企业采购管理流程制度设计方案

1、企业采购管理流程制度设计方案1 采购计划管理流程部门（人员）总经理主管副总步骤汇总采购需求编制采购计划审批审核审批审核采购计划执行与调整采购部相关部门开始物资需求汇总提出采购需求调查历史数据确定采购种类、 数量、时间、方式等编制采购计划草案综合平衡协助编制采购计划执行采购计划否是否有问题？是确定调整方案执行更改后计划相关资料存档结束2 采购计划编制流程部门（人员）总经理主管副总采购部步骤各相关部门开始采购需求分析汇总采购预算及采购计划编制未通过未通过通过审批审核通过采购计划分解及执行汇总采购需求信息分析、确定采购物资种类分析现有库存预测采购物资量选择采购方式确定采购时间编制采购预算制订采购计划

2、采购计划分解采购计划执行结束采购需求分析提出采购需求财务核算、调整协助配合3 采购合同管理流程部门（人员）主管副总采购部经理采购人员步骤开始编制采购计划搜集供应商信息选择供应商及进行采购谈判选择供应商审批制定采购谈判方案实施采购谈判组织合同评审草拟采购合同未通过采购合同拟定、审批修改和完善审核采购合同评审及签订通过编制正式合同签订采购合同采购合同履行采购合同履行参与协助合同履行问题解决与存档采购合同履行记录及存档供应商配合采购谈判签订采购合同采购合同履行结束4 采购验收管理流程部门（人员）步骤采购磋商与合同签订采购货品检验货品入库与分发使用采购部开始制定采购计划选择供应商采购谈判签订采购合同发

3、出采购订单组织收货核对凭证退货或特采等其他处理供应商质量管理部仓储部提供信息采购谈判签订采购合同订单处理组织发货物料检验填写检验记录否是是否合格办理入库入库账务处理货品分发结束5 采购付款审批流程部门（人员）总经理主管副总采购部经理步骤付款申请及内部审核审核财务部审核审批采购人员开始采购订单、合同汇总填写付款申请单并审核填写应付账款单是财务部未通过审核未通过通过财务部经理审核主管领导是是否超审批审批出权限否付款通知通知供应商付款结款结束6 采购成本控制流程部门（人员）生产部采购部步骤开始财务部相关部门请购控制采购过程成本控制退换货与结算控制采购成本核算与奖惩是否在采生产计划购计划内是.填写请购

4、单采购作业分配核准权限控制采购批量采购形式选择决定合适的采购价格填制购货订单组织到货验收是否有问题有退换货处理实施成本控制奖惩方案否审核账款结算处理采购成本核算采购成本目标与结果对比制定成本控制奖惩方案临时性采购计划签字确认执行成本控制目标到货验收结束7 供应商管理流程部门（人员）总经理分管副总步骤供应商审批审核开发及选择审批审核采购实施控制审批审核供应商考核、奖惩与关系维护供应商奖惩建议采购部供应商开始供应商调查与开发供应商初审筛选提供信息现场评审配合确定合格供应商采购谈判及磋商、合作采购合同签订采购订单下达交货过程控制交货组织验货货物质量及交期管理供应商考核与定级实施供应商奖惩配合供应商关

5、系维护配合供应商档案管理结束8 物料验收管理制度编号制度名称物料验收管理制度受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为加强本公司对采购物料的验收管理，确保采购物料及入库物料的质量，特制定本制度。第 2条适用范围本公司对物料的采购验收以及验收后的处理均依本制度相关规定进行。第 3 条 物料验收规范1. 为利于物料检验收料的作业，生产中心物控人员就物料重要性及特性等，适时召集质量管理部、使用部门及其他有关部门，依所需的材料质量研究制定物料验收规范，呈总经理审批后公布实施，作为物料验收的依据。2. 为保证公司产品与服务的高质量，需高度重视来料质量标准问题。3. 物料验收规范呈总经理审批后

