最新物业公司组织机构和职能部门及岗位职责资料

1、湘西自治州宏泰物业公司组织机构和职能部门 及岗位职责一、 管理架构宏泰物业公司组织架构总经理1物业经理行政人事部LJ财务部r1物管部文员 各部门主管会计 出纳主管 管理员 收费员1J保洁部L _J工程部LJ安管部主管 保洁班长 保洁员f主管负责人 水电工r“主管保安员消防专干1 )1、职能部门及岗位职责总经理职能范围：1、负责主持总公司的全面经营管理工作；2、组织实施总公司及大会决议；3、审定公司内部管理和基本管理制度；4、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编;5、负责公司高层以下人员的任免；6、组织审定公司的年度财务预、决算方案；7、负责公司下属管理人员及员工的思想建设；8、审定公司工资奖

2、金分配方案并组织实施。物业经理职能范围：1、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动；2、协助组织工作，对公司中层管理以下人员有任免建议权；3、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分管部门的工作汇 报，及时解决工作中出现的问题和矛盾；4、检查、督导、催办各部门的工作；5、负责公司事务及外联工作；6、全面主抓公司各部门管理工作；7、负责组织制定分管部门的管理考核标准；8、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。行政人事部部门职能：行政人事部负责对内的日常事务性工作， 协调公司各部门之间关 系，维护公司整体利益，及时完成各级领导交办的各项任务，为总经 理当好参谋和助手1、检查督促各部门的工作

3、执行情况；2、负责文件的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部门和相关人员；3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作；4、负责公司的合同管理工作；5、负责公司的人事管理工作，包括发布招聘信息、人员招聘及 安排面试等工作；6、负责公司印章的管理和使用工作；7、负责各部门之间有关问题的协调；岗位职责：一、行政人事部经理1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度；2、组织制定各岗位职责， 并根据公司职位调整进行相应的变更， 保证与实际工作相符；3、根据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门的招 聘要求，及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员；4、组织检查制度的贯彻执行情况；5、组织、协调公司

4、年会、员工活动的开展；6、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划；7、考核和指导工作人员的工作并给予业务指导；8、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的 综合能力和素质；9、完成上级领导交办的其它工作。二、各部门主管1、协助物业经理拟定公司的各项规章制度及工作流程；2、协助上级为其它部门提供及时有效的行政服务；3、协助上级执行公司的培训计划以及有效的后勤保障工作；4、协助组织、开展企业文化活动；5、建立各种物品、低值易耗品的登记台帐，并随时进行盘点， 保证财产物资的完整；6、建立固定资产卡片台账，对已提完折旧仍在用的固定资产、 设备及帐外物资另建帐保管；7、负责员工考勤工作；8

5、、填制和上报各类人事报表、收入月报表等工作；9、负责收集、整理业主档案和保存物业公司筹备、建立和发展 的资料及人事档案；10、完成领导交办的其它工作。三、行政文员1、协助经理安排组织有关会议，做好会议通知和会议记录，做 好会议纪要的整理工作；2、负责文件的起草、打字、复印等工作，并及时归档公司的相 关文件；3、负责往来文件、信件、传真的签收、拆封、登记、呈转及归 档工作。4、管理公司重要资质证件及办理公司所需各项证照；5、负责发放日常福利、节日福利；6、负责办公用品的保管与发放工作；7、负责编制采购计划，并督促采购员及时采购；8、负责公司公章的管理工作；9、完成总经理或行政经理交办的其它工作。

6、物业管理部部门职能：1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进公司质量方针、质量 目标、管理目标以及经济效益指标的实施；2、落实公司关于商业楼盘及住宅小区的有关规定、决议，有计 划、有步骤地完善小区的房屋公共设施和综合服务管理。3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况， 听取公司领导的意见和要求，并负责贯彻实施。岗位职责：一、物业管理部经理1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；2、全面负责管理项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的 经营计划，并保证计划的实施；3、以身作则， 调动员工的积极性， 保质、保量的完成各项工作；4、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；5、定

