制度编写与规范

1、管理制度编写规范1 目的建立规范的文件格式管理规程，以规范公司管理制度编写的内容结构及版式。2 范围本制度规定了公司管理制度的内容结构与版式编写规则，给出了有关表述的一些示例，并对制度文本的格式和字体、字号进行了规范性的要求。适用于公司管理制度的编写、修订，其它制度的编制可参照本规定进行。3 职责公司各单位根据职能职责分工，负责按照本规定编制相应的管理制度，各单位文件编制人员对本规程实施负责，企管部负责对本规程的实施进行组织并监督。4 内容要求及结构4.1 内容与要求4.1.1 制度规定的条款应明确无歧义，并且：在其范围所规定的界限内按需要以求完整；清楚、准确、相互协调；能被未参加管理制度编写

2、的相关人员所理解4.1.2 在每项制度内制度的结构、文体和术语应保持一致；某给定概念应使用相同的术语，必要时可在制度中予以明确。4.1.3 制度内容应符合公司实际，便于实施和考核，并可被其它文件引用。4.2 内容结构公司各项制度的内容结构，一般应包括但不限于以下项目：4.2.1 目的： 必备要素，指通过制度的实施应实现或达到的工作或管理目标。4.2.2 适用范围：必备要素，指文件使用的范畴或条件。4.2.3 定义（术语）：可选要素，指对关键词语进行解释，主要说明不常用或在文件中有特别意义的用语。当管理制度中某些关键词语尚未普遍使用，或有可能影响管理制度的理解时，应对这些词语加以解释说明。4.2

3、.4 职责：必备要素，指制度所涉及的单位或人员的责、权分工，明确对本制度所担负职责。4.2.5 内容与要求：必备要素，即制度的主要内容和工作要求，是制度的主体内容。主要明确制度规范的相关业务活动在时间、内容、方式、过程和结果等工作环节的要求或标准。4.2.6 考核：可选要素，指规定对制度实施效果的评价项目、周期、标准及奖惩办法。如在上一级制度或其它相关制度中已进行明确，则不必重复。4.2.7 附则：可选要素，指制度的解释单位和实施日期，以及与现行管理制度相冲突时，可采取处理原则，也可在制度内容中进行明确。4.2.8 附件：可选要素，指制度内容中所包含的记录、表格和图表、清单等。如该制度已有相对

4、应的流程，则须在制度中说明相关的流程，并将流程作为制度附件；如尚未制定相关流程，则应按照统一的流程规范绘制流程，并作为制度附件，纲领类制度除外。4.2.9 附录： 可选要素，作为制度文件外的附加文件，指制度内容所需要引用或对制度规定起到支持性作用的、在需要时可能存在获取不便或所获取文件存在版本差异的其它支持性文件和规范。4.2.10 前言（概述）：可选要素，单独的制度修订版本、汇编性版本均应编有前言（概述），对修订或汇编背景、目的、编审、批准以及与所代替或废除制度的变化，相关依托或支持文件及关系等基本和特定信息，其它情况可选。4.2.11 其它内容结构：封面：可选要素，在各类制度汇编时应进行封

5、面设计，封面的内容应有公司名称和标识（LOGO） ，制度汇编名称、文件编号、印发时间、印发单位等。单独发布的制度一般不设封面。制度名称：必备要素，置于制度正文页眉及正文首页，名称力求简练，应明确表示出制度的主题。目次：可选要素，如果需要，可设置目次。目次所列的内容包括：a） 前言（概述）；b） 章；c） 节；d） 带有标题的条（ 需要时列出） ；e） 附则；f） 附件，各附件应按序号单列（ 需要时列出） ；g） 图 （ 需要时列出） ；h） 表 （ 需要时列出） ；i） 附录，以单独的附录文件，按正文内容的需要编排顺序（ 需要时列出 ）。5 编写规范5.1 层次和编序5.1.1 章。是制度内容

