现代办公自动化实务(概述).doc.ppt.Convertor

1、主讲人：郭巍2010通过对课程内容的学习，使学生了解现代办公自动化的基本理论，较系统地掌握现代企业或组织办公所需的相关计算机软件的操作技巧，并且熟悉常见办公设备的选型、使用和维护知识，从而培养学生信息技术的实际应用能力和相应的办公综合素质，为今后能在步入工作岗位后迅速地适应各方面管理工作的需要奠定基础。1、对自动化办公所要求的计算机软硬件实用技术进行综合性讲解，使学生能够从事企业信息化基础建设工作；2、使学生在熟练地掌握Microsoft Office基本操作的基础上，着重培养实际的应用能力，能针对不同的管理过程采取相应的信息化、数字化的解决办法；3、熟悉和掌握各类软件的功能和用途，并提高网际

2、信息交流与共享的能力；4、掌握常见办公设备的工作原理、使用方法和维护知识。第一章 办公自动化概述第二章 PC 硬件结构及组装第三章 常用计算机软件介绍第四章 Office 系列软件的办公应用案例第五章 数字化信息交流与共享第六章 数字办公设备的维护第七章 企业OA 系统软件简介1、本课程采用闭卷考试方式考核2、考试题型及分值：不定项选择题（30分）、简答（20分）、问答（20分）和论述题（30分）3、在课堂上通过认真思考后回答问题可获得期末考试成绩加分（ 2-5分每次）的奖励。1.1 办公自动化的内涵1.2 办公自动化的发展1.3 办公自动化系统的模式1.4 办公自动化系统的建设1.1办公自动

3、化的内涵办公自动化（OA ，Office Automation）是一个多学科互相交叉、互相渗透的系统工程，并以计算机、通信、自动化管理技术作为支持，是现代信息社会的重要标志。办公自动化系统 是利用先进的电子信息技术和现代办公设备构成的人机信息处理系统，辅助管理人员进行各种办公活动。办公自动化系统由办公机构、办公人员、办公设备、办公环境、办公信息等几个基本要素构成。办公自动化已经发展成为一门新兴的学科，它涉及计算机与通信技术科学、管理与行为科学、系统工程与人机工程学等学科，是当今计算机应用的一个非常活跃的领域。办公自动化的目的是应用电子信息技术，提供先进的办公信息处理手段，最大限度地提高办公效率

4、和办公质量，改善办公环境和条件，提高办公管理及决策的自动化和科学化水平。OA 是一个过程、一种境界。它随技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想的变化而变化。在技术与管理理念发展过程中的每一个阶段，人们给OA 赋予了不同的内容和新的想象。同时，不同行业、不同层次的人对OA 的看法和理解也各有不同。（1）从功能角度分析（2）从技术范畴角度分析（3）现代IT 企业的认识什么是办公自动化-从功能角度分析广义面言，OA 应该是一个组织除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向组织中不同层次的使用者有不同的功能表现：对于高层领导而言：OA 是决策支持系统（DSS Decision Su

5、pport System ）。OA 运用科学的数学模型，结合企业内部外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据； 对于中层管理者而言：OA 是信息管理系统（IMS Information Management System ），OA 利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA 是事务业务处理系统。OA 为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。什么是办公自动化-从技术范畴角度分析OA 是计算机技术在办公业务中的合理应用。计算机技术是OA 的前提。计算机对信息的存储与处理能力极大地改变了

6、人们的办公方式，提高了工作效率。OA 是利用通信技术来实现人与机器、机器与机器及人与人的交流。通信技术是OA 的基础。现代办公强调团队协同工作，团队中成员之间的协调、合作离不开通信技术；同时，现代办公也更需要与外界广泛的信息交流，这更离不开通信技术。 OA 是科学的管理思想在先进的技术手段下的物化。科学的管理思想是实现OA 的核心。计算机技术和通信技术仅仅是为实现OA 打下了基础，提供了可能。要真正实现OA ，还需物化人类思维中科学管理的内容。联想集团对办公自动化的理解：“办公自动化”=D+N+A,“D ”是Digital ，指数字化设备、“N ”指网络联接Network ，“A ” 指基于数

7、字化设备和网络连接基础上的应用Application 。数字化办公三个层次：第一个层次是指各种办公设备如打印机、复印机、传真机、显示器以及投影机等实现向数字化的转变；第二个层次是指这些数字化设备逐渐向网络靠拢，实现其功能的重新组合；第三个层次是，随着技术的发展，嵌入式系统的成熟，数字化办公将彻底消除电脑对办公的制约，实现功能外设的智能化、人性化、同时由于互联网对人们生活影响的逐步深入，距离和场所将不再成为办公的障碍，从而使办公无所不在。正如仅有优质的画笔、画板、颜料而没有达. 芬奇，就不会有蒙娜尼莎的微笑一样。OA 是计算机技术、通信技术与科学的管理思想完美结合的一种境界和理想。（1）是一门综

8、合性的学科（2）是一个人机信息系统（3）是对信息处理的一体化过程（4）可以提高办公效率和办公质量（1）完善的文字处理功能（2）较强的数据处理功能（3）语音处理功能（4）图像处理功能（5）通信功能（6）信息管理功能求得自身解放的需要是人类文明进步和发展的原动力。传统的办公方式极大地束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作，手工处理的延时和差错，正是现代化管理中应该去除的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业，无疑是生产力发展的方向。OA 对传统办公方式的变革，正是适应了人们的普遍需求，也顺应了技术发展的潮流，自然成为业界追求的目

