秘书学概论与实务考核习题与答案(同名26782)

1、秘书学概论与实务考核习题与答案（同名26782）秘书学概论与实务考核习题与答案1、封闭式办公室的优点是： （ 1）可满足单独办公的要求； （ 2 ）避免受到外界干扰，易于员工集中精力；（ 3）无噪音；（ 4）保密性强。2、封闭式办公室的缺点是： （ 1）建筑成本和能源成本高；（ 2）办公空间浪费比较大；（ 3）不利于对员工的监督和指导；（ 4）在一定程度上影响了员工之间的交流。3、秘书日常需维护的区域主要有三个：个人办公区、公共办公区和上司办公区。4、购买办公用品要注意以下事项： （ 1 ）办公用品不允许随意、无次序购买。 （ 2）尽量货比三家，买到物美价廉的物品。 （ 3）应保留一张货物订单

2、，以便收到货物是核对。（ 4）为防止缺货，应当有提前购买的意识。（ 5）对于消耗量大的物品，购买数量要充足。5、如今不懂计算机、不会使用计算机的人就是信息时代的“文盲”。除了计算机，办公室里其他的现代办公设备也越来越多，秘书的任务就是尽快掌握这些现代办公设备的使用和管理方法。 主要包括： （ 1 ） 打印机的使用与管理（ 2） 复印机的使用与管理（ 3）传真机的使用与管理（ 4）移动存储设备的使用与管理6、接听电话的程序与技巧： （ 1）准备记录（2）摘机应答（3）辨识身份（4）认真听记（5）道别挂机7、电话交谈的要求： 1.规范 2.礼貌 3.简洁 4.保密8、电话交谈的技巧： 1.不要直呼

3、其名 2.使用温和语言 3.用肯定语气表示否定意思 4.将命令形式转为请求形式5.慎重使用“你”字开头9、邮件拆封时要注意：（ 1）拆封时发现邮票丢失或邮票、邮戳不完整，应当注明。（ 2）不能拆启标有“亲启” “保密”等字样的邮件，除非有领导的授权。（ 3） 如果误拆不该拆启的邮件， 应当立即封口， 在信封上注明“对不起， 误拆”字样，签上自己的名字，尽快转交收件人，并致歉说明。（ 4）如果是单位的订购邮件，应当找出当初的订购副本予以核对，看品种、规格、数量等是否一致。（ 5）如果是单据、支票或账单、结算单等，应当及时转交财务或付款等有关部门。（ 6）如果是广告等宣传资料，有用的如有关行业、产

4、品的资料等，应当保存好或转交有关部门。（ 7） 秘书如果经过授权可以对信函进行阅看， 应该把其中某些重点内容圈点或勾画出来，以提示领导注意。10秘书工作事务繁杂，更需要合理地分配时间，有效地利用时间，以提高工作效率，有效利用时间需做到： （ 1 ）明确自己的工作任务与职责（2）区分常规工作和非常规工作（3）巧妙灵活利用时间（4）善于使用时间管理工具（5）适应整个流程的正常运转（ 6）遵守组织制定的规章制度（7）记录和评估利用时间的有效程序11、 前台接待是秘书的一项重要工作， 它是沟通内部上下的 “桥梁” ， 是联系外部的 “窗口” ，是企业的门面、喉舌，是企业形象的缩影。12、秘书和秘书部门

5、在参与团体接待过程中，必须精心准备，周密实施。团体来访接待事关重大，为谨慎起见，一般应当事先拟定出详细的接待方案，按常规应该包括以下几项基本内容： （ 1）接待方针（2）接待规格（3）接待安排（4）接待责任（5）接待经费（6）其他事宜12、涉外活动的基本原则： （ 1）不卑不亢（2）依法办事（3）内外有别（ 4）遵守礼仪13、涉外活动的礼宾次序： （ 1）按外宾身份与职务高低排列（2）按外宾所在国名英文字母排列（3）按时间先后顺序排列14、收文处理是对收到文书的办理和管理过程，一般包括文书的签收、拆封、登记、分办、拟办、批办、承办、催办、注办等环节。15、 拆封文书的要求： （ 1 ） 拆封前

