企业信息系统

1、企业信息管理系统 - 任务管理系统应用手册任务管理系统应用手册 企业文化部 2003年 2 月 目录I. 系统概要 31 .1系统功能31 .2系统内容31 .3系统的进入3II 系统模块使用 32. 1 录入操作 321 1 任务添加 321 2 编辑任务 321 3 作废任务 321 4 结束任务 321 5 划分阶段 321 6 任务转发 321 7 考评填写 32. 2 查询操作 3221 查询历史时间的日历 3222 查询指定日期的任务 322 3 查询已作废任务 322 4 查询下属员工任务 322 5 查询员工工作考评 3III 系统应用规则 3IV 系 统 使 用 技 巧 3I

2、. 系统概要1.1系统功能对个人工作进行合理的统筹、安排、总结，做到井然有序， 继而提高工作效率、优化工作质量。使上级领导对下属员工的工作监督有力、落实彻底、评定有 据。从中清晰地了解员工的思维习惯、工作方式、工作能力，由此对人、对事客观评定、防微杜渐。弥补了传统工作汇报方 式的效率低、不合理，没有细节依据等不足之处。加强公司部门之间、人员之间的沟通、合作，充分发挥团队 力量。储存有效的工作记录，逐渐积累成公司海量的经验、知识仓库，具备极大的参考和借鉴价值。培养员工良好的工作习惯，提高职业素养。 通过此系统可全权实现工作的在线传达、在线回复、工作安 排、进展监督、任务备忘、业绩评定等，工作实施

3、方向明确，业绩 评定尺度清晰，有利于形成有效的激励制度及企业的长远发展。 1 .2系统内容TENGS任务管理系统主要包含以下几个模块：任务创建、任务编辑、任务作废、任务到达提示任务结束、结论填写、任务转发 任务阶段管理-阶段划分-困难求助任务进度显示、任务延时识别指定日期任务查询、下属员工任务查询具体描述请详见第二章。1 .3系统的进入登陆到公司内部主页 < “”）后，点击“任务管理”即进入系统登陆界面，输入用户名、密码，如图1. 3 .1 :图1 . 3 .1点击“竺”后，进入系统主界面。点击“返回”，则回到公司主页。 点击“區目”按钮，即进入如下界面：图1 . 3 . 2输入用户名、

4、旧密码、新密码并确认后，点击“乩切”，系统即提示“口令已经成功修改！ ”然后点击“返回任务管理”返回操作主 界面。点击“丄三勺”，即全部清空，重新输入。注：兴初次登陆系统时，用户名与密码为信息技术部所设定，此后用户可自行更改密码，但不可改用户名。兴更改口令时，用户名和密码均区分大小写，注意使用小写II .系统模块使用2. 1录入操作以个人用户名进入任务管理系统的主页面，如图2.1.1:也PH作废任鈔|結束任箔|划分阶段|壁萤|12009-02- |二月2003 卜二 M 四 a 251293Q!31134567810 1112131415L7 1019202122?4 2526272Bjt&#

5、177;j a 俪百任劳名称发起扎莠任£并皓时间踣朿吋伺薰际结東时间030107011耳池駛脚茶紀 应孙韵孙前S0Q3-K3003-2-150%1厂O3O1&8W1采购琶理的 «.孙韵2003-1-82C03-2-150%1r030113006采购裁邈收孙韵2003-1-142003-2-140%1厂O3K11K6赵屮军2003-2-112CM-2-130%1r030211005工化总皓抽備2003-2-112003-2-130%1蓝时芦?？厂03K12K5任各管理至飯应 用TJ12003-2-132003-2-150%1厂030E1.1D08公司主帀*注内-孙韵2

6、003-2-1020Q3-2-11100%12003-2-11厂030211007采购部|、渤员工 培.JKS2003-2-t12003-2-11100%12003-2-11r任务列表图 2. 1 .1左侧上方的电子日历可便捷地查询任意指定日期，日历中红色的日 期表示当天有任务发生。左侧下方为用户提供重新登陆的界面，如图:与最初从公司主页登陆系统的作用一样。若操作过程中超时，系统提示“请重新登陆”时，可通过此处重新进入任务管理系统的主页面 任务列表中包含“编号、任务名称、发起人、责任人、开始时间、 结束时间、进展、阶段、实际结束时间”等字段，其内容所列的是 当月的所有任务，其上方即为对任务进行

