汇博通借阅管理系统软件使用说明书

1、汇博通文档借阅管理系统使用说明书汇博通知识管理系统的属性管理，实际上已提供了借阅与归还功能，但那是针对每一份文件或档案而言的。这里，为客户提供一款专门用于文档的借阅与归还的软件，不但可办理一份文件的借阅或归还手续，只要有需要，也可批量办理借阅与归还，另外，还提供了与借阅有关的一系列统计报表。发放功能与借阅类似，所不同的只是发放不必归还，如将购买的资料、图书发放给职员学习注：借阅与归还模块的操作，需要获得以下三种权限中的一种:系统管理员归档授权（档案管理员）编号授权（文件管理员）与借阅与归还模块相关的系统参数的设置说明如下:Mod_Borrow_PLTrue借阅与归还模块开关：True-开，Fa

2、lse-关。Mod_Borrow_PL=False,模块工具条上不会该模反BHRightOI系统管理员文件自动生成编号（取号）授权，可设BHRightOI-BHRight99共99个参数，即最多可授予99人取号的权限，如BHRight01=张三。具备编号（文件管理）权限者，具备借阅与归还模块的操作权。GDRightOI系统管理员归档权限授权，获得归档授权的流程邮件处理者，当其待处理的流程邮件处于归档职能时，可将邮件转入指定路径，最多可授权99人，即从GDRight01至GDRight99。如GDRight01=张三。具备归档权限者，同样具备借阅与归还模块的操作权。首页汇博通主页的模块工具条上，

3、有一个借阅与归还的按钮，单击它即进入借阅与归还首页。借阅与归还首页样式如下图:中油jhiiq吧里M自,借阅（发放）前面已经介绍过，借阅与发放的区别在于，借阅需要归还，发放则不必归还，从某种意义上来说，发放实际上已将所有权（或有条件的所有权）转移给接收者。借阅界面包括左右两个子窗体，左侧子窗体用于显示可供借阅（发放）的文档，其上部有搜索关键词输入框，输入相应关键词即可查找出可供借阅的相应文档，如果要借阅的文档已经在操作者手上，并且，标注有条形码或电子标签，操作者可直接通过条码阅读器或电子标签阅读器读取相应编码直接获取到该文档。根据实际需要，通过点选左侧的复选框，选择具体文档，然后，通过点击两个子

4、窗体中间的箭头，即可将选中的文档添加到右侧子窗体的列表中，即可直接办理借阅或发放手续。-IE-Sl g可供借阅（发放）输入文件名称、编号、责任者或主题词等属性，点击【检索】按钮进行查找，如下图:可供耐（发放）1占击与/苴声昌士可茬F节以窗运土任w陪法中企111羽眠盟基I匚日文件泰仔舌番号.第公司苣理占统及E业1与49列拈侬怵匚!图相业12345由&同中面htm二净0NL2MB登录二苞参MW港林0亚/J*目录F的格M风播，量的代一覆关于企业1士空者爱巾由发廿/mr多啕林匚*企业证币15瓯站育录币育用窄h.*&S林.毡）企业t打44厥重与.htm翼点匚值中iHNM5性近霹面幅和-prl0gH林二、

5、-勾选确定后点击该按钮，即可添加到已选择列表区中。士计TFF汗”专口点击每份文档名称前的图标，可展开或隐藏文档的份数清单，还可通过点击表头的七图标来展开或隐藏所有文档份数清单，办理借阅手续时，可针对每一份文件进行，以方便一式多份文件的管理，如合同、资料、图书等，勾选（取消）具体目标可通过份数序号前的复选框实现，对应文档的所有份数操作只需通过文档图标前的复选框实现，同理对列表所有文档操作亦如此。El文件责任者罪号同阖公司管理素统及企业上2345网站-草需林回序号：1借阅次数：4勾选确定后，点击列表右侧按钮，把所选择的文档及份数清单添加到已选择列表区中进行后续操作。已选择借阅（发放）从可供借阅（发

6、放）列表区中，勾选添加后即进入已选择借阅（发放）列表区中（如下图）若列表中存在比较多的冗余数据，可点击列表上方左侧的【清空所有】按钮，对列表区内的所有信息清除，若只对部分冗余文档取消操作，可通过取消勾选对应文档，并点击【清除未选】按钮对冗余文档进行清除。由于汇博通容许对一式多份文件进行管理，所以，当一种文件存在多份时，将以序号分别显示，你可对不同序号的文件分别办理借阅手续，该功能对于合同、保密文件、资料以及图书等的管理非常有用。已造明胸（发nor（点击等介势图行可展开临岫nr（om，）湾空所青清除采选借阑发放C文件弱知江剧公司普理系浣及企业1门网拈it培林口序号!1团.关于企业5矍聚丽设出前醒