7、期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；6、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；7、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不断促进物业 管理与服务水平的提高；8、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并 检查落实；9、及时掌握所管辖项目的物业费收取情况，督促下属及时有效的完成物业费收取；10、完成领导交办的其它工作任务。二、各项目主管1、负责制定工作计划并负责经物业经理认可后的组织实施，协 助物业经理制订和实施工作职责及考核计划；2、负责对物业管理员的日常工作进行管理、统计有关资料并及 时向物业经理汇报；3、负责发现工作中存在的不合格服务项目

8、， 并进行跟踪、 验证， 处理业户投诉， 遇有紧急事故， 及时向上级领导报告并协助处理善后 工作；4、接受及处理业主投诉，并予以记录，重要情况及时向上级领 导汇报，负责配合物业管理员收缴各项费用；5、负责清洁用品采购计划的编制和购买物品的验证工作，并控 制其合理的使用，协助管理员合理储存和使用保管；6、每月、季做好业主物业费收取情况的统计报表，并及时上报 总公司；7、协助管理物业小区清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工 作；8、收集有价值的物业信息，为推动公司物业服务工作的发展出 谋划策；9、收取及审阅小区的巡楼报告及每天的有关投诉记录并对重点 内容进行归纳；10、负责对管理员的工作做出安排并

9、进行指导；11、负责装修档案，业主档案的管理；12、负责定期对服务质量进行统计、分析、并提出整改方案；13、负责门禁卡的使用及管理工作。14、完成领导交办的其它工作任务。三、物业管理员1、保持物业公司同业主的联系，通过与业户接触和定期拜访， 收集、整理业主信息和需求，并及时传达到有关部门；2、安排新入住的业主办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施 交接单，协助业户办理装修申请，负责联系业主的搬家事宜，并作好 各项登记工作；3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理，及时纠正违章施 工；4、催缴物业管理费、停车费及其它费用；5、负责业主资料的整理及归档工作，建立业主档案和二次装修 施工管理档案；6、

10、负责管理区内业主的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、 热情大方、反映敏捷、处事稳健；7、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时 通知有关领导或部门；8、负责接待及处理业主咨询、投诉工作，并定期进行回访；9、定期对小区进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；10、接受并处理业主投诉，做好记录，并及时向上级领导汇报；11、记录小区管理日志，跟进所列问题；12、完成领导临时交办的工作。四、保洁班长1、熟知小区绿化布局和区域养护状况；2、负责小区的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；3、根据作业频率，负责绿化，景观护理的日检工作，并做好记 录；4、负责制定保洁员的值班工作表，安排好日常保

11、洁员的各项工 作；5、分配好各个保洁员对小区内公共区域的环境卫生、绿化管理 工作；6、负责指导保洁员的日常工作；7、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查；8、配合部门经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术 的培训；9、负责上级部门交办及下达的各项工作任务 。五、保洁员1、在保洁班长的领导下工作；2、负责责任区内的保洁、清洁工作；3、严格按照操作规程操作；4、严格保证礼仪形象的要求；5、对突发事件应及时上报并做相关处理；6、完成班长交办的其他工作。财务部部门职能1、负责公司各项目的财务核算与日常财务管理；2、制定和完善公司内部各项目的会计核算制度；3、具体负责公司内部的年度财务预、决算

12、；4、负责协调处理涉税问题，配合银行、税务及总公司的审计工 作；5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的 资料，定期向总经理汇报；6、负责各项财产的登记、调拨，并按规定摊销折旧；7、组织各部门编制收支计划，结合公司的情况进行综合平衡， 编制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算，定期进行 分析；8、严格执行国家规定的财务制度，严格遵守有关财经纪律，并 督促财务人员遵章守法，做好财会工作；9、检查各部门的经济活动情况，防止套汇、挪用内款，贪污盗 窃违法乱纪的行为；10、完成领导交办的其它工作。一、会计1、按照国家会计制度的规定进行会计核算， 执行企业财务制度， 针对公司财

13、务工作中出现的问题及产生的原因提出改进建议和措施， 会计核算及会计报表要及时准确；2、负责指导检查各部门财产的登记保管使用工作，各种财产物 资的管理平日要随时完善，并定期进行盘点，一般季度一小点，年度 内进行两次彻底清查，对到期、报废、盘亏、盘盈的资产完善手续及 时进行处理和帐务处理，做到帐帐相符、帐物相符；3、负责做好管理费用、财务费用等帐簿登记工作，考核与控制各部门费用指标， 抓好日常费用管理工作， 负责编制部门经营状况报 表；4、负责对外来款的核算结算，特别是对应收款帐外部分建立台 帐，每月做帐内帐外应收报表备查并报总经理一份， 同时及时督促有 关部门进行催款，结清欠帐；5、正确计算应缴