7、的各种操作。注：兴任务列表中显示的是：1) 责任人或发起人是登陆用户的任务2) 至今仍没完成的任务3) 结束时间或完成时间是本月的任务。兴任务列表中的编号规则为：02 0 9 0 6 003日期流水号2.1.1任务添加主要功能：创建新的任务。具体描述：如图2. 1 .2所示任务济加开始日期梓)2002-12-13结束H期|2002-12-20霍起人的优先级别负责人部门|信息技术部创鱼责人(*)|孙韵任务标題|任务管理系统应用推广详细内容1. 编写农系统使用手册3_J2. 制定萤系统应用觌范3*组织相关人员培训冬应用监酱及辅导|吋我的文档1应用文档油測览二|如有阳件谙上悅文件知用彌过血固邮件迪知

8、厂通过电子邮件通知责任人添加返回i 一带有俚的项为必埴顶，否则无法提交甲2一忧先级别应対1、2、33-若结束日期不录入系统默认为与开轴日期相同图 2. 1 .2进入任务列表的页面后，点击页面上方“=-11十 按钮，即打开如上界面。<1)“开始日期”：在空白处单击一下鼠标左键，即弹出一个日历，直接在日历上选择相应日期 <同样单击一下 鼠标左键)即可。<2) “结束日期”：输入方法与“开始日期”相同，如空着不填则系统默认为与开始日期相同。<3)“发起人”：意为下达任务的人，系统自动默认为登陆用户。<4)“优先级别”：分为 1、2、3'三个等级。优先级别为 1&

9、#39; 的任务表示最重要或最紧急，在任务列表中排 在首位； 2'级任务重要性其次；3'级任 务最次，在任务列表中的排列顺序则依次顺 延。<5)“负责人部门”：必须选择任务负责人所在的部门，否则提交时，会提示<6) “责任人”：意为完成任务的人，在选择完“负责人部门”之后，此栏即自动显示出此部门中的所有人员，从 中选择即可。<7)“任务标题”：是对此项任务总的概括描述。<8)“详细内容”：是对此项任务具体内容的详细描述。<9)“邮件通知”：选择此项，即下达任务的同时系统会对任务责任人发邮件进行通知。 < 详见附：“任务到达 提示”详细说明)&

10、lt;10)“附件”：随同任务，可附加本机上的文档或图片，用于给任 务责任人察看，其作用类似于邮件中的附件。以上内容均填写完毕后，点击“二”按钮，即创建任务成功，并 自动返回到任务列表页面。注：兴添加任务时，发起人就是用户自己。兴添加任务时，责任人和责任人所在部门必须一致。对于任务的负责人，系统无任何限制，即用户可以下达任务给自己或下属员工、平级、直接上级或其他部门领导等。兴除结束日期可以不填外，其他“”项都必须要填，否则无法提交。兴使用“邮件通知”的前提是，责任人必须有公司设定的邮件 帐号。決“附件”所带的文档可以是任何格式包括文字、图片等等），但文件名必须使用英文名称。附：“任务到达提示”

11、详细说明主要功能：可以及时地知道新任务的到达，当他人下达一项新 任务时，任务责任人的邮箱中就会有新邮件进行通 知。具体操作：在任务管理系统中“邮件通知”后的小方框内口” 点击一下鼠标，即 廖电孑邮件通知责任人”。提交后，任务责任人的邮 箱中立即就会有一封提示有新任务到达的新邮件， 如图:按收时间lillook Express3本地立件夹唤收件肩強已发送邯件&已隍臓拌媲茸稿強已发送邯件¥,：看附件01-12-17 23:49.jMail Bell vary Subsy.料 jaBQE chen如忑ten歹.谑有一项話任瘠：編写任务到达猩示使用说明Returned bail: C

12、aimot send mwithin.01-12-19 13:1101-12-20 123401-12-21 16:47邮件的主题为：“您有一项新任务：任务标题 ”。点击此邮件，即可看到其内容如上所示，点击“详情请看”，可直接打开“任务详情”的页面，点击“”，则直接打开公司的主页面。注：兴每日开机后，需打开 Outlook Express，并将其最小化，只 有这样才能随时接收新邮件。有新邮件到达时，屏幕右下角 会有小信封的标志。2. 1. 2编辑任务主要功能：对已添加的任务进行修改、补充。具体描述：如图所示L.带有00的顶为必埴项-否则无法提交T2忧先缴别应如2. 33.若皓束日期不录入系统默

13、认为与开始日期相同图 首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的Id内打钩叵,然后点击页面上方的空兰”按钮，即打开如上界面。然后可对所有内容 包括结束日期、责任人、任务内容等）进行修改、补充，最后点击“编辑”即可若选择发起人非自己的任务，然后“编辑任务”，系统则会提注：兴用户在任务列表中只能选择一项 且发起人必须是用户自己 的 任务进行编辑。主要功能：从任务列表中删除无用的任务具体描述：如图所示首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的_ ”内打任务竊加开蛤日期屈2002-9-18结束日期2002-9-20食起人(*)忧先皱刘P3负责人部门|信負拽术部二负费人0)|进行中二J任务阶

