费用报销制度-完整版本

1、费用报销制度1目的为了规范公司费用报销流程，明确各岗位费用报销标准和审批权限，规避财务风险，合理控制费用，特制定本制度。2 范围（XXX公司）3 术语和定义公司费用-除采购货款、投资款、固定资产付款、税款、往来款以外的所有支出项目，包含但不限于下述内容：差旅费、业务招待费、交通费、车辆费用、通讯费、办公用品费用、劳保用品费用、配件费用、食堂耗材费用、快递费、运输费、代理费、培训费、维修费、检验费、测试费、服务费、工资、福利、保险、网络费、水电费等。4 职责4.1 经办人：结合业务实际情况，按报销要求填写费用报销单、差旅费用报销单付款审批单、借支单、领款单、出差申请单、多人出差费用明细表境外出差

2、费用明细表，列明费用原委，粘贴相关发票。4.2 相关部门负责人：结合业务实际按报销要求逐级审核相关报销单据。4.3 财务部：按报销制度审核单据和发票情况，审批合格后及时予以报销付款。5 报销费用的单据要求5.1 报销的票据必须真实、合法、有效，票面完整、清晰；5.2 有效的报销票据为：增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票、门票（国税印制）、过路（过桥）发票（国税印制）、定额发票（国税印制）、客运发票（国税印制）、二手车销售统一发票、国家税务机关发放的卷式发票。5.3 增值税专用发票为两联，发票联（红联）作为报销附件粘贴，抵扣联（绿联）不需粘贴，连同报销单据一同交给财务部；增值税普

3、通发票仅有发票联作为报销附件粘贴；5.4 发票填开要求：有抬头的机打发票一定要填开公司名称全称，其中增值税专用发票要填开完整的开票信息包含公司名称、公司税号、地址电话和开户行及账号；所有发票均需加盖收款人发票专用章；住宿费发票备注栏注明住宿起始时间、天数和人数；会议费发票备注栏注明会议时间、会议名称、人数；会议费与餐费分别开具；货物项目为一批或详见清单的需附清单；开票人、复核人、收款人完整填写且复核人与开票人不为同一人；5.5 报销单填写要求：完整填写部门、日期、单据张数（粘贴的附件张数卜小写金额前面写¥符号、一致的大写和小写金额、报销人签名、必要的说明或备注，部门负责人审批；用黑色

4、中性笔填写，不得用圆珠笔填写，不得涂改，否则退回暂不受理；报销部门不是费用分摊部门或预算归属部门，需在摘要栏、备注栏或发票上注明费用归属部门；5.6 发票粘贴要求：发票粘贴单上遵循鱼鳞贴法顺序排列粘贴，以贴后不掉页、不遮挡金额、单据美观为原则；为便于能呈现金额，火车车票请倒置将金额靠右粘贴；票据较多时，可粘贴在多张粘贴单上；须使用胶水粘贴，不得使用透明胶、订书针等粘贴，胶水涂在单据的背面左端粘贴处。6报销费用的类别及要求6.1 差旅费报销6.1.1 报销内容：员工因公出差产生的长途交通费、出差行程中市内交通费、住宿费、餐费。6.1.2 报销标准：6.1.2.1 员工在境内出差地区分为三类，明细

5、为：一类地区：北京、上海、广州、深圳;二类地区：除广州以外的省会城市及沿海城市；三类地区：除上述一、二类地区以外的地区。6.1.2.2境内差旅费各项目标准如下表:费用类别地区董事长/总经理总监/副总部门经理/主管/分管经理其他人员长途交通工具不限实报实销飞机经济舱、火车卧铺、高铁二等座、动车二等座火车硬卧、动车二等座、高铁二等座住宿费一类实报实销500/间/天400/间/天350/间/天二类400/间/天350/间/天300/间/天三类350/间/天300/间/天250/间/天市内交通工具不限实报实销以公共交通工具为主要交通工具，如需乘坐出租车，实报实销。以公共交通工具为主要交通工具，如需乘坐