6、公布实施，并作为采购、验收的依据。4. 检验合格的物料，检验人员在外包装上贴合格标签，交仓储人员入库定位。第 2章 验收过程第 4条待收料收料人员于接到采购人员转来的已审批的采购单时，按供应商、物料类别及交货日期分别依序排列存档，并于收料前安排存放的库位，以方便收料作业。第5条收料1. 内购收料（ 1）物料进厂后，收料人员必须依采购单的内容，核对供应商送来物料的名称、规格、数量和送货单及发票，并清查数量，然后将到货日期及实收数量填于采购单相关栏内，最后办理收料。（ 2）收料人员如发现所送来的物料与采购单上所审批的内容不符时，应立即通知物控经理及物料采购员。原则上，非采购单上所审批的物料不予接受

7、。如物料采购员或请购部门要收下该物料，收料人员应报告物控经理，并于单据上注明实际收料状况，同时请物料采购员及请购部门经理会签。2. 外购收料（ 1）物料进厂后，收料人员应会同检验人员依装箱单及采购单开柜（箱）核对物料名称、规格，并清点数量，然后将到货日期及实收数量填写在采购单上。（ 2）开柜（箱）后，如发现所载的物料与装箱单或采购单所记载的内容不符时，应立即通知物料采购员进行处理。（ 3）如发现所装载的物料有倾覆、破损、变质、受潮等异常现象时，经初步估算损失将超过2000 元（含）以上者，收料人员应立即通知物料采购员联络、通知供应商前来处理，并尽可能维持原来状态，以利于后期作业；如未超过 20

8、00 元者，则依实际的数量办理收料手续，并于采购单上注明损失数量及情况，交对方送货人员签字确认。（ 4）受损物品经供应商确认后，物料采购员开立“索赔处理单”呈物控经理审核，然后送财务部审核，审核通过后办理索赔手续。第 6条物料待验1. 进厂待验的物料，必须于其外包装上贴物料标签并详细注明料号、品名规格、数量及入厂日期，且与已检验者分开储存，并规划“待验区”以示区分。2. 收料后，收料人员应将每日所收料品汇总填入“进货日报表”，作为入账清单的依据。第 7 条 急用品收料紧急物料到厂交货时，若收料人员尚未收到采购单，应事先洽询物料采购人员，确认无误后才能依收料作业办理。第 3 章 验收结果处理第

9、8 条 验收合格处理检验人员在检验合格的物料的外包装上贴合格标签，以示区别，物料仓管员再将合格品入库定位。第 9 条 验收不合格处理1. 不符合验收标准的物料，检验人员于物品包装上贴不合格的标签，并于“物料检验报告表”上注明不良原因，经物控经理核实处理对策后通知请购部门，物料采购员凭此办理退货，如为特殊采购则需办理收料。2. 对于检验不合格的物料退货时，应开立“物料交运单” ，并附相关的“物料检验报告表” ，呈物控经理签认后，凭此单方可办理异常物料出厂手续。第 10 条 超交处理交货数量超过“订购量”部分应给予退回，但属买卖惯例，以重量或长度计算的物料，其超交量的3%（含）以下，由收料人员在备

10、注栏内注明超交数量，经请购部门经理同意后方能收料，同时通知物料采购员。第 11 条 短交处理交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但经请购部门经理同意者，可免予补交，短交如需补足时，收料人员应通知物料采购员联络供应商进行处理。第 4章退货处理第 12 条 物料退货时限1. 属外观等易识别性质检验的物料，验收应于收料后的一日内完成。2. 属化学或物理检验的物料，检验部门应于收件后的三日内完成。3. 对于必须试用才能实施检验者，由检验部门主管于“物料检验报告表”中注明预定完成日期，一般不得超过七天。第 13 条 退货依据1. 检验不合格的物料，检验人员在外包装上贴不合格标签，并于“物料检验报告表”

11、上注明具体评价意见，经物控经理核实处理办法后通知请购单位，并由物控采购员办理退货。2. 对于检验不合格的物料办理退货时，应开具“物料交运单” ，并附“物料检验报告表” ，呈物控经理签认，凭此出厂。第5章附则第 14 条 本制度由生产中心负责制定、修订和解释。第 15 条 本制度呈生产副总审核后，报总经理办公会审议通过后实施，修订时亦同。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期9 供应商管理制度编号制度名称供应商管理制度受控状态执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为了选择合格的供应商并对其进行持续跟踪，确保其能为公司提供合格的产品与服务，特制定本制度。第 2条适用范围本制度适用于

