医院基建档案管理工作之我见

1、医院基建档案管理工作之我见    【摘要】医院基建档案是医院工程建设的真实记录，也是医院档案的重要组成部分，它既为医院的管理系统服务，又为医院的整体建设和长远发展服务。本文作者围绕着医院基建档案管理的相关问题，主要分析了医院基建档案管理中存在的问题及其原因，并对此提出了一些建议和对策。 【关键词】医院；基建档案；管理 中图分类号：TU246.1 文献标识码：A 文章编号： 引言 基建档案涉及到工程的规划、设计、施工过程和结果，还涉及设备安装、装修、改建、以及水、电、暖、空调、物流、弱电和智能系统的建设过程和现状。它既是基本建设的历史和现状的文献记载，也是

2、基建维护维修、改扩建等的重要依据。随着医院规模和硬件水平的不断提升，医院基建档案的管理也越来越体现出它的重要性，基建档案管理的好坏直接关系到医院整体建设，改进和维护的速度、成本，甚至建筑安全的大事，是医院基建管理中长期而重要的工作任务。随着科技的进步和时代对档案管理工作愈来愈高的要求，我们必须清楚地认识当今档案管理的新特点。 一、医院基建档案管理的意义 1.1 基建档案建设是推动医院可持续发展的保障 医院的基建档案是医院建设的第一手材料，它记载了医院基本建设的历史痕迹和现状，及时收集了基建活动过程中的各种洽商变更、合同协议、报批文件等各类资料，以及使用过程中的改建、设备、装修、安装等施工过程和

3、结果的详细记录。它既为医院的建设、管理、维修、改扩建服务，又为医院的社会建设、经济建设和医疗卫生事业的不断发展服务。 1.2 基建档案是医院的宝贵财富 档案是一种特殊的而且不可再生的无形信息资源，是医院和社会的宝贵财富。收集、 创建并管理和保护好这种有效资源是每个职工义不容辞的义务和职责。近些年来，医院基本建设蓬勃开展，在建设发展中需要办理和查阅并查证许多相关资料，这样可以节省大量的人力、物力、财力，从而产生无形的经济效益。 1.3 基建档案管理是医院管理重要组成部分 基建档案管理的最根本的目的是记载基建在使用、改建、维修的过程和结果的技术状态的记录，它以文字、图、表等方式记载基本建设的历史和

4、现状。 基建档案管理的关键是及时收集基建开工前到竣工交付后的各种报批文件 合同、洽商变更等，以及交付后使用过程中的改建、装修、设备安装等施工过程和结果的记录。值得指出的是基建过程中的水、电、暖、通、弱电系统、智能系统和物流系统的改建、大修的结果也必须进行归档保管，这些系统的技术状态同样是基建的重要组成部分。这就要求维修维护部门应将维修维护的方案进行归档。基建档案管理的可追溯，还包括了基建隐蔽工程的各种标志，保存基建档案还必须同时做到基建的隐蔽工程标桩要做到图与实物相对应。 任何基本建设缺少了基建档案，就缺少了基建的所有技术参数，缺少了建设的使用和改造的依据。由于基建的使用功能变化小，也就是说建

5、筑物改变设计用途等改建和维护等措施不是经常施行，因而往往忽略了基建档案的管理，甚至管理不善造成残缺不全。城建档案馆保存的仅是竣工报告，也就是基本建设交付时的状态，而医院的基建档案包含了基建交付至今的各种事件的历史记录。 因此，应将医院档案管理水平纳入到医院评级，院长考核标准、离任审计当中；从制度上提升档案管理的重要性，才能解决多年来不重视档案管理的问题。 二、医院基建档案管理中存在的问题 2.1 管理明显滞后 计算机网络技术的发展，加快了档案管理现代化的进程。然而，医院基建档案在管理手段上仍处于手工化操作阶段。人工操作就容易产生档案收集整理不及时不规范的现象，还有管理不到位、操作不熟练的问题，

