秘书文书与档案管理

1、一、文书的稿本是文书的文本和文稿的总和。文书在草拟、修改、审核、签发和印制的过程中，会产生不同的稿本。（1）正本、副本与存本的主要区别在哪里？共同点：正本、副本、和存本三个外观一样。不同：正本是根据定稿缮印、具有一定格式的送达主送机关的正式文本。由收文机关根据文件的查考、保存价值、决定是否需要存档保存。副本：是指公文正本的复印件或复份。正本复份的内容和外形特征与正本基本相同，只存在送达对象和使用目的上的差别：正本送达主送机关，副本送达抄送机关或本机关留存备查、归档；正本具有正式公文的法定效用，作为复制件的公文副本（抄本、复印本），则因不能再现公文的全部特征，故不具备正式公文的法定效用，只作为参

2、考、备查。副本一般不需归档保存。存本：指发文机关留底存档的文本。存本是不对外发送的，一般可以不加盖印章或签署，起存档及正本核对查清的作用。存本与定稿一起归档保存。二、定稿与存本的区别？在于有没有领导签发的标志。三、审核的重点办法第三十一条规定：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：（1）是否应由本机关办理；（2）是否符合行文规则；（3）内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；（4）涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；（5）文种使用、公文格式是否规范。四、签发办法第二十八条规定：（正签）以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。（

3、代签）以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。五、文件与档案整理工作的原则（1）充分利用原有基础A充分尊重和沿用已有的整理基础。不要轻易打破原有的规律，而因充分尊重和沿用原有的整理办法，从而使文件和档案整理工作保持延续性和稳定性。B充分研究和利用原来整理的成果。不轻易破坏以往整理和保存的历史状况。（2）保持文件之间的历史联系A文件在来源方面地联系；B文件在实践方面的联系；C文件在内容方面的联系；D文件在形式方面的联系。（3）便于保管和利用。这是档案管理共组的基本出发点和最终要求。六、立档单位及其构成条件全宗构成者成为立档单位，应该是在一个在工作上、财务

4、上和人事上具有独立性的单位。其构成条件是：（1）可以独立行使职权，并能最主要以自己的名义对外行文；（发文权）（2）设有会计单位或经济核算单位，可以自己编造预算或财务计划；（财权）（3）设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。三个条件中，第一条最重要。判断一个单位是否为立档单位，不能只依单位人数、级别大小来确定，而要以第一个条件来判定。七、案卷级整理的立卷方法主要是根据文件构成的共同点，将具有某方面共同点和联系密切的文件组合在一起形成一个个案卷。文件六特征立卷法主要如下：1、按作者特征立卷。（适用的一般是上级机关来文、本级机关的重要文件、下级或其他机关来文，作者多而杂不宜用。）即将同一作

5、者制发的文件组合成案卷。作者指制发机关、部门及其领导。有利于反映同一文件作者的工作状况及本机关与某机关之间的工作联系，有利于依据文件来源确定其重要程度和保存价值。2、按通信者特征立卷。（单向行文不能用）就是将本单位与某一单位之间就一定问题进行一定工作联系而成的来往文书集中立卷。适用于按通信者特征检索文件的情况。3、按问题特征立卷。即将反映同一事件、人物、问题、业务活动和同一性质工作的公文集中在一起立卷。此处的问题指文件内容反映的主题、包括事件、案件、人物的处理、具体问题的发生与解决、某项业务活动的开展等。这样既能保持文件间的联系，又能符合利用者按问题检索的习惯。是常用的。4、按时间特征立卷。即

6、按某一时间下文件产生时间顺序将文件组成案卷。时间特征指文件形成的时间。可以反映出一个单位在不同时期的工作特点和发展状况、有利于保持同一时间文件，可以使利用者的联系从历史去把握、认识事物的发生发展。是现行单位最常用的方法。5、按名称特征立卷。即将同一文种的文件组合成案卷。放映了文件的性质、效能、和价值。还可以把名称相近、保存价值相近的文件合并立卷。组卷快，查找简单。但是容易割裂文件之间的联系。6、按地区特征立卷。就是将公文内容锁涉及的同一地区或者作者所在同一地区的文件集中立卷。便于反映该地区的工作情况或有关该地区的问题的处理，方便人们按地区特征检索公文。多用于下级机关来文。 十一、档案的利用服务

7、性档案的外借服务的流程：1、机构内部外界服务：A外借档案人员应填写档案外借申请单，并经分管文档工作的负责人批准后，到档案管理部门办理借出手续。B外借档案人员持获批申请单到档案管理结构，填写档案外借登记簿后，档案管理人员可根据其需要，提供档案外借服务。C借阅人对所借档案进行清点核对后，必须在“接触者签名”栏内履行签收手续2、机构以外的外借服务：非档案形成机构的组织或个人需要档案的外借档案服务，应持有查（借）阅档案介绍信，写明利用者的身份、借阅目的、范围和借阅期限等，经组织领导批准后方能借出。同时好药进行详细的档案外借登记。 档案外借的规章制度：1、借出期限；2、外借档案的使用要求；3、借阅范围；