9、标。、OA 对于面向二十一世纪的企业经营和管理比以往任何时候更显重要。信息社会中，竞争取胜的法宝是信息，而OA 所收集、处理、分析的对象正是“信息”。中国企业在管理手段与管理思想方面已经落后于发达国家企业，迫切需要通过推行OA 来改善经营管理手段，提高管理水平，增强企业竞争力。、推行OA ，能给企业的经营者和管理者在行为方式和思维方式上带来革命性进步。在企业中做IT 工作都深受一个共同的难题长期困扰：企业经营和管理方式太不规范、太不严谨，缺乏全局观和系统观，人为因素太多，而且变化不定。这不仅为企业的经营和管理带来盲目性，而且为推进信息管理设置了障碍。推行OA ，不仅是管理手段的改善，更重要的是

10、带来管理思想的进步。、企业办公日益从过去的文秘型向自我服务型转变。OA 为用户提供的正是自我服务的支持，这正说明了OA 已成为一种潮流，一种趋势、一种更好的企业办公方式。、传统的管理思想和方法急需改进。很多中国企业早在80年代初就着手建立企业的管理信息系统（MIS ）。近20年过去了，我们没有看到中国企业管理水平质的飞跃，其中，除了技术能力局限的原因外，还有观念、认识方面的原因。1.2 办公自动化的发展第一代（以数据为处理重心）第二代 （以工作流为重心）第三代（以知识管理为重心）第一代办公自动化系统第1代办公自动化是以数据为处理中心的传统MIS 系统，其最大特点是基于传统的关系型数据库的应用，

11、以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，采用的是字符型界面。其不足是客户机负担过重，管理、维护及培训费用较高，无法在企业局域网上建立统一的集成办公平台，而且系统自适应差，只局限于内部信息的管理等。第二代办公自动化系统第2代办公自动化是以工作流为中心的办公自动化系统。办公应用系统的主要任务是企业内部各种消息（办公信息、文件及函件等）的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，也承担与信息服务系统进行双向信息交互的任务。它涉及的技术包括协同工作、文档数据压缩与存储、工作流管理、安全控制、多媒体、视频会议及数据库等内容。通过该系统，用户可以采用全双向及多媒体形式获取和发布信息，通过

12、与Internet 的互联，实现办公活动不受时间和空间的限制，从而提高企业运行的效率和质量。第二代办公自动化系统有3个显著特点：1、以网络为基础2、强调协同工作3、把工作流作为实现业务自动化的技术手段。第三代办公自动化系统第3代办公自动化是以知识管理为核心的办公自动化系统，它强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向企业现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。知识管理：是一种新型信息化应用，它以企业网络和信息系统为基础，帮助企业发

13、现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和企业培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统。通俗地讲，知识管理是指在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，以避免重复错误和重复工作，它关注的是如何充分得到分布在不同地方的知识。一些发达国家已实现较高程度的自动化。以美国和日本为例，办公室已高度自动化，办公自动化系统已实现智能化，以网络为基础将办公自动化与全球范围的信息系统结合起来，形成统一的大型信息管理系统。但是也应该看到，由于政治、经济等方面的原因，一定程度上影响了办公自动化的普及和发展，办公自动化在全球范围的发展是不平衡的。从办

14、公自动化发展建设过程及现状来看，应注意三个重点：（1）办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的；（2）办公自动化的基础是对管理的理解和对信息的积累；（3）办公自动化的灵魂是软件。办公自动化设备向高性能、多功能、复合化和系统化发展；办公系统向数字化、智能化、无纸化、综合化发展；多媒体技术在办公自动化领域中将得到进一步发展；网络通信在办公自动化系统中的地位进一步加强，全球网络体系将逐步完善。1.3 现代办公自动化系统的模式（1）系统功能 文字处理功能。 个人日程安排。 行文（文件）办理。 函件处理。 文档资料管理。 编辑排版。 电子报表。 其他数据处理。（2）系统组成事务型办公自动化系统由微机配

15、以基本办公设备(复印机、打印机、传真机、印刷系统、会议用各种录音设备和投影仪等 、简单的通信网络、独立支持它的具有各种基本功能的软件(小型关系型数据库软件及专用软件等 等组成。（1）系统功能管理型办公自动化系统除担负事务型办公系统的全部工作外，还要完成信息管理工作。它侧重于面向信息流的处理，即工业、交通、农贸等经济信息流的处理，人口、环境、资源等社会信息流的处理，以及公文文件的信息流的处理。（2）系统组成在事务型办公用基本设备的基础上，增加高档微机和工作站设备、通信设备。它使用的设备比事务型的设备级别要高，而且复杂，各部门间有很强的通信能力。除通用、专用软件外，还要求有自己的信息管理系统，在事务型办公系统的基础上加入专用数据库。（1）系统功能决策型办公自动化系统以事务处理、信息管理为基础，主要具有决策和辅助决策的功能。其功能的强弱反映了该系统水平的高低。其数据库还包括模型库、方法库、知识库和专1运行管理 （1）系统的日常管理 （2）