用友T3总账报表操作手册

1、用友T3操作说明书一.安装用友T3：2二增加操作员：3三建立账套：4四.账套的初始设置：8五期初余额的录入：18六日常业务流程20七财务报表27一.安装用友T3：安装完用友T3软件之后，桌面上会有两个图标：和的功能：系统管理只允许两种身份的人登录：一是Admin（系统管理员），二是账套主管（demo密码（DEMO），登录进去的主要功能有：主要功能有：1.在系统下有：，注册（管理员登录），检查软件服务状态（检查环境），设置SQL Server口令（设置数据库密码），设置备份计划（也是所说的自动备份，自动备份会有一个窗口在这里你要点击增加，然后输入编号，名称，类型，频率，天数，开始时间，触发，路径

2、），升级SQL Server数据（是低级版本升级高级版本用的），注销。退出。 2.账套功能有：的功能： 账套的初始设置、日常账务、报表处理都在用友通中进行。二增加操作员：2.1 双击桌面上的图标，然后单击“系统”“注册”，第一次登录用户名为admin，密码默认为空（用户可以自行设置密码，但一定要牢记。）然后单击确定。2.2 单击“权限”“操作员”，弹出操作员管理界面，然后单击“增加”按钮如下图：其中：编号 用户自行定义，数字、字母、数字字母组合都可 姓名 输入您的真实姓名 此处的姓名将会出现在凭证的记账人、审核人等位置。 口令：输入您的密码，可以为空。 所属部门：该操作员所属的部门，

3、可以为空。 上述信息输入完毕之后，单击按钮，这样就增加了一个操作员。三建立账套：3.1双击桌面“系统管理图标”，单击“系统”“注册”，使用admin登录，在这里建立账套只能用admin来登陆，账套主管不能建立账套。3.2单击“账套”“建立”，弹出建立账套界面，如下图：其中：已存账套 是已经存在的账套，999为系统内置演示账套，所以默认的从001开始计算。 账套号 是您要建立账套的账套号，为三位数。（001999） 账套名称 一般为公司名字，简称也是输入公司名字，因为简称后面要出现在单据凭证上面。 账套路径 默认为软件的安装文件夹，用户无需修改，最好不要放在系统盘，因为万一重新装系统会自动清楚这

4、个文件，备份的账套就会消失了。 启用会计期 是指开始用电脑记账的月份，开始记账的时间。如下图：输入您公司的信息，其中单位名称为必输，其他可不输如下图：选择核算类型其中：本币代码、本币民名称为记账使用的币种，如果为人民币，默认不用修改； 企业类型：工业或商业，一般来说是工业，可以不用修改的， 行业性质：主要和会计科目有关，一般来说 现在选择的是 2007新会计制度了。 账套主管：选择您第一步增加的操作员即可，在这里是账套主管。 按行业性质预置科目：默认打钩即可，如果去掉，账套将不会预置任何会计科目。3.3 此处选择分类信息存货是否分类：不要理会这个设置，因为我们只用到账表，不涉及存货模块。客户是

5、否分类：如果客户有很多，可以对这些客户先进行一下分类。比如您有500多家客户，这些客户来自各个省份，您可以按照不同的省份来分类，例如：01 北京市，02天津，03上海，04河北 等，客户如何分类，没有固化的标准，完全根据您实际情况划分。客户分类不是必须的，您也可以不分类，一旦在此处勾选了分类，那么在增加客户档案之前必须先增加客户分类。客户档案和客户分类的区别：客户分类：是指把您所有的客户按照某种共性分不同的类别，方便管理。客户档案：和您公司有业务往来的公司名称。有无外币核算：如果涉及外币，请勾选此项。3.4 确认您的分类编码方案：科目编码级次：会计科目的编码级次，默认为三级（4-2-2-2）4

6、-2-2-2表示的意思：数字本身表示会计科目编码的位长说明：4在第一级，那么表示一级会计科目的编码位长是4位数，2在第二级，表示第二级会计科目编码的位长是两位数举例：1002银行存款 这是一级科目，1002这个编码正好是4位数 100201 农业银行 这是银行存款的下级科目（二级科目），他的编码为01两位数，但是是在一级科目编码的基础上增加两位数，所以它的编码为100201 其他编码级次请用户根据实际情况自行设置。3.5 定义数据精度：3.6 提示是否立即启用账套，点【是】如果不启用，登录账套之后看不到任何模块，所以使用账套之前必须启用，如果您此处点了【否】，那么请用账套主管登录系统管理，执行