12、给公司提供产品和服务的所有供应商。第 3条职责划分1. 采购部、质量管理部、设计部负责对供应商进行评价。2. 采购部、质量管理部负责对供应商进行考核。3. 总经理负责对合格供应商的审批工作。第 2 章 供应商选择标准第 4 条 评价合格供应商公司相关人员评价合格供应商时，应按照以下标准综合考虑。1. 供应商应有合法的经营许可证，同时拥有足够的资金。2. 优先选择按国家（国际）标准建立质量体系并已通过认证的供应商。3. 对于关键原料，应对供应商的生产能力与质量保证体系进行考查，其中包括下列五个方面的要求。（ 1）进料的检验严格。（ 2）出厂的检验符合我方要求。（ 3）生产过程的质量保证体系完善。

13、（ 4）生产的配套设施、生产环境、生产设备完好。（ 5）供应商产品质量应长期稳定，且信誉较高。4. 具有足够的生产能力，能满足本公司连续的需求及进一步扩大产量的需要。5. 能有效处理紧急订单。6. 有详细的售后服务措施，且令人满意。7. 同等价格择其优，同等质量择其廉，同价同质择其近。8. 样品通过试用且合格。第 3 章 供应商的评价程序第 5 条 供应商初步评价1. 质量管理部、采购部、设计部及其他部门视公司实际需求寻找适合的供应商，同时收集多方面的资料，如以质量、服务、交货期、价格作为筛选的依据，并要求有合作意向的供应商填写“供应商基本资料表”。2. 采购部对“供应商基本资料表”进行初步评

14、审，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、质量管理部及设计部门相关人员对供应商进行现场评审。现场评审时使用“供应商现场评审表”。3. 在对供应商进行初步评审时，采购部需确定采购的物资是否符合国家法律法规和安全要求，对于有毒品、危险品，应要求供应商提供相关证明文件。第 6 条 供应商的现场评审1. 根据所采购材料对产品质量的影响程度，可将采购的物资分为关键、重要、普通材料三个级别，以对不同级别实行不同的控制等级。2. 对于提供关键与重要材料的供应商，采购部组织质量管理部、设计部对供应商进行现场评审，并由采购部填写“供应商现场评审表”，同时由质量管理部、设计部签署意见，供应商现场评审的合格分数

15、需达到70 分（含）以上。3. 对于提供普通材料的供应商无需进行现场评审。第 7 条 签订供应商质量保证协议1. 采购部负责与重要材料的供应商和普通材料供应商签订供应商质量保证协议。2. 供应商质量保证协议一式两份，双方各执一份，以作为供应商提供合格材料的一种契约。第 8 条 提出样品需求1. 如公司有样品需求，由采购部采购人员通知供应商送交样品，质量管理部相关人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。2. 样品应为供应商在正常生产情况下生产出的代表性产品，数量应多于两件。第 9 条 样品的质检1. 样品在送达公司后，由设计部、质量管理部负责完成样品的材质、性能、尺寸、外观

16、质量等方面的检验工作，并填写“样品检验确认表” 。2. 在确认合格的样品上贴“样品标签” ，并注明合格，标识检验状态。3. 合格的样品至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据；一件留在质量管理部，作为今后检验的依据。第 10 条 确定合格供应商的名单1. 在“供应商基本资料表” 、“供应商现场评审表” 、“供应商质量保证协议”和“样品检验确认表”四份资料完成后，采购部将供应商列入“合格供应商名单”，交公司总经理批准。2. 原则上一种材料需暂定两家或两家以上的合格供应商，以供采购时选择。3. 对于唯一供应商或独占市场的供应商，可直接列入“合格供应商名单”。4. 接单生产时，如果客户指定供

17、应商名单，采购部采购人员必须按客户提供的供应商名单进行采购。客户提供的供应商名单直接列入“合格供应商名单” ，如需从非客户提供的供应商处采购时，必须事先得到客户的书面批准。5. 适时对供应商进行考核，并根据考核结果修订“合格供应商名单” ，删除不合格供应商。修订后的“合格供应商名单”由公司总经理批准后生效。第 4 章 供应商的监督与考核第 11 条 考核对象供应商考核对象为列入“合格供应商名单”的所有供应商。第 12 条 考核方法公司对供应商实行评分分级制度，供应商的考核项目包括质量、交期、服务、价格水平等方面的内容。第 13 条 考核频率对关键、重要材料的供应商，应每月考核一次；对普通材料的

