时间管理(计划)

1、 计划及其制定计划及其制定第一节第一节 计划及其作用计划及其作用第二节第二节 计划的制定和审定计划的制定和审定第三节第三节 计划制定方法计划制定方法第四节第四节 时间管理：个人计划实践时间管理：个人计划实践一、计划的概念一、计划的概念 计划计划是指用文字和指标等形式所表述的、是指用文字和指标等形式所表述的、组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一组织以及组织内不同部门和不同成员在未来一定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管定时期内关于行动方向、内容和方式安排的管理文件。理文件。 计划工作：计划工作：是指对现在及过去有关信息进是指对现在及过去有关信息进行分析，对可能的未来发展进行评估，以确定行

2、分析，对可能的未来发展进行评估，以确定使组织能达到其目标的行为方针的全过程。使组织能达到其目标的行为方针的全过程。计划既是决策所确定的组织在未来一定时计划既是决策所确定的组织在未来一定时期内的行动目标和方式在时间和空间的进一步期内的行动目标和方式在时间和空间的进一步展开，又是组织、领导、控制和创新等管理活展开，又是组织、领导、控制和创新等管理活动的基础。动的基础。第一节第一节 计划及其作用计划及其作用l何为何为“5 W 1 H”？ lWhatWhat做什么做什么? ?目标与内容。目标与内容。 lWhyWhy为什么做为什么做? ?原因。原因。lWhoWho谁去做谁去做? ?人员。人员。lWher

3、eWhere何地做何地做? ?地点。地点。lWhen-When-何时做何时做? ?时间。时间。lHow怎样做怎样做?方式、手段。方式、手段。 计划的内容计划的内容二、二、计划与决策的关系计划与决策的关系三、计划的性质三、计划的性质决策决策 计划计划是关于组织活动方向、内是关于组织活动方向、内容以及方式的选择。容以及方式的选择。是对组织内部不同部门和是对组织内部不同部门和不同成员在一定时期内行不同成员在一定时期内行动任务的具体安排。动任务的具体安排。决策是计划的前决策是计划的前提，计划是决策提，计划是决策的逻辑延续，在的逻辑延续，在实际工作中是相实际工作中是相互渗透、交织在互渗透、交织在一起的。

4、一起的。( (一一) )计划工作是为实现组织目标服务计划工作是为实现组织目标服务( (二二) )计划工作是管理活动的桥梁，是组织、领导和控制等计划工作是管理活动的桥梁，是组织、领导和控制等活动的基础活动的基础( (三三) )计划工作具有普遍性和秩序性计划工作具有普遍性和秩序性( (四四) )计划工作要追求效率计划工作要追求效率四、计划的内容与要素四、计划的内容与要素要要素素 所所回回答答的的问问题题 内内容容 前前提提 计划在什么条件下有效 预测、假设、实施条件 目目标标 做什么 最终结果、工作要求 目目的的 为什么要做 理由、意义、重要性 战战略略 如何做 途径、基本方法、主要战术 责责任任

5、 谁做、绩效 人选、奖罚措施 时时间间表表 何时做 起止时间、进度安排 范范围围 涉及部门与地点 组织层次与地理范围 预预算算 需投入多少资源 费用、代价 应应变变措措施施 实际与前提不符怎么办 最坏情况的应对 五、计划的类型五、计划的类型 1、按计划期不同分：长期、中期、短期计划；、按计划期不同分：长期、中期、短期计划； 2、按业务职能分类：经营计划、人事计划、财务计、按业务职能分类：经营计划、人事计划、财务计划、新产品研制开发计划等；划、新产品研制开发计划等； 3、按制定者的层次分：战略计划、行动计划；、按制定者的层次分：战略计划、行动计划； 4、按计划的性质分：指令性和指导性计划；、按计

