ERP系统供应链操作手册(采购管理)

1、UFS/QP/2-D2/QR/15 最终客户操作手册（模板）某新材料科技股份公司供应链项目用户操作手册 采购管理目 录1.系统登陆说明31.1客户端系统进入31.11客户端控件安装.31.集采操作使用说明52.1物资需求申请.52.2需求汇总平衡.62.3请购.82.4采购订单92.5采购入库122.6采购发票142.7应付款单审核182.8主付款单202.9单据核销.242.10凭证生成263.自采操作使用说明263.1物资需求申请263.2需求汇总平衡283.3请购293.4采购订单303.5采购入库323.6采购发票.353.7应付款单审核393.8主付款单403.9单据核销.433.1

2、0凭证生成.451.系统登陆说明1.1客户端系统进入在运行 UFIDA用友软件 NC管理软件5.01 时，建议使用IE6.0以上版本的浏览器。第一次登陆服务器时系统会自动安装"NCClient.exe"， IE的相关设置要求：IE的安全设置为"自定义级别"，启用下载和运行ActiveX。安装完JRE后，用户可以将下载ActiveX安全设置为禁用。如下图1：图11.11客户端控件安装UFIDA用友软件NC管理软件5.02提供基于java技术的客户端应用。运行客户端后系统自动连接服务器。在IE中输入应用服务器地址为： 确认安装JAVA控件安装完毕后如下图系统

3、登录账套：金川集团NC帐套公司：兰州金川金属材料技术公司（或者直接输入公司编码402）日期：系统默认服务器的当前时间，可修改用户：手工输入，建议使用数字和字母密码：手工输入。连续三次密码输入错误，用户将被锁定，需要系统管理员解锁。确认登录，如下图1.集采操作使用说明2.1物资需求申请【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：物资需求申请单的填制、修改、送审【操作方法】：A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。物资需求申请单内主要项目说明：表头：² 需求类型：集采选择毛需求；² 计

4、划类型：点击放大镜选择类型。² 申请日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；² 请购人：参照点选相关请购人员，也可自动带入当前操作人所对应的业务员；不能为空；² 申请部门：点选请购人后，自动带出；不能为空；表体：² 存货编码：参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计量单位自动带出；不能为空；² 数量：所需物料数量；不能为空；² 需求公司：默认为当前登录公司，可修改；² 需求库存组织：对应需求公司选择，不能为空(可以直接输入编号40201)；² 需求日期：默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；&#

5、178; 采购岗位：根据实际情况人员岗位可以录入。 C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】，提交到上级领导那里进行审批2.2需求汇总平衡【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平衡库存即可生效。【操作方法】：A双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。【操作描述】：按照上图所示1.、2、3、4注：以上为需求公司操作。【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：需求汇总平衡【操作方法】：双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-

6、【查询】-【确定】【操作描述】：参见上图1、2、3、4。即可。2.3请购【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：请购单维护【操作方法】A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。点击【审核】。2.4采购订单【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量【操作方法】：A、 双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】 点击【确定】点击【确定】。点击【维护】-【修改】。点击【保存】-【审核】采购订单单内主要项目说明：表头：² 公 司：材料公司材料采购。² 采购组织：可选择相应的供应公司点击

7、放大镜选择。² 订单日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；² 供应商：参照点选相关供应商不能为空；² 业务类型：自动带出部门；² 采购员：点击放大镜参照，不能为空；² 采购部门：点击放大镜参照，不能为空；（或者完成采购员点击回车将会自动弹出）。² 表体：² 存货编码：自动带出；² 数量：自动带出；² 含税单价：根据采购货物的价格输入，可修改；² 使用部门：自动带出； ² 扣税类别：默认应税外加，可修改，不能为空；² 到货信息-收货公司为需求公司。² 采购

8、政策-收票公司为需求公司。备注：以上为供应公司。2.5采购入库【操作岗位】：库房管理员【操作内容】：根据质量检验部门将采购物品入库。【操作方法】：A、双击【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库】，进入采购入库单维护界面，先选择业务流程B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据点击【确定】采购入库单内项目说明表头：² 单据号：可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。 ² 单据日期：自动带入系统日期。 ² 仓库：录入入库仓库。 ² 库存组织：必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。 ² 业务流程：指定入库的业务流程。 ²

9、; 收发类别：指定入库的入库类别。 ² 库管员：可录入库管员信息。 ² 采购部门、采购员：可录入采购部门和采购员信息。 ² 供应商：录入采购的供应商。 ² 是否退库：打勾表示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统计。 表体：² 存货编码：参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。 ² 辅计量单位：可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。系统自动查找换算率显示。 ² 自由项：参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。自由项管理存货必须输入。 ²

