E-Mail撰写和发送注意事项

1、Exceltek Electronics Technology (Dongguan) Co., Ltd. E-MailE-Mail撰写和发送注意事项撰写和发送注意事项 AgendaAgenda一一. . E-MailE-Mail的简介的简介二二. . E-MailE-Mail的格式与礼节的格式与礼节三三. . E-MailE-Mail写作技巧写作技巧四四. . E-MailE-Mail应注意事项应注意事项五五. E-Mail. E-Mail常犯的小错误常犯的小错误一一. . E-MailE-Mail的简介的简介1.1.何谓何谓E-MailE-Mail E-Mail(电子邮件): 顾名思义, 就

2、是将”邮件”电子化, 将电子文件或数据, 通过因特网的方式, 在一瞬间送至地球另一个角落的人手上2. E-Mail2. E-Mail的优点的优点l传递速度快l降低成本l人性化 & 弹性化l保存性 & 记录性佳l可一次给许多人l内容易于再次利用3.E-Mail3.E-Mail的缺点的缺点: : 在此不予讨论二二. . E-MailE-Mail的格式与礼节的格式与礼节1. 格式格式表头表头a.正本收件人(To:)b.副本收件人(Cc:)c.Mail主题(Subject)d.密本收件人(Bcc:)本文本文1.开头敬辞2.本文3.结尾敬辞4.署名/签名檔5.底图/背景音乐二二. . E

3、-MailE-Mail的格式与礼节的格式与礼节2.2.礼节礼节l英文字不要全部大写(或小写)l引用来信应力求精简l如引用他文, 应注明出处l勿忘礼貌l注意文化 / 生活习惯的差异l不用歧视用语或不雅词汇l注意错别字 / 语法 / 语气l遵守24小时(或48小时)回复原则l不要把E-Mail随意发给无关的第三者l全文不要过于花梢三三. . E-MailE-Mail写作技巧写作技巧1.1.使使本本文易于阅读文易于阅读l将每行字数控制在50 70字(英文)之间(中文25 35字)l长信应分段l适当应用条列式写法l合理使用文字加强效果l若有附加档案, 应在文中相关之处标记说明l如需对方回复, 应标明希

4、望回复的时间 & 事宜三三. . E-MailE-Mail写作技巧写作技巧2.2. 本文的文体本文的文体 & & 组织组织a.协调性四原则: 仅叙述相关事宜(关联性) 传递完整讯息(完整性) 不说谎或说没根据的事(真实性) 依序简洁表达欲传达的事项(条理性)b.措辞礼貌三原则 不带命令式语气(地位) 给对方选择权(敬意) 表现亲切(同侪)c.文体 简单明了 不卖弄词汇 清楚明白双方关系, 语气用辞全文一致d.三段式结构 起言(引述) 展开(主旨) 收尾(建议或要求)三三. . E-MailE-Mail写作技巧写作技巧3. E-Mail(3. E-Mail(或便条纸或便条

5、纸) )五原则五原则 a.主题(Subject)简单明了点明主旨 b.将主旨内容写入本文第一段 c.具体内容在第二段之后说明, 并力求精简(条列法) d.本文仅叙述与主题相关事宜 e.本文长度, 最好限定在一页(一张)或一个画面呈现叙述9四四. . E-MailE-Mail应注意事项应注意事项1. 1. 注意主注意主题题乱码乱码2. 2. 勿发给无关人员勿发给无关人员3. 3. 你不是明星你不是明星请署名请署名4. 4. “AllAll”不是人不是人5.5. 慎用慎用”密本抄送密本抄送”(”(双面刃双面刃) )101.1.注意主注意主题题乱码乱码转发Mail出现乱码时, 最好重新拟主题, 避免

6、题不达意(但仅回复时可以不重新拟主题, 以保持主题一致)112.2.勿发给无关人员勿发给无关人员Mail应避免发给无关人员, 尤其是发给客户或供应商的邮件, 涉及商业机密, 更应注意- Original Message - From: To: 万宝至万宝至MS.曾敏仪曾敏仪 ; ; 技研新阳技研新阳MS 陈陈 ; 技研新阳技研新阳 MS.肖肖 ; 技研新阳技研新阳MS.汪汪/陶陶 ; 丸山丸山MR.崔崔.MS.刘刘 ; 东马东马MR.崔成焕崔成焕 ; 东马东马 姜雁姜雁 ; 东马东马 MR.易易 ; 新光荣新光荣MR.William ; 新光荣新光荣MR.叶洋叶洋 ; 新光荣新光荣 MS Em