6、划的性质分：指令性和指导性计划； 5、按对象划分：综合计划、部门计划、项目计划、按对象划分：综合计划、部门计划、项目计划 6、按计划的表现形式分：宗旨、目标、策略、政策、按计划的表现形式分：宗旨、目标、策略、政策、程序、规则、规划、预算等。程序、规则、规划、预算等。7 7、按计划的重复性分：程序性计划与非程序性计划、按计划的重复性分：程序性计划与非程序性计划六、计划的层次体系或计划的表现形式六、计划的层次体系或计划的表现形式 七、计划的作用七、计划的作用 1 1、提供方向：计划工作是为实现组织目标服务的，为组织成、提供方向：计划工作是为实现组织目标服务的，为组织成员指明方向，协调组织活动，为组

7、织活动的分工提供依据；员指明方向，协调组织活动，为组织活动的分工提供依据； 2 2、有效配置资源：为组织活动的资源筹措提供依据，减少重、有效配置资源：为组织活动的资源筹措提供依据，减少重叠和浪费性的活动；叠和浪费性的活动； 3 3、适应变化，防患于未然：为组织的未来预测变化，减少冲、适应变化，防患于未然：为组织的未来预测变化，减少冲击；击； 4 4、提高效率，调动积极性：计划工作要追求效率；、提高效率，调动积极性：计划工作要追求效率； 5 5、为控制提供标准：为组织活动的检查与控制提供依据，有、为控制提供标准：为组织活动的检查与控制提供依据，有利于进行控制。利于进行控制。第二节第二节 计划的制

8、定和审定计划的制定和审定一、确定目标一、确定目标二、认清现在二、认清现在三、研究过去三、研究过去 四、预测并有效地确定计划的重要前提条件四、预测并有效地确定计划的重要前提条件五、拟定和选择可行的行动计划五、拟定和选择可行的行动计划六、制定主要计划六、制定主要计划七、制定派生计划七、制定派生计划八、制定预算，用预算使计划数字化八、制定预算，用预算使计划数字化 1）适用性）适用性l用于编制和调整长期计划的一种十分有效的方法。用于编制和调整长期计划的一种十分有效的方法。 2）基本思路）基本思路l采用采用“近具体、远概略近具体、远概略”的方法，在每次编制和修订的方法，在每次编制和修订计划时，要根据前期

9、计划执行情况和客观条件的变化，计划时，要根据前期计划执行情况和客观条件的变化，将计划期向未来延伸一段时间，使计划不断向前滚动。将计划期向未来延伸一段时间，使计划不断向前滚动。l具体步骤：对近期计划制定得尽量具体，对远期计划具体步骤：对近期计划制定得尽量具体，对远期计划只规定大概要求。再根据近期计划在实施过程中的差只规定大概要求。再根据近期计划在实施过程中的差异和问题，去修订远期计划，使远期计划在实施过程异和问题，去修订远期计划，使远期计划在实施过程中逐渐予以具体化。这种随时根据近期执行情况及时中逐渐予以具体化。这种随时根据近期执行情况及时调整组织计划的方法，既增大了计划弹性，又增强了调整组织计

10、划的方法，既增大了计划弹性，又增强了计划的适应性和准确性。计划的适应性和准确性。第三节第三节 计划制定方法计划制定方法一、滚动计划法一、滚动计划法二、网络计划法二、网络计划法l1）适用性）适用性 用于任何行业的任何复杂项目的具体性管理计用于任何行业的任何复杂项目的具体性管理计划。划。l2）基本思路）基本思路 该方法是从开始和生产大型、高费用、进度要该方法是从开始和生产大型、高费用、进度要求严的复杂系统的需要中发展起来的，是以网求严的复杂系统的需要中发展起来的，是以网络图形式表表达整个项目计划，据以选择最佳络图形式表表达整个项目计划，据以选择最佳方案，以便对项目所需时间、费用和物资技术方案，以便

