建立审计软件的数据采集系统

1、 建立审计软件的数据采集系统应用审计软件实现审计工作全过程计算机处理自动化的首要环节,是实现审计软件的数据采集自动化。如果审计所需数据不能实现计算机自动采集,不能顺利完成与被审单位的被审软件对接,难以快速得到所需分析评价的数据,这无疑制约了审计软件的开发与推广。    一、审计软件数据采集的途径    建立一个审计软件数据采集系统,可以从数据形成的渠道上加以分析和归纳。根据审计数据形成渠道,审计软件的数据采集可以归纳为以下几种情况:    1.直接从被审软件进行自动

2、转换采集生成。把有关数据资料从被审软件转换到审计软件中是开展审计业务计算机处理的第一步,是审计测试和审计抽样的数据来源的根本渠道。这就是通过以审计软件和被审软件的对接,实现数据采集的功能。数据从被审软件转换到审计软件并不改变它的内容,只是从形式上改变它在被审软件系统中的识别标志,从而可以按照审计软件要求的标志为审计软件所识别。    2.由审计软件对初步数据进行加工并作为审计评价与审计判断的依据。这类数据需要在审计软件中事先内置程序对其进行加工、计算,从而生成有用的原始数据。    3.接受键盘录入的数据。键盘录入

3、数据是通过键盘以手工方式把所需的原始数据输入到审计软件系统中。    4.接受非键盘录入的数据。非键盘录入主要是审计人员手工录入数据时不借助键盘,而是利用扫描仪、语音录入系统等其他方式录入所需的数据,包括语音录入、扫描录入和手写录入等。审计软件从这种渠道取得的数据大多数都是非文字的如图片等,因此必须首先要对其进行可识别处理,转换成所需格式的数据方可用于以后的测试。    二、建立审计软件的数据采集原则    1.自动化原则。实行原始数据转换应尽可能采用计算机自动化处理,减少人

4、工录入数据的行为,以避免数据丢失、遗漏和错误,杜绝由此形成错误的审计意见和审计结论。自动化原则一般适用于对会计电算化系统进行审计,而不适宜于对手工会计系统进行审计。使用键盘录人和非键盘录入数据也无法采用本原则。    2.标准化原则。凡是被用于采集的各种数据,必须符合相关的业务标准,如会计数据应该符合公认会计原则和会计准则的规定,被采集的数据的名称、代码等均应按照标准进行填制和编报。如果数据填报不符合规范,导致数据格式各有千秋,审计软件将无法广泛地适用于对不同企业的审计,也无法识别会计数据所反映的经济业务,更不要说准确地判断其真实性、合法性和公允性。&#

5、160;   3.确认原则。为了保证被采集数据的完整性和准确性,凡是从被审软件中转换到审计软件中的各种数据,必须经过审计软件进行确认,将其运行结果与被审软件运行结果进行比较、检查和校验,如果二者一致,可以确认为审计的原始数据。    4.审计成本最低原则。利用审计软件采集被审软件中的有关数据要充分考虑审计成本,包括审计投入的时间、人力、财的和物力。因此,对于那些无效的数据必须经过审计人员的专业判断进行筛选予以剔除。这样既节省审计,软件对原始数据的储存空间,又可以节省采集原始数据的录入时间。鉴于这一原则,利用审计软件采集原始数

6、据应尽可能避免使用手工输入,以节约审计时间,保证审计进度和提高审计效率。    三、建立审计软件数据采集系统的技术方法    由于审计软件采集数据存在手工录入和计算机自动采集数据两种途径,程序编制可以采用以下技术方法加以实现:标准数据接。采集法、直接拷贝法、文本转换法等。    1.标准数据接口采集法。即在被审软件如会计软件中预留具有审计采集数据或会计数据的转换接口,使得审计软件能通过预留接口直接采集和使用数据。这种方法实质上是把不向被审软件生成的数据通过预留接口转换为同一的

7、、规范的标准格式数据,从而有利于审计软件数据的直接采集。从程序设计工作量来看,这种方法由于采集的初始数据都在被审软件中经过处理,并且按照一个统一的格式输出,审计软件只需要对其进行简单的可识别处理,然后接受确认。因此,审计软件采集数据功能的程序设计工作量不大,但是被审软件需要在程序设计时增加这一预留功能。    2.直接拷贝法。这是从被审软件中采集数据的最简单方法,它的原理是把被审软件中的储存数据根据审计的需要,直接拷贝到审计软件中。这个方法的最大优点是能够快速地实现数据转移。但是在实际工作中,不同被审单位的被审软件系统设置的数据名称、数据类型、长度等识别

8、标志不尽相同,因此被拷贝的数据难以直接被审计软件所利用。换言之,如果不对那些直接被拷贝数据进行特别处理,同一审计软件不一定能够直接把不同单位被审软件储存数据直接拷贝过来并加以利用。所以,直接拷贝法的使用范围,仅限于针对特定被审软件而设计的审计软件系统。    3.文本转换法。这种方法是把被审软件数据文件转换为文本文件,然后由审计软件通过对文本加工转换成为适合自身可以识别的数据文件,以实现对原始数据的采集,它是直接拷贝法的改进。文本转换法的应用过程是:被审软件的数据文件转换为文本文件启用审计软件采集处理功能生成审计软件所需的数据文件。审计软件对文本文件的加

9、工转换包括数据同名、同类型、同长度处理等方面工作,其中特别要求审计软件处理后的数据必须保持真实。运用文本转换采集的数据经过加工后方可以真实被审计软件确认存盘,作为以后执行审计测试可以采用的数据来源。    四、建立审计软件数据采集系统应注意的问题    1.分离审计。审计软件不得直接对被审软件系统的数据库进行审计测试,应该首先把被审软件数据库的数据转移到审计软件中方可进行,以免破坏被审软件系统中的数据。    2.保证审计软件的运行效率。无论采用何种数据采集方法,在审计软件初步接受被采集数据到确认保存被采集数据过程中,由于可能需要进行识别处理、转换处理会产生一些临时数据库,这些数据库储存的数据并不是以后审计测试直接调用的原始数据。如果继续保留在审计软件系统中,势必影响审计软件的运行速度,为了避免无用数据占用计算机磁盘和内存空间,提高审计软件的运行效率,可以在审计软件对被采集数据存盘确认后删除这些临时数据库。&#