培训四流程图实务演示版

1、市农流程图实务培训德勤华永会计师事务所（特殊普通合伙）企业风险管理服务2013年5月审计 税务 企业管理咨询 财务咨询目录为何编制流程文件如何梳理流程如何编制流程图如何编制流程说明如何维护流程文件254321为何编制流程文件流程必须通过流程图及流程说明外化、化，将企业的日常管理经验进行总结、传递与共享，提高公司内部管理水平。通过编制流程文件，可以实现以用：v 对于流程的参与者：知道事情从何开始、从何结束，怎么做，哪些事情可以同时做，哪些事情必须先做， 哪些事情必须审批；v 对于流程的参与部门：知道之间的责、权、利，避免流程管理，导致工作效率下降；v 对于流程的管理者：知道各项业务之间的相互关系

2、，知道流程中的关键点和这些关键点应该怎么做，做到什么程度，如何进行优化。©2011 德勤华永会计师事务所所有3目录为何编制流程文件如何梳理流程如何编制流程图如何编制流程说明如何维护流程文件454321如何梳理流程在编制流程文件之前，必须先对流程进行系统的梳理，形成流程目录文件。在梳理流程时，应当考虑以下问题：1、明确流程的目的充分考虑流程面向的对象是谁，需要我们提供什么？ 充分考虑流程的上下环节，应提供什么需求或要求？充分考虑通过实施一系列管理措施后，流程能够为企业带来什么？2、明确流程的范围明确流程适合哪些业务类型明确流程的起点和终点©2011 德勤华永会计师事务所所有5

3、如何梳理流程注意：并非的日常管理工作，都适合通过绘制流程图来实现。一些非关键业务且具体而琐碎的工作，可通过岗位说明书、作业程序或规章制度等进行规定即可，例如办公区清洁管理、电脑简易维修等等。在梳理流程时，重点是对各业务流程进行梳理，并根据企业实际，确定关键业务流程，进而再部署相应的 键业务流程图，做到有的放矢。，绘制关©2011 德勤华永会计师事务所所有6如何梳理流程3、明确流程的分类分级流程分类：按照流程运转的异同对流程进行分类，划分为不同的类别，如设备采购、材料采购。流程分级：按照流程运行的先后顺序或者阶段进行分级，如采购流程包括：采购申请、供应商选择、采购合同管理等。分类分级的

4、原则1) 标准统一：每个层次的分类，必须按照同一标准或准则进行。2) 层次一致：必须按照事物的属种、包含关系，分层次进行。3) 子项互不相容：分类得出的两个流程之间，必须不相容（相互）。4) 子项穷尽母项：分类所产生的各项流程之和，应等于流程所包含的内容。©2011 德勤华永会计师事务所所有7如何梳理流程4、明确流程的关系先后关系：即先做什么，后做什么。示例如下：并列关系，即同时完成或同时开展工作。示例如下：选择关系，即从多个内容中选择一个。示例如下：©2011 德勤华永会计师事务所所有8如何梳理流程5、编制流程目录流程目录编写要求： 1、流程分解一般到四级即可；2、流程名

5、称、活动名称，按照主谓结构表述，即“名词+ 动词”。如“工程成本”、“工程设计变更”等。用语尽量简洁明了。©2011 德勤华永会计师事务所所有9目录为何编制流程文件如何梳理流程如何编制流程图如何编制流程说明如何维护流程文件1054321如何编制流程图§ 什么是流程图§ 流程图是一种以可视化图象来表达在一个流程中所发生的活动的本质、状态、次序与产出的管理工具，可用来了解、分析和描述公司的流程和活动，帮助流程。§ 一张流程图显示了将特定输入转化为所需输出结果的一系列步骤，可以为业务操作、穿试及对内控的评价提供指导或帮助§ 绘制流程图的工具建议采用V

6、ISIO软件绘制流程图。©2011 德勤华永会计师事务所所有11如何编制流程图§ 流程图格式§ 流程图包括表头和主体两部分。示例如下：公司名称一级流程名称：固定资产管理：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：表头<流程接口>请购部门总经办<流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关于购置笔记本03.请购审批（2天）主体05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否©2011 德勤华永会计师事务

7、所所有1204.请购审批（2天）如何编制流程图§ 流程图格式流程图表头包含：公司名称、一级流程名称、流程名称、三级流程名称、流程编号、版本号、编制部门、编制人、审批人及编制日期、审批日期等信息。v 公司名称：指流程适用的公司，如市农。流程名称、三级流程名称分别v 流程名称：按流程目录，分一级流程名称、填列。v 流程编号：按流程编码规则编号。v 版本号：指版本编号，如V1.0、V1.1、V2.0等。当流程有小范围调整时，可用V1.1，V1.2等方式标识版本号；当流程有识版本号。v 编制部门：指流程文件的起草部门。v 编制人：指流程文件的起草者。v 审批人：指流程文件的审批者。v 日期：