6、出租车，须事先请示分管副总，经分管副总审批同意方可；报销时注明原因、始末地点。出差餐费补贴一类实报实销80元/天（早餐15元，午餐35元，晚餐30元）二类60元/天（早餐10元，午餐30元，晚餐20元）三类50元/天（早餐10元，午餐25元，晚餐15元）1.1.1.3 员工在境外出差按国别适用不同报销标准：包含但不限于本制度列示报销标准的美国、德国、法国、巴西、香港等国家和地区，其他国家和地区本着节约的原则消费并据实报销。1.1.1.4 境外差旅费各国家和地区标准如下表:国家/地区币种住宿费餐费公杂、小费合计（外币）德国EUR160/间/天50/人/天20/人/天230法国EUR150/间/天

7、50/人/天20/人/天220美国USD175/间/天50/人/天20/人/天245巴西USD150/间/天50/人/天20/人/天220香港HKD1500/间/天300/人/天20/人/天18201.1.3 所有差旅费报销标准以出差落地城市为准。1.1.4 交通工具、住宿标准补充说明：1.1.4.1 不同级别人员同行，交通工具参照职别高的执行；国际机票以经济舱标准报销；本着节约的原则订票；境外城际交通费凭票报销；1.1.4.2 因特殊情况需要乘坐标准外交通工具的，如飞机，火车软卧，须事先征求公司总经理意见，获准后方可执行，报销时相应单据需签核到总经理；未经批准乘坐飞机、火车软卧的，按火车卧铺

8、票价给予报销；1.1.4.3 原则上两名同性别的人员一起出差应同住一个房间，不同级别的人员同住一间，住宿标准参照职别高的执行；1.1.4.4 参加会议、培训由主办方统一安排住宿或其他特殊情况需超出额定标准住宿的，须事先征求公司总经理意见，报销时相应单据需签核到总经理；否则，超支部分由个人承担；1.1.4.5 住宿发票金额低于住宿标准的，按发票金额报销；住宿发票金额高于住宿标准的，按住宿标准报销。1.1.5 餐费补贴补充说明：1.1.5.1 在途期间按目的地标准计发餐费补贴；1.1.5.2 员工出差期间，若对方接待单位提供餐饮或出差时招待客户并报销招待费，不再计餐费补贴；1.1.5.3 不得将餐

9、费开入住宿费中，否则住宿与餐费均不予报销；1.1.5.4 返回公司所在地区当天的餐补：如超过下午17:00抵达公司所在地区，则按出差地标准全天计发餐费补贴；如在下午17:00前抵达公司所在地区，则按实际餐费次数计发餐费补贴；部门负责人结合实际业务行程情况审核。1.1.6 额外补贴：1.1.6.1 员工出差行程安排需住宿但如不报销住宿费用，公司将给予额定住宿费用的30%作为补贴，需在报销时提供相应补贴金额的发票；1.1.6.2 如出差人员完成出差业务时已处于下午下班时间，于当天乘坐夜间火车或飞机赶回公司，公司将给予额定住宿费用的30%作为补贴，需在报销时提供相应补贴金额的发票；部门负责人结合实际

10、业务行程情况审核。1.1.7 多人出差注意：1.1.7.1 多人同行，需指定一名带队人和一名记录人，记载全部的行程和费用明细，差旅费报销单和多人出差费用明细表须带队人签核，所有出差人员需在多人出差费用明细表上签名；1.1.7.2 多人出差同一业务项目，分多组不同行程的，统一将行程和费用汇总到记录人处，一次行程的费用汇总审核后办理报销；1.1.7.3 多人垫付费用的，由报销人自行记载自行分配，财务只对报销人付款；1.1.8 境外出差报销注意：1.1.8.1 所有的境外报销，均需填写境外出差费用明细表（不再填6.1.7.1所述出差费用明细表），参照表中的栏位，列明币种、外币金额、人民币金额、汇率，

11、住宿写明人员、天数，餐饮注明就餐人员，列明行程；1.1.8.2 对刷卡消费部分参照刷卡实际汇率，其他参照同期银行汇率；非出差业务产生的费用如景点门票等费用不予报销列支；杂费、小费报销时注明事由；境外行程费用不涉及抵扣问题，不涉及税票问题；1.1.8.3 多人出差境外参照6.1.7多人出差其他注意事项。1.1.9 其他说明：1.1.9.1 行程费用内容完整：机票、住宿等大项必须在一起报销，避免长途交通费与住宿分开报销；1.1.9.2 国贸一部与国贸二部同时出差，需进行费用分摊，实名费用明确分开，其他平分或按人数分；1.1.9.3 报销单需填写：日期、出差人员、出差部门、事由、地点、行程、交通工具