7、林借阅次数i4团序号：1豆葡企业6羽6数更毒HE黄鬣山flHKXJEK：1回序号：1fl阅次数：1但已添忆3个条自.合共3份.点击借阅或发放按钮时，若列表中存在未勾选的文档，系统会弹出下图提示:此时，请根据实际情况，点击确定或取消。借阅操作：点击列表上方右侧的借阅按钮，系统会弹出借阅手续办理操作页面，见下图:经办人实际上就是当前 操作者。借阅人，可直接输入， 也可双击弹出组织框 架选择输入。批准人，可直接输入， 也可双击弹出组织框 架选择输入。到期日期，借阅期限缺 省为一个月，若不同， 可直接修改。用途，可按实际输入文 本信息。到期提醒的各种方式, 可根据需要选用。双击借阅人、批准人输入框时，

8、将弹出组织框架，操作者可根据需要，展开并点击选择姓名 即可：人员选择X露口01翦桐4技(必上O杷coo叁帮组O M 100台3部事O 假 2oo mt旗LO望300销售部O & 40。技术西部(7)爵仁高嫩传季黄永和-技术年等工哩方fi刘小丽-档案蟠技术二问T%|I餐找点击下一步，系统弹出借阅确认单，见下图:如需要打印，点击打印按钮即可。若信息有误，可点击上一步返回修改。确认无误后，点击确定完成借阅。发放操作：点击列表上方右侧的发放按钮，将弹出发放手续办理操作页面，见下图:其操作方法，与借阅手续办理类似，完成后，系统弹出发放确认单，见下图:归还发旅认堂I融施ffltp上一二 As如需要打印，点

9、击打印按钮即可。若信息有误，可点击 上一步返回修改。确认无误后，点击确定完成发放。借阅的文档，使用完毕或到期后，就需要归还。归还界面，同样有左右排列的两个子窗体，左边的子窗体用于查找要归还的文档，窗口标题为“正在借阅”，右边的子窗体则用于显示选定归还的文件和办理归还手续，标题为“已选择归还”。Gl?正在借阅可根据借阅人姓名、借阅号或电子标签查找出相关文档，如下图:正在借用：自主号,力牛明卡二不,菽寸，ETk法甲）主二者旨于隹业12345音录下面谩计间第联力作检索SIN个条目,合J；1若,具体的列表操作可参看借阅（发放）的可供借阅（发放）说明。已选择归还,具体的列表操作可参看借阅从正在借阅列表区

10、中勾选添加后即进入本列表区中（如下图）（发放）的已选择借阅（发放）说明。波已选择旧透；（京壬整T文件图标可展开史战密崛睇0晴隼）清空所有清除未远旧迂你已添扪2个条日，合兴N伊.选择确定后，点击列表上方右侧的归还按钮弹出归还确认单，见下图。H：*法苧6恒日明芟asWW信尿人3A范祖己三TANH就乳JM乖二酢加M-14其1甚力K渤T&t2014-020山就嚏后节理裁iS用料20CRD冉口41KWI2fl1i-0MQ夫一无支单志.材1日迎508手前2014-0-1-271苦一一2A1M1-2Z归还确认单蛹定借阅统计如需要打印，点击打印按钮即可。确认无误后，点击确定完成发放。针对文档的借阅、发放与归还

11、，设计了一系列满足不同需要的与借阅有关的报表。由于电子文档依据授权可直接阅读，有权限阅读的电子文档不必再需要办理借阅手续，登录后可直接根据需要查找阅读，所以，也专门设计了电子文档的阅读统计报表。对于没有权限阅读内容的电子文档，如果有权限查看属性（即条目），亦可发送专门的电子申请流程，申请阅读文档内容，获得批准后，则可在流程邮件中直接阅读文档内容，系统亦提供了专门的电子文档阅读申请登记与统计报表。所以，借阅与归还，原则上，是指实体文档（一般指纸质文档）的借阅与归还，这一点，望管理者认真理解和把握。第一步，选择报表，见下图。*;透下祗财魁t坦假青记嬖： 二七小七= 工,.nI:七二昼辟:亭.J M