8、指流程文件的编制或审批日期。调整时，用V2.0，V3.0等方式标©2011 德勤华永会计师事务所所有13如何编制流程图§ 流程编码规则1、分类原则根据流程具有层次性的特点逐层进行编码，体现流程之间的层次关系。2、编码格式一级流程编码：表示大的业务模块，用两位或三位大写字母。如固定资产管理业务为GZC.01；流程编码：按01、02、03顺序编号。如固定资产采购为GZC.01；三级流程编码：根据业务需要可以划分到三级流程。如预算外固定资产请购为 GZC.01.03©2011 德勤华永会计师事务所所有14如何编制流程图§ 流程编码规则注：流程代码名规则，采用本

9、流程的汉语拼音简写，个别流程如已具有广 为人知的英文代码，则采用其英文简称，如HR、OA 、IT流程等。©2011 德勤华永会计师事务所所有15如何编制流程图§ 常用流程图符号说明©2011 德勤华永会计师事务所所有16符号名称符号形状示例注意事项步骤/活动活动编号.活动名称23.拟定销售合同每个流程活动用一个活动框表示；给每个框的活动一个编号，从 1 开始；顺序为1、2、3流向/连接线用来连接流程图内的各形状，表示业务活动的流向。文档文档编号.文档名称A。支付申请书表示业务活动应用（输入）或产生（输出）的文档、报告等信息。手动输入活动编号.活动文件名称01.固定

10、资产采购申请表示需要用手动录入或 至系统或归档的活动，一般在“存档”符号之前，区别于自动录入、扫描等活动。如何编制流程图§ 常用流程图符号说明©2011 德勤华永会计师事务所所有17符号名称符号形状示例注意事项存档活动编号.存档活动名称18.合同存档到部表示储存数据信息或单据凭证等，是一类特殊的步骤/活动。活动编号.名称12 会员是否补是足资金否在使用判定框时，注明判定的结果。事项页外连接离页引述、入页引述流程离页引述和入页引述必须能在不同的子流程之间进行勾稽。页内连接连连连连A当页流程图内，用来连接两个跨度较远的活动，形状内输入字母 A、B、C、 成对使用。如何编制流程图

11、§ 常用流程图符号说明©2011 德勤华永会计师事务所所有18>符号名称符号形状示例注意事项分隔符<阶段名<结算>用来将当前所绘制的流程划分为几个清晰的阶段。风险点风险点编号R3用来表示该项活动蕴含着较大的不确定性； 标于该项活动附近；注明风险点编号关键点用来表示该项活动是一个关键活动；标于该项活动附近；注意注明关键点编号，分别为 KCP1、KCP2、KCP3 开始/结束开始结束用于流程图的开始或结束。如何编制流程图§ 绘制流程图注意事项(1) 流程图内，应当“自左至右”填写每个职能带的全称，例如：公司法务、总经 理办公室、财务总监、副总经

12、理、总经理、董事长等等。每条职能带，代表该 流程的一个参与者，将参与者在流程中的活动绘制在该职能带中。如果某个流 程集中由某个部门内部的多个职位操作，需要在图中将每个动作的执行者列出。(2) 流程图内的文字，统一采用宋体。其中：流程图表头文字，采用14pt字体、黑色、左对齐； 职能带标题文字，采用12pt字体、黑色、中间对齐； 流程图内的文字，采用10pt字体、黑色、中间对齐。(3) 绘制流程图时：每条连线不得超过两个弯，尽量避免连线与其它连线相交；每张流程图一般只保留一个起点、一个终点；如需要，起点可从其它流程引入， 终点可引出至其它流程；注意各个子流程之间的勾稽关系。©2011

13、德勤华永会计师事务所所有19如何编制流程图§ 绘制流程图注意事项（4）关键点确定关键点是指在该业务流程中不可或缺的点，通过对该点采取措施，可以对流程管理目标的实现、预防或降低流程风险起到直接的、关键的、有效的作用。如果对该点缺乏有效，则可能直接导致流程风险，影响流程管理目标的实现。在一个业务流程领域，有多个(5)绘制流程图的“五要”、“五不能” 需要 按实际情况绘制流程需要 在整个组织内思考流程点，但不是所有的点都是关键点。不能 按照的想象绘制流程不能 把流程图局限在的部门需要 与流程牵涉的交流不能 闭门造车，在真空中工作需要 在开始前确认流程的起点和结束不能 在确认流程范围前绘制流