12、、附单据张数、差旅费用各项目金额及合计金额大小写；若出差时有借款需在报销单上注明借支金额，便于财务人员冲销。1.2 招待费报销1.2.1 报销内容：因业务需要或因管理实际需要，招待客户或来访人员，发生的餐费、礼品及其他的消费场所费用；1.2.2 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用金额及合计金额大小写；“报销项目”栏填写“招待费”、“摘要”栏填写“具体事项”。1.3 交通费报销1.3.1 报销内容：员工因公外出乘坐公交车、打的士或租用车辆（非货运）时产生的费用；1.3.2 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用金额及合计金额大小

13、写。“报销项目”栏填写“交通费”、“摘要”栏填写“具体事项”。1.4 车辆费报销1.4.1 报销内容：公司车辆的加油费、维修费、停车费、路桥费、年检费、洗车费、保险费；1.4.2 .报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用金额及合计金额大小写。“报销项目”栏填写“加油费、维修费、停车费、路桥费、年检费、洗车费、保险费”等、“摘要”栏填写“具体事项”；1.4.3 若支付金额较大需要付给对方公司的，填写“付款审批单”；需写明付款金额、收款账号、收款人名称，财务依照提供的信息安排付款。1.5 日常零星采购报销1.5.1 报销内容：日常采购办公用品或低值易耗品等相关的采购

14、费用，包含但不限于：办公用品费、劳保费、配件、食堂耗材等；1.5.2 单据要求：报销时附上审批过的入库单，批量采购需附清单；1.5.3 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用金额及合计大小写。“报销项目”栏填写“办公用品费、劳保费、配件、食堂耗材”等、“摘要”栏填写“具体事项”；代其他部门采购的报销，需注明使用部门；1.5.4 批量采购需付款给对方公司的，填写“付款审批单”。付款审批单需写明付款金额、收款账号、收款人名称，财务依照提供的信息安排付款。1.6 其他费用报销1.6.1 报销内容：通讯费、快递费、培训费、会议费、设备维修费、检验费、测试费、服务费、工资

15、、福利、保险、网络费、水电费等；1.6.2 报销单需填写：报销部门、日期、单据及附件张数、报销项目、摘要、各项费用金额及合计金额大小写。“报销项目”栏填写“通讯费、快递费、培训费、会议费、设备维修费、检验费、测试费、服务费”等、“摘要”栏填写“具体事项”；1.6.3 若支付金额较大需要付给对方公司的，填写“付款审批单”；需写明付款金额、收款账号、收款人名称，财务依照提供的信息安排付款。7 费用报销流程7.1 申请：员工提出出差申请或费用事项申请，提交部门负责人审批，超出费用标准的提交总经理审批；出差申请表填写电子档邮件进行审批即可；7.2 借支：需要借支差旅费的情形，部门负责人将审批后的出差申

16、请表转发财务部,借款人填写借支单办理借款手续；原则上前款未清者不予办理新的借支；7.3 交单时间：出差人员应在行程结束后七个工作日内办理报销事宜（票据未寄达超期的情形需提前说明），其他采购或费用事项收到发票后七个工作日内办理报销。7.4 流程：7.4.1 差旅费流程：差旅费根据差旅费用标准填写差旅费报销单、多人出差费用明细表、境外出差费用明细表，部门负责人审核签字，超出标准的由总经理审核签字，财务部审核签字，财务部最近的下一个付款日办理报销付款；7.4.2 其他费用流程：其他费用填写费用报销单、付款审批单（公司员工报销或支付现金的费用填费用报销单，需转账给外部单位的费用填付款审批单），提交部门负责人审核签字，交财务部审核签字，财务部最近的下一个付款日办理报销付款。7.5 表单领取：费用报销单、原始凭证粘贴单、差旅费用报销单、借支单、领款单此五类单据均在财务部按需领取，付款审批单在财务领取或自行打印，出差申请单、多人出差费用明细表、境外出差费用明细表自行填写电子档或打印。8 报销付款时间规定8.1 公司财务部每周四为报销付款日，若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销；8.2 借支及紧急特殊业务的不受以上的时