件归档： 归档时间：归档时间：第二年六月以前第二年六月以前 归档范围：归档范围：办理完，有价值办理完，有价值 归档要求：归档要求： 1 1、制成材料符合要求、制成材料符合要求 2 2、初步整理、初步整理档档案案鉴鉴定定价价值值原则原

6、则方法方法期期限限标准标准销销毁毁保保存存有用有用无用无用三、档案收集和鉴定三、档案收集和鉴定档案鉴定档案鉴定三、档案收集和鉴定三、档案收集和鉴定 保管期限保管期限永久永久定期定期无期限无期限有期限有期限长期长期短期短期16-5015三、档案收集和鉴定三、档案收集和鉴定 要求要求 （1）内容）内容 （2）特征）特征 （3）需求）需求 原则原则 全全全面全面 深深历史历史 远远发展发展三、档案收集和鉴定三、档案收集和鉴定 判断判断是否保存是否保存 分析分析价值大小价值大小 确定确定保存多久保存多久 复审复审有无变化有无变化三、档案收集和鉴定三、档案收集和鉴定 如何分析档案价值如何分析档案价值来源

7、来源内容内容形式形式技术技术功能功能四、档案整理和保管四、档案整理和保管 档案整理：档案整理： 通过对档案的分类、编号、编目、上架，通过对档案的分类、编号、编目、上架，使档案实现系统化的过程。使档案实现系统化的过程。四、档案整理和保管四、档案整理和保管 含义含义 按照按照“来源、时间、内容、形式来源、时间、内容、形式”对档案进行对档案进行 常用分类法常用分类法 年度、组织机构、问题年度、组织机构、问题四、档案整理和保管四、档案整理和保管 常用分类法的结合运用常用分类法的结合运用 年度年度组织机构组织机构 年度年度问题问题 组织机构组织机构年度年度 问题问题年度年度四、档案整理和保管四、档案整理

8、和保管 要求要求 正确判断年度、组织机构正确判断年度、组织机构法律、条例：批准日法律、条例：批准日指示、命令：签署日指示、命令：签署日会议纪录：开会日会议纪录：开会日计划、总结：针对日计划、总结：针对日四、档案整理和保管四、档案整理和保管 编目：案卷目录的编制编目：案卷目录的编制案卷目录实例案卷目录实例卷内文件目录实例卷内文件目录实例四、档案整理和保管四、档案整理和保管 档号：档案整理、保管的代号档号：档案整理、保管的代号 包括：包括：全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）全宗号、案卷目录号、案卷号、件号（页号）35-12-165-73四、档案整理和保管四、档案整理和保管 档案保管的内容：档

9、案保管的内容：库房管理库房管理流动保护流动保护技术处理技术处理l要求：要求：8防（火水潮霉虫尘光磁）防（火水潮霉虫尘光磁）四、档案整理和保管四、档案整理和保管库房管理库房管理 了解编号了解编号 熟悉编号熟悉编号 调节温湿度调节温湿度 库房检查库房检查 流动保护流动保护纸质档案温湿度要求：纸质档案温湿度要求：温度：温度：14-2014-20相对湿度：相对湿度：50-65%50-65%五、档案检索和利用五、档案检索和利用档案信息档案信息存储存储检索工具检索工具查检查检利用者利用者五、档案检索和利用五、档案检索和利用检检索索工工具具档档案案内容内容成分成分报道报道查找查找工工具具五、档案检索和利用五

10、、档案检索和利用检索工具种类检索工具种类归档文件目录归档文件目录分类目录分类目录主题目录主题目录人名索引人名索引全宗指南全宗指南五、档案检索和利用五、档案检索和利用档案检索工具的编制：档案检索工具的编制： 选择选择工具工具 分析分析档案档案 形成形成条目条目 构成构成工具工具五、档案检索和利用五、档案检索和利用档案利用方式：档案利用方式：l档案阅览服务档案阅览服务l档案外借服务档案外借服务l档案复制服务档案复制服务l档案证明档案证明l档案咨询档案咨询l档案展览档案展览五、档案检索和利用五、档案检索和利用常用档案资料的编制常用档案资料的编制 大事记大事记 组织沿革组织沿革 基础数字汇集基础数字汇

11、集 资料汇编资料汇编总结总结通过档案工作的一系列环节，通过档案工作的一系列环节，最终使档案信息得到妥善保存，最终使档案信息得到妥善保存，有效开发，服务于社会。有效开发，服务于社会。一、相关知识一、相关知识 秘书部门是一个机关单位的信息中心，秘书部门是一个机关单位的信息中心，其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有其信息沟通涉及上下、左右、内外，具有全方位性，而为领导决策提供全面、及时、全方位性，而为领导决策提供全面、及时、准确的信息，则是信息作用的主要方面。准确的信息，则是信息作用的主要方面。因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本因此，从本质上讲，秘书人员工作的基本职能就在于接收信息、处理信息、利用

