酒店档案管理办法

1、麟翔源酒店档案管理办法起草： 审核： 分管领导审核： 签发： 第一条 档案管理机构酒店领导（分管档案工作副总经理）办公室（档案管理员）各部门兼职档案管理员第二条 归 档各部门在工作中形成的已经办理完毕的具有保存价值的文材料，按“条款类目”分别存放，翌年经检查齐全后，整理、立卷，交由档案室归档。归档文件必须经过公司总经理办公室主任审查后才可归档。第三条 档案分类一、公司经营、生产、技术等管理性文件，要按其文件内容和具体区分为九个大类：1、 设备仪器类2、 基建类3、 客房餐饮技术类4、 公司行政类5、 经营管理类6、 党群工作类7、 声像档案类8、 离职人员档案类9、 会计档案类二、分类方法1、

2、 按组织机构分类。2、 按工程项目分类。3、 按专业性质分类。4、 按设备型号分类。5、 按时间分类。6、 按问题分类。第四条 档案编目与编制检索工具一、要编制档案总目录，档案分类目录，底图目录和保留单位目录。科技档案编制总目录，分类目录和保管单位目录，文书档案编制案卷文件目录，财务档案、声像档案、离职人员档案，分别编分类目录。二、要根据需要编制档案检索工具，并进行档案著作。著录方法按国家标准CB3792 585档案著录规则执行，为档案利用做好基础工作。第五条 档案保管一、 接收档案必须认真验收，并办理接交手续。二、 存放档案必须有专用柜、架、排架方法要科学和便于查找。三、 底图除修改、送晒外

3、，不得外借。修改后的底图时，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放以平放为宜。四、 存放胶片、照片、磁带要用特制的密封盒。胶片页夹和影集等，按编号的顺序排列在胶片柜或防火柜内，缩微母片和拷贝应分别存放。五、 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。库藏档案因移交作废、遗失等注销帐卡时，要查明原因，保存依据。第六条 档案保密注意做好保密工作，保存档案必须用专门的库房，房门窗要坚固，并且具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全措施。第七条 档案鉴定一、公司要根据国家和有关部门的规定，编制酒店档案保管期限表，档案

4、保管期限分永久、长期、短期三种。1、 对酒店有长远利用价值的档案应永久保存。2、 对酒店在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。3、 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。4、 鉴定工作要组织由酒店领导、专业技术人员和档案人员参加的鉴定小组，直接对档案进行鉴定。每次鉴定要写出鉴定报告，在保管单位案卷、备考表中注明鉴定意见，由小组负责人填写。并且注明鉴定日期。5、 鉴定工作应该定期进行，一般三年左右进行一次。6、 档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定。鉴定中发现档案不准确、不完整，酒店应及时责成有关部门和人员负责修改、补充。7、 销毁档案必须严格掌握，慎重从事。销毁前要造具清册，提出销毁报告，经酒店领导审批，并报有关档案管理机关备案。销毁档案时，要严格执行保密规定。第八条 档案统计一、 酒店档案管理要健全统计表工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确、可靠。二、 档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果的统计等。第九条 档案管理现代化一、 企业综合档案管理现代化是企业现代化管理的组成部分，要列入企业现代化管理的整体计划中统筹考虑。二、 酒店档案室要应用现代化管理方法，逐步应用电子计算机进行编目、检索和库存管理。