档案管理信息化建构举措

1、档案管理信息化建构举措     随着社会的现代化发展，信息化技术和计算机技术的发展为各个领域的发展提供了条件和基础。档案信息化管理是在计算机技术与信息化技术结合中产生的一种先进的科学管理方法，档案管理已成为当前社会发展过程中的主要服务设施和服务基础，提高档案管理是确保当前社会平稳发展的前提。近年来档案部门大力推进档案管理信息化建设，力图使档案工作与社会发展同步。在当前计算机技术广泛应用的过程中，档案管理逐步的朝着电子档案发展。在当今社会发展的过程中，传统书面形式的档案已逐步的推出了社会的潮流，随之出现了以电子格式文件代替书面文件的快速办公软件，其不但提高

2、了办公的速度，更节约了资源降低环境的污染。如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。1 档案管理信息化的现状社会科技带动着市场经济的发展，促进了计算机技术的加速应用。随着计算机技术的不断应用，各个企业和单位都不同形式的出现了办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，在当前文件的各种管理过程中，计算机技术与信息技术已成为各种文件交流的主要形式，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。1.1 社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。由于当前档案管理的过程中各个部门所使用的计算机型号不同，各种应

3、用软件开发过程不同造成在档案管理过程中出现各种不协调因素和不利的影响，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息电子化的进程。1.2 随着社会的飞速发展，生产力水平的不断提高，档案管理的效率也随之不断的提高和改进，传统的档案管理模式已无法满足当前日益发展的需要，随着当前计算机技术的发展，电子档案管理已成为当前档案发展的主体，但由于历史原因，馆藏档案业务基础差。案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，在当前，由于在管理的过程中，各种计算机软件和计算机记性的不同造成档案自动化你管理过程中的各种不一致和不标准，因此在未来发展过程中，电子信息档案还有待加强。

4、1.3 档案管理的技术标准，组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。2 加强档案管理信息化建设2.1建立网络档案系统。随着数字化信息技术在各个领域的不断应用，网络档案系统已成为未来档案管理过程中的主要形式。建立健全内部服务网和公众服务网，发挥网站的作用，使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设，根据系统建设需求，采购必要的硬件设备，为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平，为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定

5、相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。2.2 加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键。1）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存

6、价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。2）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用。3）做好档案归档电子文件的技术处理工作，实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行，这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域，对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导，保护电子文件的原始信息，了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说，通过采取技术处理，从而识别

7、和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性，使之与纸质文件一样发挥社会效用。4）解决好档案电子文件的保存问题。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内，不怕外界磁场的影响，不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是，由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证。3 档案管理信息化建设应采取的措施3.1 加强电子文件归档管理，提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求，对各种不同类型载体的档案（如：纸质档案和照片、录音、录像档案）进行数字化处理和转换，加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作，保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法，并制订电子档案管理办法。3.2 从稳定档案队伍，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展，人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才；提高整支队伍素质，创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作；建立竞争机制，克服人的惰性，充分发挥人的主观能动性，有他们的用武之地和舒展才能的场所。3.3 从提高现代化管理手段，实行资源共享，管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案管理工作随着科学技术的不