14、程不能 陷入太多的细节需要次的流程图©2011 德勤华永会计师事务所所有20如何编制流程图§ 编制流程图示例§ 流程图表头包含：公司名称、一级流程名称、流程名称、三级流程名称、流程编号、版本号、编制部门、编制人、审批人及编制日期、审批日期等信息。公司名称：市农流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：一级流程名称：固定资产管理流程名称：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购<流程接口>请购部门/总经办<流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关

15、于购置笔记本03.请购审批（2天）05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否流程©2011 德勤华永会计师事务所所有2104.请购审批（2天）如何编制流程图§ 编制流程图示例§ 流程图主体分为上下两部分：上端标明执行流程的责任部门/，下端标明业务过程中包括的各项流程及先后顺序，在各项流程间用带箭头的直线连接，箭头方向指明流程的运行方向。公司名称一级流程名称：固定资产管理：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：<流程接口>请购部门总经办<

16、流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关于购置笔记本03.请购审批（2天）05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否©2011 德勤华永会计师事务所所有2204.请购审批（2天）如何编制流程图§ 编制流程图步骤示例：预算外固定资产请购流程图§ 步骤 1：了解并分析流程，确定：1) 流程适用范围：详细描述流程目标和适用的情况；2) 流程的输入：列出开始该流程所需要的信息，可能为单个的元数据，也有可能为表单。3) 流程步骤：分析、整理出流程中所有的业务活动，详细描述此步骤的操作方法及执行完成的条件和标志，如果流程步骤较多，可

17、以按顺序编号；4)流程涉及部门/ 责分离原则）：确定完成每个活动的，并明确其所属部门（符合职5)流程的输出：列出该步骤结束后所输出的信息，可能为单个的元数据，也有可能为表单。©2011 德勤华永会计师事务所所有23如何编制流程图§ 编制流程图步骤示例：预算外固定资产请购流程图§ 举例： 对于预算外固定资产采购，其请购流程为：资产使用部门提出购置申请，经部门同意后，由总经办审核，根据购置资产的额度，需要财务总监/总经理，请购审批在OA系统中完成。1) 流程适用范围：预算外固定资产请购；2) 流程的输入：关于购置笔记本电脑的；3)流程步骤：资产使用部门提出购置申请，经

18、部门同意后，由总经办审核，根据购置资产的额度，需要财务总监/总经理审批，请购审批在OA系统中完成；4)流程涉及部门/：请购部门、请购部门、总经办、总经办（副）、财务总监、分管副总、总经理5)流程的输出： 关于购置笔记本电脑的©2011 德勤华永会计师事务所所有24如何编制流程图§ 编制流程图步骤示例：预算外固定资产请购流程图§ 步骤 2：编制流程图1)部门/：列示所有涉及部门/；2)活动：列示相关部门/所涉及的活动与文件；3)事项：列示所有活动的前提，考虑是否有事项；4)将所有的活动与事项按顺序连接。©2011 德勤华永会计师事务所所有25如何编制流程图

19、§ 编制流程图步骤示例：预算外固定资产请购流程图§ 举例：固定资产请购流程§ 步骤1）部门/：列示所有涉及部门/公司名称一级流程名称：固定资产管理：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：<流程接口>请购部门总经办<流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关于购置笔记本03.请购审批（2天）05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否©2011 德勤华永会计师事务所所有2604.请购审批（2天

20、）如何编制流程图§ 编制流程图步骤示例：固定资产-资产请购§ 步骤2）活动：列示相关部门/所涉及的活动与文件公司名称一级流程名称：固定资产管理：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：<流程接口>请购部门总经办<流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关于购置笔记本03.请购审批（2天）05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否©2011 德勤华永会计师事务所所有2704.请购审批（2天）如何编制流程

21、图§ 编制流程图步骤示例：固定资产-资产请购§ 步骤3）事项：列示所有活动的前提，考虑是否有事项公司名称：市农流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：一级流程名称：固定资产管理流程名称：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购<流程接口>请购部门/总经办<流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关于购置笔记本03.请购审批（2天）05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否流程©2011 德勤华永会计师事务所所有2804.请购审批（2天）如何

22、编制流程图§ 编制流程图步骤示例：固定资产-资产请购§ 步骤4）将所有的活动与事项公司名称一级流程名称：固定资产管理：固定资产请购三级流程名称：预算外固定资产请购流程编号：GZC.01.03 版本号：V1.0编制部门：总经办编制人： 审批人：编制日期： 审批日期：<流程接口>请购部门总经办<流程接口>开始01.固定资产采购申请02.采购申请录入OA系统KCPA.关于购置笔记本03.请购审批（2天）05.是否超过1万元是06.请购审批（3天）否©2011 德勤华永会计师事务所所有2904.请购审批（2天）如何编制流程图编制流程图建议：

