局输变电工程档案管理规定A

1、输变电工程档案管理办法1、总则为加强我公司的输变电工程档案的管理，提高档案质量的编制水平，确保我公司输变电工程全过程的档案系统、完整、准确，安全特制定本管理办法。2、适用范围本管理办法适用于110千伏及以上的输变电工程的新建、扩建工程和35kV千伏及以下的大修、技改、农网、城网改造等工程可参照执行。3、相关文件农网建设与改造工程档案管理办法 粤电用200110号建设工程文件归档整理规范 GB/T503282001输变电工程移交生产管理办法 GPG/MP/26/2002110KV及以上送变电工程启动及竣工验收规程（DLT7822001）。4、职责41凡是工程中标的施工单位要向建设单位缴纳工程档案

2、保证金50，000元，工程验收后要在工程投运的一个月内移交成套的工程档案资料及工程档案管理单机版，如按时移交工程档案并按档案移交工作流程给有关部门审核、档案室验收通过后将退还工程档案保证金，档案室对不符合档案管理要求的工程档案及时提出书面的整改意见提交规划建设部，由规划建设部通知施工单位整改，施工单位要按照整改通知单规定的时间内整改完毕，如不按时移交或拖延整改时间按保证金总额每天的5%0扣除。42工程建设和工程协调会议由组织部门通知档案管理部门有关人员参加，档案人员为进一步了解工程建设情况，并结合部门管理职能，积极主动做好相关配合工作。掌握竣工资料存在的主要问题和薄弱环节，并就共性问题提请有关

3、部门重视和协调。43直接参加资料验收工作。工程验收应由组织部门通知档案人员参加，在工程验收阶段，应同步验收竣工资料。并根据验收发现的存在问题，提出具体整改意见与要求。在验收时，档案人员对资料验收不能代替专业资料的完整性、准确性验收，各专业验收组应同时验收各施工单位提供的相关竣工资料，以确保设备资料、图纸于实物相符。44本着“谁施工谁负责编制”的原则，要求凡城建我公司输变电工程的施工单位和监理单位，必须按本管理办法编制竣工档案，否则一律不予接收，施工单位、监理单位根据各自承担的工作内容、范围和职责，将归档范围规定的文件材料、图纸的收集、分类、整理、录入单机版、移交。45规划建设部负责本单位输变电

4、工程档案的收集、整理和督促指导各施工单位资料的收集、整理、移交工作。46监理单位负责在施工过程中监理所形成的文件材料的收集、分类、整理、录入单机版、移交。47建设单位项目实行总承包的，在工程竣工验收投产后，30天内总包单位负责汇总各分包单位形成的工程档案的收集、整理、分类、录入单机版、移交工作。 48物流中心在主要设备开箱时把开箱时间、地点通知档案员，档案员有选择的参加部分主设备开箱验收，以了解和掌握设备资料的流向情况。49财务部在工程结算时，应由施工单位提供有综合档案室盖章签字的工程档案移交书后方可结算。如果没有档案室签字的工程档案移交书不能给予结算。5、管理内容与方法5、1档案材料收集、整

5、理及排列511逐件整理收集文件材料、剔除重份及无归档价值的零散文件，补充缺页，使每份文件都很完整。512将应归档的文件按立项、设计、施工、竣工等阶段归类划分。513不同的形成阶段，不同的单位工程的技术文件材料不能混淆在一起，应按照技术文件材料的自然形成规律，按电力基本建设档案归档范围的内容进行有次序有联系的排列。514档案资料的组卷按能源部供电企业档案分类表（试行）执行，即先按问题（内容）分部（分项）工程“分类，然后按档案材料的保管期限（永久、长期、短期）分别组卷。案卷不宜过厚,一般不超过40mm，顺序号的编制则从第一卷由“1”开始，第二卷接着第一卷的编号往下编，第3、4卷以此类推。515卷内

6、文件的排列：文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。516图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。517既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。52竣工档案的编制521竣工档案必须按统一要求和标准进行整理、录入单机版、移交，移交内容真实，资料齐全，签证手续完备，否则一律不予接收。53文件材料编制的具体要求：531文件材料幅画一律采用A4纸（297210mm），小于A4标准的应用以上尺寸的白纸裱衬，文件右边和下边分别与白纸右边和下边靠齐。裱贴时，必须用白乳

7、胶，不可使用浆糊或胶水，不可将文字图表和数据盖没，签证意见写在装订线以外的应予粘贴补宽。大于标准的应折成A4纸大小。532文件材料必须书写工整，字迹清晰，并一律用黑色碳素墨水书写或电脑打印，严禁使用签字笔、圆珠笔和铅笔书写、签批。如却有外单位形成不符合书写要求，但难以整改的文件材料时，档案编制单位应进行复印，将复印件逐页附在原件后面，复印件不编页码。533文件材料必须装订，即有文字材料又有图纸的案卷应装订。装订应采用线绳三孔左右侧装订法，要整齐、牢固，便于保管和利用。长期和短期比较薄的文件材料可以用不锈钢订进行装订。534装订前应逐份检查并去除原用于装订的各种金属物、硬纸盒等。535每张有文字