11、对项目所需时间、费用和物资技术资源进行有效规划、协调、监督和控制。资源进行有效规划、协调、监督和控制。 网络计划技术亦称计划评审技术或计划协网络计划技术亦称计划评审技术或计划协调技术，它是一种组织生产和进行计划管理的调技术，它是一种组织生产和进行计划管理的科学方法。科学方法。1 1、网络计划技术的基本原理网络计划技术的基本原理 通过绘制网络图，明确且直观地反映出企业通过绘制网络图，明确且直观地反映出企业计划任务中各项工作的进度安排、先后顺序和相计划任务中各项工作的进度安排、先后顺序和相互关系；通过网络分析和网络时间值的计算，找互关系；通过网络分析和网络时间值的计算，找出计划中的关键工序和关键路

12、线，以确定管理的出计划中的关键工序和关键路线，以确定管理的重点；通过网络计划的优化，求得任务、时间、重点；通过网络计划的优化，求得任务、时间、人、财、物诸因素的平衡和合理利用；通过网络人、财、物诸因素的平衡和合理利用；通过网络计划的实施，对工作过程实行监督和控制，以保计划的实施，对工作过程实行监督和控制，以保证达到预定的计划目标。证达到预定的计划目标。2 2、网络计划技术的基础知识网络计划技术的基础知识 （1）网络图由活动、事项、路线三要素组成。）网络图由活动、事项、路线三要素组成。 活动也称为作业、工作、工序等，用箭线活动也称为作业、工作、工序等，用箭线“”表示；虚活动虚用箭线表示；虚活动虚

13、用箭线“ ”表示表示； 事项也称为结点，代表某项活动的开始或事项也称为结点，代表某项活动的开始或结束，结束，用圆圈用圆圈“”表示；表示； 路线指从始点，顺着箭线方向连续不断地达到终路线指从始点，顺着箭线方向连续不断地达到终点的一条通道点的一条通道。 （2）网络图的绘制规则：）网络图的绘制规则： 各项活动之间的衔接必须按程序进行；各项活动之间的衔接必须按程序进行； 网络图中不允许出现封闭的循环线路；网络图中不允许出现封闭的循环线路； 两个结点之间只能有一条箭线；两个结点之间只能有一条箭线； 一张网络图中只允许有一个始点和一个终一张网络图中只允许有一个始点和一个终点；点； 网络图中的所有结点均需按

14、从小到大的原网络图中的所有结点均需按从小到大的原则进行统一编号。则进行统一编号。3、网络时间值的计算、网络时间值的计算（1）作业时间的计算）作业时间的计算 单一时间估计法单一时间估计法 三点时间估计法三点时间估计法（2）作业开始时间和结束时间）作业开始时间和结束时间 作业最早开始时间和最早结束时间；作业最早开始时间和最早结束时间； 作业最迟开始时间和最迟结束时间；作业最迟开始时间和最迟结束时间； 时差；时差； 总工期。总工期。4、网络图举例、网络图举例作业名称作业名称A AB BC CD D E EF F G GH HI IJ J紧前作业紧前作业A AA AB B B B C C C C E

15、E、F F D DG G紧后作业紧后作业B B、C CD D、E EF F、G GI IH H H H J J 作业时间作业时间( (天天) )4 48 82 23 3 5 5 6 6 8 815154 46 6 第四节第四节 时间管理：个人计划实践时间管理：个人计划实践什么是时间？什么是时间？1 1、时间是主管最宝贵的资源，也是最大的敌人、时间是主管最宝贵的资源，也是最大的敌人2 2、做好时间管理，就能享受工作和生活、做好时间管理，就能享受工作和生活3 3、能掌握每一天，就能掌握一生、能掌握每一天，就能掌握一生时机观念时机观念 时机观念就是要抓住时机的时机观念就是要抓住时机的意思。任何一项工

16、作，在一定的意思。任何一项工作，在一定的时机内在做就会产生非常好的效时机内在做就会产生非常好的效果，错过时机就会适得其反。管果，错过时机就会适得其反。管理者只有抓住时机，才能取得良理者只有抓住时机，才能取得良好的时间效益。好的时间效益。 一、时间管理的重要性时间管理的重要性 1 1、时间有限，而工作无限、时间有限，而工作无限 2 2、努力工作却并不快乐、努力工作却并不快乐 3 3、能主导自己的生命、能主导自己的生命 4 4、能实现自己的理想、能实现自己的理想 5 5、能兼顾自己和别人的要求、能兼顾自己和别人的要求 6 6、做到忙而不盲、做到忙而不盲二、二、浪费时间浪费时间*由于记忆欠佳，需要重