14、忌載(的|S4t理系统应甲推广详细内容0L编写!系统使用手册2、制定C系统应用规范3. 组织相关人员培训 釈应用监醫及辅导JjJ件废作废原因保)因受训部门人员变动，近期暫不实施°_jd1.作废时必须认夏埴写作废原因？图 钩"，然后点击页面上方的“ 上2_”按钮，即打开如上界面。 认真填写“作废原因”后，点击“作废”即可。注：兴任务作废和编辑任务的权限一样，只能对发起人是自己的任务进行作废。兴任务作废时必须填写“作废原因”才能提交。兴作废的任务并非真正删除，而是存放于已作废任务列表中2. 1. 4结束任务主要功能：结束已完成的任务。具体描述：如图所示面。在“填写结论”一栏中填

15、写此项任务的工作结果，然后点击“完 成”按钮即可，系统自动回到任务列表主页面。未结束的任务显示为蓝色，排在任务列表的前面。已结束且正常 结束的任务<即在要求的完成时间内结束的任务），在任务列表中显 示为灰色，并自动排在任务列表的后面，如图：208120041 部门T月檢老核孙韵 | 2002-B-12 | 2002-8-15 100% | 12002-B-15若实际结束时间超出了完成时间，则系统认为延时，结束时必须 输入“延时原因”，提交后，在任务列表中此项任务的实际结束时 间显示为红色，如图：LOODT | 制定Karr 琢.罗時| LOO* | 12002-9-1&若已到完成

16、时间，任务仍未完成 < 即仍未点击“结束任务”），则此项任务在任务列表中显示为:020702003逹乂公司计算机! I!孙韵 林明桂 2002-7-52002-7-20延时?注：決任务结束只能“发起人”才有权限完成任务的责任人在完成任务后，需以电话或面谈形式告知发起 人，然后由发起人审核其任务完成情况并决定是否结束此项 任务。兴 结束任务时必须填写“结论”，如果任务已经延时，必须填 写“延时原因”，否则无法提交。兴 如这项任务在阶段划分中创建的新任务还没完成，则这项任 务将不能结束。2. 1. 5划分阶段主要功能：对于规模较大或耗时较长的工作通过若干个小阶段来逐步实现。有助于责任人自己工

17、作开展的思路清 晰，也有利于上级主管审查工作具体描述：如图所示您要把任务划分为町阶段堰回|图 首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的“内打钩"， 然后点击页面上方的“划苕斬段I ”按钮，即打开如图。选择几个阶段，点击“圉”，即打开如图2.1.8 :点击“返回”，即回到上级页面宙难给来任务1|制作文档|进行中创建新任务完成2进行中创建新衽务完成31应用醫导进行中创建新任务完成图 输入每个阶段的小标题后，点击“曲”，即打开如下界面:任务阶屋列表阶段标题状态求助结束任务操作1制作文档进行中创建新任务完成2培训进行中创建新在务删除3应用督导进行中创建新任务删除返回I图 “编辑任务阶

18、段”：对已录入的各个阶段标题进行修改、补充。图“添加任务阶段”：在任务阶段列表中创建新的任务，添加更多的阶段图“删除”：从任务阶段列表中，把此阶段彻底删除。“完成”：结束已完成的某个阶段工作。还可以也可以直接完成。 自动显示当天日期，即完成工作的日期。恆务阶屋列表阶段标题状态求助结束任务噪作1制作文档完咸已完磁2002-9-192培训进讦中刨建新枉务完成删除3应用習导进行中刨運新枉务删除图 回到主任务列表中可看到“阶段”中变为“ 3”，“进展”变为33%，点击阶段数，将进入图界面。注：決任务阶段只能由“责任人”来划分。兴编辑任务阶段和添加任务阶段时任务标题都不能为空，否则无法提交兴划分阶段之后

19、进入填写任务标题页面，标题必须填写然后才能提交。2. 1. 6任务转发主要功能：下达给与此项工作相关 本部门或其他部门）的负责人。具体描述：如图所示图 首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最后的内打钩然后点击页面上方的违3”按钮，即打开如上界面。输入“责任人”，并选择责任人所在部门，然后填写发备注”，及“结论”，最后点击“立即转发”即可提交后，主任务列表中的原有任务的实际结束时间变为“转 发”，同时另外生成已经更改了责任人的转发任务，开始时 间取转发任务的提交时间，任务详情中必须包含“任务转发 备注”，并且增加“转发人”一项，其他数据继承原有任务；任务浏览权限不变，即仍然为列出“责任人”