12、WTW*-WMMht :日 号 3* 51-人S -档重科础物。崎 吉士士入工4与一h 一二七.，去,刍二卜 切=才,；* 二E二5：号一 士目F事计鲁； 一唱:京可 :一堆二，-加E匚山-十 电了*r-tl，由于报表众多，为便于操作，系统按报表性质特点分为了登记类、排序类和统计类。第二步，设置报表统计条件，见下图。揖，片蜂:女楂炯信般时壬料七”】fiM:i4-fi-u星aoi4-os-04的4A：，都郃门：金郎就石:学第k泛百琲率.文传B期二二二完成统计条件设置后，点击统计按钮即可生成报表。若需选择其他报表，点击报表名称后的重新选择返回报表选择操作。上图以文档资料借阅登记表为例，其他报表除统

13、计条件有别外，操作相同。文档资料借阅登记表ratfeE闫he文岩资格儡冏罂也表多领位日常H2M4-1MfiMlMI-MH才，文件喘号若任老jum.号iftfelAfcftA经藤人血时目ma9L上11川二；J.IWftiS*阪力翔b1Ur叫ttH算“QllL4Ifr3fr52aoLMijj152H524b12JC峥劭川-14UfcUffl2gi15O必3iMDB理空企ii河也d1哪|。1兼本更修S)督岫l2014-01-1411:424关于建业L*中京万南段讨isp7imiui1育门和卷木黑f0itOMiam)ILCJi2LUI-I4H.41C4.5或止一岂用挂士KIKdj1印,忸色201141

14、144，姬仔。恸士自期序而谨制w*2flEIJ4-i41的aw.maw.聘1眦2尔Mft2011111412b13Jf部峨4SflH-OHM|g：U4&IHI班l-5a：JdB13勤12JrXlEi2014-0144.II:P4|ZDLUIE：的31*94b旧f*IW-LS01MI145IBM24144140IQ圾塔的同J迫工生蜂专*，标顺1bLUr兰屿翔MlOt钟但1?烈取111喈巨目理工拈土电d0酶201441131b123E雷映加15寸$r,M815.517M尸XU，M4*文档资料发放登记表mm导台EhH文世黄甲I残放登记最11Mti1止日!13；二：1乩:：1上二至二:ix：0ff交件

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18、由冏F1擀件诩1辟4mW人求真人1峡讣;聿拒时忘吗丁咱府件lOW+Pf15其中UMB的Jais主哙情件附曲咨腐丹“:XI4ClL文档资料发放情况统计表打31苗览导日衣&文持望料柒放靖况挟工&绒讦出止日.：XrtL.LM至，U4-L.i:斥号”计源目MgJStt娓姆典营汪1己右地父怕主鞘翩附件崎1,屏3娜文侬入夜4人班次WfeQlHiX144l.ll电子文档阅读情况统计表打RBttxcei电子文档周凌梢祝域让忘或腌止日军：14-J-：.1至：44-1-：*每篌计原目计平单反城计转昔运】中片制研忸件.2电f力时mi总附MQ3W件3希4王明心就人I1A4攻唯J/揖j=n?gf太三次Off=ih舅文档

19、资料借阅次数排序仃印箱更文档资料毋闻壮砂排力城计总11日里：2liJ：l.ijla2C14,.Q2.L6例摩文/痹号宣任青文件日索*生J4国奉月号所：动谏直MW丁*岸北二X器吊币更叩TH?J。懂哑一厢力，记*田F司肃F3&H剧81A憎醒函#站ititltl。期mEv：出性制以上:JL：-；J樨，忖茁e&iM刘加皿与3d好i小i-2$ii-ii1工上斤以用出任Chilli工13百1a卬小叶自幼化糊方案并W44皿皿睛1丽？即2W讥制文档资料发放数量排序打印他克寻EEji匚日1文杵童fl友敢数量博线计侬旧电：；D4.D.Q_QA44xL|JEfrTfttlW金也西里A4*脚卷条：二匕社it*用1XilJ-12-164业12J：缩不百三卡马1:P4?：H：5首家至可的E二口仁2OK-1M2利了丁-文档资料按借阅者借阅次数排序打工融呼出F玷:H史将避料发敏蚣星处厅苴台上TIT-1.I4-J.，i?.：4-：-L!曜摩文件文件日室切为里*川第与归城EMfjft专用2CH3-L2IS企骷5若果公隧考茶蚪门川