费用报销制度

1、费用报销制度1 目的为了规范公司费用报销流程， 明确各岗位费用报销标准和审批权限， 规避财务风险， 合理控制费用，特制定本制度。2 范围 （XXX 公司 ）3 术语和定义公司费用 -除采购货款、投资款、固定资产付款、税款、往来款以外的所有支出项 目，包含但不限于下述内容：差旅费、业务招待费、交通费、车辆费用、通讯费、办公 用品费用、劳保用品费用、配件费用、食堂耗材费用、快递费、运输费、代理费、培训 费、维修费、检验费、测试费、服务费、工资、福利、保险、网络费、水电费等。4 职责4.1 经办人： 结合业务实际情况， 按报销要求填写 费用报销单 、差旅费用报销单 付款审批单 、借支单 、领款单 、

2、出差申请单 、多人出差费用明细表 境外出差费用明细表，列明费用原委，粘贴相关发票。4.2 相关部门负责人：结合业务实际按报销要求逐级审核相关报销单据。4.3 财务部：按报销制度审核单据和发票情况，审批合格后及时予以报销付款。5 报销费用的单据要求5.1 报销的票据必须真实、合法、有效，票面完整、清晰；5.2 有效的报销票据为：增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、门 票（国税印制）、过路（过桥）发票（国税印制）、定额发票（国税印制）、客运发票 （国税印制）、二手车销售统一发票、国家税务机关发放的卷式发票。5.3 增值税专用发票为两联，发票联 （红联 ）作为报销附件粘贴，抵扣联（绿

3、联）不需粘 贴，连同报销单据一同交给财务部；增值税普通发票仅有发票联作为报销附件粘贴；5.4 发票填开要求：有抬头的机打发票一定要填开公司名称全称，其中增值税专用发票 要填开完整的开票信息包含公司名称、公司税号、地址电话和开户行及账号；所有发票 均需加盖收款人发票专用章；住宿费发票备注栏注明住宿起始时间、天数和人数；会议 费发票备注栏注明会议时间、会议名称、人数；会议费与餐费分别开具；货物项目为一 批或详见清单的需附清单；开票人、复核人、收款人完整填写且复核人与开票人不为同 一人；5.5报销单填写要求：完整填写部门、日期、单据张数（粘贴的附件张数）、小写金额前面写¥符号、一致的大写和

4、小写金额、报销人签名、必要的说明或备注，部门负责人审 批；用黑色中性笔填写，不得用圆珠笔填写，不得涂改，否则退回暂不受理；报销部门 不是费用分摊部门或预算归属部门，需在摘要栏、备注栏或发票上注明费用归属部门； 5.6发票粘贴要求：发票粘贴单上遵循鱼鳞贴法顺序排列粘贴，以贴后不掉页、不遮挡 金额、单据美观为原则；为便于能呈现金额，火车车票请倒置将金额靠右粘贴；票据较 多时，可粘贴在多张粘贴单上；须使用胶水粘贴，不得使用透明胶、订书针等粘贴，胶 水涂在单据的背面左端粘贴处。6报销费用的类别及要求6.1差旅费报销报销内容：员工因公出差产生的长途交通费、出差行程中市内交通费、住宿费、 餐费。报销标准：

5、6.121员工在境内出差地区分为三类，明细为：一类地区：北京、上海、广州、深圳;二类地区：除广州以外的省会城市及沿海城市；三类地区：除上述一、二类地区以外的 地区。境内差旅费各项目标准如下表:费用类别地区董事长/总经理总监/副总部门经理/主管/分管经理其他人员长途交通工具不限实报实销飞机经济舱、火车卧铺、高铁二等座、动车二等座火车硬卧、动车二等座、高铁二等座住宿费一类实报实销500/间/天400/间/天350/间/天二类400/间/天350/间/天300/间/天三类350/间/天300/间/天250/间/天市内交通工具不限实报实销以公共交通工具为主 要交通工具，如需乘坐 岀租车，实报实销。以公