7、“账套”“启用”即可。 如下图，在 GL总账前面打钩即可，然后选择启用日期确定即可四.账套的初始设置：4.1 基础档案设置：双击桌面上的用友通T3图标，使用账套主管登录demo，密码DEMO,选择对应的账套和登录日期。一般来说我们第一次 登录进去会看到一个页面：在这里是告诉我们要进行初始设置，（万一你一不小心关掉了，不要担心，在菜单栏里面）这里有个基础档案初始化也可以调出开始的初始设置。第一个基本信息有编码方案4.2 部门和职员的设置：单击“基础设置”“机构设置”“部门档案”（部门档案可随时增加）部门档案：部门编码和部门名称为必输项，其中部门编码请参照下面的编码原则什么叫编码原则，看到这里是1

8、个*和2个*，意思是第一级的编号只有1位，也就是说你公司最大的部门有10个，然后二级部门的编号是2位。假如3表示车间，301表示一车间，302表示二车间，303，304，305一直到399都是属于车间下面的。单击“基础设置”“机构设置”“职员档案”（职员档案可随时增加），增加职员档案的时候请在职员编号下面直接双击输入即可，不要点击上面的【增加】按钮，因为这个增加是增加行的。增加完毕一个职员档案后，敲几次回车，直到又出来一个空白行，这样职员档案就被保存了。职员编号没有编码限制，用户自定义，但是编号必须唯一。4.3 往来单位设置客户/供应商分类：如果在建立账套的时候您勾选了客户/供应商分类，此处必

9、须先增加分类，然后才能建立客户/供应商档案。“基础设置”“往来单位”“客户分类”类别编码请参照下面的编码原则。增加完客户分类之后，增加客户档案“基础设置”“往来单位”“客户档案”，（客户档案可随时增加） 客户编号用户自行定义，但必须唯一，客户简称为必输项，客户名称可以不输入，所属分类码就是刚才增加的客户分类，指定这个客户属于哪一个客户分类。最后单击保存请用户参照以上步骤自行设置供应商分类和供应商档案。4.4 财务相关的设置：会计科目：单击“基础设置”“财务”“会计科目”如下图，系统内置了大部分一级科目，明细科目需要用户自行设置。例如：要在管理费用下面增加一个明细科目工资，操作为：先点，然后找到

10、管理费用这个科目 它的编码为6601，我们单击，然后如下图输入 科目编码为 660101 科目名称为 工资说明：6601为一级科目编码 01为二级科目编码，编码的时候参照使用相同的方法增加其他明细科目即可。特殊科目设置：A. 外币科目例如，银行存款下面有一个美元账户，我们参照以下方法增加：先增加外币，操作菜单为：基础设置财务外币种类，输入外币币符和名称，确认，然后输入汇率。一般我们都没有选择外币科目，因为换算起来很复杂，而且我们也没有用到换算。然后打开会计科目界面，点击增加账页格式选择外币金额式，外币核算前面打勾，选择对应的外币，然后确定即可。一般来说 我们都没有做外币会算，如果我们没有选择外

11、币换算，而且还没有定义外币的话，这里是不能选择的。数量金额式科目例如，要在库存商品下面增加一个明细科目：惠普打印机，计量单位为台打开会计科目界面，单击增加勾选数量核算前面的对勾，然后输入计量单位台 单击确定。应收应付类科目按照以往的习惯，要在应收应付科目下面增加明细的科目，但是软件中不必要在这些科目下面增加明细科目，而是使用辅助核算来实现这个功能。什么是辅助核算？如果一个企业的往来业务频繁、清欠和清理工作量大时，可以使用辅助核算，即将这些明细科目的上级科目设置为末级科目并设为辅助核算，将这些明细科目设为相应的辅助核算目录。一个科目设置了辅助核算以后，它发生的每一笔业务都将会登记在总账和辅助明细

12、账上。未使用辅助核算的科目设置： 使用辅助核算的科目设置：科目编码 科目名称 科目编码 科目名称 辅助核算1122 应收账款 1122 应收账款 客户往来112201 北京石化公司 112202 天津销售分公司 一般地，收入或费用类科目可设置部门辅助核算 与客户的往来科目如应收账款、应收票据、预收账款可设置客户往来核算 与供应商往来的科目如应付账款、应付票据、预付账款可设置供应商往来核算 在建工程及收入成本类科目可设置项目核算如果挂上了辅助核算的话，在填制凭证的时候，输入科目的时候，例如：要输入应收账款的科目1122，他会自动弹出一个对话框：在这里可以输入哪个人收了哪个客户的多少钱，票号是好多