18、供应商，则每季度考核一次。第 14 条 考核结果的处理1. 对于考核结果在 90 分以上的供应商，公司应优先向其采购。2. 考核结果在 8089 分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认。3. 考核结果在 7079 分的供应商，要求其对不足部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，供应商评价小组对其提交的纠正措施和结果进行确认，并决定是否继续采购，或减少采购量。4. 对考核结果在 69 分以下的供应商，应从“合格供应商名单”中删除，并终止向其采购。5. 考核标准和考核结果由采购人员书面通知供应商。第 15 条 对合格供应商

19、进行交期监督采购人员应要求供应商准时交货，同时记录由供应商原因引起的分批发运造成的超额费用。第 16 条 对合格供应商进行质量监督1. 质量管理部和采购部应保存合格供应商的供货质量记录，若提供的产品不合格，应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。2. 对于不合格的供应商，应取消其供货资格，并将其从“合格供应商名单”中删除。第 5 章 供应商政策的执行、反馈与变更第 17 条 供应商政策的执行与反馈供应商管理相关部门在接到供应商政策执行通知书后，需按规定执行，并严格遵守保密制度。在政策执行的过程中发现任何问题，均应立即反馈给采购部。第 18 条

20、 供应商政策的临时性变更1. 当出现下列情况时，经过公司采购总监的书面同意后，可对某些供应商的政策作临时性调整。（ 1）某供应商的发展战略或地域销售政策发生对公司有利或不利的重大调整。（ 2）某供应商决定把本公司作为重要客户。（ 3）重要供应商出现经营危机。（ 4）市场供应价格发生剧烈震荡，使供应风险骤然加大，引起供需双方相应做出重大的政策调整。（ 5）其他需作临时性调整的情况。2. 临时性供应商等级调整同样应填写“供应商等级变动申请表”，并在表格右上方注明临时字样和调整时限。3. 一旦调整结束，应立即恢复其原有等级，如仍需继续保留临时等级，需报总经理特批，并于该季度在供应商评审会议上通过。第

21、 6 章建立供应商质量体系第 19 条 对供应商质量体系的开发每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制订质量体系推行计划，并通过质量体系认证。第 20 条 供应商质量体系的评定1. 对于提供重要、关键材料的供应商每年评定一次；对于提供普通材料的供应商两年评定一次。2. 对于提供质量管理部制订评定计划，采取评定小组（物控、开发、质量）现场评定，或供应商自我评定的办法。3. 按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。4. 如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。第7章附则第 21 条 本制度由采购部制定，并负责解释和修

22、订。第 22 条 本制度经总经理审批后，自颁布之日起执行。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期10 采购合同（范本）物资采购合同甲方（本公司） ：乙方（交售方） ：甲乙双方根据国家购销管理政策，在平等、自愿、合作、互利的原则下，经充分协商，达成如下协议。一、物资名称、品种、规格和质量1物资的标准名称：。2物资品种和规格（标准代号、编号）：。3物资的技术标准按照甲乙双方商定的技术要求执行。二、物资的数量、计量单位和计量方法1物资的数量：。2计量单位：。3物资交货数量的正负尾差、合理磅差和在途自然减（增）量计算方法：。三、物资的包装标准1对于物资的包装，国家或业务主管部门有技术规定的，

23、按技术规定执行；国家与业务主管部门无技术规定的，由甲乙双方商定执行。2对于物资的包装物，除国家规定由甲方供应的以外，应由乙方负责供应。四、物资交货事项（一）物资的交货单位经甲乙双方协定，所购物资的交货单位为。（二）交货方法本合同所定物资的交货方法，按下列第项执行。1乙方送货。2乙方按照甲方要求代办运输。3甲方自提自运。（三）运输方式经甲乙双方协定，所购物资的运输方式为：。（四）到货地点1到货地点和接货单位（或接货人）为：。2甲方如要求变更到货地点或接货人，应在合同规定的交货期限（月份或季度）前40 天通知乙方，以便乙方编制月度用车（船）计划。五、物资的交（提）货期限1送货或代运的物资的交货日期，