6、共交通工具为主要交通工具，如需乘坐出 租车，须事先请示分管副总，经分管副总审批 同意方可；报销时注明原因、始末地点。出差餐费补贴一类实报实销80元/天 （早餐15元，午餐35元,晚餐30元）二类60元/天 （早餐10元，午餐30元,晚餐20元）三类50元/天 （早餐10元，午餐25元,晚餐15元）6.123员工在境外出差按国别适用不同报销标准：包含但不限于本制度列示报销标准 的美国、德国、法国、巴西、香港等国家和地区，其他国家和地区本着节约的原则消费 并据实报销。6.124境外差旅费各国家和地区标准如下表:国家/地区币种住宿费餐费公杂、小费合计（外币）德国EUR160/间/天50/人/天20/

7、人/天230法国EUR150/间/天50/人/天20/人/天220美国USD175/间/天50/人/天20/人/天245巴西USD150/间/天50/人/天20/人/天220香港HKD1500/间/天300/人/天20/人/天1820所有差旅费报销标准以出差落地城市为准。交通工具、住宿标准补充说明：不同级别人员同行，交通工具参照职别高的执行；国际机票以经济舱标准报销； 本着节约的原则订票；境外城际交通费凭票报销；因特殊情况需要乘坐标准外交通工具的，如飞机，火车软卧，须事先征求公司 总经理意见，获准后方可执行，报销时相应单据需签核到总经理；未经批准乘坐飞机、火车软卧的，按火车卧铺票价给予报销；原

8、则上两名同性别的人员一起出差应同住一个房间，不同级别的人员同住一间， 住宿标准参照职别高的执行；参加会议、培训由主办方统一安排住宿或其他特殊情况需超出额定标准住宿的， 须事先征求公司总经理意见，报销时相应单据需签核到总经理；否则，超支部分由个人承担；住宿发票金额低于住宿标准的，按发票金额报销；住宿发票金额高于住宿标准的，按住宿标准报销。餐费补贴补充说明：在途期间按目的地标准计发餐费补贴；员工出差期间，若对方接待单位提供餐饮或出差时招待客户并报销招待费，不再计餐费补贴；6.1.5.3 不得将餐费开入住宿费中，否则住宿与餐费均不予报销；6.1.5.4 返回公司所在 地区 当天的餐补： 如超过下午

9、17:00 抵达公司所在地区， 则按出 差地标准全天计发餐费补贴； 如在下午 17:00 前抵达 公司所在地区 ，则按实际餐费次数 计发餐费补贴； 部门负责人结合实际业务行程情况审核。6.1.6 额外补贴：6.1.6.1 员工出差行程安排需住宿但如不报销住宿费用，公司将给予额定住宿费用的30% 作为补贴， 需在报销时提供相应补贴金额的发票 ；6.1.6.2 如 出差人员完成出差业务时已处于下午下班时间，于当天乘坐夜间火车或飞机 赶回公司， 公司将给予额定住宿费用的 30% 作为补贴， 需在报销时提供相应补贴金额的 发票；部门负责人结合实际业务行程情况审核。6.1.7 多人出差注意：6.1.7.

10、1 多人同行， 需指定一名带队人和一名记录人， 记载全部的行程和费用明细， 差 旅费报销单和多人出差费用明细表须带队人签核，所有出差人员需在多人出差 费用明细表上签名；6.1.7.2 多人出差同一业务项目， 分多组不同行程的， 统一将行程和费用汇总到记录人处， 一次行程的费用汇总审核后办理报销；6.1.7.3 多人垫付费用的，由报销人自行记载自行分配，财务只对报销人付款；6.1.8 境外出差报销注意：6.1.8.1 所有的境外报销，均需填写境外出差费用明细表（不再填 6.1.7.1 所述出 差费用明细表），参照表中的栏位，列明币种、外币金额、人民币金额、汇率，住宿 写明人员、天数，餐饮注明就餐

11、人员，列明行程；6.1.8.2 对刷卡消费部分参照刷卡实际汇率，其他参照同期银行汇率；非出差业务产生 的费用如景点门票等费用不予报销列支；杂费、小费报销时注明事由；境外行程费用不 涉及抵扣问题，不涉及税票问题；6.1.8.3 多人出差境外参照 6.1.7 多人出差其他注意事项。6.1.9 其他说明：6.1.9.1 行程费用内容完整：机票、住宿等大项必须在一起报销，避免长途交通费与住 宿分开报销；6.1.9.2 国贸一部与国贸二部同时出差，需进行费用分摊，实名费用明确分开，其他平分或按人数分；6.1.9.3 报销单需填写：日期、出差人员、出差部门、事由、地点、行程、交通工具、 附单据张数、 差旅