12、信职能就在于接收信息、处理信息、利用信息和沟通信息。息和沟通信息。 一、相关知识一、相关知识信信息息事事物物方式方式运动运动直接反映直接反映间接反映间接反映l定义定义一、相关知识一、相关知识 信息工作的基本要求：信息工作的基本要求：准确、及时、全面、适用准确、及时、全面、适用 收 集整理传 递存 储利 用反馈一、相关知识一、相关知识信源信源信道信道信宿信宿反馈反馈一、相关知识一、相关知识 信息的种类信息的种类 按性质：自然、社会按性质：自然、社会 按形式：语言、文字、声像、机读、按形式：语言、文字、声像、机读、缩微缩微 按领域：政治、经济、按领域：政治、经济、 按状态：静态、动态按状态：静态、

13、动态 按来源：横向、纵向按来源：横向、纵向 按作用：预测、动态、反馈按作用：预测、动态、反馈一、相关知识一、相关知识 特征特征客观客观 时效时效 可塑可塑 共享共享 依附依附 传递传递 开发开发 无限无限大家一起来想一想，大家一起来想一想， 信息收集的信息收集的渠道渠道有哪些？有哪些？二、信息的收集二、信息的收集秘书收集秘书收集信息的范围信息的范围二、信息的收集二、信息的收集国际金融国际金融国际市场国际市场国内法律政策国内法律政策国内市场国内市场客户信息客户信息社会动态社会动态内部信息内部信息国外国外国内国内企业企业二、信息的收集二、信息的收集 要求要求价值性价值性无用的不要无用的不要时效性时

14、效性过时的不要过时的不要层次性层次性零乱的不要零乱的不要针对性针对性无关的不要无关的不要全面性全面性残缺的不要残缺的不要二、信息的收集二、信息的收集 明确范围明确范围以以本单位本单位各项工作各项工作为目标为目标 熟悉来源熟悉来源分析不同来源的分析不同来源的可可信度信度 选择方法选择方法 查找信息查找信息二、信息的收集二、信息的收集观察法观察法阅读法阅读法询问法询问法问卷法问卷法网络法网络法交换法交换法购置法购置法看读问写网换买看读问写网换买信息的收集方法信息的收集方法二、信息的分类二、信息的分类 含义含义：同同异异：同同异异 方法方法： 字母法、地区法、主题法、数字法、时间法字母法、地区法、主

15、题法、数字法、时间法 要求要求： （1）科学性、系统性、逻辑性、实用性）科学性、系统性、逻辑性、实用性 （2）确定体系，标准、层次）确定体系，标准、层次 （3）准确归类，不交叉或包容）准确归类，不交叉或包容三、信息的分类三、信息的分类 熟悉熟悉l辨类辨类l选择选择l归类归类信息分类方法有哪些？信息分类方法有哪些？四、信息的校核四、信息的校核 范围：范围： 事实、观点事实、观点内容内容 数据、图表、符号数据、图表、符号形式形式 时间、地点、人物时间、地点、人物对象对象 政策、法规政策、法规依据依据l要求：要求： 以以原始数据原始数据为基础为基础 排除排除主观因素主观因素干扰干扰注意：注意：结合使

16、用结合使用提高质量提高质量四、信息的校核四、信息的校核 确定内容确定内容l核实分析核实分析l选择方法选择方法l作出判断作出判断溯源法溯源法比较法比较法核对法核对法逻辑法逻辑法调查法调查法数理统计法数理统计法五、信息的传递五、信息的传递 方向方向向内传递向内传递向外传递向外传递信件信件备忘录备忘录通知通知告示告示传阅单传阅单内部刊物内部刊物信件信件新闻稿新闻稿新闻发布会新闻发布会报刊声明报刊声明五、信息的传递五、信息的传递 信息传递的要求：信息传递的要求：（1 1）快速及时。）快速及时。（2 2）准确完整。）准确完整。（3 3）区别对待。）区别对待。（4 4）安全保密。）安全保密。五、信息的传递

17、五、信息的传递 确定方法确定方法 说说语言传递语言传递 读读文字传递文字传递 电电电讯传递电讯传递 看看可视化辅助物传递可视化辅助物传递六、信息的存储六、信息的存储信息存储载体信息存储载体纸质载体纸质载体磁性载体磁性载体激光载体激光载体感光载体感光载体六、信息的存储六、信息的存储 信息存储管理系统信息存储管理系统集中集中管理系统管理系统分散分散管理系统管理系统计算机计算机辅助管理系统辅助管理系统六、信息的存储六、信息的存储 存储要求存储要求选择存储选择存储有无用有无用确定期限确定期限放多久放多久分类存储分类存储分别放分别放防止损失防止损失安全放安全放便于利用便于利用找得到找得到七、信息的传递七、信息的传递 信息传递的基本形式：信息传递的基本形式：（1 1）口头传递。）口头传递。（2 2）书面传递。）书面传递。（3 3）电信传递。）电信传递。八、信息的利用