6、核对来件的接受者（ 2） 不该自己拆的文书不要拆（ 3）不损坏信封内的文书（4）取干净信封内的文书（5）如发现信封内没有材料，应及时与来件单位联系（6）拆开重要信件时应有两人在场16、文书的立卷是指将文件组合成案卷的工作。立卷的程序一般包括如下几步：（ 1）收集文件（2）鉴别文件（3）归卷（ 4）调整（ 5）排列、编号和编目17、信息收集的方法：（ 1）观察法（ 2）询问法（3）问卷法（4）网络法（5）交换法（ 6）购买法18、信息分类的方法：（ 1）分母分类法（ 2 ）地区分类法（3 ）主题分类法（4）数字分类法（ 5）时间分类法19、开放参观活动的准备：（ 1）通过调查研究，充分了解接待对

7、象的情况（2）挑选并培训导游或解说人员，让其熟悉参观的项目（3 ）制作并至少提前一周寄发请柬。（ 4）确定接待服务处和接待人员（5）准备宣传小册子（6 ）准备礼品或纪念品（7）准备特殊的参观用品（ 8 ）布置参观的场景20、举办任何一次会议都要消耗一定的人力、物力、财力。其支出作出科学的预算是开好会议的重要保障。会议经费预算一般包括： （ 1）场地费用（2）交通费用（3）食宿费用（4）资料费用（5）人工费用（6）其他费用21、会议的筹备方案越详细，越可能把问题减少到最小的程度。但是，紧急和意外的事件任然可能发生，拟定出应急方案可以保障会议在出现意外时能够按计划进行。应急方案的着眼点包括以下几个

8、方面： （ 1）人员问题（2）场地问题（3）设备问题（4）资料问题（5）健康与安全问题（6）行为问题22、会议证件的制作的注意事项：（ 1）易于区分与会者的不同身份（2）要与会议性质和气氛相适应（ 3 ）要与组织的文化理念相吻合；另外，总体上来讲要注意经济适用、美观大方。涉外会议的证件要用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。23、会前检查的主要内容有： （ 1）会议准备是否充分（ 2）会议期间能否排除各种干扰（ 3）环境条件与用品准备（4）文件材料的准备情况（ 5 ）会场布置情况的检查（ 6）会议保卫工作的检查（7）特殊类型会议相关工作的检查24、清退会议文件资料是指与会人员在会议结束时，根

9、据规定将会上发的文件资料清理并退回会议秘书处。秘书首先要确定清退文件资料的范围，印制和下发清退文件资料的目录，并做好必要的解释工作。根据会议的实际情况选择合适的清退方法，清退过程中需要逐份清点、登记、填写文件登记清退表，交接双方签字确认。如发现丢失要查明原因，及时向领导汇报。25、会议评估的主要目的是为了明确以下内容：（ 1）会议目标是否实现（2）会议的成本效益如何（3）与会者是否满意（4 ）以后会议中需要改进的地方26、秘书调整工作日志要注意： （ 1）安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或添加临时的、紧急的情况。 （ 2 ）进行项目的时间调整、变更，仍应遵

10、循先重急后轻缓的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。 （ 3）确定变更后，应当立即做好有关善后工作，例如通知对方、说明理由、防止误解等。 （ 4）再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，不要漏记和不做修改。27、训练 1 ：XX公司准备在2010年1月10日至11日在x x省x x市x x x x酒店召开 2010年订货会议，于 2009年 12月 20 日发出会议通知。会期为两天， 1 月 9 日报到。报到地点在xx xx酒店1506房。请各地重要经销商参与，食宿费自理。请根据以上材料拟写一份带回执的会议通知。28、训练 2 ：陈先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理， 下面是他和他的秘书下星期一的活动安排：上午 10:30在办公室举行会议，所有的经理都参加。秘书要安排时间去银行取现金。 12:30 陈经理与北京代理商王先生在文化大酒店共进午餐。 秘书为人事部的朱迪小姐安排下午3: ： 00 见陈经理。在该天某一适当时间，秘书必须空出半