14、税金，依法依时纳税；6、负责物业管理软件数据的统计和审核，停车场收费系统的使 用和管理， 使软件与财务帐相互统一， 并达到财务统计核算的相关要 求，用软件规范各项工作流程（如收费流程、有偿服务流程等）达到 以软件为管理平台， 同时及时对各种欠费的催缴及往来帐的核算管理；7、定期不定期的现金、支票抽查制度，并做好现金检查记录， 对出纳银行余额调节表每月都要签字核对；8、按会计档案管理要求编制和管理帐册、报表、传票，建立会计档案目录，平日随时归档，年度一次性归档；9、完成领导安排的其它工作。二、出纳1、负责办理现金、银行存款收付及结算业务：（1）及时登记现金日记帐，现金收付日清月结，防止长短款情

15、况发生，接受现金库存的抽查并做清点记录；（2）及时处理银行相关业务，了解银行相关运作流程，掌握企 业在银行的资金存取情况，合理资金调拨；2、各项收款业务手续齐备，各审批程序要完整准确，支付及时 有效，当天收入当天入帐， 各种收付款凭证支付完毕须加盖已收、已 支或已结清字样戳记。同时严格审核报销单据、发票等原始凭证，按 照费用报销的有关规定，办理现金收支付业务，做到合法准确、手续 完备、单证齐全。3、物业管理收款的录入核对工作，对各项收入的物业管理费、 停车费等要及时录入， 每月与会计帐薄进行核对并编制录入核对情况 表；4、月份银行对帐单、工资存卡明细及有关付款明细等的保管装 订并装订成册存档，

16、会计凭证的编制、装订，凭证装订前要注意检查， 编制是否完整、规范；5、对物业服务性收费收入、其它由他人代收的费用入帐前要对 相应的发票、 收据或其它收款凭据进行签字确认， 防止责任不清产生 的差错，同时要及时入帐；6、负责妥善保管现金、有关印章、空白支票和收据，做好有关 单据、帐册、报表等会计资料的整理、归档工作；7、完成领导交办的其它临时性工作。工程部部门职能：1、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防 系统、综合布线系统及其他公共系统的运行管理、日常维修保养、设 备维护及故障检修等工作；2、负责小区内的整体设备设施的维修保养工作；3、负责做好能源消耗控制工作；4、负责对部门设

17、备设施的购置、使用、保养、报废进行论证、 安装、维护及监督管理；5、负责项目大、中、小工程维修的组织实施与协调；6、负责公共区域内的钥匙管理。岗位职责：一、工程部主管1、全面负责工程部的管理工作；2、负责管理区域内设施、设备的运行、保养、维修，安全检查工作的安排与落实；3、履行物业公司签订的设备管理合同，完成下达的各项管理指 标和经济指标；4、确保机电安装维修工程管理的设施、设备处于安全、良好的 运行状态；5、执行政府部门的有关行业法规，加强安全管理和安全教育， 建立各级安全制度，防止发生安全事故；6、对设施、设备的运行、维修和保养的正常运行每月必须进行 一次全面检查；7、负责员工的政治思想教

18、育和专业技能培训，不断提高员工的 综合能力和素质；8、负责组织对公司接管的机电设施、设备进行验收及其配套设 施完善工作；9、负责组织技术文件盒设备档案的接管、建立和管理工作；10、负责业主对机电工作的投诉处理，负责本部门不合格服务的处理，纠正和预防措施的实施、跟踪和检查；11、完成领导交办的其他工作。二、水电维修工1、负责物业全部公共设备、设施的运行管理，保证设备正常运 转；2、制定长期和日常的维修保养计划并付诸实施；3、负责物业机电设备的日常维护保养工作；4、负责物业土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系 统、综合布线系统及其他公共系统的日常维修保养工作；5、负责物业低压配电室的值班和