20、或“发起人”之一 是登录用户的任务。2. 1. 7考评填写主要功能：填写本月下属员工的工作考评情况，记录清晰，辅 助管理。具体描述：如图所示图 2. 2 查询操作2. 2. 1查询历史时间的日历主要功能：便捷查询任意指定时间的日历，查找工作记录，辅 助工作安排。具体描述：如图所示彳 十月2001 卜日一三三四五兰31 12 3 4 5 67 89 10 11 12 1314 15 16 17 18 19 2021 22 23 24 25 26 2728 29 30 31123|iol jJ |2ooi (go)图 在任务管理系统的主页面左侧的日历上，通过下拉箭头选择要查询 的时间，然后点击“乜

21、0”，日历即变为指定年月的日历，凡是红 色的日期表示当天有任务记录。2. 2. 2查询指定日期的任务主要功能：根据需要，查询历史时间中的某个月或具体某一天的任务。具体描述：1、查询所有时间的任务当前月_3然后点击“查询”按钮，任务列表即列出自应用系统以来所有时间 的任务还可通过关键字进行快速筛选查询，如图：关键字I查询I。2、查询本年度某月的任务在任务列表的页面右上角，如图:2002-022002-032002-042002-C62002-062002-072002-032002-092002-102002-112002-09如呢七也通过下拉箭头选择要查询的月份，单击一下鼠标，任务列表的内容自

22、动变为指定月份 的任务显示3、查询具体某一天的任务在任务列表页面的左侧日历上，点击日期显示为红色的某一 天，任务列表即显示当天所有完成及未完成的任务及进展情况。如 图 2.2.2 :2001年】D月阳日生产系第基础藪塞唯番工作!« 忙腔黑 扁辑开始日期：£001-9-26錯束日期：2001-10-23主产系斷的基础数据准备工作：录入设计二室我设计样板档案”资料（产品歌式廉相对应的样板编号）黑装产品规齬分类数襦整理开始日期：2001-10-12 结束日期；- 2001-10-20把男装产品规格分类数据按方案整理，告诉男装设计部方袪.由他们执行-细苹I可小军°图222

23、在此页面上仍可对过去的任务记录进行编辑及作废，见右上角提 示。2. 2. 3查询已作废任务主要功能：查询从任务列表中删除的任务。具体描述：如图所示。已作蛊任务列表漏号任务名称开始时间结束时间责任人010806001系貌测试2001-8-12001-9-31孙韵010808313丟魏测试2001-8-12001-8-23孙韵第一更J前一更J 丁二匹J量肓二页|当前页決:1/13图 在任务列表的页面下方，点击“查看已作废任务”按钮，即弹出如上界 面。点击“任务名称”可查看任务详情，点击“前一页”后一页”等可翻页查看 2. 2. 4查询下属员工任务主要功能：查询直属下级及下属部门的所有员工的任务具体

24、描述：1、查询直属下级的任务请选择员工-在任务列表的页面下方，如图:闊一樊涛宋宏森刘国锋选择某位直属下级员工，然后点击“查询”，任务列表的内容即显示指定下属员工的 任务若需查询过去某个月的任务，则先选择右上角的月份，再选择左下角的员工，点击“查询”即可。2、查询下属部门的任务|取导查看下属任务可领导登看下屠任务在任务列表的页面右上方，如图： 点击某下属部门，任务列表的内容自动变为指定下属部门所有员工的任务显 示。若需查询下属部门具体某个员工的任务，则执行上述“1、”的操作步骤即可。2. 2. 5查询员工工作考评主要功能：查询任意时间下属所有员工的考评记录。具体描述：如图所示。年g月考评年: |

25、2002 jd月份：FzO 刷新I姓名部门奖金罚款罟増部门主管评价图224在任务列表的页面上方，点击“员工工作考评”，即弹出如上界 面。进入时系统默认的时间为当前月份，如需查询历史时间的考评记 录，则通过下拉箭头选择相应时间，然后点击“刷新”按钮，即 列出指定日期的员工考评情况。III .系统应用规则1、任务管理系统适用于中高层办公人员、管理人员。2、对于系统中填写的任务内容、结论及延时原因等应认真、严肃 地对待。八 应把握好添加任务的度。事无巨细一般计划性、规划性的工作， 可作为日常工作的记录积累，备忘。概括起来如下4方面：(1)计划性工作。(2)协作性工作，即不同部门、不同人员之间的任务协作。(3)突发性工作，即当时来不及在系统中记录的工作。(4)额外性工作，即不属于本人责任范围之内的，但对公司有益的工作。注：某些岗位的例行性 工作在岗位责任制中反映，不记录在系统 中。除非其结果异常，导致产生上述四种任务，则需将其衍生任务录入系统。4、任务内容的填写力求简洁、清晰，但不省略敷衍，以避免误 解的产生。禁止把任务标题拷贝到详细内容中，后者必须为前者