6、划分的基本单元。在每项制度或每个部分中，应使用阿拉伯数字从“1”开始对章编序，编序应从“目的”一章开始，一直延续到附录之前，如：123 。标题应置于序号之后，并与以后的条文分行。5.1.2 节。 是章的细分，使用阿拉伯数字对条编序。如： 1.11.21.3 。节可给出标题，标题应置于序号之后，并与其后的条文分行。5.1.3 条。是节的细分，使用阿拉伯数字对条编序。如：1.1.11.1.21.2.3 。同一条文中有两个以上（含两个）的条文时，才可细分序号。条一般不列标题，序号后为正文内容，但有无标题要求全文应进行统一。1.1.4 款 。 是 条 的 细 分 ， 同 样 使 用 阿 拉 伯 数 字

7、 对 款 编 序 。 如 ： 1.1.1.11.1.1.2 。同一条文中有两个以上（含两个）的款项时，才可细分序号，款以下的条文不再进行细分序号。同一制度文件中，尽可能的避免采用款的细分序号，款不列标题。1.1.5 段。是款的细分，是制度正文内容自然的段落的设置，表示一个独立的内容，或对前一内容的补充。款可以在章、节、条、款内独立使用，但不设立序号。1.1.6 列项。一个句子中有不同并列的几个分项时，由分行列举的格式来表述，每一分项前应加破折号（）或圆点（ ? ） 。如果需要识别时，则在每一项加上后带半圆括号的小写英文字母序号（a） 、 b） 、 c） ）。列项可以在章、节、条、款内独立使用。

8、1.1.7 附则。作为每项管理制度正文的最后一章，以段的形式表述，不设立序号。1.1.8 附件。是对制度内容具有解释性、参考性、指示性的记录、图表、清单、文本，以及业务相关的标准、规范等。附件与制度正文具有同等效力。应按条文中提及附件的先后次序，对每一个附件编排序号，编制“附件清单” 。附件序号由“附件”和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成，从“ 1”开始，例如“附件 1”，仅有一个附件时，不进行数字编序。1.1.9 附录。作为制度外的引用或支持性文件，按制度条文在涉及的先后次序，对每一个附录文件编排顺序，其序号由“附录”和随后表明顺序的大写阿拉伯数字组成，从“1”开始，例如“附录1”，仅有一个

9、附录文件时，不进行数字编序。1.1.10 图表。在制度正文、附录、附件等内容中，需添加图表时：同一个类别内容中若有多个表，则需要对表进行编排序号。表的序号采用从1 开始的阿拉伯数字编序，如：表1、表2、。若同一类别内容中只有一个表，则不再对表编序，直接书写表的标题。同一个类别内容中若有多个图，则需要对图进行编序。图的序号采用从 1 开始的阿拉伯数字序号，如：图1、图 2、。若同一类别内容中只有一个图，则不再对图编序，直接书写图的标题。1.1.11 附注（角注）。正文及附件或图表内容需进行附加注释文字说明时，应位于需附注说明内容段落结束后，添加附注说明。当只有一个附注时，在注释说明文字前，标识

10、“注： ” 后进行说明。当有多个附注时，在 “注：后按注释顺序，用数字加以区别。如： “注：1.”。每个附注单独成段，并编定序号。5.2页面版式1.1.12 页面设置为A4 纵向，上边距2.4cm，下边距2.3cm，左边距2.8cm，右边距2.5cm，左边装订，装订线0cm。1.1.13 制度正文及附加文件或文本，统一用Microsoft Word 文字编辑软件编写，流程图采用Microsoft Word/Microsoft Excel 编写。1.1.14 页眉上边距1.5cm，为公司LOGO 及中英文名称，左对齐。页眉式样为：1.1.15 页脚下边距1cm， 以小五号仿宋GB2312字体及西

11、文Arial 数字字体，“第 X 页 共 Y 页” 的式样插入页码，居中。 “第 X 页” 与 “共 Y 页”间空三字符。1.3 文本格式1.3.1 封面。汇编或独立印发的制度可设立面。设立封面其内容应有： “鄂尔多斯市君正能源化工有限公司”字样和 LOGO、制度的中文名称、文件编号、版次、发布日期、发布单位等信息。封面式样见附件。1.3.2 名称。 正文首页第一行为制度名称，小二号宋体加粗居中，单倍行距，段前 0.5行，断后0 行。与正文间空一行，行距：固定值10磅。1.3.3 目次。 采用自动生成方式，目次标题置于目次页第一行居中，三号黑体加粗，与目次内容间空一行，2 倍行距。目次内容为小