10、 失效日期：用户可输入入库批次的生产日期或失效日期，系统会根据存货保质期自动计算另一项。用于进行效期的管理。 ² 实收数量、实收辅数量：录入入库数量或辅数量，系统会根据换算率自动换算。当换算率为固定换算时，修改任意项，系统均计算另一项，公式为：辅数量=主数量*换算率。当换算率为可变换算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。 ² 单价、金额：录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量自动换算。公式为：金额=主数量*单价。 ² 入库日期：自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是系统先进先出的依据。点击【保存】-【签字】。 2.6采购发票【操作岗位】：采购结算员

11、、会计岗【操作内容】：根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发票的相关信息【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点，进入发票维护界面，并且选择业务流程B、点击【增加】下的【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界面注：查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日（查询范围最好不要超过一月）点击【确定】点击【单据维护】-【修改】。 采购发票单据内项目说明 表头：² 发票号：按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。² 发票日期：是指供应商开出发票的日期，可修改。² 票到日期

12、：是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系统取当前日期。² 发票类型：是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类型是用户定义的，此处参照输入。发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。² 业务类型：材料公司材料采购，系统自动带出。² 供应商：输入，如输入的供应商为一次性供应商（散户），则必须为散户输入相关的名称等信息。如为根据订单生成的采购发票，则取订单的发票方做为默认值。如为根据采购入库单生成的采购发票，取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值，发票方为空时，取订单上的供应商。再此单据供应商是系统自动带出的。² 采购部门：执行采购任务的部门

13、，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购部门。² 采购员：执行采购任务的业务员，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购员。表体：² 存货编码：参照存货档案输入，可以直接输入编码。此单据自动带出。² 存货名称、规格、型号、产地：根据存货编码从存货基本档案中自动带出，用户不可修改此单据自动带出。² 计量单位：存货档案中定义的主计量单位，此数据项用户是不能修改的。此单据自动带出。² 发票数量：是指针对主计量单位的数量，输入，如根据订单生成，数量受订单数量容差控制。数量不限制数字的范围。当存货为非劳务或费用属性时，数量不可为零，此单据自动带出。

14、8; 单价：是针对主计量单位的单价，当数量为零时，单价可为零，如根据订单生成发票，系统取订单单价，否则输入。不能小于零。发票单价受订单单价容差控制。² 金额：单价*数量。不能为空。当数量为零时，可不遵守单价*数量。² 含税单价：是净含税单价，根据单价换算，可输入。不能为空。参照入库单生成采购发票时，如果入库单进行了价格结算，且采购发票的币种为本币，则取价格结算单上的“本币含税单价”作为发票的“含税单价”。² 税率：默认为表头税率，表头无税率，则默认为存货对应税率，可修改。根据订单生成的发票，税率取订单税率。² 价税合计：是指此笔交易的总价款。总是等于金额

15、+税额。E、采购发票维护完毕后，点击【保存】按钮，将单据保存F、单据保存完毕并确认无误后，点击【审核】确认发票，系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单2.7应付款单审核【操作岗位】：财务负责人【操作内容】：应付款单据审核，并形成应付款挂账【操作方法】：A、系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单，双击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据管理】-【查询】，进行采购应付单查询B、点击查询，选择查询条件，查询相应的采购应付单C、将需要审核的应付单前面的勾打上，点击【审核操作】下的【审核】应付单内项目说明：² 单位、单据号、期初单据：在系统自动填充不能修改。²

16、; 交易对象类型：下拉框进行选择。² 客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。² 币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。² 收支项目：为客户自己定义的费用收支项目，如有相关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。² 原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。² 存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项与存货的对应关系，也可不输。² 结算信息相关字段：结算方式、票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信

17、息页签。2.8主付款单【操作岗位】：出纳、财务负责人、采购负责人【操作内容】：付款单据维护【操作方法】：A、 双击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据录入】，进入付款单录入界面B、 点击【单据类型】，选择付款类型点击【确定】。C、点击【增加】进入应付单录入界面。D.参照应付单完成付款单。点击保存。付款单内项目说明：² 公司、单据号：在系统自动填充不能修改。² 客商、单据日期、部门、业务员：点击选择按钮输入。² 结算方式：点击选择按钮输入。² 币种、本币汇率：点击选择按钮选择输入或直接输入，不得为空。² 收支项目：为客户自己定义的费用收支项

