巧用软件工具,提高教务工作实效

1、最新资料欢迎阅读i巧用软件工具,提高教务工作实效教务管理是学校工作中一项极其繁重的任务，教务工作人员每天 都需要接触和处理大量的数据和事务，这些信息的准确性和完整性， 时时影响着教务管理及其相关工作的顺利开展， 信息化水平的高低直 接关系到教务工作人员的工作效率和工作质量。结合我的工作实际， 就排课、分班、考务安排、学生成绩统计分析等方面浅谈怎样用好软 件等工具资源，提高教务管理效率。一、排课手工排课一向是学校教务工作中最另人头疼的事，再加上个别老 师的课程特殊安排、学校场地限制和统一课程等因素， 使排课更显得 非常费时费神，令人非常苦恼。排课软件能较好地解决好排课问题。通过我对多种排课软件的

2、对 比使用，我觉得水晶排课是排课软件中的佼佼者。 水晶排课只要设置 好学校班数、节数、课程、教师任课，水晶排课就会自动排出所有课 程表。从信息开始录入到开始打印课程表的整个过程一般 3 个小时内 就可以完全搞定。排完之后觉得不满意，完全可以再用几秒钟的时间 再排一次，或进行手工调整。可以生成真正 Excel 课程表，自动设置 字体、纸张、对齐方式、表格边框等。排课软件也不是万能的，在用软件排好课后，还应该根据实际情最新资料欢迎阅读2况，用排课软件手动调课，让各类课程安排更合理。二、考务安排每到期末，考务工作安排便早早启动了。监考安排、考号编排、 门牌、座签、准考证打印等场弄得我们手忙脚乱。其实

3、，我们完全可 以利用 Excel 编号学生考号（方法简单，就不多说），利用 Word 的邮 件合并功能，可以大大提高工作效率。（1） 把编好的 Excel 考号作为数据源。 （2）Word 主文档中输入 需要的内容、设置好格式。（3）打开邮件合并工具栏。视图-工具栏 邮件合并。（4）设置数据源。浏览打开在第 1 步编辑好的 Excel 工 作簿，并选择数据所在的工作表。（5）查看收件人。点击“收件人” 按钮，以查看数据是否正确。在源数据更新时，也可以在弹出的“邮 件合并收件人”对话框中，点击“刷新”按钮。（6）插入数据。将光 标放到要插入姓名的位置，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域” 按钮，

4、并在弹出的“插入域”对话框中，选择“姓名”域，插入，关 闭对话框。利用这种方法可以插入其他项目。（7）生成邮件，打印、 预览打印。学生座签、成绩单打印等都可以用邮件合并功能轻松实现，这是不是大大提高了工作效率呢？三、学生成绩统计学校教导处每学期要处理大量的教学数据，复杂又枯燥，还担心出错。充分发挥 Excel 中的各种功能，尤其是函数功能，可以使工作 轻松愉快。运用 Excel 统计分数、打印成绩单等更是事半功倍。1.新建一个工作簿，在该工作簿中新建“成绩录入”、“分班成 绩最新资料欢迎阅读3打印”、“学科成绩统计”等工作表。2. 设置公式。（以 1000 行为例子）（1）求每个学生的总分，用

5、 SUM 公示自动填充，不再赘述。（2） 求每个学生的名次：其所在单元格的公式为：二RANK（ F2, F$2: F$1000）,其余人的名次自动填充即可，从而求出所有学生的名 次。注意名次有并列情况，即两个并列第 3 名，没有第 4 名，下一名 则是第 5 名了。（3）求学生总人数： 学生总人数即区域 A2: A1000 之间的行数，采用 COUNK）函数，在单元格中输入公式：二COUNTA2: A1000）即可。（4） 求及格人数和及格率：学生及格人数即区域 F2： F1000 之间 60 分以上（含 60 分）的行数，采用 COUNTIK）函数，在单元格 中输入公式：二COUNTIKF2

6、: F1000, >=60）即可。而及格率即 为及格人数-学生总人数X100%（5） 求优生人数和优生率：学生优生人数即区域 F2： F1000 之间 85 分以上（含 85 分）的行数，采用 COUNTIK）函数，在单元格 中输入公式：二COUNTIKF2: F1000, >=85）即可。而优生率即 为优生人数单元格宁学生总人数单元格 100%在单元格中输入公式：二C13/C11,然后设置该单元格格式为百分比即可。3. 错误录入提示，美化表格。最新资料欢迎阅读4（1） 录入错误警告。 单击菜单栏中的“数据”-“数据有效性”，打开“数据有效性”面板， 单击“设置”，

7、 在“有效性条件”中设置 如下：“允许（A ）”设置为：小数，数据设置：介于，最小值：0，最大值：100。单击“出错警告”，勾選“输入无效数据时显示出错警 告（S）”，“样式（I ）:”设为“停止”，“出错信息（T）:”设为“分数 不在有效范围”，最后单击“确定”按钮。若录入的数据超出设置范 围，系统会自动报警。（2）重复录入提示。为防止重复录入学生的姓名，我们将为学生姓名所在的列进行一些提示性的设置，如：首先选中B4: B63 单元格，单击菜单中的“格式”宀“条件格式”，打开“条件格式”对话 框，在“条件 1 （1）”中选择“公式”，在右边输入框中输入条件求 和函数“二COUNTI（$B$2: $B4, $B4） >1 ”， 在“格式（F ）” 中设置一种背景颜色和字体格式，最后单击“确定”，再“确定”即 可。（3）隐藏数据“ 0”，让工作表更简洁美观。（4）将工作表建立为模板，方便以