费用报销及付款制度(2015)上海悦茂财字1号

1、 上海悦茂餐饮管理有限公司 Shanghai Yue Mao Catering Management Co., Ltd.（2015）上海悦茂财字1号 费用报销及付款制度为加强公司资金管理，规范公司会计工作，保证员工能及时报销和支付各类费用，特制定以下报销及付款制度。一、费用报销基本要求1、所有报销及付款的费用必须取得合法正式发票或行政事业单位正式收据（以有财政税务部门的监制章为准）。不能取得的情况需要总经理批准才能准予报销。费用报销发票的内容应至少包括日期、商品名称、单价、数量、金额并盖有开具发票单位的发票或财务专用章。2、报销人应整理并核对好相应的票据，并填写费用报销单。报销人应将发票（小型

2、）及车票分类逐张整齐地粘贴在报销单粘帖联上面（具体粘贴方式请查阅粘帖联上的注解），完整规范地填写相应的报销单据，字迹工整，严禁涂改。3、日常费用报销单应按事件类别逐项逐件填写内容摘要，简述费用内容或事由，同时注明所附单据附件张数，填写报销单据需要注意金额需大小写一致。4、报销人须在报销或付款申请单上签名，同时也应在发票原件上签名。5、按照本制度在下文中阐明的具体要求，有些发票必需经当事人备注说明才能被财务部接受。如交通费发票、汽油费发票、餐费发票、礼品发票等。6、各类费用应在费用发生当月及时报销，以配合财务部及时合理地归集费用。出差期间的费用应按要求在归来一周内报销外，其他的费用即便有特殊原因

3、最长也不得超出1个月，否则财务部不再受理逾期的费用报销。7、公司每周设定一次报销日（每周四）。员工的报销申请应先交给部门负责人初审原始单据是否按照以上规定分类和粘贴，填写是否符合相关要求，费用金额是否正确，再由各部负责人在上述报销日内提交财务部，由财务部负责人复核金额以及发票填写和粘帖情况后，确认无误并签字，不符合要求的应直接退回。由财务部按照行政审批程序交行政人事部工作人员，将符合要求的费用报销单统一报请总经理审批核准。经总经理批复的报销单，由行政人事部返回财务部，由财务部统一在下周四或适宜时间完成报销支付程序。如相关费用金额超出1000元，未经总经理特别核准，原则上不再采用现金支付。通过银

4、行转账形式向报销员工支付报销款项。二、差旅费报销1、适用范围：员工因公司业务需要去异地出差所发生的各类费用，如交通费、住宿费等。2、报销流程：报销人填写费用报销单，附总经理批准的出差申请表原件，以及费用发票原件，按照上述章节要求及程序完成报销。3、其他说明：公司各级员工出差前完整填制出差申请表，经总经理审批核准后，根据出差申请单所列出差计划，完成出差工作任务。差旅费用报销应在出差归来后一周内完成报销程序的提交工作。并将购买的车票、机票、住宿费发票等备注清楚后根据第一章节要求及程序进行报销。无适当理由逾期的财务部将不予受理。报销差旅费时，如果没有附送经总经理核准签字确认的出差申请表，财务部门不予

5、受理报销请求。出差申请表由出差人本人申请，每张表一个人。两个或两个以上员工外出，原则上由职务最高的员工支付在当地的开销，并完成报销工作（公司另有安排的除外）。 三、其他付款申请1、适用范围：日常类采购及业务费用支出，如各部门日常开支，购置办公用品、固定资产、营业费用、管理费用等、合同支付费用等。2、付款流程：（1）未支付的款项：由申请人填写费用支付（借款）单，如购置各类物品，需附经总经理审批的请购单，如支付各类合同款项以及管理费用，应付相关支付依据文件或合同复印件。注明付款方式、付款内容及付款时间报、经办人等信息，报送行政人事部，由行政人事部报请总经理核准，转呈财务部完成支付程序。未经核准的，

6、由行政人事部负责及时退回，并说明缘由。（其中合同款项以及管理费用支付的应预先由财务部对金额进行审核后，再由行政人事报送总经理审批）。（2）已垫付的款项：按照报销程序执行，但未经审批核准的垫付行为不予报销。四、特殊类别支付说明1、工资财务部依照人行政人事部当月核算的书面薪资核算表，进行数据复核。由行政人事部报请总经理审批后，呈请董事长签字核准，于当月发薪日计发至员工银行账户。凡在呈批过程中发生的任何修改或调整，均应重新打印书面文件，重新逐级审批。2、社会保险费应由公司承担的社会保险部分，包括养老、失业、医疗、工伤、生育等。由行政人事部填写费用支付（借款）单附当月社保缴纳明细以及缴费通知书，报请总