12、四宋体加粗，两端对齐。1.3.4 标题。正文各章、节、条、款序号及标题均为小四号黑体加粗，序号与标题间空二字符间距。款及无标题的条的正文与序号间空二字符间距。1.3.5 正文、段落。正文、段落中的中文字体使用小四号宋体，数字及西文为小四号Times New Roman字体，英文词组第一个字母需大写。每段落两端对齐，固定行距22 磅，段前、段后0 行，缩进左、右0 字符。1.3.6 数值。正文叙述中10 以内的数值，按习惯使用中文书写形式（一、二、三）中文年份中数字零记为“”，带有计量单位的数值，统一使用 Times New Roman字体阿拉伯数字，计量单位采用法定计量单位。1.3.7 终结线

13、。在制度条文结束后加一条粗实线“”，作为终结线，置于正文结束后、附件前，与正文间空一行。居中，粗细1.5磅，长度4cm。1.4 附加文件和文本格式1.4.1 附件。附件内容中文均使用小四号仿宋GB2312 字体，西文使用小四号 Times New Roman字体，固定行距22磅，标题行可加粗。1.4.2 附录。附录部分使用中文小四号仿宋GB2312 字体及西文小四号Times New Roman 字体，其它内容采用与制度正文一致的页面、版式规范。1.4.3 附注（脚注）。进行附注时，应位于需附注说明内容字段后，以下标的形式进行标识，标识采用中文宋体和阿拉伯数字Times New Roman三号

14、加粗字体。对附注内容进行说明时，应在进行标识的段落结束后或图表下方进行说明描述。当只有一个附注时，在注释说明文字前，标识“注： ”后进行说第 5页 共 8页明。当有多个附注时，按注释顺序，以“注： + 阿拉伯数字+全角圆点”：的格式编排序号， “注”与“1.”间空一字符。附注的说明描述统一采用中文小五号仿宋GB2312 和西文采用小五号数字Times New Roman 字体。每个附注单独成段，并编定序号。1.5 图表格式1.5.1 图表的序号和标题置于图表上方。序号与标题间空一字符。采用四号宋体及 Times New Roman字体，加粗居中。图表如带有编号，则编号位 于图表与标题之间，五号

15、仿宋GB2312 及 Times New Roman字体，左对齐。如同时需表述数值单位，则与编号同格式同行分列两端（居中，以 空格分移）。1.5.2 图表内部文字为五号仿宋GB2312字体，数字采用Times New Roman字体居中，表头文字加粗。1.5.3 当图表需要转页接排是，设置格式为“允许跨页断行” “在各页顶端 以标题行形式重复出现”， 表头跨页在随后的各页上重复表头序号，在序号或空一字符标“续”，用以明确。1.6 版本及印次制度的版本和印次以“大写英文字母 + 两位阿拉伯数字”进行标识，其中版本标识以英文字母“A ”开始代表第一版，顺序推排，印次以“01”开始代表第一次印刷，顺

16、序推排。版本与印次代码间空一字符。6 装订制度文件一般情况下采用竖版左边装订，钉角距左边1.2cm，书钉两钉角中心与上下页边的距离为7cm。7 附则本规范为制度类文件的编制提供基础性和指导性规范，编制时可在本规范的基本原则下，根据编制内容的具体情况进行局部的调整和变化，以保证公司制度类文件的协调性和统一性。本规范由公司企管部附则起草、修订并负责解释。本规范自发布之日开始实施。附件： 鄂尔多斯市君正能源化工有限公司管理制度汇编电石分册附件ERDOS JUNZHENG ERERGR & CHEMICAL LIMITED COMPANY版次 A 012013- ××- &

17、#215;×企管部鄂尔多斯市君正能源化工有限公司5771001803090012095 5790368228596330825771001803090012386 5761373997357606965771001803090013594 5780775799025155125771001803090012387 5771649826018180515771001803090012138 5721311921589183265771001803090012359 5790368223610760535771001803090012356 5761352861437917425771001803090012355 57508786970469327917088100343355274 10122994432583337917088100343355275 10186673293883200817088100343356107 10158115250150052217088100343356108 10100018005987173217088100343354295 10107419414268701717088100343356184