巧用Office助教师提高办公效率四技巧

1、精选优质文档-倾情为你奉上巧用Office助教师提高办公效率四技巧 为了满足广大教师希望借助于计算机来提高办公效率，并在一定程度上减轻工作压力的需求，目前很多学校都实现了教学信息化。今天笔者要推荐的小技巧，不是针对成绩分析、考场筛选等较为复杂的分析工作，而是带有“小窍门”色彩的办公技巧。虽然“小”，但这些“小窍门”保持了较强的实用性，对减轻教师的工作压力，提高办公效率还是有一定帮助的。 试题连带答案一起出 出试卷是任课教师最为繁重的工作之一，而且同时还要出不同的几套，如果还需再另附答案，工作量就更大了。其实在您制作试卷时完全可以一并附带上答案，如果怕不小心泄密，这里推荐三个在Word 2003

2、中将答案隐藏起来的方法： 方法1：选中答案，从“格式”菜单下打开“字体”对话框，在“效果”一栏中勾选“隐藏文字”复选项。 方法2：选中需要隐藏的文字，按下“Ctrl+Shift+H”组合键即可迅速隐藏文字。 方法3：从“工具”菜单下打开“自定义”对话框，在“命令”选项页中的“类别”中选择“格式”项。然后在右侧对应的“命令”中找到“隐藏”命令，将之拖到工具栏任意位置处，以后需要使用时只要用鼠标直接点击即可。 如果需要查看被隐藏的内容，只需单击工具栏上的“显示隐藏编辑标记”按钮就可以了，相关内容的底部会增加一条虚线的下划线以示区别。默认设置下隐藏的答案预览时不会被显示，也不会被打印出来。如果需要将

3、答案打印出来，按下“Ctrl+P”组合键打开“打印”对话框，在“打印文档的附加信息”小节下选中“隐藏文字”复选框即可。 “选择题”答案轻松规划 现在的考试试卷基本都以选择题为主，但标准化的试卷每个选择题后填答案的括号都是向右对齐，并在题目与括号之间有一些前导的虚线。如何才能快速地完成这一繁琐而又机械的操作呢?可通过使用宏来实现。 先输入各选择题的题目(括号及前导虚线先不输入)，输入时尽量使用自动编号功能，在输入选择题题目之后选择项之前，为避免编号的自动产生，可按“Shift+回车”来换行。所有题目按上述方式输入后，接下来完成宏的录制：把光标移到任意一个选择题的最后，单击“工具”“宏”“录制新宏

4、”，在“宏名”框中输入一个易记的名字，再在“将宏指定到”中单击“键盘”按钮，出现对话框。在“请按快捷键”中输入易记的快捷键，如“Alt+9”，再单击“指定”、“关闭”按钮。 此时，屏幕上将出现“工具栏”对话框，有“停止录制”和“暂停录制”两个按钮，鼠标箭头的右下角也跟一磁带图标。这样，接下来的所有操作都会被录制下来。先在水平标尺的任意处单击鼠标，则在单击处设置了一个制表位，拖动该制表位到标尺的最右边并双击，则出现一“制表位”对话框，“制表位位置”选择设置制表位，在“对齐方式”选项中选择“右对齐”方式，在“前导符”选项中选择第3种，单击“确定”返回编辑画面，此时不要改变光标位置，按“Tab”键，

5、即在光标处出现了一条前导虚线，再输入括号。此时可单击“停止录制”按钮完成宏的录制。最后可通过宏的使用来完成括号和虚线的录入：把光标移到选择题的后面，再按刚录制的宏的快捷键“Alt+9”，即可出现刚录制的全部内容。 打印试卷封头不求人 笔者身边有些教师在制作试卷封头时，喜欢采用剪裁、复印、粘贴或手写的方法来制作，这样做既不方便，也不美观。其实这个工作完全可以通过Word 2003来完成。 在Word 2003中新建一空白文档。点击“文件页面设置”，在弹出的对话框中“纸型”标签下设置“纸张大小”为A4纸，选择“方向”为横向。然后切换到“文档网格”标签下，将“栏数”设置为2。点击“视图页眉和页脚插入

6、文本框竖排”。在“页眉和页脚”框内用鼠标拖出一个文本框，参照图3所示输入文字和下划线。添加页眉后，页眉会处出现一条横线，由于影响试卷整体效果，应该去掉：在页眉处双击鼠标，进入页眉和页脚编辑状态，点开“格式边框和底纹”在“边框”标签下选中“无边框”样式，然后将它的“应用范围”设置为“段落”即可。将光标定在文本框中，点击“格式文字方向”选项，弹出“文字方向文本框”对话框，选中最左边的文字方向样式。 最后只要让“文本框”消失就可以了。把文本框拖到左边距外侧，并根据页面的大小调整好文本框的大小和位置。当鼠标移至文本框边缘处，鼠标变成“梅花状”时双击，弹出“设置文本框格式”对话框，在“颜色与线条”标签中

7、将“线条颜色”选项设置为“无线条颜色”即可。 高效合理制作成绩单 按照考试流程，考试结束后，每个班主任都要给学生发成绩通知单，由于目前很多学校采用的都是混合“排榜”的方式，同年级的成绩都在一个文件上，这时值得注意的是，如果通知单上显示出所有学生的成绩，不但没有保障学生的隐私权，而且还极大地浪费纸张，所以将成绩单抽出来单独打印才是比较合理的选择。 首先打开学校的Excel成绩单文件，将该工作簿命名为“成绩底”，然后在新建一个工作簿起名为“通知单”。在通知单的第一个单元格中输入公式=If(Mod(Row()，4)=1，“”，If(Mod(Row()，4)=2，成绩底!A$1，If(Mod(Row()，4)=3，成绩底!A$2，If(Mod(ROW()，4)=0，Index(成绩底!$A：SAd，Int(Row()4)+3)，Column()。 整个公式的意思是：如果公式所在行行号除4余1，则输出为空；如果公式所在行行号除4余2，则输出为成绩底工作中A1单元格的值；如果公式所在行行号除4余3，则输出成绩底工作表中A2单元格的值；如果公式所在行行号除4余0，则输出为成绩底工作表中A3单元格的值。用A1单元格向右填充到Adl单元格，选中AI：Adl向下填充到第四行，然