8、4、催还与续借；5、归档检查；6、效果反馈 制法档案复制件的流程：利用者提出申请进行复制最终审查。制发档案证明的工作流程：利用者提出申请领导审查批准查找材料综合编写校对寄发。八、文件立卷的步骤1、组卷：A归档文件要保持它们之间的历史联系。B区分保存价值，分类整理组卷。C单位内党和行政机构的文件材料要分别组卷。D不同年度的文件一般不得以其组卷。E秘密文件与非秘密文件要分开组卷。F特殊载体文件的处理（同纸质文件一同整理，分别存放）2、卷内文件的排列：:正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发件在前，被转发件在后；查证性依据性在前，专题性文件在后；方针政策性文件在前，业务事务性文件在后等。3、卷

9、内文件编号：页号一般位于文件右上角（正面）和左上角（反面），从阿拉伯数字开始流水编页号。不应有空号出现，凡有文字的页面都必须编号。4、填写卷内文件目录和备考表：（1）填写卷内文件目录。放在全卷文件的卷首，按照卷内文件的排列顺序逐一填写的详细清单。主要项目有：顺序号、文号、责任者、文件标题、日期、页号、备注等。其一、顺序号即件号，以每份文件为单位。其二、文号即文件编号，按每份文件原有的编号逐一编写。其三、责任者即文件作者，通常是发文机关。其四、文件标题原则上按原标题填写。（2）填写卷内备考表。备考表放全卷文件的背后，用于说明该卷文件的状况。包括立卷人、立卷时间、检查人。5、装订案卷：先将金属物拆

10、除，对破损文件要修裱。按照三孔一线方法进行。6、案卷封面编目：包括案卷封面和案卷脊背。封面填写全宗名称、类目名称、案卷标题、卷内文件起止时间、保管期限、总件数、总页数、归档号、等内容。A全宗名称：要用全称。B类目名称：填写全宗内档案分类的第一级类目名称。C归档号：归档时编制的案卷顺序号。D案卷标题：对案卷内全部文件主要内容与成分的概括和揭示，是案卷编目和编制各种检索工具的重要依据。由作者、内容、名称三部分组成。（三点要求：政治观点正确；文字精练，表达准确；基本结构击求完整）。E档号：其一，全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，机关一般用阿拉伯数字作为编号，企业可填写表达单位的汉语拼音代字。为确定

11、全宗号的机构，在档案未进馆之前该号可暂不填写。其二，目录号：对全宗内每一本案卷目录按一定的方法进行编号，所编号码为目录号，一般由档案室填写。其三，案卷号：目录内案卷的顺序编号，必须从“1”开始。其四，件号、页号或张号：件号应连同全宗号、目录号案卷号依次编出，并在每件文件首页右上角加盖归档章号。保管期限：永久、30年、10年。案卷背脊包括全宗号、目录号、年度、案卷号等项目。7、案卷装封：将装订好的案卷装入档案盒。九、文件级整理：归档文件整理步骤和方法：1、整理单位与装订；2、归档文件的分类：年度机构（问题）保管期限、保管期限年度机构（问题)、难度保管期限、保管期限年度等方法。3、归档文件的排列：

12、一般按事由，结合时间、重要程度等排列。4、归档文件盖章编号：A盖章：首页上方的空白位置加盖归档章；B编号：全宗号（各立档单位所编制的代号）、年度（形成年度）、保管期限（永久、30年、10年）、室编件号（最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注）、馆编件号（进档案馆后有档案馆统一编制）、机构或问题。5、归档文件编目：A件号（室编件号）B负责人（文件的发文机关或署名者的名称）；C文号（一般由机关代号、年度、顺序号组成）；D题名（作者、问题、文种）E日期（文件形成时间，8为阿拉伯数字标注年月日，如2010年7月10日，标注为“20100710”）；F页数；G备注（补充和说明：密级、缺损、修改、

13、补充、移出、销毁等）。6、盒内备考表填写：盒内文件情况说明（缺损、修改、补充、移出、销毁等情况）、整理人、检查人和日期（文件整理完毕的日期）。7、归档文件的装盒和档案盒填写：封面（全宗名称）；盒脊（全宗号、年度、保管期限、机构或问题、起止件号、盒号）。十、档案库房的管理选择库房注意的基本问题：1、库房必须专用，并与档案人员办公室或生活区分开；2、档案库房必须坚固，库房门窗要有较好的密封性，最好是双层窗。应当对门窗采取加固措施，符合防盗、防尘、防虫、防有害气体的要求。3、库房应远离水源、火源和污染源，以符合防火、防水、防潮等基本要求。因此，库房一般不宜选择地下或顶层，不宜靠近盥洗室和锅炉房，也不宜设在大楼东、西侧，以防阳光直射。档案的安全保护：1、控制库房温湿度；2、保卫和保密；3、防火；4、放光和防尘；5、档案在搬动中的保护6、档案的安全检查（内容：（1）现有档案数量与登记簿册中的数量是否相符；（2）被损毁、遗失文件的数量、情况和内容；（3）档案的防护措施和库房设备的安全情况；（4）案卷归入的全宗、类别顺序是否正确；（5）档案的收进、移出，案卷的借出、归还是否做到了登记、注销和还原）。档案的销毁程序：1、编制档案销毁清册；2、附上简要说明；3、经审批后销毁。归档制度的内容：1、归档范围：凡是在单位各活动中形成