17、新阅读同一材料由于记忆欠佳，需要重新阅读同一材料*对每天规定的目标只完成一半，却不知为何对每天规定的目标只完成一半，却不知为何*每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上每天的大量时间用于对凡事大惊小怪上*漠视自己的行动计划变得越拖越长漠视自己的行动计划变得越拖越长*当需要时，无法找到重要的文件当需要时，无法找到重要的文件*由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找由于随手乱放，不得不耗费时间四处寻找如何找到原因如何找到原因1、我做了什么根本不需要做的事？、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？、

18、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时间的事？、我做了什么会浪费别人时间的事？自我检查自我检查1、我是否难以说清一天里干了些什么？、我是否难以说清一天里干了些什么？2、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？、我是否碰到了一个无法再拖延的问题？3、我是否做了实际上不需要做的事？、我是否做了实际上不需要做的事？4、我是否常常越权处理？、我是否常常越权处理？5、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？、我是否往往对某些任务要花费更多的时间？6、我是否难以按时赴约？、我是否难以按时赴约？7、我是否经常会忘记接下去准备做的事？、我是否经常会忘记接下去准备做的事？三、时间管理三步曲三、时间管理三步曲

19、1、记录自己的时、记录自己的时间，追踪流向，间，追踪流向，诊断并分析时间诊断并分析时间运用的状况运用的状况2、订定目标并拟、订定目标并拟订计划，使时间订计划，使时间的应用更具效用的应用更具效用3、切实执行计划，研、切实执行计划，研究造成时间浪费的因素究造成时间浪费的因素及因应之道改掉浪费时及因应之道改掉浪费时间的习惯，成为掌握时间的习惯，成为掌握时间的主人间的主人每每 日日 活活 动动 记记 录录 表表姓 名年月日活动时间起止时间使用计 划 / 中途 插 进重 要 及紧 急 性评语时间清单时间清单紧急及重要性主要活动使用的 时间占总时间的百分比1 234时时 间间 管管 理理 自自 行行 诊诊

20、 断断 表表1 、 今 天 作 了 哪 些 有 意 义 的 事 ？2 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 适 当 的 时 间 内 做 的 ？3 、 今 天 有 哪 些 事 情 是 在 不 适 当 的 时 间 内 做 的 ？ 为 什 么 在不 适 当 的 时 间 做 了 这 些 事 情 ？4 、 今 天 在 哪 一 段 时 间 着 手 进 行 最 重 要 的 工 作 ？ 为 什 么 在这 段 时 间 做 这 份 工 作 ？ 这 工 作 是 否 可 以 提 早 进 行 做 ？5 、 今 天 最 有 效 率 的 是 哪 段 时 间 ？ 为 什 么 这 段 时 间 最 有 效率 ？6 、 今 天 最

21、没 有 效 率 的 是 哪 一 段 时 间 ？ 为 什 么 这 段 时 间 最没 有 效 率 ？7 、 今 天 工 作 中 最 大 干 扰 是 什 么 ？ 为 什 么 产 生 过 干 扰 ？ 这干 扰 是 否 可 以 控 制 或 排 除 ？8 、 今 天 最 严 重 的 三 个 时 间 陷 阱 是 什 么 ？ 以 后 有 无 可 能 遗址 这 些 陷 阱 ？ 如 何 跨 越 他 们 ？9 、 今 天 做 了 哪 些 不 必 要 的 事 ？1 0 、 今 天 做 了 哪 些 不 需 要 亲 自 动 手 的 事 ？1 1 、 今 天 花 费 了 多 少 时 间 做 重 要 的 事 ？1 2 、 今 天 花 费 了 多 少 时 间 做 不