6、因此基建档案落后，不能适应快速发展的医疗事业需要，导致应归档的材料并未归档，或致使基建档案资料缺失。 2.2 收集整理不细致或不完整 基建档案应该按基本的基建档案归档范围来执行，完整准确地收集，本着不漏收，不多收的原则，把档案资料收集齐全。笔者在参加相关固定资产清查工作中，发现重点工程项目完工的几家医院从档案收集情况来看有的缺少工程改动联系单，有的工程项目缺少监理审核单和质量竣工评定表等。如果基建档案资料收集不细致或不完整，致使档案资料不齐全，这样以后一旦出现事故，查找资料，澄清责，没有依据和原始凭证，为以后利用资料留下隐患。 2.3移交不及时 工程竣工后，施工单位往往不能及时向医院提交相应图

7、纸，致使基建档案不能及时归档。有时施工出现间歇现象、工程款没有及时到位、施工单位负责人更换等，这些都导致施工档案在竣工验收后才能够收集齐全。这就为医院的基建工程档案的收集管理增加了难度。 2.4归还不及时 本单位人员借阅档案资料、图纸后不及时归还，导致丢失。借阅手续不全导致丢失等现象时常发生，管理存在漏洞。特别是旧楼装修借阅图纸，不及时归还而丢失，致再用图纸时而没有。 2.5管理缺乏政策指导 随着医疗卫生事业的不断发展，医院在发展中大都经历了改扩建、拆迁征地、融资和改造装修等建设工程。但是在这个过程中，一直缺乏对基建工作的政策、性质的认识和指导，直接关系着对工程档案的收集、整理、归档和流向等新

8、问题，这方面应引起我们足够的重视。 三、存在问题的原因分析 3.1 医院领导者的基建档案意识比较淡薄 作为医院的领导，他们往往把医院的医疗、教学和科研档案的积累归档放在首位，对于他们所从事的医疗教学和科研活动中形成的资料成果有很强烈的收集归档意识，对于其它业务管理的档案往往不重视。因此，基建档案管理难以得到领导的支持，这种档案意识的存在影响了基建档案管理工作的顺利开展。 3.2 医院档案室的人员素质较低 医院档案室的人员科班出身的同志非常少，他们的文化素质也未能达到充分认识基建档案工作重要性的高度，加之对繁杂的基建工程项目更是缺乏专业知识。而医院近几年虽具备基建专业人员，但他们对基建档案又不甚

9、熟悉或没有引起重视。这些因素造成了基建工程档案管理的难度。 3.3 甲乙双方基建档案管理不协调 施工期问基建档案管理是由施工单位的技术员担任，一个工程的档案资料从竣工到归档最少也需要半年的时间。建施工单位普遍存在着重工程轻档案的思想。所以，档案临拼凑的现象屡屡发生，工程档案整理收集也就相当困难。 四、完善医院基建档案应对之策 要保证医院基建工程档案的质量，使基建工程档案达到规范、科学管理，笔者以为必须要重点做好以下几个方面工作。 4.1 加强法制意识，争取领导重视 应依据国家档案法、国家档案局和国家计委制定的基本建设项目档案资料管理暂行规定及建设项目竣工文件编制及档案整理规范等有关文件、法律和法规制定操作性强，适合本院基建工程档案工作的管理办法。提高领导对档案工作的意识。要争取领导的重视，要让领导充分意识到，医院基建档案的规范化科学化管理在医院建设工作中的用。领导者基建档案意识强，医院基建档案工作就能得到视、关心和支持。 4.2 强化档案意识，提高档案管理人员素质 首先通过学习、宣传、培训等多种形式，广泛宣传党和国家有关档案工作的法律、法规和制度。其次是强化领导的档案意识取得领导的支持，为档案工作提供硬件保障。再次是依据国家档案法、国家档案局和国家计委制定的基