23、7; 从一级流程开始，再分解到流程§ 确定每个子流程的开始和结束(保持重点)§ 确定关键输入和输出§ 按步骤进行每个关键业务子流程§ 采用标准的流程图符号§ 在流程绘制过程中或在每一子流程的结束确认流程和技术改进机会§ 核查流程的准确性©2011 德勤华永会计师事务所所有30如何编制流程图§ 完善流程图在流程绘制过程中，我们不仅应该理解现有的流程,，更要识别流程改进的机会，建议的步骤如下:§ 找出流程本身存在的问题§ 寻求通过系统的应用提高流程效率的机会§ 制定速效方案解决当务之急&#

24、169;2011 德勤华永会计师事务所所有31如何编制流程图§ 完善流程图§ 流程图绘制完毕后，可以开始分析流程改进的机会，典型的流程问题包括：§ 缺少关键步骤§ 重复劳动 (一个流程内或是跨部门)§ 不必要的文书工作全或冗余的过程§§ 不必要的延误§ 与其它流程、部门、顾客或供应商的接口不够清晰©2011 德勤华永会计师事务所所有32目录为何编制流程文件如何梳理流程如何编制流程图如何编制流程说明如何维护流程文件3354321如何编制流程说明§ 编制流程说明的要求绘制完流程图后，应当编制流程说明

25、，将流程各节点活动进行细化描述，描述时注意：1、在流程说明上方必须标明公司名称、流程名称、编制人、审批人、版本及日期等信息。2、文字；解释流程图中现有的流程，而不是计划中的将来，不应出现“应”、“应当”等3、在进行流程说明的时候，使用简练的陈述句，语言应该简单、直接，包括以下 基本点：谁（who），什么时候（when），什么环节（where）做什么事（what），怎样做（how），频率（frequency）；4、每一个步骤要明确到具体的部门岗位以及该步骤所对应的文档；5、流程最终涉及到的具体会计处理（主要6、流程的转入、转出、流程结束等;与财务相关的流程）；7、流程中要说明本流程涉及的IT系统

26、和所耗用时间。8、流程图配套流程描述，统一采用宋体，采用10pt字体、黑色。©2011 德勤华永会计师事务所所有34如何编制流程说明§ 流程说明示例©2011 德勤华永会计师事务所所有35目录为何编制流程文件如何梳理流程如何编制流程图如何编制流程说明如何维护流程文件3654321如何维护流程文件§ 维护流程文件要求公司应定期（如每年或半年）组织各流程主导部门，对其负责的流程文件进行维护，并根据需要进行调整和更新。如实际执行活动符合公司经营管理需要，则应当及时更新陈旧或不合时宜的流程图及流程说明；如实际执行活动偏离公司经营管理需要，则执行人或执行部门应当根

27、据流程文件的规定纠正实际活动。公司应确定各流程的主导部门，该部门对相关流程的设计、更新和维护负责。更新后的流程文件，应履行审批后由公司统一发布实施。©2011 德勤华永会计师事务所所有37如何维护流程文件§ 维护流程文件示意图§ 流程文件的维护管理，包括流程建立/优化（体系框架化）和例行管理（稽查、测评、审计）两大部分。、设计实施、优©2011 德勤华永会计师事务所所有38设计并执行流程（Do）OM输出输入稽查、测评、审计（Check）确定目标（Plan）确定目标、范围和业务策略优化流程（Act）关注、发明、推广附录：流程图及流程说明编制练习§

28、 练习：请根据以下活动的描述，绘制标准流程图市内用车，使用人/部门需提前一天或当日上班后，提前填写出车单§，经所在部门室安排出车；审核后，递交总经理办公室审核后，由总经理办公市外用车，使用人/部门需提前一天或当日上班后，提前填写出车单§，经所在部门办公室分管审核后，递交总经理办公室审批，再安排出车。审核后，还需经总经理©2011 德勤华永会计师事务所所有39附录：流程图及流程说明编制练习参考：公车使用©2011 德勤华永会计师事务所所有40公司名称：XX流程编号：编制人：张三编制日期：2012.06.08一级流程名称：行政管理版本号：审批人：李四审批日期：2012.06.12 流程名称：公车使用申请编制部门：总经理办公室<流程接口>借用人所在部门总经理办公室总办分管<流程接口>开始KCP1是是否市外用车否05.安排出车A. 出车单04.审批（1天）03.审核（0.5天）02.审核（0.5天）01.填写出车单附录：流程图及流程说明编制练习练习：公车使用流程描述©2011 德勤华永会计师事务所所有41公司名称：XX流程编号：编制人：张三编制日期：2012.06.08一级流程名称：行政管理版本号：审批人：李四审批日期：2012.06.12流程名称：公车使用申请 编制