19、日常维修保养；6、负责客户服务部转发的业主报修的处理，及满足业户其它有 关的服务要求；7、负责各系统的完善改造及土建设施的维修，并组织施工和验 收；8、负责做好能源消耗的控制工作；9、熟悉掌握了解小区各类设备、性能并及时输入相关资料；10、负责监督指导各项目维修，保证积极完成业主的报修工作；11、负责上级部门交办及下达的各项工作指标。12、负责小区强、弱电系统的日常巡检工作，对楼宇感应灯、小 区景观照明灯等设备进行日检，发现问题及时处理；13、负责消防自动报警系统、通风系统 、楼宇自控系统、保安监 控系统等的运行、维护与管理工作；14、负责供电系统的维保操作及提出供电设备的大、中、小修计 划；

20、15、根据系统运行情况进行必要的技术改造， 制定切实可行的节 约能源措施，并保证实施，使供电方案为最优；16、定期开展设备的维修保养工作；17、发生突发情况，应迅速赶往现场，及时采取应急措施，保证 设施、设备的正常、完好；18、完成上级交办的其他工作。安保部部门职能：安保部主要负责小区内各种设施的安全、 保卫工作， 小区的消防 监控工作，并负责维护小区内日常的秩序。1、及时将国家制定的法律、法规和公司的各项安全保卫规章制 度向员工宣传，以增强员工的法制观念，提高警惕，并做好防火、防 盗、防暴、防破坏等工作；2、加强内部治安管理，制定各种安全管理规章制度，打击各类 违法犯罪活动；3、配合公安机关

21、参与调查重大事故，并写出调查报告，上报总 经理；4、负责小区及商铺的消防安全工作，领导、组织公司警卫和义 务消防队，并开展教育和训练，经常进行安全检查工作。岗位职责：一、安保部主管1、负责安保部的日常管理及计划的编制工作， 对公司安全管理 的全过程进行检查和监督；2、教育安保人员自觉遵守国家的法律、法规，认真执行公司各 项管理规章制度；3、负责召集和组织安保部的办公会议，研究决策，处理本部门职权内的各项工作；4、负责编制安保部的年度计划， 拟订年度 安保员培训计划 ；5、教育和培养安保人员熟悉和掌握小区治安、消防、服务等方 面的工作特点和规律，不断增强安保工作的针对性和有效性；6、对安保部的全

22、面工作管理，负责安保员的招聘、录用、考核 和奖惩，对安保人员的录用及辞退有建议权；7、率先垂范做好本职工作，对安保员表现的好坏，有权进行表 扬和批评，并对全班的工作负完全责任；8、监督检查对公司各项管理制度、有关法规、政策标准的执行 情况，负责协调有关职能部门，公安机关之间的关系；9、及时组织安保人员完成各项临时警戒警备任务；10、完成公司领导交办的其他工作 。二、安保班长1、服从命令，听从指挥，认真执行规定的工作计划；2、根据物业经理的指示、意图及治安、消防、服务等方面的相 关规定，提出工作目标和任务，制定具体实施步骤和工作标准，并领 导保安人员贯彻执行；3、组织安保员进行治安、消防、服务等

23、方面的业务培训和军体 训练，规定班组的学习和训练任务，并经常进行督促检查，保证学习 和训练任务的圆满完成；4、根据安保经理的工作要求和岗点值勤规定，带领全班人员严 格认真、一丝不苟地做好治安、消防、服务等方面的工作，并积极配 合当日值班员的工作 ；5、负责各岗位不合格服务的处理及纠正预防措施和跟踪；6、负责签订安全消防协议，督促、考查安保员消防责任的 贯彻执行情况，对违反规定的有权提出建议；7、建立消防岗位责任制度，及时向领导反馈防火工作存在的问 题；8、负责组织消防训练和演习，协助制定消防预案，加强消防巡 逻，及时消除火警隐患；9、完成领导交办的其他工作。三、安保员1、服从领导，听从指挥，严格遵守规章制度；2、严格要求，认真训练，熟练掌握规范的值勤要求，充分体现 经典生活物业服务一流的形象；3、努力学习安防业务，熟悉各类紧急、突发性事件的处理程序 和各类器械的使用方法，不断提高安管服务水平；4、对各种监控设备、器材进行维护，发现问题，及时解决，预 防为主，安全检查，清除不良隐患；5、对小区各