13、，都能查到的。辅助核算的设置方法:例如：将1122应收账款这个科目设置为客户往来的辅助核算打开会计科目界面，找到应收账款这个科目 然后双击它，点右下角的修改按钮，在客户往来前面打钩 然后确定。使用同样的方法，把其他收付科目也设置为辅助核算。简单记忆：应收类科目名称有【收】字的，都设置为客户往来， 应付类科目名称有【付】字的，都设置为供应商往来指定科目：指定科目是指定出纳的专管科目，一般指现金科目和银行存款科目。指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金日记账、银行存款日记账。操作方法：打开会计科目界面，单击“编辑”“指定科目”如下图：这里指定现金流科目是生成现金

14、流量表的前提之一。在这里要说明下，如果要做现金流量的话，要把科目选择好，一般来说：现金总账科目 指定为 1001库存现金银行总账科目 指定为1002银行存款现金流科目 指定为1001现金、1002银行存款的明科目、1009其他货币资金的明细科目预置现金流项目（是生成现金流量表的前提之一）基础设置财务项目目录，然后单击，如下图设置：4.5凭证类别：指定日常填制凭证使用的凭证类别基础设置财务凭证类别一般来说：我们在这里只用记账凭证。4.6 结算方式：一般用到的有 现金、支票、电汇等，逐一增加即可，如下图：至此，期初设置基本完成接下来要做的工作是录入期初余额，开始正常的业务！五期初余额的录入：操作菜

15、单：总账设置期初余额如下图：期初余额只能录在末级科目显示的为非末级科目，不能录入白色显示的为末级科目，双击输入余额即可显示的为辅助核算科目，双击输入明细的余额，自动合计总数在这里要说明下：非末级科目是不能录入的，因为系统只认最末级科目。而辅助核算科目蓝色的可以录入，而且在他的上一级是自动进行金额汇总的。录入完毕期初余额之后，点击上面的按钮，试算平衡即可，一定要试算平衡才可以，不然账不平。六日常业务流程：初始设置完毕之后，日常的操作流程如下图6.1 首先填制凭证首先点击，增加后才能进行凭证的填写，首先录入摘要，然后录入科目名称，在这里要强调一下，如果你的科目挂有核算的话，他会弹出另一个窗口，你要

16、输入必要的条件，最后输入金额，而下一次的金额则按“=”就可以得出相同的金额，最后点击保存，这样一张凭证就做完了。6.2 关于月末转账，一般是指期间损益结转，用户只需要用软件自动进行期间损益结转，不需要再手动填制转账凭证6.3 【如果设置了凭证无需审核直接记账，则可跳过此步。】因为财务规定：制单人和审核人不能为同一人，所以必须用其他操作员的身份登录软件，审核凭证，在这里，首先退出当前操作员，然后换一个操作员进来，单击，选择要审核的月份，直接单击【确认】如下图，单击确定：当然，如果凭证做的比较多，可以成批审核凭证，单击“审核”“成批审核凭证”注意：凭证可以不审核，直接记账，用户可以根据需要自行设置

17、。在“总账”“设置”“选项”中可以设置，如下图：下图红色框的地方打钩，则凭证无需审核即可记账。6.4 单击，然后单击【全选】，然后根据提示点下一步即可，直到提示记账完毕6.5 单击，先选择期间损益结转，然后单击它后面的如下图，单击本年利润科目后面的，选择本年利润科目，选择完毕之后单击【确定】如下图，在这个界面单击右上角的【全选】，下面都变成浅绿色，然后单击【确定】如下图，系统自动生成转账凭证，单击，凭证左上角出现字样。注：然后还得对生成的这张转账凭证进行【记账】6.6 本月所有工作都完成之后，就可以进行月末结账，单击，直接点击下一步，系统自动对账，出现下图，点击【结账】按钮即可，至此一个月的业

18、务完成！如果出现下图提示，则请点击【上一步】，仔细查看工作报告，检查哪步没有完成。七财务报表：启动财务报表：报表的状态：报表有两种状态：格式状态和数据状态格式状态下：可以编辑报表公式设置关键字等数据状态下：可以进行数据处理，还可以追加表页，例如，每年有12个月，然后可以追加12张，那么不用每次都要选择模式。格式状态和数据状态的切换可以通过报表左下角的按钮进行切换。第一次使用报表的操作流程：1. 打开UFO报表系统，单击【新建】按钮，新建一个空白表页。2. 单击菜单栏的，选择3. 如下图，选择您所在的行业以及要生成的报表，提示是否覆盖本表格式，选择【是】注：选择模板的时候行业性质一定要与总账中的行业性质一致，否则会造成报表取数不正确。如果您不知道总账选择的行业，可以到总账中查看查看路径是：总账设置选项其他行业性质【如下右图】 4. 查看公式定义是否正确，不正确的可以单击按钮进行修改，也可以进行双击修改，一般我们不建议修改公式。5. 单击左下角的按钮，切换到数据状态，提示是否全表重算，点击【否】。6. 依次选择菜单栏的“数据”“关键字”“录入”