8、的文件材料都须编页码，正面编在右下角，背面编在左下角，空白页不编号，页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白纸上，一律用页码机进行编页码，顺序均为：“ 1”开始，一页一号，一卷一个顺序号。536案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页码。54卷内编制要求541序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。542责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。543文件编号：填写工程文件原有的文号或图号544文件题名：填写文件标题。545页次：填写文件在卷内所排列的起始页码。最后一份文件填写起止页码。546卷内目录排列在卷内文件首页之前。547卷内备考表

9、主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。548卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。55设备资料的编制551设备资料的每张文字材料都须编页码，正面编在右下角，背面编在左下角，空白页不编号，页码全部编在原文上，不可编在裱糊的白纸上，一律用页码机进行编页码，顺序均为：“1”开始，一页一码，一件为一个顺序号。入：说明书的页码要从1至50页，第二件图纸页码要从1至5，第三件页码要从1至2页。552设备产品合格证如果是双面的在裱糊的时候，不能把合格证后面的字粘住，合格证是双面的正、反面都要打页码。553设备资料要在每一件资料的右上角盖件号章，（见下图所示）填写件号

10、章必须使用黑色墨水的钢笔。 目录号案卷号件号2061-8400011554案卷封面、卷内目录、卷内备考表不用编写页码。555卷内编制的要求序号、文件编号、责任者、文件编号、文件题名与文字材料要求相同。556设备资料不用装订，将大封面、卷内目录、备考表装于档案盒内。557页码：填写文件在卷内所排列的页码，以一份文件填写起止页码。 56编制竣工图的规定561图纸会审表上的签名必须有与会人员亲笔签名，不准打印或盖章代替。562竣工图的编制工作一般以设计施工图纸为基础，以各种设计变更文件为补充修改依据。563施工图没有变动的，在原施工图上加盖“竣工图：盖章后作为竣工图。1335mm56. 5工程文件的

11、纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用篮晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。（如是计算机出图在移交时必须移交图纸的电子版）566所有竣工图均应加盖竣工图章。竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单位、现场监理、总监。567竣工图章示例如下，竣工图章的尺寸为:50mm80mm。竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏上方空白处。竣工图施工单位编制人审核人技术负责人编制日期监理单位总监现场监理8020202020157777750(图5. 5. 7)568利用施工图改绘竣工图，必须

12、标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面不止等重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。 57像档案的整理57.1声像档案包括照片、录音带、录像带、影视片等。57.2声像类资料应有反映工程基地原貌、奠基或开工仪式、竣工典礼落成和竣工工程实体及其施工过程中反映重要部位、隐蔽工程、使用新材料、新工艺以及其他重要问题的内容。57.3凡归档的声像材料要文字说明，包括主题内容（如反映其一部位的要说明具体部位）、拍摄者或录制者、拍摄或录制日期、拍摄地点。57.4照片按工程进展顺序排列后插装于A4大小的相册活页内，并装订成案卷。58工程档案移交的工作流程581基建工程、技改、大修工程移交资

13、料工作流程见图：施工单位在工程档案移交时要认真按照工作流程走，各有关部门人员审核后必须在移交清单上签名，这样明确各有关部门的职责，保证了基建工程资料的完整、齐全、系统。所有工程资料施工单位移交后将由档案室人员向各生产维护部门进行移交。(基建工程档案移交工作流程图) （技改、大修工程档案移交工作流程图）施工单位规划建设部施工单位综合档案室设部移交维护部门归 档施工单位生技部综合档案室移交维护部门归档 合格后返回582农网改造工程档案由郊区管理所档案室进行收集、整理、归档，在收集、整理、归档的过程中认真按照农网建设与改造工程档案管理办法去整理、分类、归档，农网改造工程资料要利用工程档案管理单击版进

14、行信息化管理，并将农网改造工程单机版移交公司档案室导入OAK科技档案管理系统备案。档案管理部门将对其业务进行指导和监督。583工程档案管理单机版移交工程资料工作流程(见附图),各施工单位要在移交工程资料时要按工作流程走,避免在移交工程资料时因资料欠缺、分类不对、页码有错等原因而造成的拖延移交、返工现象。585本管理规定自下文之日起执行，原茂电办199818号关于500千伏茂名输变电工程档案管理办法的通知作废。585本管理规定解释权属茂名供电分公司档案室。586各直（代）管供电企业根据本单位情况制订本单位的管理办法。工程档案管理单机版移交工作流程图各参建单位对工程竣工资料进行收集有欠缺、分类不对的资料档案和工程部门以书面的形式提交整改意见书 按建设单位档案部门要求分类、整理立卷，每卷用夹子夹好，写好案卷题名、目录号、分类号、案卷号放在用夹子与案卷错档案部门、工程部门对工程项目资料进行验收建设单位工程主管部门监督各参建单位在工程建设全过程中对软件的使用建设单位档案