7、经理审批核准，由财务部完成支付程序。3、住房公积金由行政人事部填写费用支付（借款）单附当月公积金汇缴明细，并填妥相关汇缴凭单，报请总经理审批核准，由财务部出具公积金汇缴发票，由行政人事部完成支付程序。4、水电燃气电话费公司实际消耗的水电、燃气以及电话费用，由行政人事部根据每月行政事业单位出具的缴费凭证，填制费用支付（借款）单，报请总经理核准后，由财务部完成支付。5、租赁费公司因业务需要发生的房屋、场地或物品租借费用，由行政人事部根据租赁合同所列情况，填制费用支付（借款）单附相关依据文件复印件，报请总经理核准后，由财务部完成支付。6、修理费为办公设备包括汽车等发生的修理费用，如有人为损坏的情况，

8、行政人事部要会同当事人拿出赔偿方案，报告总经理核准。原则上要照价赔偿。如非人为损坏的，由使用部门或行政人事部（公共办公设备），联系相关维修单位（原则上应选择2至3家），填制外送维修申请单或车辆维修保养申请单，经部门负责人以及总经理逐级审批后，完成修理工作。此修理费用，可由经办人自行垫费，完成后按照报销程序报销，也可由财务部根据相关借款手续先行借款，完成修理后，由经办人进行报销还款。7、汽油费员工因公开车外出发生的加油费，在申请报销时填制车辆牌号以及加油时的实际公里数。汽油费发票上应含有升数和单价的标识。8、市内交通费员工因公外出办事发生的本市公共交通费用，包括公交地铁车费、出租车费、高速路通行

9、费、场地停车费等。需在所有车票上注明费用发生原因及起始终点。如发票过多可以另附清单详细说明。其中试用期员工，市内交通费用自行承担；非因特殊情形的，未经分管副总经理或以上管理人员允许，严禁因公乘坐出租车外出办事。经电话或当面请示公司分管领导并经允许的，相关费用报销时，应经得分管领导审核签字，在按照上述报销程序完成报销。9、招待费招待客户所发生的餐费、娱乐费、礼品费等。招待费用在人民币800元以下的，应报请分管副总经理核准，费用在800元以上的应报请总经理核准（费用报销时应注明餐费和娱乐费应注明客户名称及客人的姓名，购买礼品的应说明礼物名称，客户名称，受礼人的姓名及赠送礼物的原因）。经办人员可以通

10、过电话或书面形式向上述权限人申请，报销时应经的上述核准人签字确认。没有事先核准的招待费用财务部门不予受理。10、办公费日常办公所需文具用品及为办公发生的其他费用。同时需提交总经理批准的请购单。11、快递费与公司业务相关的邮递费、快递费。快递费用需注明快递接收人或单位以及事由。12、电脑配件及服务公司总部为电脑、服务器、复印机、打印机等办公设备的正常运转发生且价值不高的耗材费用，按照办公费用，由行政人事部负责请购并完成报销。13、职工培训费为加强岗位技能而发生的培训费用。包括政府部门每年对相关岗位的培训费或公司愿意为员工承担的各类技能培训所产生的费用由质培部负责填制费用申请。14、人力资源管理费

11、用人员招聘、录用、退用及档案管理发生的费用，由行政人事部经办人员填写付款申请。费用支付（借款）单在支付款项前，要求经办人事先和收款人沟通清楚细节，在最终付款日期前办好付款审批流程，以方便财务部有依据地付款。五、员工借款1、公司原则上不允许员工因私借款。2、长期备用金（1）适用范围：适用于部门或分公司及需经常出差或经常垫付零星杂费的员工。（2）申请额度：借款额度原则上不能超过借款人的月度基本工资所得。（3）支款流程：借款人填写费用支付（借款）单，经总经理核准，方可至财务部支取。借款人应在每年年末全额归还借款，如有需要请在次年年初重新申请和确认借款额。离开公司或岗位调动前必须归还，归还时由出纳开具

12、收款收据。年末未归还借款的，财务部有权从借款人已被批准的其他报销中直接扣抵，或在年末工资中扣除借款部分，并在工资单中说明。3、暂借款（短期备用金）（1）适用范围：适用于无长期备用金的员工临时发生金额较大的支出（包括较大资金的现场业务办理）。借款额度原则上不能超过借款人的工资所得。（2）支款流程：借款人填写费用支付（借款）单，经总经理核准，方可至财务部支取。（3）归还：借款人应于一个月内以发票冲销借款或归还暂借款（差旅费借款按规定于出差归来后一周内冲销或归还），由出纳出具收款收据。逾期未归还借款的，财务部有权从借款人已被批准的其他报销中直接扣抵，或在最近月份的工资中扣除借款部分，并在工资单中说明。（4）其他说明：公司对临时员工和未转正员工原则上不提供备用金。 六、其他要求1、填写报销单或费用支付（借款）单时应使用水笔或钢笔填写，严禁使用圆珠笔或铅笔。2、填写报销单或费用支付（借款）单时应字迹工整，严禁任何形式的涂改。3、原始凭证粘贴方法（1）票据分类 按照内容进行分类，如办公用品、资料费、市内交通费、差旅费、电话费等均应分别粘贴，票据按照票面大小相同金额归类粘贴。（2）将单据背面前沿适当涂上胶水，粘贴于费用报销粘帖联虚线装订线内依次向由延伸。粘帖时应分布均匀，使票据装订平整美观牢固