档案管理电子化及信息长期保存策略问题

1、档案管理电子化及信息长期保存策略问题    摘要： 随着电子计算机的广泛应用,推动现代化档案管理的迅速发展,对档案管理工作提出了新的要求。那就是推进企业档案管理的电子化、现代化进程,将档案全部电子化,最终使信息得以长期保存。本文结合档案电子化的管理现状,根据现存问题提出策略,同时就如何使信息长期保存策略问题,提出个人的看法,并做简要分析。     关键词：档案管理 电子化 信息长期保存     目前，做好传统档案向电子档案的过渡,完善电子档案的管理,也已成为了当前档案管理工作

2、的重要内容。只有使档案管理电子化,案管理现代化,实现真正意义上的无纸化办公,才能使档案信息得以长期保存。 一、档案管理电子化的现状以及存在问题1、在我国至今还没有建立一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和 网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。档案管理设备没有形成统一规范，档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。2、经费严重不足是制约档案电子化建设的“瓶颈”。即便不是档案

3、工作人员,也能够知道要实现档案电子化,必然涉及到购买基础设施包括硬件软件所需的大量经费。而现实情况是,各单位在经费方面普遍存在不足的问题。原因包括政府拨款极为有限、本单位的经济效益不好、单位领导的重视程度不够等等诸多方面。3、档案信息资源建设严重滞后。档案资源建设作为实现档案资源共享的基础,在具体实践中因受档案法规不完善、相关制度不健全、宏观规划与协调机制欠缺、馆际交流缺乏、档案鉴定工作流于形式、档案工作人员认识局限等多方面因素的共同影响,形成了一方面馆藏档案数量剧增致使档案库房紧张,而另一方面大量已失去价值或本无价值的档案充塞库房矛盾的局面。4、档案信息管理人员的素质有待提高。实现档案信息电

4、子化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作。部分档案管理人员对企业内部的各生产装置、设备名称以及整个工艺流程缺乏系统、完整的了解。二、促进档案电子化管理对策第一,积极培养电子档案管理技术人员。一是要吸纳专业人才充实干部队伍,如计算机专业人才,对此类人才可以经过短期专业培训就基本能够达到电子档案管理工作的需要。二是加大学习投入,对与档案管理工作有关人员,进行比较系统的档案管理基础知识、计算机知识、数字通信技术培训,使他们掌握电子档案管理的基本知识技能,解决电子档案管理人才缺乏的现状。第二,配备必要的电子、数码设备硬件。投入资金为档案管理配备

5、计算机、服务器、扫描、照像设备等电子、数码硬件,建立档案电子化的载体和数据库,实施内部局域网络,整合内部OA和ERP系统资源,为储存、保护、利用、归集、开发档案,创造有利的硬件条件。 第三,建立档案管理的电子数据库。首先,要按照国家档案管理的政策、标准、规范,选择或开发档案管理软件,统一档案电子化的格式。其次,集中人员突击做好历史积累下来的纸质档案的电子化转换工作,把庞大的纸质档案通过电子输入、扫描、照相等手段,全部转换成电子档案,存入档案数据库。第四,建立电子档案管理制度。建议由上至下建立起统一的电子档案管理制度,统一规范电子档案的制作、收集和归档的方法、程序、时效等内容,定期整理、分类归档

6、、专人负责、妥善保管,避免因机构改革、个人工作岗位调整、所用计算机更迭、工作移交过程中的疏漏等原因引起的电子档案历史资料的遗散,确保历史档案资料的完整。 三、档案管理电子化与信息长期保存档案工作已进入新的发展阶段,以数字化采集技术为手段,以档案业务管理系统为依托,向档案电子化管理发展,促使档案信息长期保存将是必然趋势。确保档案信息长期存取的关键是建立一种结构方法来描述和记录用于管理信息资源的长期保存的信息,这就是常称的保存元数据。保存元数据包含了关于格式、结构和信息内容的使用,关于资源的所有操作的历史记录,包括变更和决定,真实性信息比如技术特征或保管历史,和适用于保存行为的责任和产权信息。 1

7、、理想策略的要求。根据以上保存要求明确一种理想的保存策略必须具有以下特点:(1)适用时间上的可延展性和适用范围上的包容性。一个理想的策略应该能提供一种可扩展、长期的方法,以保证在相当长的时间里保证档案数字化信息的长期存取,并具有一定的进化升级能力,以便在保存对象、技术、要求发生变化时继续延用。 (2)使用中的简易性和灵活性。理想策略也应根据不同的保存要求提供不同代价的替代方案,以便将来可随时根据一份特定的文件、特定类型的文件、文件组合的要求改变保存方案。(3)最低风险和最大功能。理想策略要尽量避免翻译、转移的程序,以最小的人为干预,减少人力和数据丢失的可能。同时,转换后的文件要保留尽可能多的文

8、件原始功能、外观等特征;给每个文件以人为可识别的标签信息和元数据,以便于文件管理。2、建立档案数字化元数据的保存框架。根据OAIS参考信息模型,数字信息长期保存所涉及的元数据内容应该包括: (1)内容信息,包括数据内容本身和数据内容表现元数据,涉及编码、格式、显示样式、压缩、色彩等方面的技术和系统要求数据。实际上,保护描述、封装和内容描述数据也有相应表现信息。(2)保护描述信息,包含确认信息,例如数字对象标识符;起源信息,描述数据内容产生保存链;环境信息,描述数据对象与其他数据对象或信息系统的关系;固化信息,描述用以确认信息内容完整性的信息,例如校验和、数字摘要等。(3)封装信息,涉及将各种信息内容组合封装为一个完整独立信息单元的有关数据。(