18、目，如有相关费用发生，可点击选择按钮输入，如没有相关费用发生时，也可不输。² 原币金额、本币金额：直接输入往来业务的金额。² 存货相关项目：如输入了存货相关项目；则可建立往来款项与存货的对应关系，也可不输。² 结算信息相关字段：票据类型、票据号、收款银行账号、付款银行账号、管理账户等字段是结算信息，在业务信息页签中可以录入，并支持带入结算信息页签。E.点击【单据管理】-【查询】-【确定】点击【审核】。2.9单据核销【操作岗位】：财务会计【操作内容】：应付单预付款单核销。【操作方法】：点击【财务会计】-【日常业务】-【单据核销】-【手工核销】点击【查询】-【确定】。

19、点击【核销】2.10凭证生成【操作岗位】：财务会计【操作内容】：凭证生成【操作方法】：3.自采操作使用说明3.1物资需求申请【操作岗位】：需求申请填报 （领料员）【操作内容】：物资需求申请单的填制、修改、送审【操作方法】：A、进入ERP/NC系统,双击【供应链】-【采购管理】-【物资需求申请】B、点击【增加】，维护请购部门、请购人、所需何种物资及其数量等信息。物资需求申请单内主要项目说明：表头：² 需求类型：集采选择净需求；² 计划类型：点击放大镜选择类型。² 申请日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；² 请购人：参照点选相关请购人员，也可自

20、动带入当前操作人所对应的业务员；不能为空；² 申请部门：点选请购人后，自动带出；不能为空；表体：² 存货编码：参照点选需请购的物料，后面的存货名称、规格、计量单位自动带出；不能为空；² 数量：所需物料数量；不能为空；² 需求公司：默认为当前登录公司，可修改；² 需求库存组织：对应需求公司选择，不能为空(可以直接输入编号40201)；² 需求日期：默认为系统当前登录日期，可修改，不能为空；² 采购岗位：根据实际情况人员岗位可以录入。 C、请购单内信息维护完毕后，点击【保存】D、单据保存完毕并确认无误后，点击【执行】下的【审核】

21、，提交到上级领导那里进行审批3.2需求汇总平衡【操作岗位】：采购业务员、采购主管、部门负责人、财务负责人【操作内容】：物资需求申请单审批结束后，由请购员参照物资需求申请单、修改、送审，相关领导审批后，需求汇总平衡库存即可生效。【操作方法】：A、 双击【供应链】-【采购管理】-【需求汇总品衡】-【查询】-【确定】。【操作描述】：按照上图所示1.、2、3、43.3请购【操作岗位】：领料员【操作内容】：请购单维护【操作方法】A、双击【供应链】-【采购管理】-【请购】-【查询】-【确定】。点击【审核】。3.4采购订单【操作岗位】：采购业务员【操作内容】：参照采购订单生成库存采购入库单，并确认入库数量【

22、操作方法】：C、 双击【供应链】-【采购订单】-【订单处理】-【维护订单】-【增加】-【请购单】 点击【确定】点击【确定】。点击【维护】-【修改】。点击【保存】-【审核】采购订单单内主要项目说明：表头：² 公 司：材料公司材料采购。² 采购组织：可选择相应的供应公司点击放大镜选择。² 订单日期：请购日期一般默认为系统当前登录日期，可修改；² 供应商：参照点选相关供应商不能为空；² 业务类型：自动带出部门；² 采购员：点击放大镜参照，不能为空；² 采购部门：点击放大镜参照，不能为空；（或者完成采购员点击回车将会自动弹出）。&#

23、178; 表体：² 存货编码：自动带出；² 数量：自动带出；² 含税单价：根据采购货物的价格输入，可修改；² 使用部门：自动带出； ² 扣税类别：默认应税外加，可修改，不能为空；² 到货信息-收货公司为需求公司。² 采购政策-收票公司为需求公司。3.5采购入库【操作岗位】：库房管理员【操作内容】：根据质量检验部门出具的检验结果，参照库存采购入库单生成，进行入库。 【操作方法】：A、双击【供应链】【库存管理】【入库业务】【采购入库】，进入采购入库单维护界面，先选择业务流程B、点击查询，录入查询条件，找到已签字的入库单据注：自采

24、与集采到采购入库单查询条件输入时是有区别的。看上图与集采的查询条件进行对比。点击【确定】采购入库单内项目说明表头：² 单据号：可按用户定义编号规则自动生成，用户可修改。 ² 单据日期：自动带入系统日期。 ² 仓库：录入入库仓库。 ² 库存组织：必须录入业务所属库存组织，录入仓库后自动带出。 ² 业务流程：指定入库的业务流程。 ² 收发类别：指定入库的入库类别。 ² 库管员：可录入库管员信息。 ² 采购部门、采购员：可录入采购部门和采购员信息。 ² 供应商：录入采购的供应商。 ² 是否退库：打勾表