12、费用各项目金额及合计金额大小写；若出差时有借款需在报销单上注 明借支金额，便于财务人员冲销。6.2 招待费报销6.2.1 报销内容：因业务需要或因管理实际需要，招待客户或来访人员，发生的餐费、 礼品及其他的消费场所费用；6.2.2 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用 金额及合计金额大小写； “报销项目”栏填写“招待费”、“摘要”栏填写“具体事 项”。6.3 交通费报销6.3.1 报销内容：员工因公外出乘坐公交车、打的士或租用车辆（非货运）时产生的费 用；6.3.2 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用 金额及合计金额大小写。

13、 “报销项目” 栏填写“交通费” 、“摘要”栏填写“具体事项” 。6.4 车辆费报销6.4.1 报销内容：公司车辆的加油费、维修费、停车费、路桥费、年检费、洗车费、保 险费；6.4.2. 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用 金额及合计金额大小写。“报销项目”栏填写“加油费、维修费、停车费、路桥费、年 检费、洗车费、保险费”等、“摘要”栏填写“具体事项”；6.4.3 若支付金额较大需要付给对方公司的， 填写 “付款审批单 ”；需写明付款金额、 收款 账号、收款人名称，财务依照提供的信息安排付款。6.5 日常零星采购报销6.5.1 报销内容：日常采购办公用品或低

14、值易耗品等相关的采购费用，包含但不限于： 办公用品费、劳保费、配件、食堂耗材等；6.5.2 单据要求：报销时附上审批过的入库单，批量采购需附清单；6.5.3 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用 金额及合计大小写。 “报销项目”栏填写“办公用品费、劳保费、配件、食堂耗材”等、 “摘要”栏填写“具体事项”；代其他部门采购的报销，需注明使用部门；6.5.4 批量采购需付款给对方公司的，填写 “付款审批单 ”。付款审批单需写明付款金额、 收款账号、收款人名称，财务依照提供的信息安排付款。6.6 其他费用报销6.6.1 报销内容：通讯费、快递费、培训费、会议费、设备维

15、修费、检验费、测试费、 服务费、工资、福利、保险、网络费、水电费等；6.6.2 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用 金额及合计金额大小写。“报销项目”栏填写“通讯费、快递费、培训费、会议费、设 备维修费、检验费、测试费、服务费”等、“摘要”栏填写“具体事项”；6.6.3 若支付金额较大需要付给对方公司的，填写“付款审批单”；需写明付款金额、 收款账号、收款人名称，财务依照提供的信息安排付款。7 费用报销流程7.1 申请：员工提出出差申请或费用事项申请，提交部门负责人审批，超出费用标准的 提交总经理审批；出差申请表填写电子档邮件进行审批即可；7.2 借支：需要

16、借支差旅费的情形，部门负责人将审批后的出差申请表转发财务部 , 借款人填写借支单办理借款手续；原则上前款未清者不予办理新的借支；7.3 交单时间：出差人员应在行程结束后七个工作日内办理报销事宜（票据未寄达超期 的情形需提前说明），其他采购或费用事项收到发票后七个工作日内办理报销。7.4 流程：7.4.1 差旅费流程：差旅费根据差旅费用标准填写差旅费报销单、多人出差费用 明细表、境外出差费用明细表，部门负责人审核签字，超出标准的由总经理审核 签字，财务部审核签字，财务部最近的下一个付款日办理报销付款；7.4.2 其他费用流程：其他费用填写费用报销单、付款审批单（公司员工报销 或支付现金的费用填费用报销单，需转账给外部单位的费用填付款审批单）， 提交部门负责人审核签字， 交财务部审核签字，财务部最近的下一个付款日办理报销付 款。7.5 表单领取：费用报销单 、原始凭证粘贴单 、差旅费用报销单 、借支单 、 领款单此五类单据均在财务部按需领取， 付款审批单在财务领取或自行打印， 出差申请单、多人出差费用明细表、境外出差费用明细表自行填写电子档 或打印。8 报销付款时间规定8.1 公司财务部每周四为报销付款日， 若当月的最后一个报销日在该月的 28 日以后， 为 了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销；8.2 借支及紧急特殊业务的不受以上