7、ily ; 台翰台翰 胡平芳胡平芳 ; 台翰台翰 MS.史振瑞史振瑞 ; 环旭环旭MS.李青密李青密 ; 环旭环旭 欧阳杰欧阳杰 ; 环旭环旭MR 虞虞 ; 协隆桂协隆桂S ; 协隆协隆MR.黄竟升黄竟升 ; 黄黄 様様 ; 万旭万旭MS.吴丽敏吴丽敏 ; 凌进凌进MS 韩韩 ; 凌凌进进MR.梁梁 ; 敎敎 MR.石橋石橋 ; OKI MR. 侯永侯永平平 ; OKI 宋彦冰宋彦冰 ; 新确新确MS.蔡蔡 ; 新确新确MS.甘甘 ; 新确新确MS.刘海霞刘海霞 ; 新确新确MS.龙龙 Sent: Monday, March 06, 2006 9:12 AMSubject: 关于无电解镍电镀铅

8、含有的调查关于无电解镍电镀铅含有的调查! 大家早上好大家早上好! 以下是敝公司的部品调查表，调查对象为以下是敝公司的部品调查表，调查对象为DCE所有部品。所有部品。 仅含有仅含有“无电解镍电镀无电解镍电镀“的部品，请填写在中间的表中。的部品，请填写在中间的表中。 要求纳期：要求纳期：3/13前，谢谢！前，谢谢！ 东莞市长安镇乌沙李屋第六大道新星工业园东莞市长安镇乌沙李屋第六大道新星工业园 日华电子厂日华电子厂 购买购买1课课 杨平杨平示例邮件由客户示例邮件由客户ALPS发出，未注发出，未注意检查，使所有供应商都清楚地知意检查，使所有供应商都清楚地知道了自己的竞争对手。道了自己的竞争对手。123

9、. 3. 你不是明星你不是明星请署名请署名所有正式发出的Mail都应有署名, 即使没有包含名字、公司、职务、电话等信息的签名, 至少应把自已的名字写在Mail尾部, 这样做也体现了基本的礼貌, 发给客户的Mail尤其应当注意134. 4. “All”All”不是人不是人请记住! Mail要发给确定的人, 盡量避免写出“All”的称呼以下Mail是需要“Sales”做事, 却写着“Dear all”明显不妥14五五. E-Mail. E-Mail常犯的小错误常犯的小错误1. 1. 发送前执行姓名检查发送前执行姓名检查2. 2. 避免发送大邮件避免发送大邮件3.3.回复或转寄时回复或转寄时, ,

10、须重新确认主题与本文内容是否一致须重新确认主题与本文内容是否一致, ,避避免文不对题免文不对题4.4.谨慎使用全部回复功能谨慎使用全部回复功能( (理由同理由同”勿发给无关人员勿发给无关人员”)”)151. 1. 发送前执行姓名检查发送前执行姓名检查( (一一) )检查收件人是否正确, 避免发错而误事检查方法: 点击“检查姓名”按钮161. 1. 发送前执行姓名检查发送前执行姓名检查( (二二) )检查前检查前检查后检查后172. 2. 避免发送大避免发送大MailMail发Mail前先确认Mail大小是否太大(原则上超过3M的文件不宜通过Mail的形式来发送)以下例子中的Mail附件超过了5

11、0M(55,678 KB=55.678 MB), 发送时造成收件人Mail瘫痪如果附件太大, 又在公司内部发给很多人, 将会造成公司Mail Server崩溃, 从而影响全公司的正常工作183. 3. 避免文不对题避免文不对题Mail内容与主题不符或回复Mail时换了本文内容却未改主题- Original Message - From: sue.yang To: (USI/SZ/VQA)杜月珍杜月珍 ; (USI/SZ/VQA)乔岩乔岩 Cc: USI/SZ 王仁峰王仁峰 ; (USI/SZ/BSD3)曹晓辉曹晓辉 Sent: Wednesday, March 15, 2006 9:00 AMSubject: Fw: 元件温度调查表格式（客户文件）元件温度调查表格式（客户文件） Dear 乔岩，月珍，乔岩，月珍，今天晚上要开始备料，明天要进行试产，所以客户已经同意所有物料均可入库，为了不影响生产，请今天晚上要开始备料，明天要进行试产，所以客户已经同意所有物料均可入库，为了不影响生产，请尽快入库，另外，请作好记录，下次来这些物料时，