25、示此事务为退货事务，便于提供后续的退货统计。 表体：² 存货编码：参照输入存货编码，系统可自动携带名称、规格、型号、主计量单位等信息。 ² 辅计量单位：可参照输入该存货已有换算的辅计量单位，对于进行辅计量库存跟踪管理的存货必须输入。系统自动查找换算率显示。 ² 自由项：参照输入该存货预定义的自由项及值，进行自由项跟踪。自由项管理存货必须输入。 ² 失效日期：用户可输入入库批次的生产日期或失效日期，系统会根据存货保质期自动计算另一项。用于进行效期的管理。 ² 实收数量、实收辅数量：录入入库数量或辅数量，系统会根据换算率自动换算。当换算率为固定换算

26、时，修改任意项，系统均计算另一项，公式为：辅数量=主数量*换算率。当换算率为可变换算时，修改其中一项不会引起另一项的修改。 ² 单价、金额：录入入库存货的成本单价或金额，系统会根据数量自动换算。公式为：金额=主数量*单价。 ² 入库日期：自动按系统日期显示，用户应录入实际入库日期，是系统先进先出的依据。点击【保存】-【签字】。3.6采购发票【操作岗位】：采购结算员、会计岗【操作内容】：根据供应商开来的发票和实际入库数量，维护采购发票的相关信息【操作方法】：A、双击【供应链】-【采购管理】-【采购发票】-【维护发票】节点，进入发票维护界面，并且选择业务流程B、点击【增加】下的

27、【库存采购入库单】，进入采购入库单查询界面注：查询界面中一定要注意选择，入库日期，最好控制在当日（查询范围最好不要超过一月）点击【确定】点击【单据维护】-【修改】。 采购发票单据内项目说明 表头：² 发票号：按采购发票的编号规则生成一个默认的单据号，可以修改，采购发票号在公司代码内可不是唯一的。² 发票日期：是指供应商开出发票的日期，可修改。² 票到日期：是指系统收到发票的日期，采购日期将以此为准，系统取当前日期。² 发票类型：是为了报税而设置的内容，如普通、专用等，发票类型是用户定义的，此处参照输入。发票类型对系统后续的处理不产生任何影响。²

28、 业务类型：材料公司材料采购，系统自动带出。² 供应商：输入，如输入的供应商为一次性供应商（散户），则必须为散户输入相关的名称等信息。如为根据订单生成的采购发票，则取订单的发票方做为默认值。如为根据采购入库单生成的采购发票，取采购入库单的来源采购订单上的发票方为默认值，发票方为空时，取订单上的供应商。再此单据供应商是系统自动带出的。² 采购部门：执行采购任务的部门，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购部门。² 采购员：执行采购任务的业务员，参照输入。如根据订单生成，取订单的采购员。表体：² 存货编码：参照存货档案输入，可以直接输入编码。此单据自动带出。

29、² 存货名称、规格、型号、产地：根据存货编码从存货基本档案中自动带出，用户不可修改此单据自动带出。² 计量单位：存货档案中定义的主计量单位，此数据项用户是不能修改的。此单据自动带出。² 发票数量：是指针对主计量单位的数量，输入，如根据订单生成，数量受订单数量容差控制。数量不限制数字的范围。当存货为非劳务或费用属性时，数量不可为零，此单据自动带出。² 单价：是针对主计量单位的单价，当数量为零时，单价可为零，如根据订单生成发票，系统取订单单价，否则输入。不能小于零。发票单价受订单单价容差控制。² 金额：单价*数量。不能为空。当数量为零时，可不遵守单

30、价*数量。² 含税单价：是净含税单价，根据单价换算，可输入。不能为空。参照入库单生成采购发票时，如果入库单进行了价格结算，且采购发票的币种为本币，则取价格结算单上的“本币含税单价”作为发票的“含税单价”。² 税率：默认为表头税率，表头无税率，则默认为存货对应税率，可修改。根据订单生成的发票，税率取订单税率。² 价税合计：是指此笔交易的总价款。总是等于金额+税额。E、采购发票维护完毕后，点击【保存】按钮，将单据保存F、单据保存完毕并确认无误后，点击【审核】确认发票，系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单点击【保存】。点击【送审】。3.7应付款单审核【操作岗位】：财务负责人【操作内容】：应付款单据审核，并形成应付款挂账【操作方法】：A、系统自动将发票金额传送到应付管理，生成采购应付单，双击【财务会计】【应付管理】【单据处理】【单据管理】-【查询】，进行采购应付单查询B、 点击查询，选择查询条件，查询相应的采购应付单C、将需要审核